贫困学生档案管理制度细则

第一章总则
第一条为规范贫困学生档案管理工作，保障贫困学生资助工作的公平、公正、公开，根据国家有关法律法规及教育部门相关政策，结合我校实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我校所有家庭经济困难学生的认定、资助、管理等工作。

第三条贫困学生档案是反映学生家庭经济状况、学习成绩、生活情况等方面的重要资料，是实施贫困学生资助工作的基础。

第二章档案收集与整理
第四条档案收集
1. 学生在申请贫困学生认定时，需提交家庭经济状况证明、户口簿、身份证等相关材料。

2. 学校根据学生提交的材料，结合实际情况，对学生的家庭经济状况进行初步审核。

3. 对审核通过的学生，学校将收集以下档案材料：
（1）学生本人及家庭成员的户口簿、身份证复印件；
（2）家庭经济状况证明材料；
（3）学生学习成绩、获奖情况等相关证明材料；
（4）其他有助于认定贫困学生资格的材料。

第五条档案整理
1. 学校设立贫困学生档案室，负责档案的收集、整理、归档和保管工作。

2. 档案整理应按照以下要求进行：
（1）按照时间顺序，将档案材料分类整理；
（2）对档案材料进行编号，确保档案的完整性和可追溯性；
（3）档案材料应保存完好，不得损坏、遗失。

第三章档案管理与使用
第六条档案管理
1. 学校应建立健全档案管理制度，明确档案管理的职责和权限。

2. 档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，确保档案管理的规范性和安全性。

3. 档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案的安全。

第七条档案使用
1. 贫困学生档案仅限于贫困学生认定、资助、管理等工作使用，不得泄露学生个
人信息。

2. 学校工作人员因工作需要查阅档案时，应履行审批手续，并在规定范围内使用。

3. 档案查阅后，应立即归还，不得带走或复制。

第四章档案变更与销毁
第八条档案变更
1. 学生家庭经济状况发生变化时，应及时向学校提出变更申请。

2. 学校审核通过后，对档案进行变更，并注明变更原因和时间。

第九条档案销毁
1. 学生毕业后，其档案由学校统一归档，并按照规定期限销毁。

2. 档案销毁前，应进行审核，确保档案的完整性和准确性。

第五章附则
第十条本制度由学校学生资助管理中心负责解释。

第十一条本制度自发布之日起施行。