记录管理与控制程序

记录管理与控制程序
1.目的
为了对记录进行有效的控制和管理，确保提供质量/环境/HS/职业健康安全以及社会责任管理体系有效运行的客观证据，特制定本程序。

2.适用范围
本程序对记录的控制重点、标识、填写、更改、归档、保管、查阅、销毁及保存期限做出了规定。

本程序适用于公司所有记录的管理。

3.规范性引用文件
文件化信息管理程序
4.定义
4.1记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

注1：记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。

注2：通常记录不需要控制版本。

4.2 通用记录：通用记录是指相同或相似工作性质的部门、类似的过程和活动所要求形成记录的内容形式相同并可互用的文件。

本定义概指体系程序文件所使用的相关记录表单。

除此之外的记录可称之为特殊用途的记录。

5.职责
5.1体系部：
5.1.1负责通用记录表格的审核和统一编号，记录表单样板的备案处理
5.1.2负责本部门有关的记录的整理、归档和保管。

如：内部审核记录、管理评审记录等
5.2总务部：
5.2.1负责人员资格、能力以及培训以及人员录用、考勤、工资核算等有关的记录
5.3其他部门：负责本部门记录的整理、归档和保管
6管理程序与内容
6.1 记录的设置
6.1.1 记录的责任部门负责识别所需的记录并制订记录的格式和传递途径，记录格式的制订应本着有效、实用、精简的原则，由体系管部负责通用记录表格的审定和编号，对审定的记录表格，体系管理部门应建立《文件资料最新版本一览表》，注明编号以便检索。

内部特殊用途的记录表格，由相关部门自行设计，并按《文件化信息管理与控制程序》进行申请受控备案
6.1.2重点控制的质量/环境/HS/职业健康安全管理体系记录类型包括：
a.质量管理体系重点控制的记录详见附录A；
b.环境、职业健康安全管理体系重点控制的记录详见附录B；
c.有害物质过程管理体系重点控制的记录详见附录C；
6.2 记录标识的设置
6.2.1 质量/环境/HS管理体系规定的记录表格应按《文件信息化管理程序》规定要求进行编号
6.2.2记录可以是任何一种媒体形式，包括电子媒体或照片、胶片。

质量/环境/HS/职业健康安全/社会责任管理活动中形成的声像记录（磁带、照片及光盘等）在其包装上标识该记录的名称、内容、制作时间、制作人等相关信息。

6.2.3 记录表单设计好以后应交相关使用部门或岗位试用，以检验其适用性。

当通过试用需要修改表单内容或项目时，由相应部门负责人审定并重新提交体系管理部门登记备案，同时撤销原保存的记录样式。

6.3 记录的填写
6.3.1在经营、生产活动中，责任部门应按质量/环境/HS以及职业健康安全管理体系规定的表格内容要求及
时填写。

6.3.2填写记录应做到清晰、完整、准确、真实、可靠。

记录填写人员签名时必须签全名。

6.3.3 需归档长期保存的记录，必须用不褪色的墨水书写。

6.4记录的更改
作为证实性的记录一般不允许更改，记录只有在笔误时方可以改写，记录只能“划改”不能涂改，保留原有记录的可识别性。

记录应由原记录人或复核人改写，并由改写人在更改处签名或盖章、注明日期。

6.5记录的归档、标识和保管
6.5.1责任单位对各类记录进行定期收集、分类，一般情况下，每月整理一次，装订成册。

记录可用电子文档保存。

但必须保证是逾期不过更改。

6.5.2记录的归档由各部门指定一人负责档案的管理，收集记录，并标识和填写保存记录的清单。

并按照记录保存期限的规定对记录进行分类和编目存放。

保存期限及存放地点见附录A、B、C。

6.5.3记录在贮存期间应存放在具有防潮、防霉、防火、防盗、防蛀、防鼠等条件的资料柜内，防止损坏、变质和丢失。

对磁带和软盘中的记录还要防压、防晒、防磁等。

6.6 记录的查阅/借阅
6.6.1 本单位业务人员查阅记录，可找记录管理人员直接查阅，非业务人员必须经部门负责人同意后，方可查阅。

6.6.2 非本单位人员查询记录，需经保存记录的部门负责人同意，方可查阅；
6.6.3记录原则上只限在保管处查阅，记录的外借或复制，需经保存记录的部门负责人同意。

6.6.4 在第二方稽核及合同要求时查阅记录，须经记录保管部门负责人同意后，可向顾客或其代表提供商定期内的有关记录，供其查阅。

6.6.5 在第三方认证审核以及公司内部审核时，各部门接到审核通知后，均应提供所需要查阅的记录。

6.6.6 查阅/借阅人员应保持记录的完整和清洁，不准私自涂改或撕毁，各部门保管人员负责对归还的记录进行检查。

6.7 外来记录的控制
外来记录（如供方提供的产品检验报告、型式试验报告、计量检定报告、环境监测报告、有害物质含量检测报告等）由接收部门保存。

6.8技术资料的管理：
6.8.1 EC的管理：会签完成后由ECN发出部门将ECR/ECN交所有事业部品质单位，由品质部进行分发、追踪并存档
6.8.2承认资料管理：
a.客户承认书的管理：由产品开发部门进行分发并存档
b.供方承认书：由物料验证部门进行分发并存档
c.开发阶段资料（项目导入评故到转量产所有的资料）：由产品开发部门进行存档并提交到用务器。

6.8.3以上资料可按6.8.2的方式来管理，各事业部也可安排转人管理
5.8.4其他相关技术资料由对应部门按记录管理程序进行管理
6.9 记录的销毁
对于逾期的记录由保管人员清理后，填写《文件/记录销毁登记表》，报单位负责人及体系部负责人审批后，采用集中销毁的方式予以处理，销毁现场应有监销人监督。

7记录
《文件资料最新版本一览表》
《文件记录销毁申请表》
《记录保存清单》
附录A：质量管理体系记录存档分类表
附录B：环境管理体系记录存档分类表
附录C：有害物质过程管理体系记录存档分类表。