实用工具——销售人员常用的表格

第二讲实用工具——销售人员常用的表格
《论语·魏灵公》上有这样一句话，“工欲善其事必先利其器。

”孔子告诉子贡说，一个做手工工艺的人，要想把工作做的完善，应该把工具准备好，这是的孔子对子贡说的一句话。

许多经销商，在管理、拜访或者和他说话，往往出现一些问题，这些问题是什么呢，就是销售人员手上没有任何资料数据分析。

所以，要把一些基本的信息，通过一些档案，来进行有效的分类和管理。

一、经销商档案
如何更好地促进和他人的关系，是一门艺术，日常生活中我们发现，对一个人了解的多一些，交流也会更为深入，和经销商的交流也是如此，只有了解了经销商的基本信息，才能更好地和他讨论、沟通。

1.基本内容
经销商档案，见下表：
经销商档案
经销商类别：
这是管理经销商的一个最基本的工具，包括公司名称，经销商的姓名年龄、文凭、电话手机，以及加入日期，经销时间，注册资金，员工人数，员工素质，服务水平，去年的销售额、营业额，去年公司产品的营业额，客户的类型，主要的经销品种，主要的经销区域，经销竞争品牌，运输工具的数量，还包括销售的记录：去年同期的销售，今年的销售计划，实际完成销售，完成百分比，实际回款。

2.作用
经销商档案的作用是什么呢，第一，他可以让你迅速了解个人信息，包括经销商的生日，销商的年龄，文凭，个人的信息一目了然了；第二可以了解这个经销商公司的相关信息，包括注册时间，包括有没有注册的营业执照，包括他的注册的资金的多少，是10万、50万还是200万，包括员工人数、经销商的类型、仓库面积及整个经营场所。

档案建立后，即使交给新的销售人员，他也能迅速地了解经销商的全貌，最重要的是了解了销售信息，包括他的历史销售额，一经分析，就必须一下子把这个经销商2008年、2009年1月份到12月份的销售额度了解清楚。

这个数据是一份有利的资料准备和储备，也有利于预测今年的销售额度。

每一个经销商的档案打印成一张A4纸，把它放到文件夹里面，随时可以查阅。

对于出差带电脑的人员，完全可以把它放到电脑档案里，这是第一个工具——经销商档案。

二、月度销售计划分配表（见下表）
销售目标是销售人的中心，从年销售计划、季度销售计划、月销售计划到周销售计划。

做好月度销售计划，对管理经销商可以起到很大作用。

月度销售计划分配表
2010年1月河北省经销商销售任务分配表
1.
图表是2010年1月，河北省经销商销售任务分配表。

作为销售人员，每个月所管理的经销商会有一个任务量，每个任务量要清清楚楚、明明白白地写上去。

如果有计划，每年都会有这个表格，如果年初没有计划，必须在这个月底把下个月的新计划迅速地制定出来，然后分配下去。

2.作用
这个表格有什么作用和意义呢？
（1）明确每个经销商的任务
做销售的核心就是要做销售目标，目标是经营工作的中心，要明确每个经销商的任务。

每年，我给近100多家企业的经销商进行培训，发现一些很严重的问题。

很多企业，比如乳制品行业，经销商基本上是没有月返利的，没有月返利的经销商可以想象他是没有月销售计划的，因为没有月返利，也就失去了让经销商完成这个任务的一个有利的诱惑武器和工具。

有许多经销商没有月返利，但是很奇怪，厂家告诉我他的销售员工有任务，有月度销售任务，奇怪之处在于销售员工的任务怎么能够执行下去呢，经销商没有但员工有，这不是捏着鼻子哄眼睛吗！我国企业，经销商管理的现状目前还处于层次比较低的水平，只有那些做得比较优秀的企业，才能够得到迅速、健康的发展。

经销商迅速发展，从一个新兴企业，一个小企业十年之内做到几十个亿，上百个亿的大有在，比如立白的陈凯旋，就是靠经销商迅速发展，把一个新兴的立白，一个日化产品迅速做到全国知名度、美誉度和市场占有率非常高的企业。

另外，包括格力空调，也是和经销商之间的博弈中，确保经销商的利益。

有一句话叫做谁与经销商过不去，就是与我过不去。

想想看，只有在好的氛围下，经销商才会拼命地去干。

【案例】
1994年格力品牌销售4个亿，由于年终返利和淡季贴息，一下子返了接近1个亿给经销商，经销商投桃报李，1995年1年的时间，一下子销售额翻了近7倍，达到了28个亿。

所以没有对经销商一种利益的诱惑，怎么可能有销售额大幅度的提升。

一个月度销售计划表可以检验企业在管理经销商水平的高低，它可以明确每个经销商的任务。

（2）确定销售重点客户
经销商有大有小，有做的非常好的，也有一般的。

对于重点客户如何确定呢，在我们的销售任务中，通过记录一经比较分析，就会从数值上得出很多信息，从而找到重点客户。

（3）确定完成任务有困难的客户
通过表格可以发现，去年同期销售绝对值差额不大的说明完成了任务，如果发现今年的任务和去年的实际完成差额比较大，这个经销商在本月的任务相对来说可能比较困难。

表格能够迅速确定这些重点客户，或有困难的客户，另外可以从销售目标看出，哪些经销商的额度很大。

比如，图表里的经销商16，他的额度是35万元，是最高。

他对整个区的贡献最大，就相应地成了管理的一个重点。

三、月度拜访行程表(见下表)
【案例】
四川绵阳地区，春节后给50多位业务员每人发了一台新的手机，业务员很高兴，过年了给公司发一台手机，结果一使用发现这是含有GPS定位系统的手机。

GPS定位系统的手机，让公司随时随地都知道你现在到哪儿去了，随时随地都能了解你的动向，报纸上曾报道过。

基层销售人员拜访行程表
填表人：销售区域：月份：
销售计划：回款计划：费用计划：
程的监督就变得简单而且有效。

1.基本内容
我的客户中一位董事长也跟我说过一句话，他说梅顾问我跟你说件事，我说什么事，他说我有近28个省区的经理，省区经理一回到公司，我心里就踏实，我说为什么，他说他们
在我的面前，我看得见他们在干什么，上厕所吃饭我都知道，一出差我心里就慌，为什么，他出差后干什么去了不知道。

【案例】
有一个人，是公司的销售人员，他跟我说梅顾问，你知道吧。

他说贴心窝的话，说完不成销售任务就拿不到奖金，我上有老下有小，31岁基本工资才两千，我拿不到这个奖金怎么办呢！我问怎么办？他说我有一个好方法，但是你不能告诉别人。

我说什么方法，他是管哈尔滨的，他说我每天补助120块钱，120块钱吃喝拉撒还要住，我发现有个赚钱很好的方法，一个吃喝拉撒24小时可以提供吃免费吃住的地方，就是哈尔滨的一个澡堂，一天只要30块钱，包吃包住还包洗桑拿，30块钱一天，每天120块钱减30，节约90块钱，一个月就节约2700块钱，加他的2000元基本工资，一个月可以收入4700。

有些销售人员“赚钱有方”，说明一个什么问题，说明行程拜访没有进行严格的控制，后来我建议并帮这个董事长做了这个工具，自从有了这个工具后，董事长心里踏实了，因为每个人做这个表格，大区经理还要做汇报，你到哪里去，一天干什么，去的目的是什么。

比如，1号我要去哪个经销商处，我的目的：第一我要帮他盘存库存，你不一定做很多事情，就帮他盘存，这样董事长心里有数了，上办公室一抽这个行程表，一抽叫张军的，把它拿过来，1号在干什么，一看到哈尔滨，马上给哈尔滨经销商打个电话，王总麻烦你请我们的业务员小张接个电话。

假如这个小张没来，一下子不就穿帮了。

整个行程表填完后不仅仅是你要自律，更重要的是可以成为企业监控的一个有利工具和手段，所以它既可以给人事部，也可以给你的上级领导随时抽查。

假如这个小张确确实实在，好马上让小张接了这个电话，干什么，正在盘存，OK你是按照整个行程表来做。

2.作用
我在北京的一家公司做顾问，他们也在做这个表，存在的问题是做了但不按这个表去做，写这个表的时候，眼睛一闭瞎写，结果真正执行时泡汤了，说明管理还没有处在精细化的阶段，是一个粗放的阶段，也就是说你填这个表的时候，没有想到你的工作内容是什么，如果说填了这个表，没有按这个表的内容去做，说明销售员的效率还低。

员工每天每个月拜访的时候，是不是用心去思考了该怎么去拜访。

这个表格的作用有：
（1）做到事先有计划的拜访
计划非常重要，很多情况下出现没按计划拜访，说明管理还太粗放。

《孙子兵法》说，“夫未战而妙算胜者得算多也，夫未战而妙算不胜者得算少也，是故胜兵先胜而后求战，败兵先战而后求胜。

”什么叫胜兵先胜而后求战，就是带兵打仗我赢了，叫胜兵先胜而后求战，然后说胜兵先胜，我还没去打的时候，我就筹划我已经赢了，我再下去打仗，这往往是百战百胜的。

败兵先战而后求胜，就是这些部队一边打一边祈求胜利，抽签祈求这个战争的胜利。

实际上销售人员在出差之前，这个表格不做好，这个表格不用心去思考，也就是说胜兵先胜你都没胜，然后跑出去，你怎么可能有高效呢。

（2）明确每天的工作重点
每天干什么这很重要。

我在外资企业工作十几年，这个表基本上做了十几年，这个表格是必须要做的，下属也要做，管理下面就是靠这个东西，这就是眼睛。

没有这个表格，你就没有眼睛了。

有的业务员在跑业务的时候干什么，往往是睡大觉，早上打个电话，喂你在干什么，怎么嗓子是哑的，对不起我在感冒，实际上我们都知道，这个人睡懒觉还没起床，嗓子还处于嘶哑的状态，这种管理失控的情况，就是没有用工具。

一个业务员，基本工资2000块钱，加上每天的补助100块钱，一个月3000，3000加2000共5000。

这个表不做，一个业务员就损失5000，10个业务员就损失5万，100个业务员就损失50万，就是没有这个表格，损失了50万，因为没有计划就变成了一种损失。

（3）便于上级管理与监督
上级做完了拜访行程表后，还有直属上司确认。

这个表格做完了要和直属上司一个一个地沟通，为什么？有些销售人员总是出现这些问题：喜欢拜访同一个经销商，比如两个人说话投缘的、喝酒的、听话的经销商。

【案例】
我原来管下属的时候，发现一个小伙子三十一二岁，总喜欢跑到一个地方去，我说怎么老喜欢跑这个经销商，什么原因，最后跟他跑了一次，我也想去了。

因为这个经销商是夫妻两个做，跟公司合作很好，尤其是他老婆长得挺特别漂亮，三围很好而且待人客气，非常不错。

每次去了后，除了工作之外还好酒好菜，老婆还一边给你丢个眉眼，你说你想不想去。

我想说以后你就别去了，我来代替你去就行了。

这也是出差行程当中没有进行严格监控，导致销售人员不断地重复到同一个地方去。

要想更好地监督，把表给监控人员，你的上司，销售总监，总经理，董事长。

手里有直属下属的一张表，他就跑不到那里去了，你就不会用GPS定位系统，用这干啥，没有用。

四、月度工作总结表（见下表）
每个人都在不断总结自己的工作，从而得到更多的经验。

销售人员更是如此，每月有没有完成自己的计划目标，没有达成目标的原因是什么，改如何解决？
月度工作总结表
填表人：销售区域：月份：
1.基本内容
每个月要总结，一些人最害怕的就是总结，这个总结每个月都要做一次，包括填表人、销售区域、月份。

考核内容包括计划目标是多少，实际完成，完成比例，通过数据分析，本月存在哪些问题。

这些问题中哪些经销商有哪些问题，你的区域市场哪些问题很难解决。

获得的经验分析，本月的经验是什么。

比如我有效帮助一个经销商开展了一次很成功的促销活动，把这个案例写上去，大家做经验分享；成功地说服了一个经销商能够压货，把这个货给压下去了，这也是经验分享，另外不如有效地节省了费用或开支等。

接下来是行程安排分析，行程安排分析主要是有没有按行程来做，这个月有没有根据行程一步一步地按计划去执行，执行过程中计划和实际相差很大就不对。

表填完了，还要拿这个表格和直属上司面对面地沟通，直属上司拿着这个表一项一项地回顾一遍上个月的实际完成情况。

比如，你的计划目标100万，实际完成80万，就要问一下完成目标80%，而全国完成目标平均是120%，你才完成80%。

作为直属上司，这时候你要问一句话，但不要问他为什么，千万不要问下面的销售人员为什么没完成计划，因为这时候，销售人员本来低着头，完成销售不好很惭愧，一问为什么没完成计划，结果他的胸一下子就挺起来了，为什么，第一任务太高；第二任务太重；第三这个区域最近发生了一点小灾害；第四这个产品在本区的竞争对手特别厉害，一下子他回答了许许多多理由，所以我从来不问我的下属为什么没完成任务，而只问一句话，上个月为了完成任务，你采取了哪些措施和手段。

想想他怎么回答，员工就没办法回答，他如果没采取措施或手段，就狠狠地可以批评他。

2.作用
月度工作计划总结表的作用有这样几个。

第一，明确了解本月的工作成果。

做事情就需要目标，要追求NO.1.NO.2，完成目标。

管理天津的时候，我也管理几个下面的专柜，每天晚上专柜的数量就通过电话或者call 机报给我。

每天晚上在我的办事处就有一个报表，每天的计划进度累计多少，一看均衡就
OK。

我发现天津一个开发区有个商场，计划目标到了15号的时候，才完成10万块钱，进度就慢了，想办法完成这个任务，要把这个差额赶上来，于是我就骑1个小时自行车。

我们这些老江湖老业务原来也是小业务员，自行车后面托一个抽奖箱，抽奖用乒乓球，上面有海报，骑到开发区后，海报一贴：买一送二，开始做促销活动。

促销活动开始了，客户消费，买一送二，送什么呢，送一双袜子，客户一看，不是买一送二送两双，我说已经送了两个了，一个左边袜子一个右边袜子，就买一送二，一下子销售上来了。

按照月度工作总结表，完不成任务或觉得这个任务无所谓，那就失去了做销售的意义，做销售就是以目标为核心，跟NBA打球一样，怎么投无所谓，只有投到篮筐里才有效，带球运动，没把球投进去叫无效跑步，只有把这个目标盯准了并实现才有效，这个表格就是总结表。

如果你的一个业务员长期完不成任务，而且不想办法，那么这个人的销售智慧永远开启不了，他只能成为一个销售，职业生涯规划不会越来越高。

销售人员时时总结本月的经验与不足，以便于上级及时了解你的业绩情况，这个表格就是月度工作总结表。

五、促销方案制定表（见下表）
经常做促销活动，有时候总是丢三落四，有时候给消费者做促销了，但员工没有做，有时候促销活动做了，大家却不知道，说明会议没有开。

做促销活动的目标是多少，没有分解下去。

做促销，没有通过DM杂志，没有通过海报，没有通过宣传单页去做宣传，这个促销活动如何保证有效呢？促销方案制定表，基本上涵盖了整个促销活动，促销也就比较完善了。

促销方案制定表
1.基本内容
促销的主题应该有个名字，“迎五一大促销”，“清仓库存”等等。

促销的时间，几月几日到几月几日；促销会议有两个：第一，促销之前的动员会；第二，促销后的总结会，这两个会一定要开。

动员会就是让大家明确分工，整个促销的目的是什么，每个人做什么，每
个人的奖励计划是什么，这次促销的经验，促销中的先进人物，哪些人应该表扬，这都是两个会的内容。

很多人做促销活动不开会，导致很多事情下面的人不知道，这种促销往往没有什么效果。

促销的类别。

这次促销做的是什么，是堆头促销还是铺市促销，是新品促销还是精品促销，是应对窜货的促销还是应对竞争对手的促销等等。

促销的目标是什么，如果是清仓库存，这次卖的目标是50万，还是58万，如果是新产品销售，销售目标是10万还是20万，要明确你的目标。

促销渠道，这次促销是哪个渠道去做，比如到KA卖场去做还是到批发市场，是到中小零售卖场还是到酒店或是特殊渠道，直接到工厂还是到大客户等等，找准促销的渠道。

促销形式，这里有提供了十几种，包括连带销售、免费赠送、抽奖、打折、联合销售、定量促销、限量促销、折价券、特价、刮刮卡，此表把常用的十一种促销方法列出来，可以打一个钩，也可以打几个钩一块去做。

目标的分解。

有了促销的大目标后，接下来有甲组目标、乙组目标、丙组目标，目标分解到每一个人，员工的奖励计划，具体到每一个促销的员工，这一次他的目标完成后奖什么等。

促销费用，包括电视广告、宣传单页、条幅、加班费、员工奖励等等，整个费用合计是多少，厂家与经销商费用分摊的比例是多少。

做完了这些，比较明确的一个促销计划就出来了。

2.作用
促销方案制定表，能够全面系统快速的设计促销，新手能快速设计促销活动。

对于新手来说，能够迅速地掌握一个比较全面的促销活动，确保促销的有效性，包括个人奖励计划等，此表更有指导意义，因而确保了促销的达到目的和效果。

《精准管理》一书当中这样写到，“在现实生活中，衡量一个事情好与坏有很多方式，而数据是最为人们所接受的一种方式，用数据说话是精准管理的核心要求，我们要养成习惯考虑问题，尽量数据化。

”。