人事部人事档案规定管理(2篇)

人事部人事档案规定管理
人事部人事档案的管理应遵循以下规定：
1. 录入档案：对每位员工的人事档案进行录入，包括个人信息、职业履历、培训记录、绩效评估等内容。

确保档案的完整性和准确性。

2. 保密性：人事档案应严格保密，只有授权的人员可以查阅。

确保员工个人隐私和敏感信息的保护。

3. 存储措施：人事档案应存放在专用的柜子或保险箱中，防止遭到未经授权的访问或损坏。

并且要制定合适的备份措施，以防止档案的丢失或损毁。

4. 归档时限：根据法律法规和公司规定，确定人事档案的存储时限。

对于离职员工的档案，可以根据需求进行适当的归档处理。

5. 更新管理：定期对人事档案进行更新和维护，及时记录员工的职业发展、培训情况、绩效评估等重要信息。

6. 销毁程序：对于已经过期或不再需要保留的人事档案，应按照公司规定和相关法律法规的要求，进行合规的销毁处理，防止信息泄露。

7. 访问权限管理：设立访问权限管理制度，明确具有查看档案权限的人员范围，并记录查看档案的时间和目的，以确保档案的安全性和合规性。

8. 培训与沟通：对人事部工作人员进行相关培训，提高他们对于人事档案管理的认识和操作技能。

并且与员工进行沟通，让他们了解档案管理的流程和相关规定。

以上是人事部人事档案管理的一般规定，具体的管理细则可以根据公司的实际情况和法律法规的要求进行制定。

人事部人事档案规定管理（二）
人事部人事档案是组织内记录和管理员工信息的重要工具，对保证组织人力资源管理的规范化和数据的准确性具有重要意义。

为了更好地管理人事档案，人事部可制定一套规定管理模版。

本文将提供一份____字的人事档案规定管理模版的示例，供参考。

一、档案建立与管理原则
1. 档案建立原则
1.1 档案建立应符合国家有关法律法规和组织内部规定，确保其合法性和规范性。

1.2 档案建立应立足于岗位需求和人才管理的实际情况，确保档案的实用性和灵活性。

2. 档案管理原则
2.1 档案管理应坚持全员参与、全员责任的原则，确保档案管理工作的顺利进行。

2.2 档案管理应坚持保密性和责任制，确保档案信息的安全和可靠。

二、档案建立与管理程序
1. 档案建立程序
1.1 入职手续
1.1.1 新员工入职时，应填写《员工入职登记表》，并提供个人身份证明和学历证书等相关材料。

1.1.2 人事部收到相关材料后，按照规定的格式建立员工档案，并分配唯一的档案编号。

1.2 日常管理
1.2.1 人事部负责对员工档案进行日常管理，包括档案查阅、借阅和归还等工作。

1.2.2 员工每有重要信息变更，应及时提供相关证明材料，人事部根据情况对档案进行相应更新。

2. 档案管理程序
2.1 档案查阅
2.1.1 员工可向人事部提出档案查阅申请，人事部对申请进行审核，并在5个工作日内提供相关档案材料。

2.1.2 重要敏感信息的查阅需经过授权，人事部按照规定程序进行核实。

2.2 档案借阅
2.2.1 档案借阅需填写《档案借阅申请表》，并提供相关借阅事由和归还日期。

2.2.2 人事部对借阅申请进行审核，如无特殊情况，7个工作日内办理档案借阅手续。

2.2.3 档案借阅期限不超过30个工作日，逾期需及时归还或续借。

2.2.4 档案借阅人对借阅的档案承担保密责任，不得擅自传递或泄露档案信息。

2.3 档案归还
2.3.1 借阅人应按时归还借阅的档案，填写《档案归还登记表》。

2.3.2 人事部对归还档案进行核对，并确认档案归还完好。

2.3.3 如档案有损坏或遗失情况，借阅人需按照相关责任进行赔偿。

三、档案内容及分类管理
1. 档案内容
1.1 员工个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等。

1.2 学历、工作经历及专业技能：包括学历证书、工作单位及职位、获得的专业技能等。

1.3 员工奖惩记录：包括荣誉奖励和纪律处分等。

1.4 健康及意外保险记录：包括体检报告、意外保险投保记录等。

2. 档案分类管理
2.1 个人档案：按员工的档案编号进行分类管理。

2.2 组织档案：按照组织架构进行分类管理，包括部门档案、岗位档案等。

2.3 岗位调动档案：记录员工的岗位调动情况及相关档案材料。

四、档案的保密与存储
1. 保密原则
1.1 员工档案信息应严格保密，不得以任何方式泄露员工个人信息。

1.2 人事部及相关人员应签署保密协议，并接受相关保密培训。

2. 存储方式
2.1 档案应存储在封闭、通风、干燥、防潮、防火的专用档案室内。

2.2 档案应定期整理、分类、编目，并进行备份存储。

2.3 档案应采用电子化管理方式，确保档案数据的安全和可靠。

五、档案的审计与定期更新
1. 档案的审计
1.1 档案定期进行审计，检查档案的完整性和准确性。

1.2 档案审计应由专门的人事部门或内部审计部门进行，确保审计结果客观准确。

2. 档案的定期更新
2.1 档案应根据员工信息的变化和组织发展的需要，定期进行更新。

2.2 档案更新内容应记录更新的时间和更新的内容。

2.3 档案更新应及时反映到电子化管理系统中。

六、档案使用规定
1. 档案使用范围
1.1 档案仅限于组织内部使用，不得用于其他商业目的。

1.2 档案可提供给相关部门和单位进行必要的人事管理、法律审查、社会保障等工作。

2. 档案使用权限
2.1 人事部负责核发档案查阅和借阅的许可证，明确档案使用权限。

2.2 档案使用人员需对查阅或借阅的档案承担责任，不得擅自复制或传递档案信息。

2.3 档案查阅和借阅记录应及时更新，确保档案使用的追溯性和可追踪性。

以上为人事部人事档案规定管理模版，供参考使用。

具体的人事档案管理工作应根据组织自身实际情况进行调整和完善。