大学院系会议管理制度

大学院系会议管理制度
第一章 总则
一、为了加强大学院系会议管理，提高会议效率，明确会议目的，确保会议质量，根据学校相关管理规定，结合院系实际情况，特制定本会议管理制度。

二、本制度适用于大学院系各类会议的组织、召开和管理工作。

三、会议应当坚持以下原则：
1. 实事求是，注重实效；
2. 精简会议，简化程序；
3. 集思广益，民主决策；
4. 严格纪律，保守秘密；
5. 及时传达，贯彻落实。

四、院系会议分为以下几种类型：
1. 院系教职工大会；
2. 院系党政联席会议；
3. 院系学术委员会会议；
4. 院系教学工作委员会会议；
5. 院系其他各类专题会议。

五、会议的组织和召开应当遵循以下规定：
1. 明确会议主题，提前做好准备；
2. 合理安排会议时间、地点；
3. 提前通知参会人员，确保参会人员按时到会；
4. 严格控制会议规模，确保会议高效、务实；
5. 做好会议记录，及时整理会议纪要。

六、本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

如需修改本制度，由院系办公室负责修订，并报院系领导审批。

七、本制度的解释权归院系办公室所有。

第二章 会议流程
一、会议筹备
1. 确定会议主题和目标，明确会议类型，制定会议议程。

2. 根据会议主题和议程，邀请参会人员，确保涵盖相关领域专家和利益相关方。

3. 确定会议时间、地点，避免与参会人员其他重要工作冲突。

4. 提前通知参会人员，明确会议主题、议程、时间、地点等信息，并提供相关背景资料。

5. 准备会议所需设备、材料，如投影仪、笔记本电脑、会议纪要模板等。

二、会议召开
1. 主持人宣布会议开始，介绍参会人员，明确会议主题和议程。

2. 按照议程安排，组织相关议题讨论，确保每个议题都有充分的时间进行讨论。

3. 会议期间，参会人员应遵守以下规定：
a. 按时到会，不迟到、早退；
b. 尊重他人发言，不随意打断；
c. 保持会场安静，不在会场内吸烟、喧哗；
d. 保守会议秘密，不泄露会议内容。

4. 会议主持人负责引导讨论，确保会议按照议程进行，对争议性问题进行协调。

三、会议决策
1. 对于需要决策的事项，应充分听取各方意见，确保决策的民主、科学。

2. 会议主持人根据讨论情况，提出决策建议。

3. 参会人员对决策建议进行表决，表决方式可根据实际情况选择口头表决、举手表决或无记名投票等。

4. 表决结果由会议主持人宣布，并记录在会议纪要中。

四、会议总结
1. 会议主持人对本次会议的讨论成果进行总结，明确下一步工作安排。

2. 对会议中未解决的问题，提出解决方案和责任人，明确完成时间。

3. 参会人员对会议效果进行评价，提出改进意见和建议。

五、会议结束
1. 会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与。

2. 整理会议纪要，将会议成果、决策事项、下一步工作安排等内容记录在案。

3. 将会议纪要发送给参会人员，以便跟踪落实。

第三章 会议纪要的跟踪落实
一、会议纪要的整理与发布
1. 会议结束后，由指定人员负责整理会议纪要，确保纪要内容准确、完整。

2. 会议纪要应包括以下内容：
a. 会议主题、时间、地点、参会人员；
b. 会议议程及各议题讨论情况；
c. 决策事项及其表决结果；
d. 会议总结及下一步工作安排；
e. 参会人员提出的改进意见和建议。

3. 会议纪要应在会议结束后1-2个工作日内完成整理，并提交给会议主持人审核。

4. 审核通过后，将会议纪要发送给所有参会人员，并在院系公告栏、内部网络平台等进行公示。

二、会议纪要的跟踪与落实
1. 各责任人对会议纪要中涉及的决策事项和下一步工作安排进行认领，明确完成时间。

2. 各责任人按照会议纪要要求，制定具体实施方案，确保各项工作按时完成。

3. 院系办公室定期对会议纪要的落实情况进行跟踪，了解工作进度，协调解决问题。

4. 对于未按期完成的任务，责任人需向会议主持人汇报原因，并提出整改措施。

三、会议纪要的反馈与改进
1. 参会人员应积极反馈会议纪要落实过程中的问题和困难，共同寻求解决方案。

2. 院系办公室根据会议纪要落实情况，总结经验教训，不断优化会议管理制度。

3. 定期组织会议纪要落实情况的评估，对表现优秀的责任人和团队给予表彰和
奖励，激发工作积极性。

四、会议纪要的归档与查阅
1. 会议纪要整理完成后，应按照规定进行归档，便于查阅和追溯。

2. 院系内部人员如需查阅会议纪要，应向院系办公室提出申请，经批准后进行查阅。

3. 对于涉及敏感信息或保密内容的会议纪要，应严格按照相关规定控制查阅范围。

第四章 会议室管理规定
一、会议室预订
1. 会议室预订采用预约制度，院系内各部门和个人需提前向院系办公室提出申请。

2. 预订会议室时，需提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便院系办公室进行合理安排。

3. 院系办公室有权根据实际情况调整会议室分配，确保会议资源得到合理利用。

二、会议室使用规范
1. 使用会议室时，应保持室内整洁，不随意挪动室内设施，不损坏公物。

2. 会议室内禁止吸烟、进食，严禁携带易燃、易爆等危险物品。

3. 会议结束后，使用者应关闭电源、投影仪等设备，整理会议室，确保会议室恢复原状。

4. 如有特殊需求，如使用多媒体设备、调整座位布局等，应提前告知院系办公室，以便做好准备。

三、会议室设备管理
1. 会议室内的设备应由专人负责维护和管理，确保设备正常运行。

2. 使用者在使用会议室设备时，应遵循操作规程，发现问题及时报告院系办公室。

3. 院系办公室定期对会议室设备进行检查、保养，确保设备性能良好。

四、会议室安全与保密
1. 会议室使用者应遵守国家保密法律法规，保守会议内容秘密。

2. 会议室内应采取必要的安全措施，如设置门禁、监控等，确保会议安全。

3. 会议结束后，应及时将涉密文件、资料等带回，防止泄露。

五、会议室开放时间
1. 会议室的开放时间根据院系工作安排另行规定，并在院系内部进行公告。

2. 特殊情况下，院系办公室可根据实际需求调整会议室开放时间。

六、违规处理
1. 对于违反会议室管理规定的行为，院系办公室有权进行制止，并视情节给予相应处罚。

2. 如造成设备损坏、财产损失等，责任人需承担相应责任。

第五章 附则
一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。

二、本管理制度的解释权归院系办公室所有。

三、如遇本管理制度未尽事宜，院系办公室可根据实际情况予以解释和补充。

四、本管理制度的修改和废止，由院系办公室负责提出，报院系领导审批后公
布实施。