SAP01文件管理程序

序号 记录名称 保存单位
1 文件一览表 文管中心
2 文件分发记录表 文管中心
3 文件申请单 文管中心
外来文件一览
4
文管中心
表
保存期限
至更新后一年 至更新后一年 至更新后一年
至更新后一年
索引方法 销毁权限
依时间
依时间 依时间
文管中心
依时间
文件需求
制定文件
审需求核
是否会签
YES
NO
NG
核准
OK
4.2 文件类别及印章管制
会签
核准
OK
文件版本编 号
NG
文件分发
文件类别 （印章名称）
文件定义
印章 颜色
受控文件 公司依社会责任标准建立的社会责任管理体系文件
蓝色
外来文件
公司接收的并在社会责任管理体系运作中应用的外部机构 文件
蓝色
参考文件 仅供内部培训或外部参考使用的文件
工作文件
部门主管
总经理
表单记录
部门主管
管理者代表
4.5.2 所有获准之文件，均由文管中心登记于《文件一览表》。社会责任手册按“社会 责任手册分发清单”进行发放；程序文件、工作文件、表格记录按相关 部门进行发放。并依文件分发份数进行复印，复印之副本文件须加盖“受控文
件”印章方可发行。原版文件（正本）保存在文管中心或文管中心电脑中，无 须加盖管制印章。
4.5 文件制定与发行 4.5.1 各部门拟定所需文件，并注明使用部门、发行部门与分发份数，交由文管中心进行 文书处理。文管中心确定文件编号和版本版次，并将文件交由相关部门审核与批 准。文件制订和审批权限如下表：
文件类别
制订单位
批准单位
社会责任手册
管理者代表
总经理
程序文件
管理者代表或 部门主管
总经理
例：编号：WI-01
文件类别代码＋流水号 记录表单-SAR
例：编号：SAR-01
4.4 版本版次管理 4.4.1 文件版本和版次分别以英文字母和阿拉伯数字表示，文件初次正式发行， 版本版次为 A。 4.4.2 文件内容修订时，第 1 次修改变为 B；第 2 次修改变为 C；并依次类推。 4.4.3 记录表单无须版本版次的要求。
4.5.3 文管中心将加盖管制印章的文件发放至相关单位，收文单位须在《文件分发记录表》上签收。
4.5.4 需要补发、增发、借阅或外发文件，应由相关部门填写《文件申请单》，经管理者代表批准后， 文管中心方可发放。
4.5.5 未经许可，任何人不得复印或偷窥受控文件。 4.6 文件之变更或作废 4.6.1 文件因不合现状而修订或作废，由申请单位填写《文件申请单》，注明修订内容及作废原因。 4.6.2 文件的修订、批准及分发，由原权责部门进行。 4.6.3 文件修订或作废，文管中心应回收旧版文件并做记录。 4.6.4 回收之旧版文件由文管中心统一销毁。若因资料积累而保存旧版文件，按参考文件列管，并
蓝色
作废文件
4.3 文件编码原则
社会责任管理体系文件变更修订后的旧版文件
红色
文件阶别 一阶 二阶 三阶 四阶
文件类别
பைடு நூலகம்
文件编号规则及举例
社会责任手册 文件类别代码＋流水号
-SAM
例：社会责任手册编号：SAM-01
文件类别代码＋流水号 程序文件-SAP
例：文件管制程序编号：SAP-01
文件类别代码＋流水号 作业指导书-WI
1.0 目的： 对社会责任管理体系文件的制订、发行、变更、作废进行管制，确保文件的正确性。
2.0 范围： 凡公司社会责任管理体系所涵盖的文件均属之。
3.0 职责： 3.1 文管中心：负责社会责任管理体系文件的管制。 3.2 相关单位：文件和资料管理的配合执行。
4.0 管理项目： 4.1 文件和资料控制流程：
与其它文件隔离放置，以防止误用。 4.7 文件保管 4.7.1 社会责任管理体系文件，作为各单位作业之依据，均为受控文件，应予以妥善保存，以避免
遗失或损坏。 4.7.2 所有原版文件（正本）须妥善保存于文管中心，任何人均不得随意取阅或复印。需要出示
正本文件，须经由管理代表批准。 4.7.3 发放至各单位之副本文件，由各单位主管负责保管。 4.8 外来文件管理 4.8.1 外来文件（含顾客资料）维持其原编号和版本版次。 4.8.2 管理代表应定期审核外来文件之适合性，文管中心依上述要求进行管理。 4.9 文件管理之有关记录，由文管中心负责保存。 4.10 记录的控制