归档文件的修整与装订

归档文件的修整与装订
归档文件的修整与装订
修整文件
为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归地件材料进行必要的修整。

文件修整一般包括对破损文件进行修裱，对字迹模糊或油变的文件进行复制，去除文件上易生锈的金属物，对过大的文件进行折叠等。

(1)修裱破损文件。

修裱是指使用黏合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。

其中，修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠外已被磨损的文件，包括补缺和托补；托裱则是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。

需要注意的是，修桃工作主要针对有重要保存价值的归档文件，无须移交进馆的档案一般保持原貌即可。

(2)复制字迹模糊或易褪变的文件。

档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素。

档案字迹材料发生褪变，如褪色、扩散等而变得模糊不清时，就会影响档案的利用。

对字迹模糊或易褪变的文件，包括纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等，一般可采用复印的方式进行复制。

但复制文件本身也存在耐久性方面的问题，如易粘连等，需要采取一定的措施加以防范。

为减少复印件粘连的概率，复印时愚粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。

(3)折叠超大纸张文件。

目前公文用纸幅面已基本统一为国际标准A4型，但实际工作中，报表、图样等纸张幅面常常会大于A4规格。

由于档案盒尺寸是按照A4型纸张的大小设计的，为方便将来文件装盒，就需要对超大型大纸张如报表、图样等文件加以折叠。

折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时，折痕应尽量位于文件、图表字迹之外。

(4)托裱小于A4幅面文件。

对于文件用纸小于A4幅面，如介绍信等，不便装订时，可以进行必要的托裱，但原来已装订成册的或单独能作为一
件的除外。

托裱要使用宣纸或白纸，不能用废纸；要托为平面单页，
不能重叠。

(5)去除易生锈的金属物。

文件制作时普遍使用的装订用品，如订书钉、曲别针、大头针等金属物，易被空气氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害。

因此文件整理归档时需去除这此易锈蚀的金属物，以避免对档案潜在的危害。

归档文件材料修整完毕应进行装订，其目的是固定文件页次，防止页面散失与混乱，以便转化为档案后进行保管和利用。

(1)装订顺序。

当一件归档文件包括不止一份单份文件时，应先对件内文件进行排序：通常正本在前，定稿在后，文件签发单放置在两者中间，即在定稿之前正本之后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；报审表在前，报审文件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后，或者汉字文本在前，少数民族文字文本在后。

此外，有收文处理单的，放在正文最前面，编号时作为首页加盖归档章，以便更好地保持正本原貌。

归档文件排序如图所示。

(2)对齐方式。

装订前应将件内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。

一
般来说，采用左上角装订的，应将左侧、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左侧、下侧对齐。

如果都是A4幅面的，则考虑将右侧和下侧对齐，因为不同厂家的A4纸在尺寸上存在一定的误差，这样便于右侧翻阅，也整齐美观。

(3)装订方式和用品。

对于装订方式和用品的选择，《归档文件整理规则》中并未进行统一规定，只是提出“装订材料应符合档案保护要求”。

常用的装订方式除传统的线装外，还包括粘贴式、订书式、封套式等。

①线订式。

线订式主要采用棉线装订材料，用手工或缝纫机装订。

对于较薄的文件材料可使用缝纫机在左上角或左侧轧边，针角
不宜过密，以防纸页从装订处折断；也可用针在左上角穿两孔或左
侧穿三孔的方法进行装订；对于2-4页最薄的文件，也可采用无酸
装订纸在左侧包边，然后再用三孔一线方法进行装订，这样可避免
用线绳装订时把文件勒破。

对于较厚的文件材料可直接在左侧采用
三孔一线方法装订，在背面打结。

三孔装订时装订线距左边
12.5πrn左右，上下两孔距中心孔80mm左右。

采用线绳的装订方
法如图8-4所示。

②粘贴式。

粘贴式般使用固体胶、胶水等材料，注意不要使用植糊，以防虫霉这种方式成本较低，但存在可逆性差，复印、扫描时不易拆除等缺点。

③订书式。

使用不锈钢钉对较薄的文件材料（一般在15页以下）进行装订，装订位置在左上角或左侧。

在左侧装订的，装订两枚不锈
钢订书钉为宜；在左上角装订的，装订一枚不锈钢订书钉即可。

目前大多数企业使用不锈钢订书钉装订，方便快捷，本较低。

文件如果在收发阶段是直接用不锈钢订书钉装订的，归档整理时就可以不用再重新拆件装订。

但消毒时不能用微波消毒，因为微波消毒时金属物发热，会损毁案和引起火灾。

采用不锈钢钉的装订方法如图8-5所不O
④封套式。

用80g∕m2左右无酸纸制成的右上两侧开口的封套，将归档文件以件为单位夹装其中。

封套上可以印制归档章，方便整理工作，而且能起到保护档案的用。

但使用无酸纸封套会增加档案的厚度，占用存贮空间，另外，文件拿出利用时比散乱，不容易归位，因此一般只适用于数量较少的永久档案。

比较以上装订方法的利弊，可以结合本单位的实际情况和上级单位的有关要求，选用方便、安全经济的装订方法。

一般来讲，文件较薄可用不锈钢钉装订，文件较厚可采用三孔一线左侧装订。