财务工作数字化档案管理制度

第一章总则
第一条为规范财务工作数字化档案管理，提高档案管理水平，保障档案安全，根
据《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位财务工作数字化档案的收集、整理、归档、保管、利
用和销毁等各个环节。

第三条财务工作数字化档案管理应遵循以下原则：
1. 安全可靠：确保档案的完整、准确、安全和保密。

2. 规范有序：按照国家档案管理的有关规范和标准，对数字化档案进行分类、编目、整理和归档。

3. 效率优先：提高档案管理效率，实现档案资源的有效利用。

4. 科技创新：运用现代信息技术，提高档案管理的自动化、智能化水平。

第二章职责分工
第四条财务部负责财务工作数字化档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁
等工作。

1. 财务部经理负责全面领导财务工作数字化档案管理工作。

2. 财务部档案管理员负责具体实施财务工作数字化档案管理工作。

3. 财务部各岗位人员按照职责分工，负责各自岗位的财务工作数字化档案的收集、整理和归档。

第三章收集与整理
第五条财务工作数字化档案的收集范围包括：
1. 会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。

2. 会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片等。

3. 财务报告：月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明等。

4. 其他财务资料：合同、章程、董事会计等各种会计资料。

第六条财务工作数字化档案的整理要求：
1. 按照档案分类标准，对收集到的数字化档案进行分类。

2. 对每份档案进行编目，包括档案名称、档案编号、形成日期、归档日期等。

3. 对整理好的数字化档案进行归档，确保档案的有序存放。

第四章保管与利用
第七条财务工作数字化档案的保管要求：
1. 建立健全档案库房，确保档案库房的通风、防潮、防虫、防尘、防盗等措施。

2. 对数字化档案进行备份，确保档案的安全。

3. 定期对数字化档案进行检查，及时发现并解决存在的问题。

第八条财务工作数字化档案的利用要求：
1. 财务部档案管理员应提供档案查询服务，方便相关人员查阅。

2. 查阅档案时，应遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。

3. 对查阅档案的人员进行登记，确保档案的利用记录完整。

第五章销毁与归档
第九条财务工作数字化档案的销毁要求：
1. 财务工作数字化档案的保管期限届满，需要销毁的，应当编制销毁清册，经财务部经理审批后销毁。

2. 销毁档案时，应指定专人监督，确保档案的完整性和安全性。

第十条财务工作数字化档案的归档要求：
1. 财务工作数字化档案的归档工作应在每年年底进行。

2. 归档的数字化档案应按照档案分类标准进行整理、编目和归档。

第六章附则
第十一条本制度由财务部负责解释。

第十二条本制度自发布之日起施行。