档案管理制度(6页)

档案管理制度
(试行)
第一章总则
第一条目的
1.为了规范公司档案管理工作，特制定本制度。

2.本制度适用于档案的收集归档、编目、保管、借阅、清理等各项事宜。

第二条管理部门
1.公司档案管理工作由行政部负责，文书结束后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需求留存复印件。

如因业务需要，原稿须由经办部门保管，应经行政部负责人同意后妥善保存，行政部以复印件归档。

2.公司档案分类目录及编号原则由行政部统一制定。

3.各部门安排档案兼职管理员，按照档案管理制度进行部门级档案管理。

第三条适用范围
本制度适用于各类档案管理。

第二章文件收集及归档
第四条档案收集范围
1.重要会议文件，包括会议通知、报告、决议、重要领导讲话、会议简报、会议纪要、会议督办等。

2.上级机关下发的有关本公司的指示、命令、决议、规定等文件。

3.本公司对上级机关的请示与上级机关的批复。

4.公司对外的正式发文以及有关企业的往来文书。

5.公司的各种工作计划、工作总结、工作报告、统计报表等文件。

6.公司与有关单位牵动签订的合同、协议等。

7.公司干部任免，员工的工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件。

8.本公司的历史沿革、大事记及反应本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

9.反映公司设计、策划、营销等活动的有价值的文件、图纸、信息、财务资料、市场营销资料等。

10.记录公司项目节点过程的记录型资料。

第五条档案收集归档要点
1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查并归入。

2.文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。

3.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

4.不同年度的文件原则上要分放，单跨年度的请示与批复以批复的年度为准，跨年度的规划放在规划资料的第一年，跨年度的总结放在总结资料的最后一年，跨年度的会议以会议开始的年度为准。

5.绝密、机密文件单独归档，相关的文件与绝密、机密文件放在一起。

6.填写卷内文件目录要使用黑色钢笔或黑色碳素笔，字迹要工整、清晰。

7.文件建档时务必将文件电子原版、文件签字原版、签字文件扫描件统一匹配归档。

第三章档案编目
第六条档案类别
1.公司档案类别共设置12个一级类目:规划设计类、财务类、融资类、人力类、行政类、运营类、产业类、成本类、工程类、开发类、采购类、国家政策类。

有些档案难以归入上述12个大类时，可根据实际需要增设一级类目，详见附件1《档案分类编码表》。

2.根据职能活动和档案的形成的特点，每个大类设置若干个二级类目。

因案件较多，二级分类不够应用时可在第二级之后增设第三级细类。

3.录音、录像、照片、光盘和其他非纸质载体形式的档案，其形成和记录的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类别，视其内容同纸质载体档案对应分类编号并统一归档。

第七条编号规则
1.档案实体分类的标识符号采用英文标识一级类目，阿拉伯数字“双位制“标识二级类目。

2.分类编号采用隶属编号法，每一级位类之间用间隔号“-”隔开。

3.档案分类及其代表数字一经确定，不将任意修改，如确有修改
必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第八条编号方法
1.档案编号按“目录号-分类号-年代号-月份号-案卷号”进行编号排列。

2.档案编号标识：
举例示意：
RL-01-2020-04-001
案卷号（顺序号）
月份号（月份）
年代号（年份）
分类号（二级类别）
目录号（一级类别）
第四章档案保管
第九条公司档案必须专柜上锁保管，钥匙由行政部统一负责管理，未经授权任何人不得私自使用。

第十条定期对档案进行检查，切实做好防盗、防水、防潮、防尘、防火、防霉等工作。

第十一条建立公司档案索引表，结合档案的收进、移出、销毁进行逐项统计，保障档案账目清楚。

第十二条每年对公司档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

第五章档案借阅
第十三条各部门因业务需求需调阅档案时，应在OA系统发起“档案
借阅”审批流程，审批完毕后向行政部调阅档案。

第十四条借阅档案时，必须在“档案借阅登记表”登记后方可借阅。

第十五条行政部收到“档案借阅”审批通知，经核查后，取出该项档案复复印件，将档案复印件交与借阅人员。

第十六条借阅期限不得超过一星期，到期必须归还。

如需再借，应办理续借手续。

第十七条公司内部借阅绝密、机密档案时，必须经过董事长的授权且只能借阅与工作相关的内容。

绝密、机密档案职能在档案室内查阅，禁止带出档案室。

第十八条档案借阅人员必须爱护档案，要保护好档案的安全与秘密。

不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、翻印、复印、摄影、转借或损坏。

第十九条交还借阅的档案时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。

经行政部核查无误后，档案即归入档案夹。

第二十条外部单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经董事长批准后方能借阅，不能把档案带离档案室。

绝密、机密档案资料不允许借阅。

第二十一条外部单位摘抄卷内档案时，应经董事长同意，对摘抄的材料要进行审查签字。

第二十二条借阅的档案应与经办业务有关，如借阅与经办业务无关的档案，应经总经理同意。

第六章档案销毁
第二十三条每年更换档案时，已到保存期限的档案给予销毁。

销毁前应做好销毁档案明细表呈送董事长审批，并于附注栏内注明销毁日期。

第二十四条保管期限届满的档案文件中，部分经核定仍有保存参考价值的文件，行政部应在档案目标上注明保留文件，并注明其他部分销毁的日期。

第二十五条对于已失去作用的档案应进行销毁。

销毁档案材料时要认真鉴定，确保所销毁的档案材料已列册登记。

第二十六条销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。

第七章附则
第二十七条本制度由行政部负责制定，其解释权与修改权归行政部所有。

第二十八条本制度经审批下发之日起实施。

附表：
附表1：《档案分类编码表》
附表2：《档案索引表》
附表3：《档案借阅登记表》
附表4：《销毁档案明细表。