浅析企业及事业单位档案的价值与作用

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商业故事
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浅析企业及事业单位档案的价值与作用
李 辉
吉林省通榆县三家子种牛繁育场 吉林 通榆 137200
摘要：档案是企业和事业单位和机关日常活动中记载历史和相关人事变动等情况的文字凭据。

人们在各种社会活动中，需要查考过去的工作与生产情况，研究事物的发展规律，继承已有的成果，那么档案就具备利用的价值。

关键词：档案管理；档案；作用；价值；凭据；依据；凭证
一、档案是企业行政管理和业务工作的查考凭据
档案是由机关、企业、团体和社会组织在社会活动中形成的文件材料转化而来的，是机关和企业事业单位公务活动的记录，反映了机关、企业和社会组织活动的完整情况。

它是企业工作中不可缺少的辅助工具，是处理业务和履行职能的手段，要熟悉企业工作的情况、规划决策、处理事务就必须查考和利用档案。

否则，将给企业工作带来困难。

二、档案是生产活动的参考依据
档案来源于生产活动，记录了人类在其发展中世世代代同大自然作斗争积累下来的宝贵的经验，可以为社会建设提供重要的依据和参考资料，特别是科技档案更是作为企业现代化生产和科学管理的重要条件，在企业经营管理和提高生产力方面发挥着重要的作用。

三、档案是科学研究的基础和条件
一切科学研究，无论是计会科学研究或是自然科学研究，都必须充分占有一定的材料，这是一个不可缺少的重要条件。

在科学研究中，档案一方面能提供原始的记录供直接借鉴，另一方面能提供大量的实验和观察中概括的基础材料供间接参考。

科学研究工作的发展，主要依靠人类的实践，通过不断地总结前人研究的成果。

吸取共小有益的经验教圳，避免少走弯路或不走弯路。

档案是记录前人研究成果的最原始的资料，其真实可靠性是任何材料都不可替代的。

因而任何科研成果都是以档案作为基础和条件。

四、档案是宣传教育的生动素材
档案的内容极其丰富，记录了各个历史时期反动势力、进步势力以及各种英雄人物的事迹材料，是著朽立说、文艺创作、举办各种展览和对人民进行革命传统教育、爱国主义教育的生动素材，具有较强的说服力和感染力。

近年来．档案馆巳充分认识到档案的宣传教育作用，纷纷把档案馆办成爱国主义教育的重要基地。

档案的作用是多方面的，但最终可概括为两个基本方面，即档案的凭证作用和档案的参考作用。

1、档案的凭证作用。

档案原始记录的特性决定了档案的凭证价值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的权威性。

档案的凭证作用是由档案的形成规律和自身特点所决定的。

这是因为：第一，从档案的形成看，它是原始形态的记录品，是当时、当地、当事人留下的，未经过任何人改动的最为原始形态的记录，比较真实地记录了当时人们的思想和活动，可靠性强，是令人信服的证据。

其二，档案记录着形成者的历史真迹，如各种手稿、合同、让书、录音、录像等，这些原始标记进一步证明了档案是确衔的原始材料和证据，是真实的历史凭证。

2、档案的参考作用。

由于人类社会活动的多样性，所以档案所记录的信息和知识也是极其丰富的。

档案中有成功的经验，也有失败的教训；有思想观点，也有实验观察数据；有社会变革，也有生产的发展。

与图书情报资料相比，档案的参考价值更具有原始性和可靠性。

社会对档案的需求是多方面的，社会不仅需要利用档案的凭证价值，而且需要利用档案的参考价值。

不论是企业行政管理还是生产建设，不论是科学研究还是宣传教育，都需要广泛地参考利用档案，所以，档案参考价值也是档案的基本价值之一。

档案发挥作用又具有一定的规律和特点，主要表现如以下几点：
2.1、档案价值时效律和档案价值扩展律。

档案的价值与时间的关系极为密切。

档案价值的时效律，是指有些档案的作用是有时限性的，有的档案可能在一段时期内有较高的查考价值，且利用的价值较高，随着时间的推移，这种价值逐渐减小，甚至消失。

掌握档案价值的时效律．要求我们正确判断不同档案的时效性，适时地提供利用，以免因错过最佳的开发利用时机而丧失档案的部分或全部价值。

所谓档案价值扩展律，是指有些档案作用的范围存在一种逐渐扩大的趋势。

即由对本单位的第一价值过渡到对社会的第二价值。

一些档案在形成后的一段时间内，作为本单位工作和生产活动的必要条件，它所发挥作用的对象主要是本单位。

随着时间的推移，第一价值实现到一定程度，本企业对这些档案利用的需要会逐渐淡化，第一价值就向第二价值过渡，档案就由企业档案室向档案馆进行移交。

2.2、档案机密程度递减规律。

随者时间的推移，档案机密程度不是——一成不变的，档案的机密性会日渐减退，有的甚至失去机密性，最终可以向全社会开放。

一般而言，档案形成时间距今越远，机密程度越小；现行企业的档案机密性相对较强些。

机密程度与档案的保存时间成反比。

掌握档案机密递减规律，有助于我们妥善处理好保密与开放的关系，及时有效地开发档案信息资源，发挥档案的价值与作用。

2.3、档案发挥作用条件规律。

档案发挥作用受到一定条件的制约。

档案的作用是客观存在的，而档案的作用能否发挥，发挥大小，取决于3方面因素的影响：
一是受社会发展水平的限制。

二是受人们对档案认识水平的限制。

三是受档案管理水平的限制。

认识这一规律，有助于帮助我们树立正确的档案价值观，搞好档案的宣传工作，增强全社会的档案意识，认真分析档案利用工作中出现的困难和问题，从社会现状出发，创造条件，采取最为有效的方法为社会服务。

“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。

信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

所以说，抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关系，建设一支高素质的档案队伍是奠定档案事业长足进步的根基。

要加强人才专业培训，吸收各方面人才，善于发现人才，壮大充实档案信息服务的人才队伍。