浅谈高校档案基础建设与利用

浅谈高校档案基础建设与利用
【摘要】档案基础工作是档案利用工作的前提条件,档案利用工作不能离开档案基础工作而存在和发展。

充分认识和正确处理高校档案基础建设与档案利用工作之间的关系,加强档案基础建设,才能更好地促进档案的有效利用。

【关键词】高校档案基础建设利用
档案工作从古到今得以存在、发展,充分说明了档案在记载历史、存储资料、知识积累等方面独有的重要价值。

档案利用工作与档案基础建设工作是相辅相成、相互依存的。

档案基础建设的好坏决定着档案利用工作的兴衰,也是档案能否生存的关键所在。

高校综合档案室作为一个保存学校综合信息的基地和利用的中心,如何搞好档案基础建设,拓宽室藏信息领域,使档案更好地发挥其效益,这是本人在从事档案工作中一直思考的问题。

现结合本人在高校多年从事档案工作的经验,就其基础建设和利用工作谈点粗浅的认识。

一、高校档案来自于实践并指导实践
学校档案,来源于学校的党群行政、教育教学、基本建设、仪器设备、财务以及其他一切实践活动之中,是来自于实践并指导着实践。

档案在高校教育事业发展中具有很重要的基础地位。

一个学校也如一个小社会,在它的演变和发展中,留下了领导决策、组织管理等丰厚的档案资料。

对于学校领导来讲,如果想要有组织、有计划地推动教育事业的发展,首先应该了解这所学校的历史演变过程,只有全面了解过去,才能开辟美好未来。

而档案部门恰好掌握着大量原始信息,要想了解历史,必须依靠档案。

而且在具体工作中处处离不开档案,如总结工作、规划未来、科研教学、行政管理等,档案最有说服力,只有合理地开发和利用,才能获得高校事业更大的发展。

档案在高校教育教学管理中具有重要的基础地位。

高校的档案是随着学校发展不断积累起来的,档案中记载的内容皆是已逝的历史,它具体、集中、深刻、真实地反映了学校的历史事实。

档案用信息储存的形式记录了学校发展的过程,它随着学校的建立而产生,随着学校的实践活动而形成。

是教育改革的基础,学校发展的轨迹,是高校教学管理的重要环节。

如:学校的历史变迁;学校机构和专业的设置;教学内容的更新、学科建设;重要会议记录和重大事件记载;学校领导的任免和任课教师的聘任等等,这些都能从档案里找到结果。

是一个学校总结过去,规划未来的助手和参谋。

档案建设的好坏,直接关系到高校建设的整体规划,同时也能反映一个学校教育秩序、管理水平、教学质量的高低。

它具有提供原始资料、信息资源、后勤服务等作用。

这个作用发挥的好,就会有力地推动教育事业向前发展,提高学校的管理水平和教育质量,提高学校工作效率,更好地维护学校的合法权益。

同时对展示学校辉煌业绩也将起到积极作用。

二、档案基础建设是档案利用的前提和基础
高校档案工作中,对所有涉及组织管理、教育教学的文件材料进行鉴定、分类、组卷、编目、保管、统计等一系列工作组成的各个环节,是高校档案的基础建设。

档案基础建设工作质量的高低,直接影响着档案利用的效益和价值。

档案基础建设是档案利用工作的前提条件,利用工作不能离开基础工作而存在和发展。

从高校评估过程中不难看出,学校评估涉及到学校工作的方方面面,要求各方面的档案都应当齐全完备。

通过学校评估,使我们切身体会到档案基础建设工作的重要性。

看到了档案齐全、完整的效果和作用,真正认识到档案基础建设工作是学校的一项重要工作,是衡量学校教育质量和管理水平的重要尺度;也是档案管理工作改革的基础,档案管理工作发展的轨迹是学校教学管理的重要环节。

一所学校如果缺乏教学、科研、行政管理等实践活动的记录,便无法全面地、客观地展现学校昨天与今天的真实情况。

所以没有良好的档案基础建设工作,就谈不上有效地档案利用工作。

为此,要提高档案利用水平,首先必须要有收集齐全、分类科学、组卷合理、编目正确的档案资料;其次要熟悉家底,编制必备的检索工具。

这些工作是开展档案利用工作的必要条件,有了档案资源仅仅是为开展档案利用提供了一种可能性。

如果档案整理不科学,玉石不分,存放不当,查找利用也是难以办到。

所以,档案部门要充分运用多种手段和方式方法,进一步丰富、充实、整合室藏资源,改善室藏结构,弥补室藏档案内容中的空白和不足,更加全面、深刻地反映学校历史的真实面貌,更好地发挥档案资源和信息的利用服务作用。

三、通过档案利用工作可以促进档案基础建设
在档案基础工作和利用工作的关系中,不仅是前面所谈的基础工作决定着利用工作,而且通过利用工作也会促进基础建设工作。

具体表现在:
其一、档案利用工作在档案基础建设中起主导作用。

做好档案基础建设,最终服务于档案利用为根本目的,也是档案工作者的重要政治责任。

近年来,我校档案部门始终坚持档案服务教学这一主题,努力拓宽服务领域,使档案服务取得了一定的成绩,也积累了一些经验。

但随着知识经济时代的到来,要进一步发挥档案利用的最大效益,必须以业务建设为保障,以利用服务为目的。

根据不同部门和服务对象的不同需求,对档案信息进行深层次的、有针对性的开发和加工。

做到主动服务、超前服务、跟踪服务、现场服务、咨询服务、管理服务,以最大限度地满足利用者的需求。

因此,档案利用工作的需求,在很大程度上决定着档案基础建设的方向,对档案基础建设具有重要的指导作用。

第二、档案利用工作是衡量档案基础建设质量的标尺。

根据高校的特色和经济状况,加强总体策划,开展多样性、多层次、多渠道的档案利用服务,为教学科研做好档案利用、信息反馈和综合分析,是档案部门承担的重要职责。

因此,档案管理人员必须要转变观念,提高服务意识。

要有主动性、超前性和竞争性,在开发、利用、传递档案基础建设上下功夫。

及时、准确地掌握教学科研部门需求的内容和重点。

充分发挥馆藏优势,为教学和科研工作提供大量的信息资源,从而提高档案信息的利用效率和利用效果,更好地发挥其社会效益和经济效益。

第三、档案利用工作可以促进高校档案基础建设向信息化发展。

近年来,我校教育事业不断进步,档案事业也得到了进一步得到加强,档案工作的办公条件进一步得到优化。

但伴随着高新技术的产生,档案基础建设开始步入由传统的现场查阅转化为信息化空间查阅;由纸张式载体转化为电子式的载体。

这些变化必然导致档案实体保管转化为信息管理。

档案工作的现代化是设备、技术的现代化,借助现代化技术、设备达到档案管理理念,这就意味着对档案工作者提出了更高的要求和挑战。

这就要求高校档案工作必须加快培养高素质的专业队伍和熟悉档案信息管理的复合型人才,为档案基础建设和发展提供人才保证。

为此,高校应分期分批地培训档案管理人员,学习计算机应用、互联网、外语、经济、法律、历史、现代化管理等知识和档案管理理论。

拓宽知识面,掌握新知识、新技术来管理高科技的档案信息工作。

通过培训使他们提高理论水平和管理能力,以适应新形势下高科技档案管理工作的需求。

总之,高校档案基础建设工作是档案利用的基础环节,没有档案基础工作,档案工作便是无源之水、无本之木;没有档案利用,档案基础建设就无法显现其价值和效益。

档案基础工作和利用的关系,正如前面所谈,它们是相辅相成的,相互依存的,是辩证统一的关系。