ERP系统操作流程及岗位责任管理制度81467110131.doc

ERP系统操作流程及岗位责任管理制度
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K/3 ERP 系统
作业流程及岗位责任管理制度
第一章总则
第一条为规范公司企业资源规划（以下简称K/3 ERP）系统的管理，特制定本制度。

第二条K/3 ERP 系统各岗位人员的职责管理除有公司有特殊规定外，皆按本制度执行。

第三条K/3 ERP 系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司KPI 目标考核体系。

第四条我司ERP 系统分为系统设置管理、销售管理、采购管理、仓存管理、车间生产管理、计划管理、财务管理七大类模块，每个模块对应一个部门主管，为该模块总负责人。

根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位：
第五条ERP 项目实施小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP 系统工程师及公司领导层组成，对整个ERP 项目的实施负总责。

其中项目领导小组由副总经理任组
长，各部门经理组成项目领导小组，对项目的实施负领导责
任，通过调配和协调各
项资源为系统实施成功提供保障。

ERP 系统工程师（项目经理）负责协调解决各模
块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实施提供技术支持和保障，提供系统二次
开发；
第六条各部门主管是本模块的部门负责人，负责联络ERP 系统工程师解决本模块最终操作用户提出的与系统有关的所有问题。

第七条各部门主管必须结合本部门情况组织制定出本模块操作规范，说明本模块主要业务
流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用
于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。

第八条最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门主管和系统工程师解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。

第九条ERP 系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP 系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。

对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答
下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。

所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。

如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；
第十条ERP 系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。

第十一条ERP 系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块站点，同时避免账号被他人使用。

如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。

第十二条ERP 系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。

第二章岗位说明
第十三条系统设置管理模块（工程部）
（一）系统设置管理模块—工程部经理
主要职责：
1、负责制定物料编码规则、物料数据相关重要属性的设置总体方案；
2、审核并签字确认本模块所有作为K/3 系统输入依据的基础文件，包括物料编码文
件、物料数据文件、物料BOM 文件、单位换算系统文件等；
3、负责制定、完善物料数据和物料清单数据的修改增加操作流程，编写流程图，并
发放到部门各岗位执行，包括物料编码的增加处理流程、换算系数的改变处理流
程、新旧材料的更替处理流程、新旧产品BOM 处理流程等；
4、对于物料数据表中的物料属性（自制、外购）、缺省仓库、财务科目、提前期、生
产类型、生产工艺路线、检验方案方式等部分以及物料BOM 表中损耗率、工序属
性部分，负责联系或指导最终用户联系各相关部门提供其相关数据完成设置；
5、分配、指导、监督物料系统数据管理员的工作，检查物料数据和物料清单数据的
正确性，发现错误及时指导纠正；
6、协助做好KPI 考核工作；
（二）、系统设置数据--资料组组长
1、负责制定或者收集物料编码、单位换算系统文件、BOM 层次设置方案和工艺路线、
生产损耗，并提供给系统设置数据管理员执行；
2、负责在有新产品、新材料或须修改数据时，必须在一个
工作日内收集数据并提供
给系统数据管理员输入、修改数据；
（三）、系统设置管理--资料组文员
主要职责：
1、负责依据系统数据提供员签发的物料编码文件，部门主管签发的物料数据重要属性
的设置方案，以及其他用户确认的物料数据文件，输入、修改系统各项物料数据及
其属性，并保证录入无误；
2、负责依据系统数据提供员签发的单位换算系统文件输入、修改各项物料不同单位间
的换算系数；
3、不能随意改变各项物料数据、物料属性以及换算系数；
4、保证数据的及时性、准确性，当有新的编码以及换算系统改变时，及时通知采购部、
生产部、销售部等各相关部门；
5、当收到采购部、生产部、生管部的物料数据错误置疑通知（邮件、书面）后，应在
提出置疑部门要求的时间内查清情况，如确有错误，应及时
纠正，如无误，应通知
各部门，并说明情况；
6、负责根据系统数据提供员签发的BOM 层次设置方案和工艺路线文件，设置物料清
单，及依据生产部提供的资料设置原材料、半成品的物料替代；；
7、保证物料BOM 与实际工艺清单的一致性，在收到清单或工艺修改书面通知后，及时
修改物料清单并以系统中改变后的物料清单签字确认后发放到生产部和仓库等相
关部门；
8、负责根据系统数据提供员签发的工艺路线流程文件，输入、更新工作中心、设备、
工艺路线、工序等工艺数据；
9、新产品的完整父BOM 和子BOM 在接到数据提供员提供的完整数据后，必须在四个小
时内完成录入确认工作，并列印受控；
K/3 工作流程：
1、收到系统数据提供员提供的各类基础数据——录入K/3 系统——本人检查确认—
—反馈给数据提供人员审核确认——列印受控
2、系统数据提供人员必须提供的系统物料内容包括物料代码、物料名称、详细的物料
规格、物料属性、物料所属仓库、自制件来源、提前期、物料的生产类型、物料的
工艺路线、检验方式、检验方案等；
3、系统提供员提供的物料BOM 单必须结构完整，最底层子项物料必须为外购件，自制
件物料必须有一个或以上BOM 存在，物料父BOM 和子BOM 相嵌套.内容包括：版本
号、子项物料单位用量、损耗率、物料替代等；
4、系统数据管理员对数据提供员提供的数据有监督职能，因系统数据提供员的资料不
完整提供，要限期在半个工作日内更正提供，否则责任自己承担；
系统业务功能名称：基础资料——物料、计量单位、BOM 维护、工程变更
合作部门：生管计划部、生产部、物流部、品质部、财务部
第十四条销售管理模块（生产管理部）
（一）、销售管理模块—生管部主管
主要职责：
1、负责制定客户编码、操作人员的工作分配；
2、制定、发布、完善销售管理基础数据，增加修改流程、正常销售处理流程、销售退
货处理流程、编写处理流程图；
3、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括客户编码、客户资
料、运输提前期文件等；
4、如有特殊情况或订单变更时，应及时通知销售订单处理员；
5、指导、监督销售数据管理员、销售订单处理员的工作，检查销售基础数据的正确性，
销售订单的正确性；
6、跟踪销售订单执行情况，如有错误及时指导纠正；
（二）、销售数据管理员
主要职责：
1、负责根据部门主管确认的客户编码、客户资料等基础资料的输入、更新；
2、根据销售管理部门主管审核确认的销售计划输入或修改
销售订单；
3、每日于下班前必须将当天的销售订单交财务部，不能因自己的工作延误影响财务的
出货对帐；
4、如发现物料数据、客户资料不正确或有疑问，应及时通知相关人员要求在限期内处
理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反应并等候相关指示；
5、保证数据的及时性、准确性，所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行，并将
修改结果知会相关人员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处理；
6、跟踪订单执行情况，监督、催促下游环节及时处理订单，以免延误，并及时将情况
反馈给部主管；
K/3 工作流程：
1、收到部门主管提供的销售单——销售订单K/3 系统录入——本人检查确认——反
馈给部门主管审核确认——列印交财务——通知下层用户；
2、审核确认的销售订单于不超过下一工作日通知下游物控
人员处理；
系统业务功能名称：基础资料——客户、销售订单处理
合作部门：工程部、财务部第十五
条计划管理模块（生产管理部）
（一）、计划数据管理员(——)
主要职责：
1、负责计划运算方案、计划展望期等计划基础数据的系统设定；
2、负责检查计划物料BOM、关键物料清单的完整性、准确性；
3、负责依据部门主管签发的月生产计划、产品生产的优先顺序、物料库存情况制定合
理的采购申请单，并在当天通知采购部门；
4、负责定期运行MRP 物料需求运算，可以每两个工作日进行一次，计算前应检查销售
订单、物料BOM 是否有遗漏或错误的，如发现问题必须马上向工程部门、销售数据管理员反映并要求更新，待数据正确无误后在进行MRP 运算；
5、计划有变动时，及时调整并维护、重运行MRP 物料需求计划，并将调整结果向下游
用户作正式的文字通知；
6、当收到下游采购部、生产任务管理员反馈的运算单据错误质疑通知后，有义务在第
一时间积极配合要求部门查清问题，如有误马上协助解决；
系统业务功能名称：物料需求计划——方案设置、物料需求计划——MRP 计算、采购
管理——采购申请；
合作部门：工程部、物流部、采购部
（二）、生产任务管理员；（——）
主要职责：
1、根据计划数据管理员MRP 计算生成的生产任务单，负责对任务单调整及完善,在确
定无误后下达生产任务单；
2、当天生成的生产任务单必须当天内完成下达，跟踪生产任务单执行情况明细；
3、负责下达生产任务单自动生成的生产投料单的维护、审核、列印工作；
4、发现上游MRP 生成的生产任务单有错误或疑问的，生产任务管理员有义务向其相
关人员提出，并要求在限期内配合解决
5、因产品BOM 错误不完整或不存在导致无法生成正确的生产投料单，必须通知工程
部门在一个小时内立即更新；
系统业务功能名称：生产任务管理——生产任务单、生产任务管理——生产投料单
合作部门：工程部、生产管理部
K/3 工作流程：
1、每个工作日检查上游销售订单及对应物料BOM 是否正确，然后对其作MRP 运算—
—调整审核生成的采购申请单——通知采购部门；
ERP系统的财务管理模块比较分析_以SAP
和用友U8为例7
2010年3月
第15卷第2期
西安邮电学院学报
JO U RNAL OF XI .A N U N IV ERSIT Y OF POST S A ND T EL ECOM M U NI CAT ION S M ar.2010V ol 115N o 12
收稿日期:2009-12-20
作者简介:陇小渝(1954-),男,四川金阳人,西安邮电学院管理工程学院院长,教授,硕士生导师;
董明明(1984-),女,吉林松原人,西安邮电学院经济管理学院硕士研究生。

ERP 系统的财务管理模块比较分析
)))以SAP 和用友U 8为例
陇小渝1
,董明明
2
(1.西安邮电学院管理工程学院,陕西西安710061;2.西安邮电学院经济管理学院,陕西西安710061)摘要:ER P 的实施是为了通过信息化提高企业管理水平,而财务管理是企业管理的核心,实现财务管理的优化配置,可以提升企业的核心竞争力。

通过比较世界典型ERP 管理系统SAP 与中国典型管理系统用友U 8的财务管理模块,分析两者之间的差异,找出中外ERP 财务管理模块存在差异的原因,说明中外ERP 系统的差距。

关键词:ERP 系统;财务管理;模块;比较分析
中图分类号:F270.7 文献标识码:A 文章编
号:1007-3264(2010)02-0093-04
1 ERP 系统的财务管理体系
中国市场与世界经济联系的日益紧密,要求企业必须加强信息化建设,而在信息化建设方面最突出的就是要打造企业自己的ERP 系统。

ERP 即企业资源计划(Enterprise Resource Planning)是一种可以实现跨地区、跨部门、甚至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统。

一个强大的ERP 系统能使财务管理控制和业务紧密联系起来,使计划、预算、监控、分析的触角伸到企业各个职能部门的末端,为企业运作提供决策支持。

1.1 ERP 财务管理的基本体系
ERP 的财务管理包括了财务会计和管理会计的功能。

财务会计主要为企业外部使用者提供财务信息,它主要通过提供定期的财务报表,为企业外部同企业有经济利益关系的各种社会团体服务,发挥财务信息的外部社会职能。

财务会计功能领域主要包括总账、应收账与应付账、固定资产、银行会计等。

管理会计功能领域主要包括预算管理、成本管理等。

通过这些功能能够实现财务信息的全面整合和成本控制,以及资金预算管理和绩效评价,图1反映了企
业经营过程中的财务管理过程。

图1 ERP 系统财务管理过程
目前中国ERP 市场上,国外管理系统提供商包括SAP 、Oracle 等公司,其中德国SAP 公司就是具有代表性的一家,该公司现为全球最大的企业管理系统和协同电子商务解决方案的供
应商,世界500强中80%以上的企业都在应用SAP 提供的管理系统产品以及管理解决方案。

同时,国产系统厂商如用友、金蝶等公司也正迅速成长,市场占有率稳步提高。

用友公司是中国最大的财务及企业管理系统开发供应商,也是中国最大的独立系统厂商。

本文选择国内外两大典型的ERP 管理系统,即SAP 和用友U8管理系统进行比较,由于SAP 管理系统是财
务控制考虑得最细致的系统,而用友U 8管理系统是以财务系统开发为主,因此,笔者从财务管理模块的角度,对两者进行比较。

1.2 SAP 的财务管理体系
SAP 是基于流程的管理,流程管理是为了客户需求而设计的,一种以规范化的构造端到端的卓越业务流程为中心,以持续的提高组织业务绩效为目的的系统化方法,这种流程会随着内外环境的变化而需要被优化。

流程管理作为先进的运行管理手段在企业管理中得到广泛应用,它是一种以规范化的业务流程为中心、以提高业务绩效为目的的系统化管理方法。

其作用主要在于规范和精细业务操作、提高关联界面的协同效能,并实现持续改进。

SAP 管理系统采用高度集成的方式,使各个模块的资源功能实现动态藕合。

SAP 系统是作为一个整体进行出售的,它的内部功能模块是不能进行分割的,当企业需要进行信息化而选择SAP 产品时,必须应用SAP 所有的信息化产品,以使业务流程集成到一起。

如图2。

图2 SAP 系统中财务管理模块与后勤模块的集成
SAP 的财务管理模块能够使财务资源和其他业务流程实现
自动的集成,涉及总分类账、销售、采购、库存、银行、成本会计、报表等系统的所有模块。

财务管理系统是SAP 的核心部分,其他业务自动产生的财务凭证将自动传送到总分类账中,使企业的各种业务数据高度集成共享,避免重复投资信息化建设。

通过集成和实时的SAP 系统应用,打通了部门界限,控制了内部交易成本,提升了企业对市场的反应速度。

1.3 用友U 8的财务管理体系
U 8是基于模块的管理,模块化管理就是把问题细化,分级别管理,各负其责。

U8管理系统采用模块划分的方式,分别出售它的不同模块,企业可以在不同阶段根据需要购买并安装不同模块,如企业可以先上财务模块,然后再上销售模块,或是采购模块等等,所有这些模块都能够单独的运行,企业可以
逐步进行信息化建设。

用友财务系统以全面会计核算和部门级财务管理为基础,实现购销存业务处理、会计核算和财务监控的一体化管理,为企业经营决策提供预测控制和分析的手段,能从一定程度上控制企业的成本和经营风险。

U8财务会计系统主要包括总账、应收/应付管理、网上银行、工资管理、固定资产管理等子系统;管理会计系统主要包括成本管理、项目管理、资金管理及全面预算管理等子系统。

U8以财务会计为基础,通过资金管理、成本管理、预算管理等实现并协调企业长、短期经营目标,运用决策支持系统对财务数据进行财务分析。

2 SAP 与用友U 8系统财务管理模块的比较
2.1 SAP 与用友U8的财务管理模块基本构成
通过SAP 与用友U 8管理系统的财务管理模块构成,可以发现两者在财务管理模块划分上有许多的相同点和不同点,如表1。

表1 SAP 与用友U 8财务管理模块的基本构成
财务会计
SAP 财务模块用友U 8财务模块总账总账应收账款应收账款应付账款
应付账款固定资产固定资产银行会计网上银行合并报表工资特殊目的分类账合并报表基金管理U FO 报表差旅管理资金管理管理会计
成本要素会计成本管理成本中心会计
项目管理内部订单财务分析A BC 成本法全面预算
产品成本控制获利能力分析
2.2 财务管理模块的相同点分析
SAP 与用友U8管理系统在财务管理模块设计上有两点相同之处。

¹以财务信息化为基础。

企业实施SAP 或用友U8管理系统的目的是通过信息化提高管理水
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平,实现财务信息化,规范财务管理流程,达到财务管理流程的优化配置。

在企业内部进行及时、准确、严格的财务数据传递与控制,满足企业管理对信息需要的及时性和准确性,提升企业的核心竞争力,帮助企业进行战略制定和科学决策。

º具有财务会计与管理会计功能。

SAP与用友U8管理系统都是通过财务会计功能和管理会计功能实现财务信息的全面整合和成本控制,以及资金预算管理和绩效评价。

财务会计向外界用户提供全面反映企业财务状况、经营成果和财务状况变动的信息,生成企业整体经营业务的财务报表。

管理会计向内部各级管理部门和人员提供进行经营决策所需的各种经济信息,生成部分的或有特定目的的财务报表,供管理者计划、控制和决策使用。

2.3财务管理模块的差异分析
2.2.1财务会计功能模块差异
¹总账模块差异。

两个管理系统都包含有总账模块。

SAP的总账模块强调财务与业务的实时集成性。

SAP系统将销售业务相关信息通过应收账集成起来,把采购业务和各种资金流出事项同应付账集成起来,物料库存价值的信息同总账集成起来。

只要有业务发生就会在相应的会计科目上出现实时记录,实现了物流信息同资金流信息的静态和动态集成。

而U8的总账系统强调在记账凭证处理时为会计科目设置多个核算项目,以提供多种信息。

如需要对客户(供应商)进行管理时,可以选择/往来0辅助核算方法等。

但是U8仅实现了购销存系统和总账系统的无缝连接,只在某些功能模块消除了借贷记账凭证的人工编写、输入,而其他的数据,如成本核算,仍需要会计人员人为判断、输入记账凭证。

º应收账款模块对信贷控制的范围设置差异。

在SAP应收账款模
块中,为了避免风险,使用信用控制范围来在发货前对客户进行信用控制,并结合销售与分销模块,对客户进行静态和动态的信用检查。

如果出现客户回款不及时、赊欠额大额增长等信用恶化的情况,一旦超出预先设定的信用控制范围, SAP系统会禁止对其的发货。

在这种情况下,销售会计需要分析系统禁止发货的原因,联系销售部门及时催款。

而在用友U8系统中并没有对信用控制范围进行设置,这使得信贷风险大大提高。

2.2.2管理会计功能模块差异
¹成本中心会计差异。

SAP可以利用作业类型把成本中心中的作业价值核算进行基本分类,以市场的观点来计算成本中心的作业价格,调整作业类型以反映出成本的变动,因此可以在作业类型上来进行成本规划、成本控制、成本核算。

U8在确定成本中心的基本核算要素上,还是部门的概念,限制了成本管理的纵向深度,企业不能做到从根源上控制成本。

º产品成本核算差异。

SAP 基于业务活动进行成本核算,从研究与开发、原材料管理与生产、一直到销售计划与推销活动,确保成本被尽可能精确地记录与分摊。

U8在设计思路上还是在遵循传统成本计算方法的实现,提供品种法、分步法和分批法的核算以及标准成本的核算。

»财务报表及报表分析差异。

SAP的财务报表模块融合在总账模块中,需要对一些报表进行客户化才能满足中国用户需求。

SAP的获利能力分析模块提供了企业管理需要的各种分析报表,无论是从产品面去分析哪种产品的获利能力最强,还是从产品构成上去分析利润的来源都变得及时而又简单。

在财务报表的处理上,U8的总账模块与财务报表模块是各自独立的,它提供了完全满足我国政府及各级财务部门需要的财务报表,U8的UFO强调提供灵活的财
务分析功能。

3差异原因分析
3.1管理思想的不同
SAP与U8比较,SAP更符合国际先进的管理思想,国外ERP 管理理论先后经过了物料需求计划(MRP)、制造资源计划(MRPII)和企业资源计划(ERP)等几个阶段,SAP继承了ERP的管理思想,将先进的管理理论、企业建模理论等应用在企业管理系统设计中,又充分考虑了国际惯例的需要,功能比较周全。

SAP在长期的实践中赢得了许多用户,这些用户多为国际上各个行业处于领先地位的企业,有较高的管理水平和丰富的管理经验。

SAP吸收了世界各个大企业集团的管理经验和管理模式,形成了不同行业实践的最佳方案,能够优化企业流程。

U8管理系统充分考虑了中国企业的各种实际情况和特点,更适合中国本土企业的传统手工操作方式,在U8管理系统的设计思想中体现的都是中国企业的特色,并没有包含很多先进的管理思想,在具体的业务流程处理上就会与国际上标准的业务流程存在着区别,在管理经验上还没有达到国际上的要求。

3.2发展阶段的不同
通过诺兰模型分析SAP和用友U8的发展阶段。

诺兰模型是美国管理信息系统专家诺兰
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