完整版物料采购制度

物件采买制度及流程
1.编制目的
为在提高企业物质采买效率的同时保证所购物质的质量和价格，从而降低生产成本，有效提高企业产品的市场竞争力，特拟订本制度。

2.合用范围
因生产、经营及办公需要采买的全部物件，包含生产性物料、非生
产性物料。

非生产性物料包含固定财富、低值易耗品及办公用品。

3.内容
3.1 物质申购程序
由需求部门依据业务、生产、使用状况的需求提出采买申请，并填写《物质采买申报单》，列出需采买物件清单，包含名称、规格、数目、预计金额、物件本源，供采买人员参照之用。

为保证采买周期，采买申请部门可提前将采买要求见告采买人员。

如是销售合同相关的采买，须注明销售合同号及项目名称。

3.2 请购申请的审批
部门负责人的审批：申请人在每个月25 日前将采买申请递交给部门负责人审批。

部门负责人有责任讨论该申请能否为必然的业务活动，有责任控制本部门的开销及业务活动的相关成本。

综合管理部的审批：对采买内容的必需性进行复核，有效控制
生产成本。

财务的审批：审查采买申请的预计状况，从财务管理的角度审
核采买的必需性及合理性。

采买人员审查：采买人员在收到请购单后，核对合同、库存、
采买周期及其余状况，对请购进行确认。

假如以为没必需采买(库房有存货 )或采买项目存在不合理之处，要求申请部门进行相应改正。

于每个月 28 日报常务副总及总经理审批：总经理对采买申请进行
最后审批。

目前企业的办公用品、商场非油品、劳保用品、维修配件、智能设备、配件等由申购部门填报《物质采买申报单》后交综合管理部复核，由
综合管理部依据年度办公用品分配计划确认能否应当采买后报常务副
总审批；成品油、天然气的采买由市场部直接报总经理审批后履行；
工程投资、采买由投资部直接报告总经理审批后履行。

3.3 预购物质询价与采买程序
采买人员获取经过审批的《物质采买申报单》后，由采买小构成员负责向 3 家以上供应商询价，除非是独家垄断产品。

采买时应优先选择合格供应商，充分考虑质量、价格、售前售后服务质量等相关要素，并逐渐建立起合格供应商档案。

企业财务工作人员在接到采买部门的询价报告后，对付所购物件进行市场询价与核实；从而保证企业以尽可能以低的价格获取高质量的产品。

3.4 请购物件的改正
请购部门若对采买计划发生改正，应重新填写请购单，按采买流程履行。

如因采买物件缺货而发生采买变化，由采买人员及时见告申请部门，协商后要改正采买内容，则重新填写《物质采买申报单》，此后按采买流程履行。

3.5 入库、查收程序
采买的物件能否到货由采买人员负责追踪，对于供应商交付到企
业及采买人员自行采买的物件，采买人员会同库房管理员依据对应请
购单或采买合同进行点收，核对物件的名称、规格型号、数目，经请购部门相关人员查收后入库。

入库单一式三联，此中记账联需每个月一次供应给财务部；在点收货物时，应注意检查物件随带的说明书、手册、软件光盘等相关技术资料，库房管理员应保留好供应商供应的保修单，以便需要维修或技术支持时，可及时与供应商联系。

3.6 采买付款
采买人员负责对采买物件的付款及报销，在申请付款同时需附经
同意的请购单。

报销金额在 5000 元(含)之内由常务副总审批，报销金额在 5000 元以上的需报总经理审批。

4.其余相关规定
4.1 物质采买人员在未获取总经理署名同意或明确同意的状况下私自
采买物件的，企业财务部在未获取领导的明确指示前将有权不予以报
销该笔开销，同时，企业将按规定对采买人员恩赐处罚；
4.2 采买物质的购买限时自接到经过审查的请购单开始计算，平时为1— 3 天之内必然采买完成；因特别原由未完成的，必然向主管领导
及时报告未完成原由
4.3 本制度将依据企业的发展及实质状况对其进行合时的校订与更新，
更新后的新增内容将成为受本制度拘束者自动恪守的行为准则；。