酒店文件档案管理制度

第一章总则
第一条为确保酒店文件档案的完整、安全，提高文件档案的利用效率，维护酒店
正常运营秩序，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店各部门及全体员工，涉及文件档案的收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节。

第三条酒店文件档案管理遵循以下原则：
1. 完整性原则：确保文件档案的完整性，不得遗失、损坏或篡改；
2. 安全性原则：采取有效措施，确保文件档案的安全，防止火灾、盗窃、水患等
意外事故；
3. 便捷性原则：简化文件档案的查阅手续，提高查阅效率；
4. 规范性原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规和酒店内部规定执行。

第二章职责与分工
第四条酒店设立文件档案管理员，负责文件档案的管理工作。

第五条文件档案管理员的主要职责：
1. 制定文件档案管理制度，组织实施并监督执行；
2. 收集、整理、保管酒店各部门及员工的文件档案；
3. 指导各部门建立健全文件档案管理制度；
4. 协助领导处理文件档案方面的有关事宜；
5. 定期检查、评估文件档案管理工作，提出改进意见。

第六条各部门负责人负责本部门文件档案的管理工作，具体职责如下：
1. 指导、监督本部门员工做好文件档案的收集、整理、保管工作；
2. 及时将本部门文件档案上报文件档案管理员；
3. 定期检查本部门文件档案的保管情况，确保档案安全。

第三章文件档案管理
第七条文件档案的收集：
1. 酒店各部门应将本部门在工作中形成的文件、资料、图片等及时报送文件档案管理员；
2. 对具有保存价值的文件档案，应按照规定进行归档。

第八条文件档案的整理：
1. 文件档案管理员根据文件档案的性质、类别、时间等进行分类、编号、立卷；
2. 对已立卷的文件档案，应进行详细登记，包括文件档案名称、编号、数量、保管期限等。

第九条文件档案的保管：
1. 文件档案应存放在通风、干燥、防潮、防火、防盗的专用档案室；
2. 文件档案的摆放应整齐有序，便于查阅；
3. 文件档案管理员应定期检查文件档案的保管情况，发现问题及时处理。

第十条文件档案的利用：
1. 酒店各部门及员工需查阅文件档案时，应填写《文件档案查阅申请表》，经批准后方可查阅；
2. 查阅文件档案时，应遵守档案室规定，爱护档案，不得随意涂改、损毁；
3. 文件档案管理员应定期统计文件档案的查阅情况，为领导决策提供依据。

第十一条文件档案的销毁：
1. 文件档案保管期满后，应按照规定进行销毁；
2. 销毁文件档案前，应进行严格审核，确保文件档案的完整性和安全性；
3. 销毁文件档案时，应采用焚烧、碎纸等方式，确保文件档案的彻底销毁。

第四章附则
第十二条本制度由酒店文件档案管理员负责解释。

第十三条本制度自发布之日起施行。