物资供应管理办法

物资供应管理办法
第一章总则
第一条为了加强******公司（简称公司）物资供应管理，充分发挥物资采购的集团化优势，降低成本，提高效益，更好地为企业生产服务，依据**公司有关企业制度，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条公司物资供应管理工作的总体原则是管供、管用、管节约, 采购形式为“统一采购、统一结算, 集中采购、分别履行,总额控制、自行采购”方式，公司从物资的管理制度、计划审核、采购价格、入库验收、仓储管理、消耗管理、岗位人员等方面进行统一管理和监督。

第三条本办法所称供应物资包括：生产或业务所需的外购原料、燃料、包装物、辅助材料、备品备件、进口物资、车辆和工程机械的配件等。

各种设备、办公用品等暂不在此列。

第四条采购部有权对各子公司采购部门的工作人员提出调整的建议，同时各子公司供应处负责人及主管接受采购部的管理和考核。

第五条根据各子公司的物资供应特点，物资共分为原燃材料、辅助材料、备品配件、汽车配件等四大类；具体采购方式分为统购和自采。

第六条各子公司的物资管理部门均应参照本办法和相关的规
定，建立一系列程序文件明确各级、各类人员的职责，权限和相互关系，使物资供应管理工作得到切实加强。

所有物资供应制度要报采购部审批。

第二章职责与权限
第七条主要职责分工与权限
1、采购部的职责
采购部是公司物资供应的综合管理部门，行使对宏观经济政策研究与分析，规划物资专业管理模式、专业体系建设、供应队伍建设和物资供应市场建设，参与新建及重组项目的资源调查与论证。

制定并执行统一的专业管理制度、采购标准与考核评价体系，通过采购预算与定额指标的管控，发挥信息中心、采购决策和统购物资调度中心的功能，按照统分结合，适能授权的原则，采取“统购和自采”相结合的管理方式，明确界定采购部和子公司的供应业务范围、职责和权限，实现效益的最大化，实现管理转型。

2、技术专业及相关专业部门的职责
公司各技术专业及相关专业部门，负责为公司物资管理专项制度、技术标准与业务规范的制定与执行，为相关专业问题的解决提供专业支持与技术保障。

4、子公司的职责
子公司是物资管理的主体，在采购部的指导下，负责制订完善本
公司内部物资供应管理制度和操作规程，切实做好管供、管用、管节约工作，持续提高执行力。

第三章物资的分类及采购分级管理
第八条物资分类
一、大宗原燃材料
1 原煤：烟煤、无烟煤。

2 石膏：天然石膏、工业石膏。

3 铁质材料；硫铁矿渣、硫酸渣。

4 硅铝质材料：粘土、砂岩、页岩。

5 混合材：粉煤灰、水渣、煤矸石、矿渣、石灰渣、碎石、瓜子片等
6 石灰石（外购）；
7 包装材料：编织袋、涂膜袋、复合袋、集装袋；
二、辅助材料
1 金属
2五金
3轴承
4工具
5劳保用品
6电气材料
7耐磨材料
8火工材料
9建材
10化验药品
11标准件
12杂品
13化工
14水暖器材
15耐火材料
16润滑油脂
17电缆
18燃油
三、备品备件
1国内电气自动化备件2国外电气自动化备件3国内机械备件
4国外机械备件
四、汽车配件
1矿用车辆备件
2轮胎
3工程机械配件
4其他
第九条采购分级管理
公司物资采购坚持公正、公平、公开透明，权力制衡的原则，坚持效益优先兼顾效率的原则，实行统购与自采相结合，根据不同的职责分工与流程分为五类。

一、统一采购物资：即由采购部统一订购、统一结算的物资。

具体包括：
1 大宗原燃材料：原煤
二、集中采购物资：即由采购部集中订购、分别履行的物资。

具体包括：
1、耐火材料（耐火砖、浇注料）、耐热耐磨材料（钢球、钢锻、
锤头、挂
片篦板、衬板）。

2、天然石膏
3、水泥包装物；
4、润滑油；
5、进口轴承；
6、输送胶带；
7、基建工程材料；
8、劳保用品：安全帽、工作服、劳保鞋；
9、大型、通用设备备品配件，单件价值5万元以上的关键部件；
10、水渣；
11、标准砂
三、自行采购物资：即除统一采购、集中采购外的物资，由采购部审认价格、各子公司自行采购、自行结算的物资。

具体包括：
1、混合材（水渣除外）；粉煤灰、煤矸石、炉渣、脱硫石膏、石灰石、矿渣粉
2、金属材料；
3、标准紧固件；
4、五金；小五金、水暖器材；
5、燃油：汽油、柴油；
6、小劳保：口罩、手套等
7、备品备件；
四、零星采购物资：指上述范围以外的其它物资，该部分物资由采购部统一核定资金总额，在总额内由各子公司自行采购，自行结算。

今后视用量变化情况，再作划分。

五、指定品牌采购物资：即采购部根据物资属性对部分物资实行指定厂家或品牌采购的物资，该部分物资由采购部统一指定品牌或厂家，由各分子公司自行采购采购、自行结算。

具体包括：
1、国产轴承
2、电缆电线（指生产、技改用）
3、化学药品
4、二类电器（设备未作具体要求的）
第十条具体到各类物资的采购方式，将由采购部、子公司根据市场形势、资源状况和管理水平，每年评定一次，形成具体的采购分
工，以“一厂一策”的方式明确采购权限。

但对当地采购成本不高于统购价或生产急需的小批量物资，在质量有保证的前提下，由子公司就近采购，合同报采购部备案后办理结算。

为增加采购的透明度，提高采购质量，采购部可根据市场供求关系，会同用料单位、其它业务部室的专业技术人员参与或组织统一采购与集中订购物资的采购活动，同时必须严格各分子公司按照采购部原燃材料旬报表、备品配件月报表的格式上报相关材料购进、库存情况，以便采购部准确及时的掌握各分子公司库存及采购情况。

第十一条备品配件设专项管理，按照《****公司备品配件采购作业指导》及《统一管理备品备件管理办法》，认真贯彻执行。

第十二条各单位要积极配合公司做好大宗物资的统管工作，为完善物资的集中采购管理，有义务负责解决在物流工作中出现的各种问题。

第十三条采购部不定期组织人员对各分子公司物资采购的质量、价格、数量、合同执行情况、数据统计、仓库管理等内容进行检查评估，发现问题及时处理。

第十三四条根据生产实际情况，部分大宗统购物资可采用授权自购的模式，但必须要提交有关申请表，并经过公司分管领导批准后才能实施采购。

统购物资自购申请表格式见附件1。

第十五条各子公司于每周五将上周实际购进的主要原燃材料质量、数量、价格、供货、库存单位统计上报采购部。

第十六条采购部负责公司物资供应的协调、监控，解决急需配
置的物资调配问题，确保公司生产正常进行。

第十七条采购部每月召开一次工作会议，各单位汇报上月完成工作计划、采购执行、价格质量、库存消耗等情况，安排部署下月工作计划及重点工作的实施方案。

经过交流物资管理经验，达到信息、资源共享。

第四章供应计划的编制和管理
第十八条年度物资供应计划
年度物资供应计划是制定财务预算和建立物资供应保障体系的基础，是用料计划和采购计划制定与执行的依据。

1、编制依据
①国家相关政策及市场环境因素预测；
②年度生产经营目标；
③主要原燃材料中长期供应市场规划；
④专业管理委员会制订的工艺配比参数；
⑤消耗、储备的历史数据及三至五年考核指标。

2、编制方法
①采购部会同各子公司在对计划年度内国家相关政策及市场环境因素预测的基础上，以保供为前提，合理储备主要原燃材料，从严控制辅材和工矿配件储备定额，充分利用社会资源，优先使用闲置积压物资的原则，明确计划编制的具体要求。

②各子公司根据下发的计划编制思路和具体要求，以下年度产销目标、工艺物耗配比参数和检修计划为依据，结合年末库存情况及历史上的先进指标，制订下年度的物资供应计划。

③采购部结合主要原燃材料中长期供应市场规划和子公司上报的年度物资供应计划，制定大宗原燃材料的物流计划，主要物资的实物单耗定额，以及包括寄售物资、区域储备和子公司库存的储备方案，评定并下达各子公司的年度物资供应计划。

第十九条月度物资用料计划
物资用料计划是物资供应与核销的依据，也是采购计划制定与执行的前提。

1、编制依据
①生产与维修的实际需求；
②实物检测值与更换标准；
③年度预算及分解后的消耗控制指标；
④可修旧利废及节约代用情况。

2、编制方法
①由现场用料部门或岗位本着节约使用的原则，按各类物资计划申报周期的要求，列明产品名称、规格型号、计量单位、材质、用途、数量、到货时间等内容，若有特殊要求的物资还需提供样品、图样、生产厂家等资料进行用料计划的申报。

②由子公司分管领导组织召开计划评审会，对用料计划进行论证与评审，形成可追溯的审定意见。

第二十条月度物资采购计划
物资采购计划是物资实施进货的依据，也是采购合同签订与执行的前提。

1、编制依据
①国家相关政策及市场环境因素预测；
②物资用料计划；
③物资实物库存；
④买卖合同；
2、编制方法
①子公司采购部门汇编各用料部门经计划评审会审定的用料计划，核减本公司仓库及现场所存物资和公司或区域所提供的闲置积压物资，核库要具有可追溯性。

②在完成核库后，依据采购合同和性价比从优的原则，编制月度（或下一周期）的请购计划，经子公司供应负责人和分管领导审批。

③由采购部统一调配的物资需在每月25日前或规定的采购期限内报送采购部，采购部依据采购物资的订购周期及运输环境、公司可供调剂的库存及在途资源、市场价格变动及经济订购批量和限量采购物资的年度计划执行情况等因素，于每月30日前将采购部分管领导核定和部长批准后的采购计划，下达给相关的采购管理人员执行采购，同时，将计划的审批结果反馈给各子公司。

其它物资则按轻重缓急，在核定的额度内自行执行采购或组织调运。

对超出年度消耗定额或须超出合理储备量的物资请购计划，子公
司需提出申请，说明原因，经采购部审批后，报公司分管领导批准，方可执行采购。

④各子公司申报的紧急物资采购计划，经子公司领导审批后，可先行采购，但需分析原因，明确责任。

第二十一条采购部门在采购计划基础上根据市场行情，合同价格编制采购资金计划。

第二十二条计划编制具体操作参见《物资供应计划编制》。

第五章物资采购管理
第二十三条采购前的准备：采购管理人员根据物资采购计划，对需求的各类物资的市场分布、生产厂家、价格及其变化趋势等进行综合性的调查、分析、论证，进行采购前的准备工作。

采购部每年度组织各子公司进行一次主要外购原燃材料的资源普查，组织新建子公司进行区域性物资资源和运力的调研，必要时进行专项市场调查。

修改完善《主要原燃材料中长期供应市场规划》，帮助新建子公司制定《物资供应方案》，形成专业保障体系。

第二十四条按照公司《供应商管理暂行规定》规范供应商的开发、选择、控制与评审，持续优化并稳定供应渠道，防范经营风险。

供货商资信审查：对经市场调查后选定的各类物资供货商进行资信审查，包括但不限于民事资格、经营范围、注册资本、生产与技术水平、履约能力与企业信誉、产品质量和体系认证等方面，以确定是否具有合同履约能力和独立承担民事责任的能力。

建立重要物资供应商准入制度。

耐火耐磨材料、运输带、电缆、桥架、润滑油和火工材料等重要物资的生产或经销企业，由采购部组织相关专业部室和专家审定，在采购时严格执行。

第二十五条供货商的确定
1、原则上对所有物资实行招议标采购，力争大宗原燃材料实现厂矿直供并建立中长期合作关系。

①采购部门会同相关部门成立招标组，原则上由招标组织单位的主要或分管领导任组长。

由招标组拟定投标资格厂商，起草买卖合同的技术和商务文本，并根据情况报相关部门进行资格认可，同时，通过采购部在( 公司网站)网上发布采购信息,拓宽采购渠道。

书面邀请所有具备资质的厂商参加投标，若出现应邀单位主动放弃投标的，原则上需取得该单位的书面确认函，实际投标单位不得少于三家；
②招标组成员参与开标和评标，采购部可组织或参与子公司的招议标。

实到的招标组成员不得少于五分之四，在现场开标前，应讨论通过本次评标的原则，通报对原供应商的评审意见，并在查验标书的真实性或密封完好后，进行集体评标，必要时，再与部分投标单位作进一步议标，议标组成员及负责人由招标组集体商议并报招标组长确定，议标谈判、厂商提供的报价及承诺函等书面材料必须提交招标组，由招标组最终议定中标侯选单位；
③评标结束后，编写招议标情况汇报。

采购部组织的招议标，报公司分管领导和总经理审批，子公司组织的招议标，经子公司主要负责人审批后，报采购部审批。

2、对不能实行招标采购的物资，需按货比三家、质量先行、效益优先的原则，会同相关部门一起与供货商进行谈判并保留谈判记录，在争取到最有利于我方的合同条款及合同价格后，形成合同评审意见。

采购部形成的合同评审意见报公司分管领导和总经理审批，子公司形成的合同评审意见报子公司主要领导和采购部审批。

第二十六条依据会签和审批后的评标报告或合同评审意见，签订合同。

子公司签订的合同在三日内通过公司内网报采购部备案，采购部签订的合同在一周内将原件传递到子公司。

由子公司根据批准的招议标情况汇报，与供应厂商签订买卖合同。

第二十七条根据已签订的合同条款监督卖方对合同的履行。

子公司应依据合同及时卸货、验收和入库，依据验收情况和合同相关条款进行结算付款。

及时处理合同执行过程中发生的相关事宜。

第二十八条合同的变更或解除的权限与程序和合同签订时相一致。

履行未定价的渠道招标合同或采购招标合同外的品种时，仍需货比三家，形成合同评审意见，按合同签订程序签订协议。

第二十九条结算程序
1、统一采购、统一结算的物资利用南昌和信贸易公司平台统一结算。

各分子公司在接收物资并对物资进行验收入库后，将物资结算单原件（样式见附件3、4、6、7）及化验单及时递交采购部（进场计量单由结算部门留存，物资结算单需经分子公司采购部门、财务部门审核签章，总经理审批），采购部收到物资结算单后制作和信贸易公司结算单，经采购部负责人、和信财务、****公司财务、****公司
总经理审核后，交和信贸易公司办理结算手续，由和信贸易公司给接收物资的分子公司开具相关结算票据，分子公司接收结算票据后30内将货款支付到和信贸易公司。

2、统一采购、分批履行的物资由各分子公司填写物资结算单后附化验单（样式见附表5、8）经采购部门、财务部门、采购部审核、分公司总经理审批（备品配件还需使用部门审核签章）后自主办理结算手续。

3、自主采购的物资由各分子公司填写物资结算单（样式见附表5、8）经采购部门、财务部门、分公司总经理审批（原材料还需指控部门审核签章，备品配件还需使用部门审核签章）后自主办理结算手续，无需上报采购部。

4、统一结算物资由采购部依据合同及财务部审定的当月用款计划办理汇款申请。

5、子公司要及时按采购部采购合同和使用部门的验收报告等，办理付款。

因故不能按期付款的，子公司要形成书面报告报财务部和采购部，避免因付款不及时导致供应中断或影响对其它子公司供货，甚至产生法律纠纷。

每季度至少与供应商进行一次帐目核对，尤其是合同履行中的扣款扣量、定金、质保金和预付款支付等事项，必须明确责任人及时清结并归档相关书面材料的原件，确保资金安全。

6、采购物资付款必须依据买卖合同、用款计划及公司财务部门制定的审批程序执行，质保金的支付，必须经使用单位验证整个使用情况，逐级评审，依据合同核付，建立责任追究制。

第三十条在实施采购中对所购物资要确保质量，从源头抓起，包括装车、途中运输、进厂复检、验收等一系列措施。

第三十一条各单位采购时均应按计划、按合同约定质量、价格、数量进行采购，凡不按采购程序购进或马虎大意盲目采购造成错购、重购或购进不符合要求的假、冒、伪、劣产品，一律不予结算，由此造成的损失，责任单位必须查明原因，追究责任，做出处理，并将处理结果上报采购部。

第三十二条采购方式的选择应根据具体情况办理，采购市场价格竞争激烈，市场资源丰富的物资可采用招标采购或者竞争性谈判采购；对市场资源稳定的物资可采用询价采购的方式；对生产急需物资采购用应急采购模式。

第三十三条统购物资采购程序严格按照或参照《****公司物资询价采购工作细则》、《****公司物资招标采购工作细则》、《****公司物资竞争性谈判采购工作细则》、《****公司物资应急采购工作细则》执行，其它类物资采购，各分子公司可根据实际情况参照执行。

第三十四条统购材料的主供厂无法保证供应，需辅供厂供应时，报采购部批准。

特殊情况需在主辅供应厂以外厂家采购时，需报采购部批准。

在采购合同执行过程中，因市场影响或特殊情况，采购价格发生变化时，需报采购部批准。

第六章合同的签订和管理
第三十五条公司所有合同必需依据《合同法》签订执行，确保
所签合同的真实有效，合同其它事项和编号编制规则参见《****公司合同管理办法》。

第三十六条各子公司采购部门负责合同的签订与实施，合同签订前必须要按各级领导权限进行合同评审会签，填写评审记录表（表格样式见附件）。

第三十七条物资主辅供应厂供应协议会签后由公司采购部签订，并负责协议签约后的监督管理工作，确保协议在实施过程中公开、公正、公平，切实维护公司利益及每位权益人的合法权益。

第三十八条除零星采购外，各单位采购时均应签订采购合同。

应签订而未签订合同购进的物资，一律不予结算。

第三十九条特殊情况下，无法签订合同时，经单位分管领导批准，可草签供货协议书，但单位领导必须在供货协议书上签字，否则，财务不予结算。

第四十条对所需的特殊物资因技术含量高，签订合同时要由生产技术部门提供技术附件。

第四十一条合同资料整理完善后要有专人负责，进行系统地整编、归类、建档工作，所有合同都要登记并建立合同台帐，对合同执行情况进行记录。

第四十二条合同签约后交财务备案，做结算支付的依据。

第七章物资验收管理
第四十三条子公司负责对到厂物资的接货和数量、质量验收。

按公开、公平、公正透明的原则规范验收行为，采购部门和采购人员要及时处理验收中出现的问题，重要物资的检测报告需上报采购部,切实维护公司利益和商誉。

第四十四条原燃材料的验收
从事原燃材料进厂或中转验收的部门与人员必须严格遵守公司的外购原燃材料验收管理相关的管理规定，认真履行职责。

1、原燃材料到达各子公司后，收货单位装卸部门应在半小时内通知本单位采购部门和质检部门，质检部门接到到货通知后应立即前往取样化验。

2、对指标不符合合同要求的产品，质检部门应立即通知卸货部门停止卸货或卸下后单独堆放，同时进行复检并反馈采购部门处理。

必要时采购部门通知卖方在合同规定的期限内，尽快到达现场共同取样封存，送法定机构检验，所发生的费用由责任方承担。

3、在原燃材料供应紧张或遇到不可抗拒的自然灾害，不能满足供应时，为保证正常生产，经品质部门同意，对部分虽然不合格，但经过处理可以使用的产品按照ISO9000标准中的紧急放行办法，各子公司应及时组织卸车(船)，确保生产需求，有关程序从简。

4、各子公司采购部门每日将本单位所收到的原燃材料到货、验收及库存情况输入原燃材料物流及验收信息集散系统或填写快报，以便采购部及时了解物资的到货情况。

5、统购物资到货的数、质量存在异议时，采购部在接到各单位
通知后立即同供应厂商联系及时处理，相关部室与子公司积极配合，在一周内将处理情况书面通知相关单位。

第四十五条其他物资的验收
1、对于待验收入库的物资，需依据采购计划单、合同、货物运单及明细码单、货物转运单等单据，由保管员与采购员对实物的数量和外观，逐项进行当面核对、清点，并按规定的项目做好验收记录。

若采购员不能到场验收，应由分管计划员参与验收。

对于有特殊技术或专业要求的物资，用料单位相关技术人员必须参与验收。

2、质量检验可根据物资的不同类别和要求采取直观检验、工具检验、化验或试验、试用以及送法定检验机构检验等办法。

凡是质量、型号规格、数量和供货单位等与采购计划或合同不符的，不得办理验收入库手续；凡是需由轨道衡、地中衡过磅计量的物资，在验收时需凭司磅员签字的过磅码单，才可办理入库验收手续。

物资数量不符，差额在规定标准以内的可按实际数量入库，超出规定标准的作出记录，提交计划采购人员或有关领导处理。

第四十六条子公司在物资验收时，发现质量、数量或名称、规格不符合合同约定后，要尽量保护好现场，并在合同规定的提出异议的期限内，及时通知供应厂商和有关部门，并取得供应厂商对不合格事实的书面认可，以便采购部门能在短时间内处理完毕；对实物已到库，必要的验收凭证未到的物资，应卸车登记，妥善保管，待凭证送达后补办手续。

第四十七条物资验收的时限要求：少量物资当场验收并登记入。