高校重特大事件档案收集工作研究

档案工作
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2023/9（下）总第419期
高校重特大事件档案是指高校组织应对已发生的可能造成严重社会危害的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件、网络和信息安全事件、重大考试安全事件、学生工作管理等突发事件所形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等各种形式的历史记录。

2022年9月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《关于加强重特大事件档案工作的通知》，对进一步加强重特大事件档案工作提出要求[1]。

作为学校各载体档案的保存、利用和管理部门，高校档案管理部门在高校重特大事件档案的收集工作中应承担起相应责任，切实保障学校重特大事件档案的完整、安全和有效利用，更好地服务于学校的决策治理。

一、高校重特大事件的类型
（一）自然灾害事件。

包括暴雨、洪灾、山体滑坡、暴雪、地震等因素引起的校舍坍塌、校园淹没、道路阻塞，造成灾害或次生灾害，引发财产损失、人员伤亡等后果的自然灾害事件。

（二）事故灾难事件。

包括教学和学生生活区域突发火灾、建筑物倒塌、跑水、漏电、燃气泄漏、踩踏、校园恶性交通以及组织外出实习、参观、考察时突发的公共安全事故。

（三）公共卫生事件。

包括学校内突发的传染性、流行性疾病，食物中毒，群体性不明原因疾病等公共卫生事件。

（四）社会安全事件。

包括校园内外涉及本校师生的盗窃抢劫、聚众闹事、打架斗殴、犯罪分子持械凶杀等影响校园和社会稳定的事件。

（五）网络和信息安全事件。

包括蓄意制造、传播有害程序，或是因受到有害程序的影响而导致的网络安全事件，以及信息系统信息被蓄意篡改、假冒、泄露、窃取等导致的网络安全事件。

（六）重大考试安全事件。

包括由于各种原因考场不能按时按期开考、或在命题、印刷、运输、考前保管等环节发生试卷被盗、丢失等原因造成泄密、漏题事件，以及其他扰乱考试公平、公开秩序的考试安全事件。

二、高校重特大事件档案收集范围
高校重特大事件档案的收集工作应该贯穿重特大事件发生的整个过程，其收集范围应当涵盖能够完整、真实反映重特大事件从发生、发展再到应对处置、事后恢复重建过程中的各种类型和各种载体的信息。

具体包括：1.针对重特大事件的领导指示、批示、讲话、报告，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结以及院长办公会、党委会会议记录、纪要，奖惩材料，大事记，宣传报道及各单位按照分工形成的其他文件材料等[2]；2.重特大事件处置过程中相关责任部门在各个环节形成的一系列文件材料，包括事件处置过程中的个人记录、笔记、资料等稿本；3.照片、录音、录像等记录重特大事件发生、发展以及处置应对过程的声像档案；4.事件处理过程中涉及的业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息等；5.其他在高校重特大事件产生、发展以及应对处置、恢复重建过程中具有保存利用和查考价值的文件材料。

三、高校重特大事件档案收集的意义
重特大事件档案的收集工作是档案资源管理、利用和编研的基础，因此做好高校重特大事件档案的收集具有重要意义。

（一）优化馆藏结构，丰富高校档案资源门类。

做好高校重特大事件档案的收集工作，在很大程度上可以丰富学校档案资源馆藏，优化学校馆藏结构，提升馆藏质量和内涵，使高校在除党群、行政等常规档案门类外，
高校重特大事件档案收集工作研究
文/西安音乐学院党政办综合档案室
李朝环
【摘要】高校重特大事件档案是高校档案资源中的重要组成部分，因其形成原因多样且有不确定性，决定了高校重特大事件档案资源具有类型复杂、材料分散、收集滞后、载体单一等特征，在一定程度上给收集工作增添了难度。

因此，在此类档案收集过程中应充分发挥高校档案管理部门制度建设、统筹协作和监督指导职能，遵循科学的工作原则和方法，明确收集范围，不断提升档案管理部门在应急环境下档案的收集能力，确实保障高校重特大事件档案的收集工作高质量完成。

【关键词】高校档案；重特大事件；档案收集
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建立起特色档案专卷，推动学校齐全、完整的档案资源体系的建立，实现档案资源的应收尽收，应管尽管。

（二）服务学校决策，发挥档案资政育人作用。

高校档案管理部门作为高校文献信息服务中心，为高校的决策治理提供必要的信息支撑。

重特大事件档案作为高校重特大事件从发生、发展到处置、重新恢复的全过程记录，具有总结经验教训、警示未来的重要意义，为决策者正确、迅速的决策提供参考和依据。

如学校实验室事故处置档案可以为日后及时科学地处置实验室事故、降低损失以及实验室恢复重建等方面提供重要查考依据。

（三）建设校史档案，书写高校记忆。

高校重特大事件档案以档案为载体，记录了学校发展过程中的一段历史，一段记忆。

如在抗击疫情期间，党员干部身先士卒，积极报名，为隔离点的考研学生送考上门；辅导员爱生如子，深夜陪护学生就医；广大同学志愿服务，为生病的同学带饭带药。

这些档案材料构成了学校难得又宝贵的校史，书写着属于自己的高校记忆。

（四）创新服务，拓宽高校档案管理部门服务范围。

高校重特大突发事件档案除了为学校决策和规划提供支持和参考，还可以丰富高校档案管理部门管理职能，拓宽高校档案管理部门服务范围[3]，为学校师生提供除档案查询、档案证明以外多种形式的档案服务。

如在“6·9国际档案日”期间，举办讲座或宣讲会，利用重特大事件档案，为师生提供应对自然灾害、突发事故等突发事件的基本知识普及；为二级学院及部门提供日常教学及科学研究的案例支撑。

与此同时，倒逼高校档案管理部门加强重特大事件档案资源的进一步开发和利用，面向校内师生和社会公众，满足不同主体对档案资源的需求，实现档案资源的“走出去”和“活起来”。

四、高校重特大事件档案收集工作存在的问题
（一）重特大事件类型具有复杂性。

每一类事件由于形成原因、发展趋势、造成结果不同，档案收集侧重点也不尽相同。

而每一类事件应对处置的牵头部门不同，因部门职能各异，也导致收集工作的内在规律难以把握，收集范围、归档时间和立卷方法都具有实时性和动态性[4]，需要档案管理部门不断明确分类和归档范围、调整收集策略，大大增加了业务指导的难度。

（二）收集材料具有分散性。

由于重特大事件的发生具有不可预测性，因此重特大事件档案的形成主体也相应地具有复杂性和多元性，导致重特大事件档案材料往往会分散在不同部门和主体手中。

例如高校疫情防控类档案、决策性文件、会议记录纪要等一般由学校党政办公室收集；学生管理、健康监等文件一般由学工部门收
集；校园消杀、师生生活保障相关材料一般由后勤部门
收集，每个部门由于其职能不同，在抗疫过程中形成的
材料记录都具有独特性，从而导致高校重特大事件档案
资源具有离散性和分散性。

因此，在对重特大事件档案
进行收集时，便会面临由于主体多元、材料分散而无法
全面、迅速收集所有档案的困境。

（三）收集存在滞后性。

一方面，重特大事件的不可
预测性会导致重特大事件档案在收集过程中存在滞后性，这类事件往往都是突发形成，因此从了解事件发生原因、
发生情况到处置应对都需要一段时间进行部署。

当高校
档案管理部门接收到收集重特大事件档案的任务时，往
往是事件已经发生，领导决策已经做出并开始执行，甚
至事件已经处置完毕开始收尾工作之时。

另一方面，收
集的滞后性也与档案管理部门自身处境有关，档案部门
往往处于“边缘”地位，工作定位比较模糊，在有重特
大事件发生时，事件的处置是重中之重，而资料的收集
无法被同时兼顾。

如发生重大自然灾害时，决策者的精
力和关注点会都集中在救人和重建方面，若此时追着各
个责任部门让做好档案的收集整理会显得不合时宜。

因此，档案人员只能通过回溯、转述等方法收集档案信息，使得收集工作不仅滞后，收集到信息的准确度也会大打
折扣。

（四）收集内容和载体过于单一。

高校重特大事件档
案以照片、视频等声像类档案居多，主要原因在于档案
管理部门不能随时掌握重特大事件处理进展情况，多以
公开征集的方式作为档案收集补充途径，征集到的往往都
是师生自己掌握的照片、视频材料，与声像档案相比，事
件处置过程中各环节形成的文件材料收集难度较大，步骤
也较为烦琐，因此收集数量也相对较少。

五、高校重特大事件档案收集工作实现路径
高校档案管理部门在高校重特大事件档案收集工作中，应充分发挥制度建设、统筹协作和监督指导职能，提升应急环境下档案收集能力，在重特大事件发生时主
动介入，从相关记录材料形成的源头抓起，确保原始材
料的齐全、完整、真实、可靠，能够全面地反映重特大
事件的原貌和整个发展过程[5]。

（一）发挥制度建设职能。

高校档案管理部门应依据《关于加强重特大事件档案工作的通知》，结合本单位工
作实际，加强建立并完善高校重特大事件档案收集、管理、利用工作规范，制定高校重特大事件档案的归档范
围和保管期限，把档案工作纳入学校重特大事件应急预
案和应急管理体系中，把重特大事件档案的管理纳入学
校制度化、法制化发展的轨道。

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（二）统筹协作，构建跨部门联合收集工作小组，加强档案管理部门与各相关部门间的联系。

根据重特大事件的形成特征、界定范围以及高校常见重特大事件类型，设立以下专项工作小组：
1.后勤保障及应急处理档案工作小组组长：后勤处负责人
责任部门：后勤处、档案管理部门
主要职责：负责自然灾害、跑水、燃气泄漏、漏电、危险品污染、校园疫情、食物中毒等造成财产损失、人员伤亡的应急事件的档案收集、整理与移交工作。

2.校园安全档案工作小组组长：保卫处负责人
责任部门：保卫处、档案管理部门
主要职责：负责火灾、爆炸、校园恶性交通、盗窃抢劫、打架斗殴、持械凶杀等影响校园稳定与安全的应急事件的档案收集、整理与移交工作。

3.学生安全保障档案工作小组组长：学工及研究生处负责人
责任部门：学工部、研究生处、保卫处、档案管理部门
主要职责：负责危害学生人身安全及身心健康等应急事件的档案收集、整理与移交工作。

4.网络和信息安全档案工作小组组长：信息化处负责人
责任部门：信息化处、档案管理部门
主要职责：负责网络环境安全相关事件、网络与信息安全事件的档案收集、整理与移交工作。

5.重大考试安全档案工作小组组长：教务处及研究生处负责人
责任部门：教务处、研究生处、学工部、招生处、档案管理部门
主要职责：负责各级大型考试在准备阶段、实施阶段以及收尾阶段发生的应急事件的档案收集、整理与移交工作。

6.舆情管控档案工作小组组长：宣传部负责人
责任部门：宣传部、档案管理部门
主要职责：负责突发事件的舆情管控相关档案的收集、整理与移交工作。

（三）理顺档案收集与应急处置间关系，发挥高校档案管理部门监督指导作用。

一方面，理顺档案收集与应急处置间的关系，树立及时介入的意识。

重特大事件发生时，救人、减少损失、恢复重建是第一位的，因此，要以坚持应急处置第一为前提，在收档与应急处置有冲
突的情况下，收集工作必须让位于应急处置，并采取事后补救的办法最大限度的完成档案的收集工作；在收档与应急处置不冲突的情况下，高校档案管理部门要积极主动提出档案收集规范和要求，主动争取档案收集所需资源和材料，及时派出档案人员前往事件发生的中心地方，通过摄影、采访等形式主动采集档案资源，靠近一线收集档案。

另一方面，主动上门指导相关责任部门兼职档案员对于重特大事件档案的收集、整理工作，及时查漏补缺，规范重特大事件档案的立卷、编目、著录工作，发挥高校档案管理部门的监督指导职能。

（四）提升高校档案管理部门应急环境下档案的收集能力。

一方面，高校间应加强重特大突发事件档案收集工作研究和交流，对于收集范围及保管期限、收集流程等互相学习并共享优秀经验，推动高教系统重特大突发事件档案收集工作意识和水平进一步提高。

另一方面，提前制定应急环境下档案收集工作预案，结合本单位机构设置和工作实际，明确组织机构职责及专兼职档案员职责、重特大事件档案收集范围、收集时间等内容，并不断调整和完善；同时，定期开展收集演练工作，在演练中推动专职和兼职档案员了解和熟悉重特大事件档案的收集范围、
流程和注意事项，锻炼现场指导、沟通和档案征集能力。

六、结语
随着国家对于重特大事件档案越来越重视，重特大事件档案的收集工作愈发重要。

作为高校重特大事件档案管理的基础，收集工作是最重要也是最复杂的工作环节。

高校档案管理部门应充分发挥其制度建设、统筹协作和监督指导职能，不断提升自己在应急环境下档案的收集能力，在重特大事件发生时，主动介入，全面收集，为高校记录并留存好这段宝贵的历史记忆。

【参考文献】
[1]中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强重特大事件档案工作的通知》[EB/OL].中华人民共和国中央人民政府，/xinwen/2022-12/12/content_5731572.htm.2022-12-12.
[2]刘薇薇.解读《脱贫攻坚档案和疫情防控档案归集工作实施方案》[J].兰台世界,2021(06):4-5.
[3]张宁,梁斯佳,刘焕成.面向重大突发事件的高校档案资源信息共享优化策略研究[J].北京档案,2022(10):27-29.
[4]范敏,冉朝阳,宋慧蓉.论重大突发事件档案收集的困境与策略[J].档案管理,2015(04):52-53.
[5]刘清生.高校突发事件档案建设面临的困境及对策[J].兰台世界,2013(26):92-93.
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