OneNote和PowerPoint：合璧后效果更佳！-OneNote-Mic...

OneNote和PowerPoint：合璧后效果更佳！-OneNote-
Mic...
Microsoft Office PowerPoint 2007 用于创建演示文稿，而Office OneNote 2007 则用于做笔记。

由于笔记是演示文稿中的一个必备要素，因此使用 OneNote 将有助于 PowerPoint 用户组织和共享信息。

令人惊讶的是，很少有 PowerPoint 用户会想到这一点。

OneNote 2007 中新增的功能之一是将文档和文件“打印”到OneNote 中的页面上。

利用“发送至OneNote”打印机，几乎可以从任意Windows 程序中执行此操作。

二者合璧的具体功效取决于发送到 OneNote 中的内容以及可对这些内容执行哪些操作。

本文内容
•结合使用 OneNote 和 PowerPoint 对与会者的好处
•结合使用 OneNote 和 PowerPoint 对演示者的好处
结合使用 OneNote 和 PowerPoint 对与会者的好处
最基本的一项好处是可以将 PowerPoint 幻灯片发送到 OneNote 的节中。

操作方法如下：在PowerPoint 中打开演示文稿并选择“打印”，然以在“打印”对话框底部的“打印内容”下拉列表中选择“幻灯片”，如下所示。

选择“发送至OneNote 2007”作为打印机。

选择要打印的内容。

如果单击“确定”，将得到当前演示文稿中每张幻灯片的正常大小的副本。

如果您是演示者，则可能需要这种尺寸的幻灯片。

但如果您准备在幻灯片上添加笔记，则可能需要打印较小的版本。

我发现“讲义”选项（每页4 张幻灯片）非常有用。

它为每张幻灯片打印的图片大小适中，不仅足以看清其中的内容并有大量的笔记空间，而且无需滚动多个页面即可查看完整的图像。

单击“确定”并让计算机进行处理。

一会功夫，OneNote 即会在
“未归档笔记”中创建一个新的页面，其中包含您的所有幻灯片图像。

朋友们，从这里开始，您将获得一种全新的笔记记录体验。

提示如果我希望将打印内容输出到不同的节中，该怎么办呢？在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“发送至OneNote”。

选择最后两个选项按钮之一可在当前节中打印笔记，选择第一个选项按钮和一个现有节可将所有打印输出放在一起。

现在，幻灯片已转到OneNote 中，您可以一边聆听演示者报告，一边在幻灯片上面添加批注。

如果您拥有 Tablet PC，那就更棒了。

您还可以使用手写功能来做笔记。

即使您没有 Tablet PC，也不必担心！用键盘创建笔记与用墨水记笔记一样简单。

您只需单击要添加笔记的位置，然后键入内容即可。

幻灯片将以全色打印到OneNote 中。

这对于查看幻灯片上的内容非常有用，但可能会妨碍您在幻灯片上添加笔记。

对此，我有两种解决方案：
•一是将文本颜色更改为与幻灯片背景形成鲜明对比的颜色。

如果幻灯片背景比较简单，那么这种方案足以让您看清自己的笔记。

•二是将文本的突出显示颜色更改为黄色或灰色，并确保文本颜色与之形成鲜明对比。

在我遇到的大多数幻灯片背景中，黄色和灰色背景都比较显眼，这样笔记也就随之突显出来。

提示您还可以选择以灰度将演示文稿打印到 OneNote 中，再使用彩色文本在幻灯片上添加批注。

操作方法如下：在“打印”对话框中，单击“颜色/灰度”下拉列表，然后选择“灰度”。

现在，您可以在页面上的任意位置创建笔记，这样便得到了一份可在演示后带走的虚拟讲义。

我们还可以更进一步，即对会议或演示录音。

请确保在得到会议负责人准许后再进行录制。

OneNote 会自动在笔记中添加标记，以确定单击标记时启动音频（或视频）的位置。

通过对演示录音，不仅能得到幻灯片和笔记，还可以记下演示者的具体话语。

演示完毕后，您还可以对幻灯片和笔记执行您从未想过的三种操作：搜索、复制和共享幻灯片文本和笔记。

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搜索笔记
在将幻灯片打印到 OneNote 中后，OneNote 会自动扫描并处理每张幻灯片的内容，以便用户搜索幻灯片上的文本。

为了演示其工作原理，我创建了一个简单的演示文稿并将它打印到OneNote 中。

在幻灯片进入 OneNote 后，我在幻灯片上做了一些笔记。

完成批注后，该幻灯片将如下所示：
将此幻灯片打印到笔记上，然后在OneNote 的搜索框中键入“批注”一词，OneNote 即会在该幻灯片中找到该词。

此次搜索会在此幻灯片上找到两个匹配项：一个位于幻灯片的图形中，另一个位于笔记中：
请注意，笔记中的副本以黄色突出显示，但幻灯片中的副本则以粉色突出显示。

这是为什么呢？这只是为了确保您可以看清这两处突出显示的内容。

而且还非常节省时间！
幻灯片内容和笔记将共存于一处并可以搜索。

如果您对演示进行了录音，音频笔记也将自动具备可搜索这一特点。

OneNote 将尽可能找到音频文件中的搜索文字，并根据包含该文字的录音突出显示距录音启动位置最近的标记所在的笔记。

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从幻灯片中复制文本
OneNote 2007 的搜索功能的确非同凡响，但接下来的一步会更让您惊叹不已。

在将幻灯片打印到OneNote 中后，您还可以指示OneNote 将某段文本内容从幻灯片中提取出来并复制到剪贴板上。

只需一个简单的右键单击操作，即可从图形中复制文本。

具体操作如下：在PowerPoint 打印输出中右键单击任一图像，然后单击快捷菜单上的“复制此打印输出页中的文本”。

这样会使OneNote 从图片中提取该文本内容，再将其放到剪贴板上。

现在，我可以根据需要将该文本粘贴到任意位置，比如另一个笔记页、电子邮件或文档中，甚至是其他程序中。

在我的幻灯片示例中，OneNote 实现了这样一种转换，即将
SmartArt 中的每个形状都识别为幻灯片上唯一的项目，再对内容进行相应地拆分。

我第一次看到这项功能时着实惊呆了。

我原本认为，不管形状如何，它只是按从右到左的方向读取文本。

但OneNote 要比想象中智能得多！
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共享笔记
在会议结束时，您便得到了这些全面而精彩的信息，包括演示文稿、笔记，甚至录音。

您可以根据需要找到与该会议相关的任何内容。

但如果有同事错过了这场会议，该如何是好呢？
不用担心！您可以通过电子邮件将笔记页发送给他人，从而与之共享笔记。

只需单击OneNote 工具栏中的“电子邮件”按钮，输入收件人，添加简介，然后单击“发送副本”即可。

这些人随即会收到您笔记本中的所有精彩信息！
如果将笔记本存储在共享驱动器上，您甚至不用发送任何笔记。

只需将笔记本的链接提供给同事，他们即可自行打开笔记。

除了查看您的笔记外，他们还可以在其中记下各种意见和问题。

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结合使用 OneNote 和 PowerPoint 对演示者的好处
如果您是演示者，则具有更大的权限。

在将PowerPoint 演示文稿打印到OneNote 中时，不仅可以打印幻灯片，还可以打印演示文稿中的备注。

这样，您就可以在笔记本中创建一节以任意标准格式显示的幻灯片和备注。

这里，我运用了一项技巧，即先将幻灯片打印到OneNote 节中，再添加备注，而不是在PowerPoint 中添加备注。

这样，我可以在同一个节中打印幻灯片和大纲，然后根据需要在每个幻灯片或大纲项目符号中添加备注。

通过创建包含这些信息的OneNote 节，我还可以根据演示文稿中动画的计划播放时间和位置创建一个路线图。

我创建的演示文稿通常不是彼此独立的，其中的一些幻灯片会链接到其他幻灯片或外部资源。

在将演示文稿打印到OneNote 中后，我还会在其中一个页面上创建一个表格，以说明哪些幻灯片包含链接
和触发了动画。

在极为复杂的演示文稿中，该表格可分为三列：
•幻灯片编号
•单击时会跳转至或启动动画的对象
•将以动画演示的目标或对象
从 OneNote 2007 起，我将可以链接备注与页面，甚至可以将目标说明设置为单击即可转至相关备注或页面的链接。

该表格不仅可以让我了解自己的内容，还提供了一个快速学习指南，让我了解演示的路线图。

如果我需要在演示期间引用外部文档，则也可以将这些文档放在OneNote 中。

只需在“插入”菜单上单击“文件”，然后将文档本身或文档的链接插入到备注中即可。

如果演示计算机不是准备时使用的计算机，该怎么办呢？这没有问题！您可以将笔记本文件存储在 USB 驱动器上并随身携带，也可以仅将该节另存为 .onepkg 文件包。

这是OneNote 2007 创建的一种特殊文件，其中包含整节内容以及嵌入的所有文档，可让您轻松地在计算机之间移动这些内容。

在运行演示文稿时，我几乎总是设置为在自己的屏幕上显示一组信息，而通过投影仪显示另一组信息。

我一直非常青睐PowerPoint 的“演示者视图”。

借助 OneNote，我可以在投影屏幕上运行演示文稿，而在我的笔记本电脑屏幕上运行 OneNote。

这样即可随时了解演示进度，颇为方便。

提示：若要执行此操作，请确保随身携带一个真实的鼠标，这会让操作更加轻松！。