文档一体化理论依据探讨

性 ，有 助于改革 与发展 文件 与档案工 作， 完善和提高文件 与档案学。
经典 的文件 生命 周期理 论发源并 首先流 行于欧美档案学 界。但 中国档 案界在 自己的工作实践 和理论探索过 程 中， 也与外 国 同行基本 同步（ 甚至有 所超前） 地发现 了相关 的运动规律 ， 提
建文件与档案学的进程 。这也就是文件 生命周期理论 中国化的过程。
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笔者认 为 ， 文件 生命周期理论 ， 即关于 文件｛ 档 含 案膨 成 、 运动过程及其 阶段 、 规律 、 特点 和相应 管理要
的” 。
《 浙江挡 ２ ２ 案》０ ． ０５
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文件与档案管理一体化 ， 简称文档一体化 ． 是信息
化、 数字化 、 网络化 背景下文件与档案工作发展 的大势
《 浙江档棠）ｏ２ ２ｏ． ５
值形态 的差异及其转化程度 ， 也可考虑其作用对象 、 目
的与范围的差异 ． 存在形式（ 台保管 单位 、 整体结构 、 存 放地点 等） 的差异等诸多 因素 。由于认识与把握上述依 据或标 准的侧重点有差异 ，出现 了对文件运动阶段的
信息资源管理理论 ，以前端控 制为特 征的档 案价值鉴定 理论，以来源原则
为核心的档案整理理论等。
一
、
文件生命周期理论夏其中国
化
系与 区别 、 共性 与个性 ， 是当代文件与
什么是文件生命周期呢？美 国档 档案学 的重要课题 。 ． ４对于具有不同特
案学者詹 姆斯 ・ － Ｂ 罗兹认为 ：“ 是指从
什么 是文件 生命 周期理论 呢 何 嘉 荪先生指 出 ； 文件从 其形成 到最 “ 后销毁或作为档案永久保存 ，经历 了
一
个完整的运动过程。研 究文件 的这 发展变化过程及规律的理论被称为
一
文件生命周期理论。” 换言之 ， 研究
文件运动全过程的演变规律 、阶段划 分、 各阶段特点与联系 、 以及相应管理 行为的理论，就叫做 文件 生命周期理
文件的产生 ，经过作为履行组织职能 的工具进行活动和工作 的阶段 ．一直
点 的各阶段文件 ，管理 和利用工作的
方式 、方法 等必须有的放矢 、有所 区 别 。强 化有 关工作与相应研究 的针对
到其现实效用 的消失 ，或者当其全部 使用 目的已经达到时， 对其 进行销毁 ． 或者因其具有永久保存 的价值 ，而把 它们作为档案 ．赋予新 的使命 的整个
多种划 分。 ． ３ 文件运动各阶段既相互联 系、 相互依 存 ， 有许 多共性 ； 叉相互 区 别、 相对 独立 ． 有各 自的特点与特殊运 动规律。充分注意和深入研究这些联
所趋。 文档一体化的理论依据 ， 当首推文件生命周期理
论。 此外 ． 还应包 括多个相关理论 ． 例如 ， 基于数字化的
使用到（ 因丧失保存价值而｝ 被销毁 ． 或 作 为档案永 久保存并继续实现其社会 价值 的完整运动过程 ．就叫做文件生 命 周期。这个生命周期应该把文件保 存在机关 挡案室（ 或文件中心 、 联台档 案室 、 中间｛ｉ 苎 案馆） 和国家档案馆（ 或其
他 终极性 ｛ 案馆）这两个 阶段都包括 苎 ｉ
到档案馆之前 的文件 ，即包括现行 文件 和半现行文件
在 内的前档案馆 阶段的文件 。但 因此便说 “ 文件生命 运动 周期的结束 ， 正是 档案生命运动周期 的开始”， 说 文件生命周期理论不提 “ 挡案 的生命运动”， “ 说 文件
论。
期理论 经陈兆 挨 、 何嘉荪 、 韩玉 梅 、 黄 坤坊 诸先生介绍 ．正 式传人我国。从
此 ， 不谋而合”（ “ 陈兆 程语）的中外文
件生命周 期理论终 于 “ 殊途 同归”（ 何嘉荪 语】在中 国 ， 档 案界这块 沃 土上 日渐枝 繁叶茂 ， 开花结果 ， 生和 催 推动着 中国的文档 一体化 进程 、 文件和档 案管理 “ 信
在 内
口 四川大学 信息与 档案管 理系
十年代关 于 “ 文书和档案 只是表示一
黄存 勋 ຫໍສະໝຸດ 样东西 的两 个过程” 的论述 ．０年代 ６ 曾三先生关 于 档 案 自然形 成规律”
的论述等 ，都可视为 中国的文件生命 周期理论 。中国与外 国的文 件生命 周
期理 论当 然有区别 ， “ 有 小异 ”， 都 但 着 力于探讨文 件（ 台档 案） 的运动过 程 及其规律这一点却是 一致 的 ，是 “ 大 同”。不能 因 “ 小异 而否定 “ 大同”， 甚 至刻意将 二者 分割开来 ， 对立起来 。 笔 者认 为 ， 收并 蓄 ， 容并包 ， 才 兼 兼 这 是在社会信息化 和经济全球化 背景 下 推动档案学与时俱进 ，推动文件生命 周期 理论中国化的恰 当思路。 ８ 年代 以后 ，欧美的文件生命周 ０
出 了相 近 似 的 理论 。 如 ，０ 纪三 四 侧 ２世
周期。 坤 国｛案学者陈兆 禊先生认 ” 苎 ｉ
为 ： 文件从其 产生到 成为档 案 以至 “ 消亡是有一个过程 的．这个过程 就是
文件 的运 动周期 ， 可 以称 它为 ‘ 也 生
命’ 周期。” 言之 ， 嗷 文件从其形成 、
息化 ” 进程 、 件和档 案行 政管 理体制 的改 革进程 、 文 构
文件 生命 周期理论 的 主要 内容 可作 如下简略 概
括 ：． １ 文件从形成 、 使用到销毁或作为档案永久（ 即无限 期） 保存 ， 是一个有机联系的有规律可循的完整运动过 程（ 即生命周期） ． 的全部运 动过程可以区分为若 。２文件 干阶段 ， 区分各阶段的主要依据 或标准 ． 常是文件价 通
笔者 的看法与第二种意见大体一 致。 诚然 ， 有些美
求的理论 ， 是现代档案学最重要 的基 本理论 ， 当代 文 是
件与档案管理最重要 的工作指 南 ，是引导我国档案 事 业迎接挑战 ， 抓住机遇 ， 化改革 的重要路标之一。全 深
国学者在谈 到 “ 文件生命周期”时 ． 重点关注的是移交