ERP信息管理系统的库存管理模块解决方案

Grandtour Tire(ANHUI)Co.,Ltd
ERP信息管理系统
库存模块解决方案
文档作者: 汉普参谋
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佳通工程负责人
汉普工程负责人
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7.1 文档控制7.1.1更改记录
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文档注解 (4)
文档依据 (4)
前提 (4)
适用范围 (4)
佳通轮胎库存管理需求概述 (4)
常规需求 (4)
特殊需求 (5)
库存组织机构 (5)
业务需求 (5)
解决方案 (5)
总体组织架构 (5)
合肥工厂库存组织架构 (6)
库存编码体系 (7)
业务需求 (7)
解决方案 (7)
库存组织代码 (7)
物品〔工程编码〕 (7)
特殊物料编码方案 (8)
子库存编码 (8)
货位编码 (10)
工程分类编码 (10)
计量单位 (11)
物料编码定义与维护 (13)
业务需求 (13)
解决方案 (13)
库存事务处理 (14)
业务需求 (14)
解决方案 (15)
采购物料的接收、入库和退货 (15)
生产物料的发放和退仓 (17)
成品的完工入库 (19)
成品的销售发货和退回 (19)
帐户别名接收和帐户别名发放 (19)
库存物料公司内部调拨〔子库存转移〕 (20)
五金仓库的管理 (20)
现状与需求 (20)
解决方案 (21)
五金件的采购方案 (21)
五金件的采购 (21)
五金件的采购接收入库 (22)
五金库工量具领用、借用、回收流程 (22)
五金库其它物料〔非工量具〕的发放流程 (23)
7.9.2.6 非标件委托加工 (24)
查询或统计 (24)
委托加工处理 (24)
现状与需求 (24)
解决方案 (24)
库存盘点 (25)
业务现状 (25)
解决方案 (26)
周期盘点 (26)
实物盘点 (26)
进口、国内同时采购业务 (28)
业务现状及需求 (28)
解决方案 (28)
佳井胎生产入库、销售 (29)
业务现状及需求 (29)
解决方案 (29)
库存报表和查询 (30)
已解决和未解决的问题 (31)
已解决的问题 (31)
未解决的问题 (31)
7.3 文档注解
7.3.1文档依据
该解决方案是以以下文档为依据的：
佳通ERP业务调研
佳通ERP工程总体方案
佳通RFI功能匹配
7.3.2前提
7.3.3适用范围
本方案适用于佳通轮胎合肥工厂
部份方案适用于各销售中心
7.4 佳通轮胎库存管理需求概述
7.4.1常规需求
根据佳通轮胎公司整个业务流程以及库存管理需求的分析,现把佳通轮胎公司库存
管理业务常规需求归纳如下:
1、佳通轮胎公司库存组织机构
2、库存管理系统的编码体系
3、库存物料的定义与维护
4、库存事务处理
5、五金库管理
6、库存盘点管理
7、库存方案
8、库存报表和查询
7.4.2特殊需求
佳通轮胎公司作为生产、销售轮胎企业,从它的行业本身和内部管理来讲有着本行业
的独特特点和特殊的管理需求, 现把佳通轮胎公司库存管理部份业务特殊需求归纳
如下:
1）五金库物品严格货位管理，每一种物品严格限制在特定的货位上
2）重要原材料进行批次跟踪，实现先进先出管理
3）局部成品进行序列号控制，实现轮胎销售区域管理
4）成品编码的特殊信息采用目录册管理
7.5 库存组织机构
7.5.1业务需求
佳通轮胎公司的库存管理的组织结构根本上与我们日常仓库管理的业务相同，由于
我们在处理过程中伴随着库存管理业务的物流、信息流的同时，还要考虑处理业务
的资金流向，所以，我们在设计库存管理的解决方案时，要综合考虑佳通轮胎公司
的业务处理流程。

7.5.2解决方案
7.5.2.1总体组织架构
根据对佳通轮胎公司的机构分析,我们建议佳通轮胎公司的组织结构采用多库存组
织的方式，多帐务体系,多经营单位的组织机构体系.
具体的组织结构如下：
帐套合法人实库存组经营单业务帐
子库存（仓库库存主组
对于佳通轮胎工厂和中心均其特有的组织结构，但对于业务处理流程上，总是包含以上图中所列的管理方式。

即：在佳通轮胎各库存组织下设子库存；对部份子库存下设货位。

7.5.2.2 合肥工厂库存组织架构
7.6 库存编码体系
7.6.1业务需求
为了标准库存系统,加强对库存以及物料的控制和管理，现在佳通轮胎编码体系的根
底上进一步扩充和完善，编码体系应该包含以下内容:
3.库存组织代码
4.物料编码
5.子库存编码和货位编码
6.物料分类编码
7.6.2解决方案
7.6.2.1库存组织代码
建议长度固定为3位〔数字或字符〕，系统限制为3位〔数字或字符〕
佳通公司采用总帐科目中公司段值作为的库存组织代码〔均为3位〕
物品〔工程编码〕
建议物料编码采用一个段，分成两个区共20位〔字符〕，系统限制每段为40位〔数
字或字符〕
识别码：代表佳通轮胎物品的类别，建议长度为1-3位〔1~9数字〕
第1位：1表示汽车胎
2表示摩托车胎
第2位：0表示条
1表示天然套
2表示丁基套
第3位：0表示无包装
1表示PVC包装
2表示PVC+纸+线
3表示镀银
4表示镭射
第4-8位为公司现行成品编码〔摩托车胎使用
4-7位〕工厂各子库只使用条与无包装的编码，
中心子库使用所有编码。

3：原材料
4：半成品
5：五金件
9：其它物品
90-总务物品
91-非总务物品
92-胶曩
931-包装材料(有实际库存)
932-包装物〔虚拟的〕
二区：代表佳通轮胎目前所使用的原有物料编码，不固定长度。

建议或说明：
物料编码总体长度不超过15位，主要考虑操作简便、易读、易记
物料名称及规格均放在物料的描述中〔描述段最长不能超过125个汉字〕
3、所有成品编码分配给中心使用，工厂只使用不含套与包装信息的成
品编码。

4、废品如何表示。

在原材料废品库为每个车间设立货位
特殊物料编码方案
1、其它外购胎编码：与工厂的编码相同
2、莆田外购胎编码：与工厂的编码相同
7.6.2.2子库存编码
系统限制仓库编码为一个段，分为二个区间，共4位〔数字〕，系统限制为10位〔字
符或数字〕
一区二区
一区：代表子库存所属的部门或物料类别，长度为3位字符
第一位：Z表示资产子库
F表示费用子库
第二、三位：
YL：原材料
CP：成品
WJ：五金件
QT：总务劳保物品等〔Other〕
LJ：炼胶车间
...
二区：代表子库存序号，长度为2位数字
1、成品设立以下子库及相关库位控制。

具体参见?子库存采集表?
2、原材料设立以下子库
具体参见?子库存采集表?
(财务部、原材料仓库、技术部)国内采购国外生产的原材料是否放入进口原材料库，国内采购免税原材料是否放入国内原材料库，即国内原材料库与进口原材料库是否
依据购置地来区分还是根据是否保税来区分，技术部在使用时，区分不区分。

〔结果为：
所有保税材料进保税库，不管采购地点是国内还是进口〕
注：
进口或国内同一原材料如果要区分不同产地，用批号控制，入库时以供给商名称简写作为批号标识，出库时也按实际领用情况，选用相应的批号出库，
如：
CX慈溪010423-1
CX慈溪010423-2
ML马来西亚010511-1
3、五金仓设立以下子库
具体参见?子库存采集表?
注明：
对五金有货位控制的子库，在前期实施时定义一个缺省货位，货位名称为〞本子库序号+A货架+第0层〞〔如WJ13 金属材料库的缺省货位为〞13A0〞〕，
待以后业务需要时，再增设其它货位，并将缺省货位上的物料子库转移至相应
货位，再将该缺省货位失效。

4、各车间设立以下子库
具体参见?车间解决方案?
建议或说明：
不要将子库存中文名称纳入其编码中，最好分为二个区。

良好的子库存编码能为操作员提高成倍的工作效率。

系统限制子库编码不能超过10位
将五金库从原来的大仓库划分为几个小逻辑子库，以便于管理和查询
各库存组织中的子库是相对独立的，各库存组织间的子库存编码可以相同
货位编码
建议货位弹性域采用一个段共20位数字，系统根本不限制段数和位数
一段：代表意义如下：
对五金库：表示架位〔A-Z〕+层位〔01-99〕
如 A1：某子库下面的A货架第1层
A2：某子库下面的A货架第2层
建议或说明：
将子库存的货位控制设为预定义，即首先在系统中定义各子库所包含的货
位，要进行事务处理时只选择。

以便于加强货位管理
为加强五金件的管理，将五金物料的采购接收缺省子库、货位定义好，便于每次接收入库时，系统自动将物料接收至相应的子库、货位
同一库存组织下，各子库存间的货位编码不能相同。

具体解决方案如下：
主要针对五金库有货位控制〔其它子库根本上不设货位控制〕，由于货位编码不能相同，所以建议货位编码的规那么为如下：
本子库序号(1…99) + 货架名〔A…Z〕 + 货架层数〔1…99〕
如WJ13 金属材料库的缺省货位为〞13A0〞，待以后业务需要时，再增设其它货位如：
13A1 〔五金13号库的A货架第1层〕
13A2 (……………………第2层)
13E5 〔五金13号库的E货架第5层〕
1D13 〔五金1号库的D货架第13层〕
工程分类编码
建议库存工程分类弹性域采用二段,系统根本不限制段数和位数
第一段：代表物品的大类；长度为2位数字
第二段：代表物品的小类；长度为3位数字
第三段：代表物品的小类；长度为3位数字
产品系列分类弹性域采用一段，系统根本不限制段数和位数
第一段：代表物料的大类；长度不超过20个字符
建议或说明：
在本次实施过程中，考虑到佳通物料编码的物殊性，所以对物料编码未进行
大的改变〔除对编码第一位特别要求外，后面几位照搬原有编码〕
要求对原材料、半成品、成品、五金等物品，按照大类〔2位〕、中类〔3
位〕及小类〔3位〕进行分类，在定义Item时再将分类指定给具体的Item。

产品系列分类，专门为财务系统而设计
计量单位
计量单位类:
建议把所有的计量单位分成几个计量单位类，其计量单位类编码建议如下:
计量单位：
每一计量单位类中，只有根本计量单位被使用在库存等模块中，该计量单位类
的其它其它计量单位使用于采购、发料等。

注：根本计量单位简写系统限制为3位字符以内
〔生管部〕卷的计量单位不建议使用，因为不同的卷对应不同的长度与重量。

建
议统一使用重量来计量。

计量单位转换
1)标准转换(任何物料公用的标准换算)
2)同一计量单位类，特定物料计量单位的换算
3)不同计量单位类之间，特定物料计量单位的换算
7.7 物料编码定义与维护
7.7.1 业务需求
佳通公司在物料管理方面存在的问题以及未来需求包括以下几个方面：
合肥工厂、各地中心的物料信息，自行维护，容易产生同一物料不同编码 没有统一的编码规那么
希望物料编码、信息统一维护，保证信息的准确性
7.7.2 解决方案
制定流程：建立完善的物料编码制定维护流程
控制层次：指定物料属性的控制层次〔物料定义层〔主组织〕、物料使用层〔库存
组织〕，确保物料信息的一致性、准确性、可控性
建立模板：根据物料类别建立不同的模板，能够快速的定义与维护物料信息，同时
也能保证物料信息的一致性和准确性
五金常备件模板
五金非常备件模板
原材料模板
半成品模板
成品模板
摩托胎模板
其它模板
按需分配：物料维护人员在分配组织时，只将物料分配给需要使用该物料的库存组
织，从某些方面可控制物品跨区域销售现象〔如只将某一型号的轮
胎分配给广州中心库存组织，那只广州才能采购、销售该轮胎业务〕所有物料分配给合肥工厂〔除成品中含套与有包装信息的物料〕
所有成品物料或其它需用物料分配给中心
7.8 库存事务处理
7.8.1业务需求
佳通轮胎公司的常规业务需求,归纳如下:
1）采购物料的接收和退货。

2）生产物料的发放和退仓。

3）半成品和成品的完工入库
4）成品的发货和退货
5）物料报废
6）非生产部门领料
7）五金库发料
8）供给商多送入库处理
9）库存物料的盘点调整
10）库存物料公司内部调拔〔子库转移〕
11）库存物料公司间调拔〔组织间子库转移〕
12）〔降级〕原材料降级由一种物料转换成另一种物料〔杂出杂进〕
13）成品的非正常损失处理。

〔盘点处理或杂项发出处理〕
14）原材料、半成品调拨〔外单位〕或销售出库如何处理〔正常销售
流程〕
调拨不能使用销售流程，算借〔应用子库转移或杂出杂入〕
15）五金与生产、原材料、半成品的废品废料如何处理。

〔五金报废
有单独流程，其它见〞〞〕
7.8.2解决方案
7.8.2.1采购物料的接收、入库和退货
采购物料的接收使用采购的接收、检验、入库等一系列标准的流程。

方案说明：
1、物料接收流程
1〕直接入库〔一步〕：接收〔产生收据号〕入库〔库存量增加〕系统一步完成
2〕标准接收〔两步〕：先接收、再入库
3〕要求检验〔三步〕：先接收、再检验、最后入库
4〕有三个地方可设置如上信息：接收选项、供给商、物料属性〔优先〕
系统选项为直接入库，对特殊物料属性中指定要求检验。

五金、原材料为要求检验。

〔在采集表著名〕
2、采购物料的接收
1．仓库根据供给商的送货单上提供的信息在系统中查看定单信息，工程、数量和日期符合要求后，作接收并填写验收单〔注明定单和收据号〕，交质检检验。

产生的会计分录： Dr：材料采购@PO价
Cr：应计负债@PO价
2．检验完后，把检验结果写在验收单上，并返回到仓库。

3．仓管员将检验结果输入系统。

4．合格品作交货入到相应子库。

产生的会计分录： Dr：库存〔原材料〕@标准本钱
Cr：材料采购@PO价
Dr/Cr：采购差异@PO价-标准本钱
1.采购物料的退货
采购物料的退货有两种情况：
A.初检不合格从待检区返回至供给商。

此时会自动冲减不合格局部物料产生的应计负债。

Dr：应计负债@PO价
Cr:材料采购@PO价
B.入库后在生产中发现材料不良返回至供给商。

此时也会自动冲减不合格局部物料产生的应计负债。

Dr：材料采购@PO价
Cr：库存〔原材料〕@标准本钱
Dr/Cr：采购差异@标准本钱-PO价
Dr：应计负债@PO价
Cr:材料采购@PO价
注：如果原采购订单已关闭，那么使用该供给商近段时间的采购订单进行退货处理。

采购物料退回后的补货
采购物料初检不合格退回的，可用原采购订单再接收供给商的补货。

采购物料入库后在使用中发现质量问题退回供给商，如要扣供给商货款，那么用未付款的采购定单〔由财务部提供其采购订单号〕作返货处理，并将退货单交财务一联；如需换货，亦用未付款的采购定单〔由财务部提供其采购订单号〕作返货处理，待供给商补货时再用该定单作接收。

特殊情况的处理：
超合同的接收：
原那么上不允许超合同接收，如因计量等原因供给商多送，多送局部又不收费，那
么定单局部按单接收，供给商依此开发票，多送局部用帐户别名接收，不开发票。

未订购接收：
原那么上不允许未订购接收，如因生产急用等原因接收未下达采购订单的供给商送
货，那么先在系统中执行未订购接收处理，产生收据号〔此时不能继续执行检验、
入库处理，也未产生会计信息〕，等采购订单被审批后，再将采购订单与收据匹配
〔产生会计信息〕，最后进行正常的检验入库事务处理〔产生会计信息〕。

让步接收：
当供给商送来的物料经检验不合格，但急需使用且可让步接收时，仓库根据有关部
门的“让步申请单〞，在接收事务处理中输入相应的检验结果，办理入库手续。

紧急放行：
在检验没有完成前，由于生产急用需领用原材料，这属管理问题〔在未知质检结果
前，不应该让物料流入生产过程〕，应该填写〞紧急放行申请〞，待审批后，在系
统中做出库处理，可能会产生负库存，也可先实物发放，之后等检验入库后，再补
出库手续。

管理需改善之处：
质检部门必须及时返回检验报告，仓库才可继续做事务处理，输入接收数量增加库
存量，这样使得未入库的工程不可进行发放事务，保证系统不会出现负库存。

〔品保部〕要求质检部门及时返回检验报告
7.8.2.2生产物料的发放和退仓
生产物料的发放
明：
推式生产物料的发放是根据已排产的生产任务限额发放
Dr：生产本钱〔材料〕@标准本钱
Cr：库存〔材料〕@标准本钱
拉式生产物料的发放以子库存转移方式移到车间材料仓，当车间生产任务在发料工序间移动或完工时自动冲减车间材料库存量
Dr：生产本钱〔材料〕@标准本钱
Cr：库存〔材料〕@标准本钱
具体领料流程见?车间解决方案?
车间模块未上线前，将使用帐户别名发料方式对处理车间领料
Dr：生产本钱〔材料〕@标准本钱
Cr：库存〔材料〕@标准本钱
生产物料的退回
车间退回的推式物料具体从某一车间任务上退回、系统会自动冲减生产本钱
Dr：库存〔材料〕@标准本钱
Cr：生产本钱〔材料〕@标准本钱
拉式物料假设要退仓那么直接对生产任务的某一工序返向移动至发料工序，系统自动将该任务的拉式物料退回至车间材料库
Dr：库存〔材料〕@标准本钱
Cr：生产本钱〔材料〕@标准本钱
具体退料流程见?车间解决方案?
车间模块未上线前，将使用帐户别名接收方式处理车间退料
Dr：库存〔材料〕@标准本钱
Cr：生产本钱〔材料〕@标准本钱
7.8.2.3成品的完工入库
车间生产的成品入库根据成品车间开具的入库单，按生产任务入库
具体入库流程见?车间解决方案?
车间模块未上线前，将使用帐户别名接收方式处理成品车间完工入库
Dr：库存〔产成品〕@标准本钱
Cr：产成品@标准本钱
7.8.2.4成品的销售发货和退回
成品发货，仓管员根据驻厂办的“挑库单〞，备货并执行发货确认与库存链接冲减库存。

其具体发货流程参见?销售解决方案?
Dr：销售本钱@标准本钱
Cr：库存〔产成品〕@标准本钱
成品退货，成品仓接收客户退货或返修品按：接收→检验→入库的步骤严格执行，然后要运行RMA界面把接收信息返回销售模块, 其具体退货流程参见?
销售解决方案?
Cr：库存〔产成品〕@标准本钱
Dr：销售本钱@标准本钱
7.8.2.5帐户别名接收和帐户别名发放
帐户别名事务处理：主要指非采购的接收、退货；非生产的领料、退料；销售赠送；五金件的发料、退料；物料盘盈盘亏处理、物料的报废处理；可以在开始实施库存时作为物料现有库存量的初始输入，亦可输入对因偷窃、破坏、丧失、适用期满或错误的记录保存的系统数量的调整和更正。

〔财务部〕收集,参见数据采集表
帐户别名接收
如供给商送样，供给商无偿多送、客供物料的接收、盘盈、非生产领料后的退料、
意外获得物料等，可使用帐户别名接收方式，此类事务需手工开具入库单。

Dr：库存〔材料或产成品〕@标准本钱
Cr：帐户别名对应的总帐帐户@标准本钱
帐户别名发料
如销售赠送、非生产部门领料和盘亏、报废可使用杂项处理方式，建议使用帐户别
名发料的方式，要手工开具出库单。

Dr：帐户别名对应的总帐帐户@标准本钱
Cr：库存〔材料或产成品〕@标准本钱
7.8.2.6库存物料公司内部调拨〔子库存转移〕
车间按批领用拉式物料，逻辑子库间的物料转移，用“子库存转移〞实现
Dr：库存〔材料或产成品〕@标准本钱--接收子库
Cr：库存〔材料或产成品〕@标准本钱--发出子库
7.9 五金仓库的管理(待定)
7.9.1现状与需求
五金件采购业务：
采购方案来源于仓管员手工填写请购单〔根据最小最大库存量〕和其它部门的申请
采购业务主要由采购部负责
五金件的收发管理：
对五金库工量具、备品备件等的领用，工厂有严格的控制，需要跟踪工量具等
五金件的去向、工量具的到期日，工量具等所发生的费用要计到相应的车间或
部门，即哪个车间、哪个人领用了哪些工具需要跟踪统计，具体需求如下：
五金件采购方案(分常备件和非常备件)
五金件采购业务
五金件采购接收入库
工量具的领用、借用、回收
其它备品备件的的领用、回收
委托加工
7.9.2解决方案
7.9.2.1五金件的采购方案
现建议对五金件或低值易耗品〔没有挂在BOM上〕，其中常备件使用最小最大方案法作为库存方案，非常备件手工做采购方案。

〔在定义物料编码时，请分别选择常备件模板和非常备件模板〕
最小最大方案：使用Oracle库存的最小最大方案可以将你的组织或子库的库存数量控制在指定的最小最大值之间
在工程属性中指定库存方案为Min-Max方案，并指定最小库存数量和最大库存数量，这两个值均是经验值，一般来说，最小库存数量是在正常生产情况下，方案间隔期内所需的消耗量加上采购提前期内所需的消耗量，最大库存数量要考虑库存容量、采购本钱、资金占用等因素来综合决定
仓管员提交最小最大方案，系统自动对最小数量以下的物品生成请购方案
采购员在采购模块中引入请购单，并将请购单自动生成采购订单
7.9.2.2五金件的采购
五金件的采购业务流程见?采购模块解决方案?
7.9.2.3五金件的采购接收入库
五金件的采购接收入库流程见本方案“.1采购物料的接收、入库和退货〞
7.9.2.4五金库工量具领用、借用、回收流程
用于跟踪已领数量〔系统外跟踪具体的领用人〕
为报废回收物品设置一个帐户别名〔物料报废〕，其科目由财务提供，用于去除回收的物品
班组或个人领取工量具时，我们将所领工量具从五金某子库通过子库存转移方式转移到该部门费用仓库下面相应的班组或个人货位。

需要输入单据号，单据编号为员工号，在备注栏输入工量具到期日
Dr：管理费-低耗品(管理部门、不细分) @标准本钱
或 Dr：销售费用-低耗品(销售部门、不细分) @标准本钱
或 Dr：制造费用-低耗品(生产部门、细分) @标准本钱
〔斜交胎制造部-炼胶处、压延、成型、裁断、硫化、内胎等处〕
〔子午胎制造部-成型、硫化、预备等处〕
〔动力部门〕
Cr：库存〔材料〕@标准本钱
班组或个人归还工量具时，分两种情况：
第一种：需要冲减部门费用〔领错物料等情况〕，此类情况很少发生，所以采
用以下方案：
〔注：需要单独设立一个职责，其权限为〞GT_从费用库调拨至资产
库〞，并将其职责分配给仓管员〕
将退回的工量具从该部门费用子库下面班组或个人货位，通过子
库转移方式转移到原领用库，单据号为员工编号
Dr：库存〔材料〕@标准本钱
Cr：管理费-低耗品(管理部门、不细分) @标准本钱
或 Cr：销售费用-低耗品(销售部门、不细分) @标准本钱
或 Cr：制造费用-低耗品(生产部门、细分) @标准本钱
〔斜交胎制造部-炼胶处、压延、成型、裁断、硫化、内胎等处〕
〔子午胎制造部-成型、硫化、预备等处〕
〔动力部门〕
第二种：不需冲减部门费用〔原因是员工辞职；未到期归还；退回修旧；已到
期报废〕，属于正常现象，采用两种以下方案：
修旧：
将退回的工量具从该部门费用子库下面班组或个人货位，通过子
库转移方式转移到〞回收、修旧库〞，单据号为员工编号
不产生会计分录。

报废：
将退回的工量具从该部门费用子库下面班组或个人货位，通过帐
户别名发料方式将其冲减
不产生会计分录。

游标卡尺等特殊工量具管理，此类工量具发出时在财务上是记入公司管理费，采用
以下方案
部门、班组或个人领用游标卡尺等物品时，从五金某子库转移至工量具室
会计信息同工量具发料
系统外记录游标卡尺的去向
游标卡尺报废时可直接帐户别名发出
不产生会计信息
回收物品报废处理时，将实物交精加工车间处理，在系统中不需进行任何处理
7.9.2.5五金库其它物料〔非工量具〕的发放流程
领用部门手工填写领料单，经主管签字后持领料单到五金库领料
五金库仓管员接领料单后，在系统中做帐户别名发料处理：
Dr:所选帐户。