运用系统思维理论指导高校物资采购工作的思考

运用系统思维理论指导高校物资采购工作的思考
作者：朱玉红，黄快林
来源：《当代教育理论与实践》 2012年第8期
收稿日期：2012-05-18
作者简介：朱玉红（1963-）女，湖南隆回人，讲师，硕士，处长，主要从事教育管理研究。

朱玉红，黄快林
（长沙师范学校总务处,湖南长沙 410100）
摘要：从系统思维的视角透视高校物资采购工作，发现主要存在着目标重心不一致，物资
清单与技术指标难完善，市场信息欠全面的问题。

要实现高校物资采购系统优质高效运行，必
须运用系统思维理论，科学认识高校物资采购系统；创建高校物资采购系统稳定反馈运行模式；以“鱼和熊掌可以兼得”的理念指导采购工作；系统提升采购队伍自身素质等方面来强化管理。

关键词：系统思维；高校物资采购；优质高效
中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1674-5884（2012）08-0045-03
在系统思维模式下，学校是一个组织严密和相对独立的系统，它的正常运行需要内部许多
小系统的支撑。

学校物资采购系统就是其中之一，少了它，学校无法运转，它的运行水平直接
影响着一所学校的质量。

高校是培养人才的专门机构，肩负着建设人力资源强国的战略任务，
科研教学仪器设备需要与时代发展相适应，需要不断地更新或改良，因此高校物资采购系统必
须与时俱进、优质高效地运行，才能及时做出反应，为科研教学提供相应的物资保障，这就需
要我们不断学习、反思、分析，并创新工作策略。

一系统思维理论与启迪
系统思维理论即“第五项修炼”，“是整合其他修炼的修炼，它把其他修炼融入一个条理
清晰一致的理论和实践体系。

”［1］即系统思维是由共同愿景、心智模式、团队学习、自我超越与系统思维有机建构的一个体系，系统思维是整个体系的核心和归宿。

当今著名管理学家彼得?圣吉［美］正式提出并诠释了这一理论。

这一理论的核心思想是：
系统思维的“功能是让各类系统模式全部清晰可见，并且帮助我们认识如何有效地改变这
些模式”［1］，训练的是一种动态的、整体的观察和把握系统运动的能力。

“系统思考可以使我们理解……个人看待自己和世界的新方法”［1］即，人们处在系统中，应把自己与系统和世界连结起来理解。

实践系统思维理论，需要遵循一系列的法则，如“欲速则不达”、“因与果在时空上并不
紧密相连”［1］等。

系统思维给高校采购工作以启迪：
高校采购是一个多部门协作的动态过程，需要运用科学的系统思维理论将涉及到的部门及
联合采购团队视为一个采购系统，这样我们就能从整体、动态的视角来观察、思考、协调和掌
控好采购全过程。

高校采购团队是由多个角色所组成的，角色的定位与协作是影响团队工作质量的关键，运
用系统思维理论，我们把个人、采购部门、学校、供货企业（社会）连结起来理解。

这样，个
人角色的定位建立在认清系统方方面面的基础上，可以帮助我们实现定位的准确，协作的无缝，继而实现采购工作的高水平、高效能。

高校采购系统有自身的任务、结构与运行特点，不仅要认清这一点，还需要研究上层系统
及校外相关系统的运行任务、基本结构与特点，唯有这样，才能把握规律、掌握原则，运用科
学的方法实现采购工作的优质高效。

二高校采购系统运行过程中存在的问题及原因
（一）目标重心不一致
高校采购系统涉及的部门通常有：使用部门（教学或科研）、纪监部门、财务部门、资产
采购部门。

使用部门追求物资最优、供应最快，纪监部门追求程序合法，财务部门追求不超预算，资产采购部门追求价格最优。

从终极目标的角度分析，各部门追求的目标可以用“合法合规、优质优价、快捷高效”来概括，目标具有一致性。

然而在采购的实际过程中，终极目标的
一致也无法掩盖目标重心的不一致，这是因每个部门的职能、职责不同而导致的。

在实际工作中，各目标重心之间无时不在进行着矛盾博弈：物资最优与预算有限、物资最优与价格最优、
供应速度与法规程序、供应速度与价格最优等矛盾常常相互交织，难以协调。

此外，法规能否
保障物资最优，能否实现价格最优在现实运作过程中也存在问题。

总之，目标重心不一致的矛
盾影响着优质优价和快捷高效目标的实现。

（二）物资清单与技术指标难完善
物资清单与技术指标是采购中选择物资的最终依据，也是物资到位后验收的依据，一句话，物资清单与技术指标是决定物资采购质量的首要因素。

在现实中，物资清单与技术指标的提供
是个难题，尤其是教学实训设备清单与技术指标的提供常存在以下问题：
（1）物资清单不全。

最容易遗漏的是专用配件和专用耗材，常常导致采购后，受供货单位的控制，以高价购买主设备专用的配件和耗材，大大超出预算，挤占其它设备的经费，否则设
备将闲置，无法让学生进行实训操作。

（2）以某个产品的技术指标作为物资采购的指标。

表面看技术指标是符合法律法规关于技术指标客观描述的要求，实质上却隐性指定了某个产品，将其他同类新产品拒之门外，不仅钻
了法规的空子，而且也使自身所在单位失去了选择性价比最高的产品。

（3）忽略了安装要求。

安装后，甚至学生使用时才发现操作空间、人员流动空间不够，或配套工具距离较远，或没有安装相应的排气通道等，从而导致设备利用率和利用效能极低。

出现以上问题的主要原因有：
（1）物资清单与技术指标需要一次性到位。

这是因为教学实训设备的采购少则几万、上十万，多至百万、千万，原则上要求实施政府招标采购［2］，即招标文件一旦生效，物资清单与
技术指标就几乎没有修改的可能，如中途修改，将导致整个招标文件的失效、采购工作的失败
及单位信誉的丧失。

（2）实训设备的添置本身是个系统综合工程，通俗地称之为实训室建设。

实训室建设不是单纯的主体设备购买，还包括设备的安装是否安全和是否便于学生实践操作，还要考虑设备的
维护、维修等售后服务及专用耗材提供，以保障设备使用的连续性和教学实训的顺利开展。

（3）实训设备清单和技术指标的确定有较高的专业要求，需要掌握技术的最新发展动态和专业教学的实际需求，然而教师教学任务艰巨，很少有时间、机会涉猎较多的实训设备，对于
实训设备的了解有限。

（三）市场信息欠全面
从市场角度分析，采购工作是采购单位与供货企业的一场博弈，而市场信息就是博弈的重
要砝码，全面准确的程度就是砝码的重量。

然而，我们常常遇到以下问题：
（1）信息不对称。

即了解到的信息与需求的物资不对应。

原因不外乎：一是最新产品的生产厂家少，供不应求，其信息为独家或仅此几家才有，未找对信息源，就了解不到对应的信息；二是产品结构复杂，细分的类型较多，只要弄错一、二个指标，就指鹿为马，导致信息不对称；三是产品已过时，市场宣传的是新产品，信息也会不对称。

（2）信息缺损。

即信息不完整，我们需要了解的信息不仅是产品的，同时也要了解产品配套条件与生产商的信息，一个产品信息完全相同的物资，生产厂家不同，则质量完全两样。

信
息不完整的主要原因是供货企业习惯上宣传优势信息，而省略常态或不利信息，如果采购人员
素质高，全面咨询，也能从供货企业得到完整信息，否则相反。

（3）信息陈旧。

过时信息发生的概率较前2项低，但是如果某所高校采购任务重，又未按编制配齐采购人员，再加上采购员年龄偏大，不会利用互联网，那么信息陈旧就成了常态问题。

三实现高校物资采购系统优质高效运行的对策
（一）科学认识高校物资采购系统
1.分析高校物资采购系统的基本要素
需求、资金、时间、采购能力是维持学校物资采购系统正常运行的4个基本要素，它们之
间紧密相连，相互制约，如果这四个要素中任何一项发生变化，势必会影响其它几项发生变化。

师生员工的教学、科研、学习、生活需要是客观存在和不断增长的，也是物资采购系统存在的
根源。

需求离不开资金、采购时间、采购能力的支持，资金的多少、时间的长短、采购能力的
强弱都直接影响需求的满足程度及需求的变化。

在现实中，资金似乎永远满足不了不断增长的
需求，换言之，资金总是在一定程度上制约着需求，如果时间充裕、采购能力强，往往能将有
限的资金价值发挥到极限，较大程度地满足需求；如果时间短促，即使采购能力再强也没有发
挥的条件，资金价值和需求就会大打折扣。

当需求、资金、时间同时具备时，采购能力的强弱
会影响到资产价值和需求满足程度的高低，如果没有采购能力，就不能获取合格的物资，需求
还是得不到满足。

简言之，在学校物资采购系统中，需求、资金、时间、采购能力4个要素相
互制约，相互影响，缺一不可。

经过对采购系统要素的分析，各部门发现：强调自身的职能只会引发目标重心不一致的矛盾，影响自身职能的实现，只有尊重科学，主动协作，积极发挥4要素之间的正向作用与影响，
才能优质高效地完成采购任务。

可以说，通过认识采购系统运动的内部规律性，首先从思想上
解决了目标重心不一致的矛盾，形成了核心目标的高度统一。

2.完整地认识高校物资采购系统
系统思维“因与果”的法则告知我们：因与果在时空上并不紧密相连，如果能认真看待系
统的完整性，撇开因果在时间与空间上是接近的观念，我们就能发现许多问题往往出现在系统
相连接处，识别出来这种互动，就可以产生持久的改善［1］。

仔细观察目标重心不一致的相关矛盾发生的节点，不难发现，这类矛盾就出现在资产系统、财务系统、教学系统、纪监系统的连接处，各部门没有将自己纳入采购运行系统中来，没有提
升自己的职责，因此矛盾在系统边缘连接处自然产生。

运用系统思维理论，当实训室建设等大
型采购任务下达时，我们立刻组建项目组，各部门指定专人加入，采购任务是所有成员的职责，部门间的界线消失了，大家有了“合法、优质、高效”的共同目标，不再存在目标重心差异的
问题，建立了良性互动的现实基础，也就为系统优质高效运行提供了基本条件。

（二）创建高校物资采购系统稳定反馈运行模式
要实现优质高效的采购，关键还在于建构自身高效能运行的稳定模式，即尊重采购工作规律，运用系统思维理论，建立长效工作机制，实施科学方法，主动预防问题发生，最终实现物
资采购系统高水平、高质量、高效率的运行。

在长期实践中，我们注重反思、分析、总结和系
统理论的创新运用，创建了“高校物资采购系统稳定反馈运行模式”（见图1）。

本模式的运行程序是：当物资需求与预算计划下达时，首要的工作不是急于采购，而是系
统的分析与思考，分析现存物资与需要之间的差距、物资类别、采购性质，思考采购组织方式
和采购方法，制定相应的采购计划。

常规性的、少量零散的采购，可直接执行采购计划，要求
货比三家，优质按量及时将物资供应给需求方，并履行验收、入库、出库手续，在采购过程中
和计划完成的同时不断反思、分析、寻找差距、总结经验，追求采购能力的提升。

针对非常规、一定规模的采购则需要组建专门的采购团队，进行全面的市场考察及成熟工程的参观学习，研
究采购策略，按制度和程序确定采购方式，执行采购策略，保障物资及时到达需求现场，同时，请相关人员依据物资清单和技术指标进行验收，寻找差距，并履行验收、入库、出库手续。

完
成采购任务后，项目团队不能马上解散，而应集体进行反思、总结，以求个人能力的全面提升
和系统运行水平的不断提高。

本模式运行的关键环节是“执行采购计划”，它直接影响采购工作的成与败。

这一环节参
与人员最多，组织协调工作量骤增，工作量很难控制，同时市场等外部干扰因素开始侵入，直
接挑战我们的采购能力。

因此团队成员要有高度的系统意识和互相信赖的情感，应该忍受此环
节的正常延迟——给予合理、合法的采购期限。

经过对本模式无数次的实践运用，我们发现它具有以下主要特点，适合在各高校推广运用。

（1）具有操作性。

即适用于常规性采购，又可灵活运用于非常规性采购。

（2）具有科学性。

此系统尊重采购规律，需求、资金、时间（延迟）、采购能力4要素贯穿系统运行始终，采购的专业化特性十分突出。

（3）具有系统的稳定性，又有系统的开放性。

系统既能实现内部封闭、稳定地反馈运行，同时又能主动与市场系统、政府行政系统发生有机连接关系，主动应对外面变化，高效服务于
采购任务的顺利完成。

（三）以“鱼和熊掌可以兼得”的理念指导采购工作
有的时候，即使是最两难的矛盾，当我们用系统思维的理论来分析时，会发现它们根本不
是什么矛盾。

系统思维有个“鱼和熊掌可以兼得”的法则，它指导我们思考问题不能是静态的、片段的，而应采用动态、全程、多面的思考方法，这样就能看到全新的景象。

在采购工作中，
我们静态、片段地思考问题，就会产生一些错觉，比如，以为优质、低价是不可能共存的；以
为国家政策法规太多、太细捆住了我们的手脚；等等。

其实，当我们吃透国家政策法规为已所
用时，那些多而细的法规可以有效地扼制商家的小伎俩，将商家集合到公开、公平、公正的招
标规范中来，再加上全面、准确的市场价格调查，就能以最低价格购得优质产品，取得鱼和熊
掌兼得的利益。

即便是集体直购，如果动态地分析商家利益，会发现一般生产厂家会在年底统
计商家销售总量分档次返回利润点，当你充分表达购买诚意，商家往往为争取这个利润点而将
产品以他能承受的低价销售，我们同样能做到鱼和熊掌兼得。

（四）系统提升采购队伍自身素质
系统思维告知我们：系统没有绝对的内外之分，往往一个问题的产生是由多种原因造成的，怨天尤人于事无补［1］。

所以，我们要以“不怨天尤人”作为采购工作人员最基本的素质要求，引导采购队伍运用系统思维方式来思考，人人检点自身不足，时时关注自身素质建设，不断寻
找问题解决之道，才能知不足而奋进。

从采购队伍的组成开始反思，系统中所需人员是否结构合理。

从工作实际出发，采购系统
中的人员大致可归纳为5种角色，即领导者、需求者、采购专职人员、专业技术人员、纪检监
查人员。

由此，我们分析得知，物资清单与技术指标难完善的根本原因是系统中缺少支撑设备
质量这一核心的专业人员，于是，我们形成科学分析报告，申请在学校成立“专业技术咨询委
员会”，其主要职责为审定采购技术方案，参加采购招标的评标、设备与设备安装的验收等，
这一申请马上得到了校领导班子和教授及专业人士的支持，专业技术咨询委员会正式成立，并
立即参与学校物资采购工作，发挥了专业指导作用，集体采购能力的提升立竿见影，取得了良
好的效果。

从个体的采购能力进行反思。

采购能力具体指获取产品信息的能力，分析与判断产品性价
比的能力，赢得供货商信任与争取学校最大利益的谈判技能，得到货物的反应速度，签订合同
的能力，等等。

作为采购专职人员，其采购能力不仅需要在系统内运用，更多地需要运用在与
其它系统的互动过程中，所以更应以“不怨天尤人”的系统思维指导工作实践，检点和加强自
身在采购法规执行、采购策略与方式实施、产品鉴别标准把握、工作量与时间协调、应对市场
营销策略诡变等各方面的实际操作能力，逐步形成系统思维模式，最终打造出一支能提供规范、经济、高质、高效服务的采购队伍，长期稳定地实现采购工作的优质高效。

综上所述，系统思维理论对具有多部门协作、多角色组合性质的高校采购工作非常适用，我们不仅能通过科学认识高校物资采购系统、创建高校物资采购系统稳定反馈运行模式、以“鱼和熊掌可以兼得”的理念指导采购工作、系统提升采购队伍自身素质等理论实践实现高校采购工作的优质高效，还可以进一步深入创新运用系统思维理论，研究出更优的工作策略，使高校采购工作与时俱进，长期稳定地满足高校不断发展的需要。

参考文献：
［1］（美）彼得?圣吉（Peter M. Senge）.第五项修炼——学习型组织的艺术与实践［M］.张成林译.北京：中信出版集团股份有限公司，2009.
［2］《湖南省实施〈中华人民共和国招标投标法〉办法》，2001年11月30日,湖南省第九届人民代表大会常务委员会第二十六次会议通过。

（责任编校莫秀珍）。