一秘书写作训练

实训一秘书写作技能
实训目的与形式
本实训通过案例形式密切联系实际，要求学生利用计算机写作平台熟练地完成规定文种的写作任务，切实提高秘书写作技能和计算机操作能力。

一请示·批复·报告
知识点
·请示是用于向上级机关请求批准或指示时使用的公文。

请示属于上行文。

请示必须事前行文，一文一事。

·批复是用于答复下级机关和单位请示事项时使用的公文。

批复属于下行文：批复具有被动性和单一性，只针对请示事项行文，一般只主送请示机关。

·报告是用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时所使用的一种陈述性公文：报告属于上行文。

案例1
某商贸集团总公司是省属的集化工、电子、服装、原材料、副食品等进出口贸易于一体的大型国有企业。

目前拥有分公司15家，总资产近150亿元，在职职工近5万人。

商贸集团第五分公司主要经销副食品。

几年来，随着城乡人民生活水平的不断提高，第五分公司的市场前景越来越广阔，分公司的规模也不断扩大。

2001年，第五分公司所属的一个副食品冷库需要扩建。

根据有关人员反映，自1998年以来，由于市场经济的迅速发展，农村许多地方办起了养殖场、鱼塘等，有的实行了联营，鲜肉、鲜蛋、鱼虾等副食品大量增加，极大地丰富了菜篮子。

在这种情况下，原有冷库已不能满足需要。

他们想在分公司所在地的东望县再建一个冷库，面积为90 m ×60 m，这样，可储存鲜肉、鲜蛋、鱼虾等近200吨。

为此，他们请求总公司拨款800万元，并希望于2001年破土动工．争取次年投入使用。

该分公司将选派一名有经验有能力的副经理分管此项工作。

商贸集团总公司接到第五分公司的请示后，当即予以回复。

指出：随着市场经济的发展和我国即将加入WTO，扩建冷库很有必要，希望分公司接此文后，即同当地有关部门协商，在保障安全的前提下，选好建库地址，按期投入使用。

所拨资金要专款专用，不得超支。

至于所提800万元建一个冷库的请求，标准太高。

因为资金有限，所以，只拨给建筑款项500万元。

款不够，可采用其他办法筹款，但要符合国家政策。

第五分公司接到总公司批复和建筑款后，当即派王副经理负责此项工作。

他们采取股份办法，自筹资金100万元。

王副经理组织人员，经过严格的招标后，确定由本省建筑工程公司第三建筑队负责施工。

工程于2001年7月破土动工，2002年7月l0日竣工。

然后，又用了近20天时间布置、安装、调试设备。

冷库于2002年8月1日正式投入使用。

该冷库建在东望县南郊，西邻火车站，东邻108国道，交通运输便利。

该冷库占地面积为80 m ×50 m，分上下两层，4个区域，分别储存肉类、蛋品、海鲜等，储藏量可达200吨。

分公司又自筹资金，购置了一套国产冷冻设备，冷冻效果很好，扩大了市场销售量。

该冷库投入使用
才3个月，分公司的营业收入就比去年同期增长了20％，极大地鼓舞了干部和职工。

职工纷纷表示，要以更大的热情投入工作，为了公司的发展，不怕苦和累。

第五分公司的经理非常高兴，于2002年11月写报告向总公司汇报了这些情况。

实训要求
·根据案例内容以第五分公司的名义写一份主送给商贸集团总公司的请示。

规定完成时间：15分钟。

·根据案例内容以商贸集团总公司的名义写一份给第五分公司的批复。

规定完成时间：15分钟。

·根据案例内容，写一份第五分公司向总公司汇报建冷库情况及投入使用后情况的报告。

规定完成时间：30分钟。

·所有文件均在计算机上完成，并打印、装订成册。

文档要求格式规范，内容正确，较有条理，表达准确，编辑打印工整。

实训提示
·请示原因是请示的主体，为达到请示的目的，请示的原因必须写清楚，以求得上级的理解和认同；写原因，要抓住实质，切中要害。

请示事项是请示的关键，请示事项要写具体、明确，语气要平实、恳切。

请示结尾应当使用恰当的请求语，如“以上请示当否，请批准”等。

·批复开头应引叙来文；批复内容要针对请示而写，要明确、具体，有针对性；批复的观点要明确，切忌模棱两可。

·报告篇幅较长，内容较多，写作时要善于抓住事物的本质，突出重点、要点，不要写成流水账；要注意合理安排结构、层次；要注意报告与请示的区别。

案例2
随着改革开放力度的加大，人才市场对秘书职业的综舍素质提出了更高的要求。

随着苏州地区国际化进程的加快和苏州新区、工业园区经济的快速发展，苏州地区秘书人才市场的重点由党政机关事业单位转向企业，特别是外向型企业。

根据苏州地区对秘书人才需求的变化，苏州××大学于2000年3月10日向江苏省教育厅递交了一份要求开设中英文秘书专业的请示，以适应苏州地区外资企业增多而高质量的中英文秘书短缺的人才市场。

江苏省教育厅于2000年5月12日批复同意苏州××大学在2000年下半年开设中英文秘书专业，并要求加强专业建设，加大教学改革力度，培养有特色的秘书人才。

经过调研，苏州××大学发现外资企业对秘书职业的素质能力要求趋于多元化，并要求与国际接轨。

同时他们也了解到，自国际秘书协会1998年改名为国际行政管理人员协会以来，秘书工作已被列入行政管理范畴，越来越多的项目管理、计算机软件应用、文件信息处理、组织会议和办公室管理等工作，以其日益丰富的内涵和新颖的技术、观念，向秘书职位提出挑战。

因此，一个现代意义上的出色的秘书必须具备多方面的才能。

秘书工作做到极致，就是一位精英管理人才。

一些外资企业招聘秘书时采用了国际上流行的测试方法，如：通过面试谈话、提问交流来考察判断应聘者的悟性；设置一些模拟情境和具体案例，让应聘者给出解决方案。

聘方不仅在乎你知道多少，更在乎你能干什么，干得如何，有没有发展潜能。

鉴于以上情况，该校将中英文秘书专业的培养目标确定为：具有良好
的职业道德、精通秘书业务、会英语、会电脑的应用型、外向型、复合型的现代化高级秘书人才；培养方向定为现代企业(尤其是外资企业)行政助理。

这样的培养目标，有别于本科轻技能的理论型和中职的简单技能操作型，具有鲜明的高职特色，且有明显的地方特色和时代特色。

为确保这一目标的实现，学校大刀阔斧地进行了教育教学改革：构建并完善科学合理的理论教学体系和实践教学体系，使理论课程和教学内容得以合理的精化，使实践教学得以必要的强化；探索高效率的教学形式和教学方法，促进关键能力培养。

比如，在具体教学中，他们以学生的学习为中心，以问题为中心，积极运用启发式、讨论式、探究式等教学方法，充分尊重学生的个性特长，促进学生的自主性学习和研究性学习。

理论课程主要运用“课题研讨法”、“问题讨论法”等，训练学生的综合能力。

如文化与文学课。

教师将重点作家作品作为课题，由小组承包，集体备课研讨所讲内容，学生做主持人安排每人演讲的主题，然后每人围绕所讲题目去搜集资料，分析研究，写出文稿，并登台演讲，自由表述解读感受，体验当老师的感觉。

由此，促使学生学会思考、写作、演讲，加强了竞争意识与合作意识，还锻炼了学生的组织能力。

实践技能课程如“应用文写作”、“秘书实务”等，主要运用情景模拟、案例教学等方法来训练学生的专业技能。

教学地点主要安排在校内秘书实训基地——仿真的现代化企业“朝阳公司”。

在这里，教师采用虚拟案例与模拟情景相结合的形式进行教学，要求学生统一着装，挂牌上岗，让学生身临其境地扮演企业管理人员的角色，从头绪纷繁的事例中理清思路，提出解决问题的对策和方法。

通过职业模拟训练．学生既可以把自身所学知识转化为实际运用能力，又可以提前了解社会，为将来进入社会储备知识和经验。

更重要的是，实践的过程，也是创新的过程。

学生运用所学知识，通过创造性思维，对实际问题进行抽象，然后回到实际中去，使认识发生质的飞跃，从而达到思维训练和创新能力培养的目的。

对考试考核方法进行了较大力度的改革，建立综合性的成绩评价体系。

第一，改变一次性期末算总账的终结性考试方式，注重阶段性考核，对一些课程采取分段进行过程控制考试，及时巩固、检查。

第二，采用多种考核形式，除笔试外，还采用口试、答辩、写小论文、现场测试等，着重考核学生综合运用所学知识解决实际问题的能力。

第三，采用崭新的评价尺度，注重创新能力考核。

在学生的试卷、论文中，主要看有没有创造性的内容，有没有思想火花，使创新在整个质量评价中占有重要的比重，目的在于培养学生的创新思维和创新能力，以激励学生开发自己的创造潜能。

2002年7月5日，该校给江苏省教育厅写了一份关于中英文秘书专业教学改革工作的情况报告。

实训要求
·根据案例内容，以苏州××大学的名义写一份主送给江苏省教育厅要求开设中英文秘书专业的请示。

规定完成时间：15分钟。

·根据案例内容，以江苏省教育厅的名义写一份给苏州××大学的批复，规定完成时间：15分钟。

·根据案例内容，写一份苏州××大学向江苏省教育厅汇报中英文秘书专业教学改革工作情况的报告。

规定完成时间：30分钟。

·所有文件均在计算机上完成．并打印、装订成册。

文档要求格式规范，内容正确，条理清晰，表意精确．编辑打印精美。

实训提示
·请示缘由要说充分，有理有据，站得住脚；请示事项要明确肯定，不能含糊其辞，语气要得体；请示的结尾可用“以上请示妥否，请批示”、“特此请示，请予批复”等习惯用语。

·批复是答复请示事项的公文。

标题一般包括发文单位、事由、文种三部分；正文开头要结合来文日期引述；正文中间答复请示事项，要态度鲜明，语气肯定，不能模棱两可；结尾常用“此复”、“特此批复”等习惯用语。

·报告与请示不同，报告着重于汇报工作，不能夹带请示问题，不要求上级批复。

报告的正文首先阐明报告缘由，即说明报告的目的、原因、依据等，简明扼要，开宗明义。

报告内容是正文重点所在，可以并列的横式结构安排材料，分条列项使层次清楚，富有条理性。

报告结尾常用“特此报告”、“请审阅”之类的习惯用语。

二通知·函·会议纪要
知识点
·通知是要求有关单位和人员周知、办理或共同执行的普遍使用的文种。

·函适用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

·会议纪要是传达会议决定事项和主要精神，要求与会者共同遵守、执行的一种有纪实性和指导性的公文。

案例3
深圳市××区宏达百货股份有限公司是1999年注册成立的股份制企业。

公司现有职工1428人，企业总资产2.35亿元，2001年销售收人2.86亿元，预计2002年销售收入可达3.3亿元，实现利润2280万元。

由股份公司集资筹建的宏达商场新楼于2000年元月开业，总建筑面积17000平方米，营业面积8000平方米，经营商品品种2万余种。

为应对中国进入WTO以后所带来的严峻挑战，宏达百货股份有限公司董事会于2002年7月20日至21日在深圳中国大酒店商务中心会议室举行了第三次董事会议。

会议由董事长蔡先生主持，副董事长唐先生与董事徐先生、张先生、王女士出席了会议。

会议首先听取了公司总经理李先生的述职报告。

李总经理向董事会重点报告了本公司在经营上对外开拓的近况。

他说，随着改革不断深入，对外开放不断扩大，公司在经营上正积极向着国际化方向发展，为此，特地成立了外引内联的专门工作机构，积极探索与国外企业合资、合作的途径。

目前已同日本、俄罗斯、匈牙利等国的贸易团体进行了接触，并取得了显著的成果。

先后与日本日新株式会社成立了博文美食有限公司；与匈牙利合资成立了天德尔儿童制农有限公司，并在匈牙利占有一定范围的市场，形成了长期供货基地，为进一步发展对外贸易创造了条件。

但是，由于本公司没有小额贸易出口权，无法直接从事出口贸易及签订供货合同，以致公司的产品不能及时、迅速地进入国际市场，失去了许多出口创汇的机遇。

为改变这一状况，适应形势的需要，增强股份制企业的恬力，参与国际市场竞争，公司已向所属××区人民政府申请小额贸易出口
经营权，并得到了区人民政府的批准，但还得经深圳市经贸委准允。

因此，深圳××区人民政府已于2002年7月12日向深圳市经贸委去函申报。

董事会对李总经理的工作业绩感到满意。

会议着重讨论了中国入世后对国内百货业所带来的冲击，提出了应对挑战的策略。

总经理李先生提出要引进国外新技术，建立现代化的物流中心，以降低经营成本；副董事长唐先生认为公司应该采取灵活多样的经营方式，除了办商场，零售、批发并举外，还要通过举办展销会、技术交流会等适于引进技术与信息的方式开展业务，还应举办不同类型的培训班，造就人才；蔡董事长指出，要重视并运用现代化管理手段，信息+人才+管理(包括决策)=效益。

公司要通过各种途径聘请中高级管理人才，引进国外先进的管理方法，并要筹建信息部，以便及时掌握国际商贸最新信息。

以上意见均得到与会者的认同，并要求有关职能部门具体实施。

实训要求
·根据案例内容，写一份宏达百货股份有限公司关于召开第三次董事会议的通知。

规定完成时间：15分钟。

·根据案例内容，以深圳市××区人民政府的名义写一份给深圳市经贸委关于宏达百货股份有限公司申请小额贸易出I=I权的函。

规定完成时间：15分钟。

·根据案例内容，写一份宏达百货股份有限公司第三次董事会议的会议纪要。

规定完成时间：20分钟。

·所有文件均在计算机上完成，并打印、装订成册。

文档要求格式规范，内容正确，富有条理，表达准确，编辑打印工整。

实训提示
·会议通知要写明会议的时间、地点、参加人员、会议议程、需要准备的材料以及联系的方式、交通食宿等。

·所要求写的是一份不相隶属机关之间的请求批准函。

应将宏达百货股份有限公司申请小额贸易出口权的理由写清楚，切忌空洞；行文语气应是商榷性的；结尾可用“特此申报，恳望函复”之类的习惯用语。

·会议纪要不能写成会议记录，记流水账，而应摘“要”而录，要分析、归纳，有所取舍；要将会议内容或能反映会议宗旨的意见概括化、条理化，而且还要注意理论化，将会议所研究讨论的问题的普遍意义揭示出来。

案例4
2002年5月18日，在文化名城苏州召开了“全国课程目标专题研讨会”。

会议由教育部课程教材研究中心主办、苏州市教育局承办，会场安排在苏州大会堂，会议的主要议题是课程目标。

会议中，中外专家作了9场专题报告，并进行了经验介绍和专题讨论。

会议对课程目标进行了深入的交流和热烈的探讨，井对课程改革的相关内容，诸如课程观、课程结构、课程内容、课程实施与评价等问题进行了广泛的探讨。

与会代表一致认为，素质教育的核心是课程改革，课程改革的重要问题是课程观的转变。

要构建适应新世纪的素质教育课程体系，就必须改革传统的封闭滞后的课程观，树立开放的大课程观念。

目前，我们深化教育改革、推进素质教育碰到各种困难和阻力，其中很大一个阻力就是教育思想滞后、课程观念陈旧。

在课程观方面，代表们首先对课程的不同概念做了分类。

传统课程观认为，课程等
同于教学科目、学习经验、教学目标、教学计划等，但随着教育改革的深人发展，人们对课程的本质有了新的认识，提出了课程就是育人的媒体或手段的见解。

因此要构建一套符合我国国情的适应2l世纪素质教育的课程体系。

课程目标是这次会议探讨的中心议题。

与会代表对课程甘标的地位、课程目标与临界概念的关系、课程目标的来源和依据、课程目标的价值取向、课程目标的内容确立、课程目标的呈现方式、学校课程目标的制定等问题进行了多角度、全方位的交流和探讨。

大家一致认为．课程目标的地位很重要。

实施素质教育的核心是课程改革，而课程改革的首要和关键问题又是课程目标的研究。

课程目标是指导整个教材编制和实施的重要原则，课程改革的一系列问题都是围绕课程目标这个轴心展开的。

课程目标是课程改革的指南，是教师施教的依据，是学生学习的方向，是教学评估的准绳。

因此，应充分重视课程目标的研究。

关于课程目标与教育目的、教育目标、培养目标、教学目标的关系问题，大家认为，课程目标与以上诸概念在本质上是相通的，但课程目标又有其独特的功能。

它与其他概念的排列关系应该是：教育目标——培养目标——课程目标——教学目标，而以上目标均属教育目标的范畴，是不同类型、不同层次上的教育目标。

课程目标是介于培养目标和教学目标的中介性桥梁目标，具有举足轻重的地位。

关于课程目标和来源的论据问题，大家认为，社会需求、学科体系和学生发展三要素辩证的统一应是课程目标的主要来源，仅仅依据其中任何一项确立课程目标都是片面的。

有的代表指出，随着社会的发展和可持续发展战略的需要，课程目标的依据还应增加自然需求一项，即课程目标制定的依据应是：社会需求、学生需求、自然需求和学科的需求，四者的辩证统一，才能真正实现马克思所说的“人本身的自然”和“身外的自然”的和谐统一。

这一新的观点．引起了与会专家的普遍关注。

关于课程目标的内容方面，大家认为：首先，全面提高学生的基本素质应是现代化课程目标的主要特征；其次，应重视学生能力培养，特别是应重视学生的创新意识和刨造力的培养；第三，加强学生的情感教育，从而提高学生的情感素养，使学生成为既全面发展，又具有丰富个性的人。

在课程目标的呈现方式上，有的代表提出，不但要重视以外显行为表示结果的呈现方式，还应重视学生在学习活动过程中表现出来的各种变化，这种变化虽具有内隐性的特点，但对于培养学生的兴趣，培养学生的创新精神却极为重要。

因此，在目标的确立方面，应注意外显性目标和内隐性目标的结合，注意规定性目标与开放性目标的结台。

来自全国各地的160名课程教材专家及教育工作者参加了研讨会。

香港、日本、韩国等国家和地区的专家应邀参加了会议。

在这次研讨会上，通过中外专家与学者的广泛交流，大家加深了了解，开阔了视野，并提出了许多新的见解。

在课程目标及课程改革的诸多问题上各国既有自己的特点，又有许多共同之处。

这些资料对我国索质教育的实施将有着积极的参考作用。

会议于5月21日结柬。

实训要求
·根据案例内容，以教育部课程教材研究中心的名义写一份召开“全国课程目标专题研讨会”的通知。

规定完成时间：15分钟。

·根据案例内容，写一份全国课程目标专题研讨会的会议纪要。

规定完成时间：30分钟。

·所有文件均在计算机上完成，并打印、装订成册。

文档要求格式规范，内容正确，条理清晰，表意精确，编辑打印精美。

实训提示
·会议通知要写明会议的时间、地点、参加人员、会议议程、需要准备的材料以及联系的方式、交通食宿等。

有些要素案例中未提供，学生可以虚拟。

·大型专题工作会议纪要的写法复杂一些，正文的开头部分可以介绍会议概况，即交待会议召开的时间、地点、与会人员及主要会议议题等；主体部分可以采用归纳式写法，即对会议内容进行分类整理，把属于同一个问题的内容写成一个部分，大的部分之内还可以再分出小的部分。

分条列项，以便富有条理地把会议内容表达清楚。

三计划·总结·调查报告
知识点
·计划是国家机关、社会团体和企事业单位对一定时期内的工作预先提出目标、要求、措施及安排而使用的一种实用性文体。

·总结是国家机关、社会团体和企事业单位等对过去某个时期、某个方面的工作进行回顾和评价，通过分析、研究，从中找出经验教训，引出规律性的认识，以明确今后工作方向的一种实用性文体。

·调查报告是对某一个事件或某一个问题进行调查和研究之后所写出的真实地反映情况并提出看法的报告。

调查报告具有真实性、针对性和典型性的特点。

一篇好的调查报告，通过事例的分析，能够揭示事物发展的规律，总结带有方向性和普遍性的经验，从而对工作起到一种推动作用。

案例5
朝阳钢材有限责任公司是一家老牌大型国有企业，该公司占地面积25 000平方米，固定资产雄厚，职工数万人。

但多年来，由于没有从根本上改变管理体制，企业背上了沉重的包袱。

近年来虽有改革举措，但效果并不明显，公司仍然连年亏损。

国家对国企改革一直予以极大的关注，1999年出台了“债转股”方案，这是对大型国有企业改革的有力支持，是一个解决企业体制转换、明晰产权的极好措施．朝阳钢材有限责任公司决心抓住“债转股”的契机，自上而下进行政革，努力使企业走出困境，办出特色，进而办成世界一流企业，一展中国国有企业的风采。

1999年底．国家主管部门确定了该公司实施“债转股”的方案，并要求该公司“债转股”后，2000年必须扭亏为盈。

省委也多次要求该公司“债转股”后，要在扭亏为盈的基础上，再上新台阶，创出新水平，实施“债转股”，对朝阳公司是一次机遇，但要在2000年实现扭亏为盈，却又是个严峻的考验。

1999年公司实际亏损15.4亿元，2000年要实现扭亏为盈，除了国家“债转股”减少的11.6亿元以外．还必须依靠企业自己的努力，增加经济效益3.8亿元。

这能达到吗？面对巨大压力，公司领导认识到，国家为企业实施“债转股”创造了积极的外部条件，企业自身也要争口气，一定要完成领导交给的任务，并为国有企业的深化改革进行尝试。

1999年11月，朝阳公司开始进入“债转股”程序，2000。