浅析基层单位全宗卷建设

问题探讨
PROBLEMS DISCUSSED
天地
2017年第04期
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浅析基层单位全宗卷建设
■黄晓梅
随着档案法制化进程的加快，全社会档案意识正在逐步提高，档案室的升级工作普遍开展，档案管理水平和利用水平有了明显的增强和提高。

同时，也应该看到，基层档案管理工作目前还存在着不少问题，而忽视全宗卷的建立则是一个比较突出的问题。

本文依据《中华人民共和国行业标准全宗卷规范》并结合多年档案室工作业务实践，对基层单位建立全宗卷做如下浅析。

一、全宗卷的含义、构成及作用
全宗卷是档案馆（室）在管理全宗档案的过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。

全宗卷是一个案卷，从性质上说，它不能与全宗内的案卷混同，不是全宗内的档案，通俗地讲，是在档案管理活动中形成的“档案”，是管理全宗的档案，是档案的档案。

全宗卷主要由以下几个方面构成：全宗介绍、立档单位组织沿革史、大事记及有关编研材料
等；各门类档案的移交目录、交接文据等；建立档案工作机构，鉴定小组名单；档案保管期限表，分类方案、归档范围；销毁档案的请示与批复，销毁档案清册等；档案利用典型事例所产生的社会效益或经济效益等；各门类档案统计台账；档案安全检查记录、报告等。

全宗卷是对本单位全宗进行科学管理的重要工具，是对全宗的内容、数量、种类、管理等情况总的介绍和说明，通过全宗卷，
可以了解该全宗管理过程的情况，它是管理全宗的依据。

其作用主要有以下几方面。

1.真实的历史记录和凭证作用。

通过建立全宗卷，可以从全宗介绍、组织机构沿革史、档案统计台账等中了解本单位的历史概况和机构演变过程，掌握该全宗档案的种类、数量等情况；通过档案移交接手续掌握档案的入库出库情况；通过鉴定销毁报告和销毁清册掌握室存档案的鉴定销毁情况等。

齐全规范的全宗卷，从档案接收开始，每一项业务工作都有文字材料记载，这些归入全宗卷的原始记录为全宗档案的
管理、利用等情况提供了依据和凭证。

2.便捷的参考借鉴作用。

大事记、组织沿革史等档案编研资料是档案管理人员了解全宗最直接方便的途径，特别是在编写本单位史料时能实现直接有效的利用，不用再查阅大量案卷；档案管理人员还可以通过全宗卷熟悉和掌握本单位档案管理的各项规章制度、工作职责和各种规定和要求。

通过这些材料可以方便迅速地查找和利用在档案工作中形成的各类文件资料，为自身的工作提供方便的同时更直接地体现了全宗卷的参考借鉴作用。

3.全宗卷是档案人员变动时交接档案工作的基础材料和主要依据。

首先，在档案移交的过程中，新接管人员可以在统计台账和各类档案移交清册中了解库存档案的种类和数量，为交接清点工作提供了充分的依据，同时在清点的过程便于发现有无档案遗失情况的存在；其次，新接管人员还可以通过对档案分类方案、归档范围、保管期限表等内容的了解，学会怎样进行档案的收集、整理、鉴定等工作，为以后开展工作理
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清了思路；通过移交全宗卷的过程，对新接管人员起到了一种学习和培训的效果，使他们面对新工作能做到心中有数；再次，通过建立新的移接交手续和清册，进一步完善了全宗卷内容，为今后科学管理档案打下了较好基础。

4.全宗卷是指导本单位开展档案工作的抓手。

其一，档案管理工作要紧紧依据全宗卷内的规章制度来进行，通过落实档案的收集、整理、鉴定、查阅、统计、移交、销毁、利用等制度开展工作；其二，依据各类档案分类方案、归档范围和保管期限表、收集、鉴定、整理各门类的档案，使各类档案实体达到规范化要求。

二、基层单位建立全宗卷存在的问题
笔者从多年从事档案管理工作和档案建设发展的历程中发现基层单位的档案工作普遍存在以下问题。

1.基层单位档案工作者对建立全宗卷意识淡薄。

据笔者调查发现，绝大多数档案室没有或不注重建立全宗卷，特别是一些没有升级的单位基本上不知道建立全宗卷，甚至一些在档案管理岗位上工作多年的档案人员也有不知道什么是全宗卷的情况，不了解单位的全宗介绍、组织机构沿革史、大事记、档案销毁清册、档案移交清册等就是组成全宗卷的材料。

这并不是说他们没有形成全宗卷材料，事实上，在档案
管理和利用过程中或多或少地都会产生一些全宗卷的材料，由于大多数单位档案人员都是兼职，档案业务知识欠缺，尚未认识到这些就是全宗卷材料，因而没有将其单独集中，无法全面地体现全宗卷的价值。

2.全宗卷材料不齐全。

全宗卷内文件材料是随着全宗管理的延续而逐渐补充、增加的。

但好多单位档案室的现状是，全宗卷内应有的材料不完整。

比如在档案移交过程中，职能部门只是按时把自己所存的档案交综合档案室后，当面清点后就算完成交接工作了，没有规范的文字交接清册和交接手续；有些单位的统计工作不是在档案移交、立卷工作
结束后及时进行统计，而是等到档案主管部门检查时临时再清点，没有建立规范的档案统计台帐。

注重文书档案分类方案、归档范围、保管期限表，对其它各类档案没有明确的分类方案、归档范围和保管期限表；提供档案利用后，只填写档案查阅利用登记簿，没有填写档案利用后产生的社会效益和经济效益等，工作做了，可是没有将这些工作形成文字材料及时补充进去，导致了全宗卷材料的缺失。

3.全宗卷内容不规范。

有些档案室为了达到省级标准，仓促建立全宗卷，由于没有做好平时全宗卷文件材料的形成和积累工作，在后面的工作中没有对全宗卷的内容加以补充完善，从而造成全宗卷的内容只反映了全宗管
理的部分情况。

如对大事记、组织机构沿革史的编写上，在档案主管部门工作检查完毕后，就不再继续编写了，致使这部分内容缺少了延续性，为以后的查考利用带来不便；还有对档案的交接手续上只有接交人和移交人，没有监交人；档案统计数据、档案利用典型事例等材料没有统一集中管理等等，这些情况导致了全宗卷内容管理的不规范。

4.档案行政管理部门业务指导上有所欠缺。

档案行政管理部门在对档案工作进行业务指导时，大都注重于抓案卷质量、档案基础设施建设等，而对建立全宗卷则很少过问，没有把建立全宗卷作为一个考核项目，这也是基层档案管理人员没有认识到全宗卷重要性的主要原因。

三、加强全宗卷的几点建议
通过笔者多年来基层档案工作的经历，认为应从如下几个方面入手：
1.应提高单位领导和档案管理人员对建立和完善全宗卷的重要性和必要性的认识。

将建立和完善全宗卷的工作纳入档案管理人员的职责范围，把它作为档案管理的总抓手，使档案管理人员在日常工作中注意对全宗卷文件材料的形成及时进行收集和积累，不断补充和完善全宗卷的内容，使所建立的全宗卷能真正反映该全宗的历史面貌。

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业务交流
BUSINESS COMMUNICATION
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形式多样，档案信息的种类和形式也逐渐丰富，传统单一的档案管理模式已经满足不了信息时代档案工作的需求。

而我省高速公路系统的传统档案资料数量庞大，档案数字化建设无疑是一项艰巨的工程，档案数字化过工程中所需要的管理软件及其硬件设备，都需要更多的资金投入。

3.档案意识淡薄，领导不够重视。

由于档案业务非高速公路系统核心业务，长期以来又缺乏宣传，领导对档案管理工作缺乏足够的重视，造成高速公路档案管理工作难以开展。

三、解决问题的对策
1.提高档案人员专业素质，培养复合型档案人才。

定期对档案管理人员进行全面、系统地培训，尤其要加强档案管理相关法律法规的培训；其次，要进行高速公路档案管理必要的基础知识以及计算机基础知识的培训，完善他们已有的知识结构体系，提高他们的专业技能，使他们具备扎实的理论知识，具备较强的职
业素养、较强的责任感、较高思想觉悟水平。

2.完善高速公路档案管理工作的各项制度。

要加快高速公路档案管理工作的有效开展，就必须尽快制定和完善一系列的工作制度。

以青银管理处为例，我们制定和完善了《高速公路档案立卷归档制度》《档案库房管理制度》《高速公路档案借阅利用制度》《高速公路档案管理人员岗位责任制》《高速公路档案管理人员四参加制度》等一系列档案管理制度，管理制度中明确了管理人员的职责，形成问责制，并加强管理人员间的相互监督，及时发现管理
中出现的漏洞并及时解决，确保档案管理工作的有序进行。

3.提高高速公路档案管理工作信息化水平。

要不断强化高速公路档案管理人员信息化意识，提高档案信息化管理水平，并注重在档案管理工作实践中的应用。

现代技术条件下，信息化管理技术已经被广泛应用到不同领域、行业中，高速公路档案管理信息化是必然趋势，也是提高档案管
理与档案服务利用效率的有效途径。

应增加资金投入，配备计算机、扫描仪等必备硬件，应用档案管理软件进行高速公路档案的收集、整理、保管、编研和提供利用，从而提高高速公路档案的信息化管理水平。

4.充分利用业务外包，加快高速公路档案数字化。

2005年，国家档案局制定了《纸质档案数字化技术规范》，要求对纸质的档案进行数字化处理。

由于高速公路档案载体数量繁多、形式多样、存在较多大纸质档案，而专业人员的缺乏和资金的不足，就造成了高速公路档案数字化的困难。

档案业务外包则可以有效解决这些问题。

档案外包服务机构拥有档案管理的专业水平，服务范围规模化，工作效率高，成本低，因此，将高速公路档案数字化业务合理地进行外包，不仅可以充分利用外部资源，使有限的经费效益最大化，而且也会大大加快高速公路档案数字化步伐。

（作者单位：河北省高速公路青银管理处 ）
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2.充分发挥好全宗卷在管理档案工作中的“档案”作用。

收集、整理、鉴定各类档案要依据全宗卷中各类档案分类方案、归档范围和保管期限表开展工作，使各类档案收集齐全，整理规范，利用方便；其次档案收集、管理、利用、安全等要严格落实各项管理制度及工作职责；再次，档案
移交接工作要严肃移交接纪律，办理规范的移交接手续。

3.加强业务培训，提高业务技能。

各级档案行政管理部门在举办档案业务培训班时，把建立全宗卷作为一项培训内容，改变基层档案管理者对全宗卷的模糊认识。

档案管理员要有高度的工作责任感，不断提高自身的专业素质，逐步养成积累和管理全宗
卷的良好习惯。

4.加强督导检查力度。

各级档案行政管理部门要全面指导、督促和检查，在对档案工作进行指导和检查时，要把全宗卷的建立列入工作计划，并将其单独做为一项工作进行考核。

（作者单位：中共定西市委党校）。