文书档案归档操作技能培训讲稿

文书档案归档操作技能培训讲稿
2013年4月17日
牟德洪
同志们：
今天，讲在具体工作中文书档案如何收集，归档和不归档范围,如何划分保管期限，如何按照归档文件整理规那么进行整理：
首先，我要为大师介绍的是文书档案整理方式的历史变化情况，让大师了解、掌握：
第一，整理方式的历史演变：
1、按“卷〞整理的方式的时间边界、依据：
2002年以前的文书档案按“卷〞进行整理。

按“卷〞整理，是指按照一事一卷的原那么，对归档文件
进行分类、组卷、编号、编目、装订的过程。

1987年12月，国家档案局发布了机关档案工作业务建设尺度，正式将立卷作为机关档案室归档文件的尺度整理方法确定下来，并在全国范围内加以普及。

1988年9月，随之配套的国家尺度文书档案案卷格式〔GB/T9705—2021〕由国家质量技术监督局发布实施，这种以“卷〞为整理单元的方式，我市一直执行到2002年。

2021年11月，文书档案案卷格式从头修订发布，并于2009年5月1日起实施，仍然适用于按立卷方法整理档案。

2、按“件〞整理的方式的时间边界、依据：
2003年以后的文书档案按“件〞进行整理。

按“件〞整理，就是指以“件〞为单元，将归档文件进行装订、分类、摆列、编号、编目、装盒的过程。

2000年12月，国家档案局发布了行业尺度归档文件整理规那么〔DA/T22—2000〕，要求自2001年1月1日起施行。

按照达州市档案局关于施行〈归档文件整理规那么〉的几点定见〔达市档发[2003]19号〕，我市规定，“凡属市档案馆接收范围的市级机关、团体和其他社会组织〔包罗企事业单元〕，均应从2003年1月1日起执行规那么，2002年以前的文书档案仍采用文书立卷归档方法整理归档；尚未推行规那么的县、市〔区〕最迟在2004年度执行；中央、省属驻达单元，其档案移交省上有关单元的，按照省档案局规定的时间执行规那么，其余的均应从2003年1月1日起执行规那么。

〞第二，划分保管期限的历史变化：
1、执行永久、持久、短期保管期限的时间边界、依据：
2006年以前的文书档案执行永久、持久、短期三种保管
期限。

1987年12月，国家档案局以“国档发[1987]27号〞印发了机关档案工作业务建设尺度、关于机关档案保管期限的规定、文书档案保管期限表和机关文件材料归档和不归档范围〔后两者为一个文件〕这三个文件，正式确定了文书档案的保管期限分为永久、持久、短期三种形式，持久为16年至50年摆布，短期为15年以下。

这种保管期限的划分，我市一直执行到2006年，这此中既有按“卷〞整理的方式，也有后面几年按“件〞整理的方式。

2、执行永久、30年、10年保管期限的时间边界、依据：
2007年以后的文书档案执行永久、30年、10年三种保管期限。

2006年12月，国家档案局发布了第8号令〔即：机关
文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〕
按照达州市档案局关于印发〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施定见〉的通知〔达市档发[2007]70号〕，我市决定：“1、市级各单元统一于2021年整理2007年度档案时开始执行新的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。

2006年以前的文书档案归档范围和文书档案保管期限，仍按原规定执行。

2、各单元在执行文书档案新的保管期限时，文书档案按照永久、30年、10年别离进行摆列和编目〔保管期限为永久的档案，接续原永久档案摆列；保管期限为30年、10年的档案，从头起头摆列〕。

会计、基建、照片等其它专门档案，仍按原有规定进行摆列和编目。

〞
其次，企业如何界定哪些属于文书档案？如何整理文书档案？今天，也要给大师讲大白，形成统一思想。

一是按照工
业企业档案分类试行规那么〔国档发[1991]20号〕和企业档案工作尺度〔DA/T42—2021〕的规定，企业档案中的前四大类〔即：“经营打点类、出产打点类、行政打点类、党群打点类〞〕为文书档案，从这一点可以看出，企业文书档案的构成和机关文书档案的构成是大同小异的。

二是按照机关档案工作业务建设尺度、文书档案案卷格式、四川省档案局关于企业参照执行〈归档文件整理规那么〉的定见〔川档发[2003]15号〕的相关精神，企业文书档案的整理同机关单元的整理方式是不异的。

三是按照1987年12月印发的文书档案保管期限表、2006年12月发布的国家档案局第8号令〔即：机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〕、2021年12月发布的国家档案局第10号令〔即：企业文件材料归档范围和档案保管期限规定〕，企业文书档案保管期限同样执行的是永久、持久、
短期和永久、30年、10年。

所以企业文书档案的整理方式和保管期限的划分与机关是相一致的。

综上所述，一是整理方法介于执行规那么有十余年，前几年个别单元需按“卷〞整理的文书档案也整理的差不多，所以，今天只给大师讲解归档文件整理规那么〔也即：以“件〞为单元整理的方法〕，以“卷〞为单元整理的方法〔也即：文书档案案卷格式〕就不讲了。

二是归档范围和保管期限的划分，国家档案局第8号令〔即：机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〕和国家档案局第10号令〔即：企业文件材料归档范围和档案保管期限规定〕中文书档案局部也是大同小异，今天也就把机关和企业的文书档案如何收集、如何划分保管期限合并在一起讲解。

下面，我围绕文书档案的归档范围和不归档范围，保管期
限的划分，整理的方式和步调三个方面的内容为大师进行讲解：
一、归档范围和不归档范围(六个方面的内容)
〔一〕归档的总要求：
总要求：但凡本单元形成的具有保留价值的文件材料均应收集齐全完整。

包罗上级下发的，同级和不相隶属单元送来的，下级单元报送的。

归档齐全完整的含义〔3个〕：
1、反映本单元本能机能活动全过程的文件必需齐全完整。

即本机关各部分各项工作中形成的重要文件必需齐全，不克不及缺少某个部分的文件。

2、一组有密切联系的文件必需齐全完整。

如召开某次会议，必需有会议通知、日程安排、带领讲话、
大会发言等反映此次会议全貌的主要文件，假设缺少了会议通知，就视为不齐全。

同样，有批复必需有请示〔有请示不必然有批复〕等等。

3、同一内容的文件的定稿与正本必需齐全，页码必需齐全。

下面，我分机关和企业讲一讲归档范围和不归档范围
〔二〕机关文书档案的归档范围和不归档范围〔即：机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定国家档案局第8号令〕
归档范围：
1、反映本机关主要本能机能活动和底子历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有操纵价值的文件材料。

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料。

下级机关报送的重要文件材料。

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

不归档范围：
1、上级机关的文件材料：
〔1〕普发性不需本机关打点的文件材料。

〔2〕任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料。

〔3〕供工作参考的抄件。

2、本单元形成的文件材料：
〔1〕重份文件。

〔2〕无查考操纵价值的事务性、临时性文件。

〔3〕一般性文件的历次点窜稿、各次校对稿。

〔4〕无特殊保留价值的信封。

〔5〕不需打点的一般性人民来信、记录。

〔6〕机关内部互相抄送的文件材料。

〔7〕本机关负责人兼任外单元职务形成的与本机关无关的文件材料。

〔8〕有关工作参考的文件材料。

3、同级单元和非隶属单元的文件材料：
〔1〕不需贯彻执行的文件材料。

〔2〕不需打点的抄送文件材料。

4、下级单元的文件材料：
〔1〕供参阅的简报、情况反映。

〔2〕抄报或越级抄报的文件材料。

〔三〕企业文书档案的归档范围和不归档范围〔即：企业文件材料归档范围和档案保管期限规定国家档案局第10号
令〕
归档范围：
1、反映本企业在研发、出产、效劳、经营、打点等各项活动和底子历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会开展和历史研究具有操纵价值的文件材料。

2、本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料。

3、本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单元的文件材料，非隶属关系单元发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料。

4、有关法律法规规定应归档保留的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。

不归档范围：
1、有关机关和上级主管单元的文件材料：
〔1〕制发的普发性不需本企业打点的文件材料。

〔2〕任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料。

〔3〕供工作参考的抄件。

2、本企业形成的文件材料：
〔1〕重份文件。

〔2〕无查考操纵价值的事务性、临时性文件。

〔3〕未经会议讨论、未经带领审阅和签发的文件。

〔4〕一般性文件的历次点窜稿、各次校对稿。

〔5〕无特殊保留价值的信封。

〔6〕不需打点的一般性来信、来电记录。

〔7〕企业内部互相抄送的文件材料。

〔8〕本企业负责人兼任外单元职务形成的与本企业无关的文件材料。

〔9〕有关工作参考的文件材料。

3、非隶属关系单元的文件材料：
不需贯彻执行和无参考价值的文件材料。

4、所属和控股企业的文件材料：
供参阅的一般性简报、情况反映。

5、其他社会组织抄送不需本企业打点的文件材料。

6、其他不需归档的文件材料。

〔四〕收集中容易无视的几种情况：
1、只重视上级发来的文件，而无视本单元形成的各种文件材料。

如对会议记录、统计报表、各类名册、工作制度、与外单元
签订的合同、协定、协议书、人民来信来访材料、财政预决算等不重视，不收集。

2、只重视“红头子〞文件的正件，不重视同一文件的附件、定稿〔应有带领的签名、单元加盖公章〕、被转发件、电报等的收集。

3、只重视颠末收发登记的文件，而无视未经收发登记的各种文件材料的收集。

如到上级机关开会带回的文件，本单元开会形成的文件，到基层的查询拜访陈述、拜候记录，党团组织关系、职工调动介绍信等。

〔五〕难以收集的几种情况：
在归档文件整理过程中，最难的环节就是文件材料的收集，因为它涉及本单元各个业务部分、综合办公部分、打点部分、人
事部分、保卫部分等，有的还要涉及外机关〔如联合行文〕，文件材料收集工作受到的报酬因素较多，所以难度较大。

出格是下面几种文件又是最难于收集的。

1、带领手中的文件。

由于有些机关文件处置制度不健全，文件未实行集中统一打点，有些文件持久由带领保留。

带领手中保留的文件一般比较重要，带领使用频率较高。

有些带领出格是基层和个别企业的带领图一时便利，怕移交后查找麻烦，所以不移交。

文秘档案人员怕得罪带领，也就不催促移交，加之带领出差在外的时间较多，到了整理的时候，带领不在，致使带领手中的文件未收集归档。

2、人事、财政、业务、保卫等部分的文件。

由于这些部分形成〔包罗上级、同级、下级来文，也包罗自身形成〕的文件政策性强，往往涉及人们的切身利益，有的保密
性较强，加之使用频繁，所以总想由本部分保管，不肯意主动移交。

3、“帐外文件〞。

“帐外文件〞即未颠末收发文登记簿记载的文件。

这部份文件是带领或有关人员在外出活动中形成的，文书人员难于掌握。

如果带领或有关人员的档案意识不强，不主动移交，文秘档案人员是难于收集齐全完整的。

4、报刊上反映本单元工作活动的文章、新闻。

这局部文章、新闻也属于“帐外文件〞，如果单元负责宣传工作的同志不注意平时的收集，文秘档案人员不成能完全知道一年内本单元活动在哪些报刊上反映过，所以很难收集归档。

5、出格珍贵的文件。

如带领、社会名人的题词、照片等，这部份文件保留价值较
大，时间久后便是珍贵文物，所以相关人员喜欢本身保留。

6、机密性较高的文件。

如研究人事任免的会议记录、讨论入党的会议记录、涉密文件、处分带领的文件，有些单元怕移交给文秘档案人员后造成泄密事件，所以不移交归档，待假设干后，密级解除了或不再需要保密了，才移交出来归档。

7、科技文件。

如设备说明书、图纸等在工程人员手中，收集困难。

一种情况是工程人员把它作为技术财富，一旦机器设备需要检修，非找他不成，表达他在单元的价值。

别的一种情况是工程人员为了使用起来便利，而不肯意移交。

〔六〕收集文件的方法〔略讲〕：
1、打点完毕随时收。

如传阅、处置完毕就收。

草拟打印盖章后就收。

2、会议文件及时收。

本单元开会的文件结束后就收。

外出开会带回的文件回来时就收。

3、常用文件按时收。

使用频繁较高的常用文件，可按照实际情况，约按时间收，要做到使用和收集两不误。

4、人员变更提前收。

主要是指在个人手中的文件，必然赶在人员工作变更前进行收集。

5、珍贵文件跟踪收。

主要是指重要带领的题词、名人赠送的字画、重要的照片、奖旗、奖章、证书等。

6、盖章之时当即收。

主要指本单元本身印发的文件。

7、制度约束按时收。

就是要有相关的制度和打点方法来保障收集的齐全。

8、责任到头催促收。

9、“帐外文件〞催促收。

10、整理之前全面收〔每年一季度集中收集一次〕。

11、发现不齐反复收。

二、如何划分保管期限
国家档案局第8号令和第10号令发布后，机关文书档案和企业打点类文件的保管期限均分为永久、按期两种，按期一般分为30年、10年。

在这一局部我们是按照国家档案局第8号令和国家档案局第10号令来讲的。

划分保管期限的总体原那么是：
1、永久：
但凡反映单元主要本能机能活动和底子历史面貌，对本单元、国家建设和历史研究有长远操纵价值的档案，列为永久保管。

2、30年：
但凡反映本单元一般工作活动，在较长时间内对本单元工作有查考操纵价值的文件材料列为30年保管。

3、10年：
但凡在较短时间内对本单元有参考操纵价值的文件材料列为10年保管。

大师在划分保管期限时，一是要注意文件之间的联系，防止孤登时划分其价值。

二是考察文件的实际内容，防止从形式
上看其价值。

三是研究文件的各种作用，防止单方面地看其价值。

四是考虑文件的长远需要，防止静止地看问题。

在这里，我同样分机关和企业讲一下永久保管和按期保管的范围：
〔一〕机关：
机关文书档案永久保管的范围：
1、本机关制定的法规政策性文件材料。

2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。

3、本机关本能机能活动中形成的重要业务文件材料。

4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的陈述、总结、综合统计报表等。

5、本机关机构演变、人事任免等文件材料。

6、本机关房屋买卖、地盘征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。

8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

机关文书档案按期保管的范围：
1、本机关本能机能活动中形成的一般性业务文件材料。

2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。

3、本机关人事打点工作形成的一般性文件材料。

4、本机关一般性事务打点文件材料。

5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作陈述、总结、统计报表等。

6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材
料。

7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。

8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

9、下级机关报送的年度或年度以上方案、总结、统计、重要专题陈述等文件材料。

〔二〕企业：
企业打点类文件永久保管的范围：
1、本企业设立、合并、分立、改制、上市、闭幕、破产或其他变更过程中形成的文件材料。

2、本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料。

3、本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料。

4、本企业资产和产权转让、买卖、典质、租赁、许可、变更、庇护等凭证性文件材料。

5、本企业对外投资文件材料。

6、本企业本钱金核算、确认、划转、变更等文件材料。

7、企业融资文件材料。

8、本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单元的请示、陈述、报表及其复函、批复。

9、有关机关和上级单元制发的需本企业打点的重要文件材料。

10、行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料。

11、本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补
充协议等文件材料。

12、本企业开展规划、战略决策、重大鼎新、年度方案和总结文件材料。

13、本企业内部打点制度、规定、方法等文件材料。

14、本企业机构演变，人力资源打点的重要文件材料。

15、本企业涉及职工权益的其他重要文件材料。

16、企业文化建设文件材料。

17、本企业经营打点工作的重要文件材料。

18、本企业出产技术打点工作的重要文件材料。

19、本企业行政打点工作的重要文件材料。

20、本企业党群工作的重要文件材料。

21、新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道。

22、有关机关和上级主管单元带领、社会知名人士等重要宾客到本企业查抄、视察、调研、参不雅时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作陈述请示等重要文件材料。

23、本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料。

24、本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料。

25、本企业直属单元、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的陈述、请示和批复等文件材料。

企业打点类文件按期保管的范围：
1、本企业本钱金打点、资产打点的一般性文件材料。

2、本企业涉及职工权益的一般性文件材料。

3、本企业部分工作或专项工作规划。

4、半年、季度、月份方案与总结。

5、本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料。

6、发布的一般性公告。

7、本企业经营打点工作的一般性文件材料。

8、本企业出产技术打点工作的一般性文件材料。

9、本企业行政打点工作的一般性文件材料。

10、本企业党群工作的一般性文件材料。

11、本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单元的请示、陈述、报表及有关机关和上级主管单元的复函、批复。

12、有关机关和上级主管单元、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般性证明文件。

13、本企业与其他单元和个人形成的一般性合同、协议。

14、直属单元、所属和控股企业一般性问题的请示、陈述、
来函与本企业的批复、复函等文件材料。

15、本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料。

16、本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料。

17、本企业接待重要宾客的工作方案、方案等一般性文件材料。

你们回去后，除企业以外的其他单元要按照国家档案局第8号令的规定，结合本单元的实际情况，编制本单元的文件材料归档范围和保管期限表，经审核后执行。

2007年，我们已经对市级大局部单元编制的文件材料归档范围和保管期限表进行了审核，个别未编制的单元要抓紧编制。

国家档案局第10号令发布后，也要求企业编制文件材料归档范围和保管期限表，未编制过的企业本年都要着手编制，已经编制过的企业要从头修
订，近期，我们将启动企业编制、审批文件材料归档范围和保管期限表这项工作，具体开始的时间和方式我们将别的发文安排。

三、按照归档文件整理规那么整理文书档案的方法和步调
前面，我们已经对文书档案的收集范围、保管期限的划分进行了学习，我想大师已经有了一个初步的印象。

这一局部，为更简单明确，在工作更具有可操作性，结合多年实际工作中堆集的经验和做法，我按照平时工作的步调给大师进行讲解。

第一步：按年度进行分类
这一步就是将同一归档年度的文件别离放在一起。

如2021年的文件放在一起，2021年的文件放在一起。

这里大师必然要清楚的是，文件的归档年度一般都是指文件的形成年度，也就是说文件是哪一年形成的就归入哪一年〔以文件的落款日期
为准〕。

几种特殊情况的处置：
1、跨年度的会议文件归在闭幕年。

[如2021年12月28工会，2012年1月3日结束，会议文件归入2021年归档。

]
2、跨年度处置问题的材料归在处置问题结束年。

[如2011年8月2日开始查询拜访某问题形成的文件材料，2012年6月14日结束，其文件材料归入2021年度归档。

这样的好处，一是经办人员便于随时操纵手中的资料，二是利于打点过程中的保密，三是便于打点结束后收集齐全完整，四是便利此后的集中。

]
3、跨年度的请示与批复〔来文与复文〕归在批复与复文年。

4、跨年度的转发文与被转发文归在转发文年。

5、跨年度的正文与附件归在正文年。

年度分好后，后面讲的工作步调，都是针对某一年度档案的整理方法来讲的，大师不要混淆。

第二步：对归档文件进行价值鉴定
实际上这一步，就是鉴定某一年度的文件哪些属于归档的范围，哪些不属于归档的范围，属于归档范围的文件保管期限如何划分，这些内容，我们在上面讲解了，这里就不再讲。

第三步:确定为一“件〞的原那么
“为一件〞是指实体上装订在一起，编目时也只表达为一条条目。

在归档文件整理中，绝大局部归档文件是以自然件〔即单份文件〕的形式呈现，而需要从头界定的“件〞，只是为了便利整理和操纵需要的一种补充形式。

实际操作中，界定“件〞既要有原那么性，又要有灵活性，兼顾到简化整理与便于检索。

具体情况如下：。