浅析人工智能技术在工程档案管理信息化中的应用

浅析人工智能技术在工程档案管理信息
化中的应用
摘要：随着我国科学技术的快速发展，人工智能技术也得到了广泛应用。

在工程档案管理信息化建设过程当中，通过应用人工智能技术可以使传统档案管理手段得到有效更新，同时还能够使人工智能技术与档案管理得到有效结合，从而全面提升档案管理效率。

本文针对人工智能技术在工程档案管理信息化中的应用进行分析，介绍了人工智能技术和档案管理的具体概念，探讨了人工智能技术的应用价值，并提出具体的应用对策，希望能够为相关工作人员起到一些参考和借鉴。

关键词：人工智能技术；档案管理；信息化建设；应用对策
目前，人工智能技术在各行各业当中已经逐渐得到了广泛应用，进而有效实现了生产自动化与办公信息化等目标。

而在工程项目管理工作当中，档案管理是十分重要的一项内容，需要相关单位全面加强档案管理的信息化建设工作。

对此，可将人工智能技术在工程档案管理信息化当中进行有效运用，从而使档案管理工作的质量和效率得到有效提高，降低档案管理成本，减少档案管理人员的工作量，全面提高工程档案管理水平，优化工程技术资料管理。

一、人工智能技术和档案管理概述
（一）人工智能技术
人工智能是计算机科学当中的一个重要分支，相关人员需要科学把握智能本质，并对智能机器设备进行有效开发，使其与人类智能相接近。

在工程档案管理工作的实际开展过程当中，可应用的人工智能机器设备，主要包括图像识别、语音识别以及语音处理等，通过运用人工智能技术，可对数据信息进行自动分辨，并有效处理相关问题，使工程档案管理工作的质量和效率得到有效提高。

与此同时，人工智能技术的应用，还可使档案管理过程中的信息搜索与解答能力得到提
高。

例如，广州白云国际机场扩建工程二号航站楼机电安装工程（二标段）项目在实际施工期间，便对人工智能技术进行了有效应用，这使工程的档案管理工作质量得到了有效提高，将创优工作贯穿施工全过程，并对整理詹天佑奖、安装之星奖等相关奖项进行了申报，取得了十分显著的成果。

（二）档案管理
工程档案管理工作在项目管理过程当中是十分重要的一项内容，且在各行各业都得到了广泛应用。

在传统工程档案管理工作开展过程当中，主要采取纸质化管理模式，需要进行书写与记忆，并对档案进行反复装订整理，之后需要对档案目录进行撰写，这使工作人员的时间和精力被大量消耗，同时还存在较高的错误概率。

随着我国科学技术的快速发展，人们逐渐将计算机技术在档案管理当中进行引进，这也有效解放了档案工作的生产力，全面提高了档案管理效率，使档案管理内容得到简化[1]。

因此，在开展档案管理工作时，相关工作人员需要合理运用人工智能技术，以此来全面优化档案管理的信息化建设，使档案管理水平得到有效提升。

二、档案管理信息化建设中人工智能技术的应用价值
（一）控制管理出错
在档案管理工作的实际开展过程当中，通过合理运用人工智能技术可以有效降低档案管理的失误概率。

具体来说，人工智能技术的应用，可以避免相关工作人员在对档案进行管理与借阅时出现错误，而且在对解锁方式进行选择时，可以有效拓展其检索途径，并对检索过程进行合理优化，从而有效节省检索时间成本。

同时，相关工作人员还可通过关键词来完成具体的检索，人工智能系统则可通过延伸检索技术，对其他关键词与档案信息进行拓展与推送，使用户能够明确认识自身所需要的档案，从而降低档案查询的错误率[2]。

（二）强化信息共享
在我国进入互联网时代以来，对档案管理工作也提出了全新要求，具体需要实现档案信息的网络化、社会化以及数字化，从而使相关使用者能够对所需要的
资料和档案进行高效查询。

通常情况下，不同人在检索分类档案时，其细分习惯会存在相应的差异。

而通过对智能检索技术进行利用，可对档案分类的重要性和相关性同时进行考虑，而且还具有关键词索引，可以有效保证档案检索工作的准确率和效率。

在对智能机器人设置语言加工系统后，用户可对自然语言进行使用，向智能机器人进行提问，从而准确演绎答案，使信息共享得到强化。

图1 档案数据检索流程图
（三）提升管理效率
在工程档案信息化建设过程当中，其主要建设内容具体包括档案网站、数字档案馆等。

而在信息化建设期间，数字化是十分重要的一项内容，需要有效实现数字压缩，并建立数据库，使各类电子档案系统与介质文件能够得到有效结合，并形成相应的档案信息库，并通过高速扫描在数据库当中有效存储。

但在实际建设过程中，由于受到人为因素、技术手段以及数字化对象等影响，进而降低了工作效率。

通过将人工智能技术和计算机技术进行有效结合，可以更好的实现语音和视觉识别，而且还能够使计算机具有自我学习功能，完成对图片、语音、视频等相关数据的科学识别和整理，从而有效提升管理工作效率，促进了档案管理的数字化建设[3]。

三、人工智能技术在档案管理信息化建设中的应用对策
（一）网络平台共享技术
在工程档案管理工作当中，档案的查询和借阅以及归还往往十分复杂。

针对传统档案管理流程进行分析，其主要采取纸质文件形式向上逐级进行审批，特别对于一些机密和机要文件，其审批流程往往十分繁杂。

而通过对网络平台共享技术进行应用，则可以有效简化这些审批程序，具体需要通过电子计算机采取OA 软件形式，从而在网上平台上完成各项审批工作。

同时相关企业还可将部分档案文件公开，并对平台共享技术进行利用，从而在企业的局域网络当中直接进行展示，这样一来企业内部人员可通过具体的账户和ID登录，并对这些档案文件进行查阅。

例如，2016年的新广东省资料统一用表软件，实现了在网络编制资料、实行电子印章，项目的资料进展情况如何，资料技术负责人都可以从系统上清晰的获取，这样可以使原本繁杂的审批手续得到节省，使资料技术负责人等档案管理工作人员自身的工作量得到减少，全面优化了档案管理的工作流程。

（二）系统智能识别技术
系统智能识别技术是人工智能技术的一项核心技术。

现如今，随着人工智能技术的快速发展，系统智能识别技术也变得更加成熟，并得到了广泛应用。

在搜索引擎的实际使用过程当中，智能识别技术可以以搜索框的形式进行运用，不仅能够检索相关的文字形式，而且还能够检索语音，智能判断图片。

因此，可将系统智能识别技术在工程档案管理工作当中进行有效应用。

例如，在开展工程评优工作时，需要对工程技术管理资料进行检索查阅修改，在此查询过程中，可通过系统智能识别技术，将档案文号、标题或内容关键词在搜索框当中放置，这样只需要对检索按钮进行轻轻点击，便可对相关档案进行高效搜索。

（三）智能分类检索
在现代科技的发展过程当中，人工智能技术是一项全新技术，通过合理运用该项技术可以使生产力得到解放。

而在工程档案管理工作开展过程当中，可对智能分类检索技术进行有效应用，从而缓解相关人员的工作压力。

具体来说，工程技术管理资料的管理过程当中，需要涉及到工程资料的文本类档案与施工过程的图片等多媒体档案等内容，相关管理人员可通过智能分类检索技术的应用，使相关档案信息实现智能分类和检索。

例如，在编制及排布各专业的工程资料文档时，
工程技术资料管理人员可按照重要程度和价值等标准摆放档案，而在后期检索时则可结合该项标准，得到最终的检索结论[4]。

结束语：
综上所述，工程档案管理工作内容十分复杂，如果采用传统档案管理模式，则需要通过人工来有效完成各项工作，不仅耗时耗力，而且还存在较高的错误率。

随着我国进入信息化时代，需要全面加强档案管理的信息化建设，对此通过对人工智能技术进行应用，可以全面提升档案管理信息化建设水平，并有效提高档案管理工作质量与效率，优化档案管理流程，提升档案管理水平，优化工程技术资料管理。

参考文献：
[1]高华.试论人工智能技术在档案管理信息化中的应用[J].中国集体经济,2021,14(20):165-166.
[2]吴爱华.人工智能技术在档案管理信息化中的应用[J].电子技术与软件工程,2020,17(20):255-256.
[3]谢波.浅析人工智能技术在档案管理信息化中的应用[J].机电工程技术,2019,48(11):40-42.
[4]胡春锐,雷稚蔷.浅析人工智能技术在档案管理信息化中的应用[J].黑龙江档案,2019,24(01):33.。