现代公司组织与管理方法

2.信息的特征
信息的特征主要有以下几点：
（1）客观性。信息是客观事物的反映，它是 不依赖于人的主观意志而存在的。为此， 获取信息必须注意信息的客观真实性。
（2）传递性。信息需要经过传递才能发生作 用，现代信息传递工具越来越发达，越便 于快速传递。
（3）时效性。反映事物现实状态的信息，在 当时一个阶段是有效的，但当事物发生变 化，原先的信息便逐渐成为历史而失去作 用。
企业系统组成要素，如图6－1所示： 上述五种组成要素，前三种属有形资源要素，
后两种属无形资源要素，而现代工业企业真正
的潜力和活力都隐藏在无形要素中，需要引起
对无形要素的足够重视。
2.企业内部系统的组成
企业系统是一个投入（输入）、转换（生产、处 理），产出（输出）三部分组成的动态转换过程。如 图6－2所示。
（3）信息是对生产过程进行有效控制的工具。原材料等 的投入是按照有关规定的路线、要求和时间等进行流动 的，而信息则能起调节和控制作用，以保证企业目标和 计划的实现。
5.2.3 企业信息管理的要求和建立
1.企业对信息的要求 对信息的质量要求是：
（1）及时。信息的处理和传递速度要快，才 能满足现代化生产高速、高效的需要，才 不会贻误时机。否则就易产生指挥失灵、 生产中断或发生事故。
反馈控制、事前控制与实时控制的区别，如图6－5所示
根据业务职能的不同，企业管理系统可分为产品开发、 生产制造、销售服务、财务会计和人事组织等子统。 各子系统都有其自身的职责、目标和利益。为了使其 相互配合，必须通过三个管理层次加以协调和控制， 即最高管理层、中间管理层和现场管理层。不同管理 层其工作的内容和范围不同。企业管理系统的子系统 与管理层次的关系，如图6－4所示。
（
2）加工。即对信息进行处理，它包括对信息进 行分类、排序、选择和缩减等工作，以便为 有关人员提供信息。
（3）传递。即把经过处理的信息及时提供给管 理者，信息在管理过程中流动，就形成信息 流，它控制着生产过程的物流、人流的流动。 信息流伴随着物流、人流而产生的，要引导 物流、人流有规律的运动，以达到最优的经 济效果。
5.2.2 信息在企业管理中的作用
（1）信息是企业计划决策的依据。计划制定的正确与否， 取决于决策。决策是否正确，不能单凭领导的胆识和能 力，重要的是掌握大量可靠的信息作为依据。既要有企 业系统外部的信息，又要有企业系统内部的信息。
（2）信息是进行生产指挥、建立正常生产秩序的手段。 例如：计划、各种指令、规章制度等信息，对企业各个 部门和各个岗位的工作，都起着指挥、组织和协调作用。
信息是系统各要素之间联系的特殊形式，它可反映 客观事物之间的相互联系，以及事物运动过程在时 间、空间上的分布状况和变化程度。
企业管理工作中存在着大量信息，通过信息 沟通各组织之间的相互意见，交流人员的思 想，反映企业生产经营活动的情况和外部环 境的变化等。
随着科学技术的发展，企业规模的日益扩大， 专业化程度的提高等，都会促使企业内、外 信息的急剧增加。企业为适应现代化管理的 需要，必须加强信息管理。从一定意义上说， 管理过程实质上就是研究和处理信息的过程， 信息是管理的基础。
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2.相关性
指系统的各要素或部分都是相互联系、 相互作用并各有分工。当这些要素合理 组合成有机整体后，便能产生各孤立部 分所不能产生的功能。
譬如，企业中生产、技术、财务、物资、 劳动等部分有机组合后，便形成一个生 产经营系统，这个系统就能进行正常的 工业生产经营活动，各部分之间有紧密 联系，缺一不可，若系统中任何一个要 素的变化都会使其它要素受到相应的变 化。系统的这种紧密相关性使它成为一 个有机整体，并能使系统产生更高一级 的功能。
应用系统论的观点管理企业，就是要摆脱传统思想的 束缚，把企业生产经营活动当成一个系统来研究，立 足整体，统观全局，从企业各职能部门之间的内在联 系、系统结构及其职能、未来的发展前景、外界环境 的变化以及企业内部条件等方面进行综合考察，并运 用现代科学方法进行系统分析、系统设计和系统控制， 以力， 需要被环境接受和承认。一个系统 要与环境发生物质的、能量的、信 息的交换，必须适应外部环境的变 化。
凡是能够与外部环境保持最佳适应 状态的系统，是理想的系统。否则， 是难以继续生存的。只有适应环境， 企业才有生命力。
5.1.3 企业是一个系统
1.企业系统的组成要素
（2）准确。信息一定要反映真实情况，只有 正确可靠的情报才能做出正确的决策和有 效的指挥，错误的信息会造成错误的决策 和行动。
（3）完整。信息要求全面，供生产经营决策 和指挥生产用。但也不是越多越好，达到 足以做出决策和指挥即可。
（4）适用。信息要符合实际需要。企业内外的信 息是大量的、复杂和多面的，应从中选择企业适 用的，以减少信息管理的工作量，但以不降低信 息的正确程度为限。
（3）财――包括固定资金、流动资金和专项 资金三大类，是物的价值的转化形态。它 的占用量和周转速度是衡量管理水平的重 要标志。
（4）时间――是一种特殊的尚未被人们重视 的资源要素，世界上一切节约都可以归结 为时间的节约，在商品竞争中把握时机更 具有特殊的重要意义。
（5）信息――包括情报、指标、数据、图纸、 报表、规章制度、决策等。信息是企业系统 中极为重要的要素。
5.3 组织与管理中的控制观念
控制（control）是按照既定的条件和预定目标， 对一个过程或一程序事件施加影响的一种行动。
5.3.1 控制的程序
控制程序由三个步骤组成，即：确立控制标准、 衡量工作成果、采取措施纠正偏差。
1.确立控制标准 控制必须有标准，标准就是对 工作成果的明确要求。主要有方针政策、计划、 预算、工作标准等。标准尽可能具体、明确和 定量化。并把它落实到各部门、单位和个人， 以保证企业目标的完成。标准是检验计划执行 情况和工作成果的依据，是用来比较的依据。
3.采取措施纠正偏差
对于发现偏差，并可能危及要达到的目标 时，必须采取有效措施予以纠正。纠正的措施 可以是对症下药的针对性措施；可以是人事变 动等组织措施；也可以是对可能发生的严重事 故，采取预防措施等。当客观情况发生变化， 预期目标必须修改时，应该对目标进行局部调 整。
5.3.2 企业管理中常用的控制方式
企业信息中心的主要任务是：
（1）搜集信息，对企业有关的重大问题进行预 测；
（2）对企业准备采用的方案和措施，提出论证 和评价；
（3）收集企业重大决策实施情况，及时反馈， 并提出改进意见。
企业信息中心的日常工作是收集、加工、传递、 存储、检索和输出信息。
（1）收集。信息收集要求全面完整、真实可靠， 保持系统性和连续性。
2.衡量工作成果
为了进行有效的控制，必须按标准来衡 量实际工作的成果。对于能直接衡量成果的 活动，如产量、质量、成本、消耗等，可以 通过原始记录、统计报表等。获得实际活动 成果 的数据和登记信息，并与标准进行比 较，如有偏差，需进行分析和评价，及时向 领导或有关人员汇报。
对于不能直接衡量活动成果的工作，如 厂长、管理人员的工作等，应经常检查他们 的活动是否符合岗位责任、规章制度、工作 规范，并使他们置于职工民主管理的控制监 督之中。
在这个企业动态转换过程中，人、财、物、信息等
生产要素，从投入、转换到产出都在变化、发展着， 并周而复始地反复进行。企业经转换过程后产出的人、 财、物、信息，已不是原来意义上的人、财、物、信 息。人的技术业务水平、思想和道德水平都有了很大 提高；资金的周转为企业带来了新创造的利润，并产 出更多更好适销对路的产品和劳务；增加了许多新的 信息资料如统计核算资料、新设计、新工艺、创造发 明专利、革新成就，以及用户对产品质量的反馈意见 等。
这就是企业系统的输入――转换―― 输出――反馈的动态过程。企业系统内部， 又可分为多个系统，其主体生产经营部分 由两个系统所组成：一个是物质生产系统； 另一个是企业管理系统。企业若没有管理 系统，物质生产系统就难以正常运转，整 个生产经营过程就不能正常进行。所以， 物质生产系统是企业管理系统的基础，企 业管理系统是物质生产系统的灵魂。
（5）经济。是指获取和处理信息的成本要尽量低。 信息工作也要讲求经济效益，不能盲目提高电脑 化程度而增加获取信息的成本。用手工可以满足 需要的，就不要盲目追求电脑化，同时还要提高 信息的有偿输出，以提高经济效益。
2.建立企业信息管理系统
企业信息管理系统，是专门负责信息的收集、 加工和处理的网络系统。企业应设立信息系统 中心，下面可分设科技信息子系统、生产信息 子系统、销售及市场预测信息子系统等，尽快 将目前分散在各科室或个人手中的信息集中管 理和利用起来。凡条件具备的属于企业共用的 基础信息资料，应集中起来建立数据库，以实 现信息共享，加强职能系统之间的横向联系。
（4）存储。由于信息范围广、内容多、量大， 为了便于各方面人员查找使用，需要分门别 类建立档案妥为保存，以备使用。
（5）检索。企业存储了大量信息，但为了查找 方便，主要编制检索，包括目录、文摘、索 引等。它能指明信息的所在，提供信息线索， 还能提供信息的简介，比较其价值，便于选 择和鉴别。
（6）输出：就是将处理好的信息，编印成各类 报表和文件。如各种统计报表、计划文件、 技术文件等，供各级领导和管理人员使用。 编制成册，就是输出的形式。
一个企业就是一个系统，它必须具有以下生 产要素：（1）人――操作人员、技术人员、 管理人员、服务人员及其掌握的知识和技能。 人是企业的主体和灵魂，它有很大的潜力和 主观能动性。所以说人的素质将决定企业生 产经营的成败。
（2）物――包括土地、建筑物等“空间条 件”；机电设备、仪表、工具等“劳动手 段”；外购原材料、能源、半成品或成品 等“劳动对象”等。这是企业生产经营活 动的物质基础。企业的生产效率在很大程 度上取决于它们的质和量。
（4）滞后性。信息是事物出现以后才形成的， 经过加工传递人们才能接受和利用。由于信息 的滞后性必然造成管理的滞后性，这使得管理 往往是“亡羊补牢”、“马后炮”。这就是为 什么现代管理要强调即时（实时）反馈、即时 统计和即时管理，以减少因信息滞后而造成不 可挽回的损失。
（5）共享性。一般资源若为一方所占有，则另 一方便不能享用，但信息则可以共享。对输入 者来说获得了信息，而输出者并不减少信息的 占有量，所以要注意信息资源的传播和充分利 用。
1.反馈控制
企业的任何管理系统都是一种输入、转换 的输出系统，反馈控制是利用系统输出的信 息与系统控制标准进行比较，找出偏差，并 指导和纠正系统今后行动的一种控制方式。 例如计划下达后执行情况如何？能否完成？ 有何问题？必须通过信息反馈，以便纠正偏 差，解决问题，下一步计划才能顺利实现。 反馈控制要求所有管理过程都要建立信息反 馈系统，以便随时检查工作执行情况。
5.2.1 信息的概念和特征
1.信息的概念
信息是世界一切事物的状态和特征的反映。事物的 状态和特征是不断变化的，因而也不断地产生新的 信息。信息存在于自然界、人类社会、人的思维和 认识过程中。信息存在的形式是多种多样的，诸如： 计划指令、书报、资料、图纸、统计、数据、报表 等，这些称为信息实体。信息的传递要通过信息载 体，例如：符号、图形、数字、文字、声、光、色 等。
2.事前控制 事前控制是指在事态发生变化之前就采取措施 防止可能出现偏差的一种控制方式。其重点是控制企业 所使用的资源在质和量上的可能发生的突破。例如，通 过原材料入库检验来控制资金使用等。
3.实时控制 在企业中有许多活动既不能事后反馈控制， 也难于进行事前控制，而必须在系统运动过程中取得各 种经济数据，及时进行分析处理，即将发生在正在发生 的偏差，采取措施予以纠正，以保证系统预定目标的实 现。这种控制称为实时控制，亦称现场控制，主要方法 是管理人员深入作业现场，监督检查作业人员的工作， 发现偏差，提出恰当的工作方法，和纠正措施加以纠正。