河北省监理资料的组卷与归档及移交档案馆资料
监理资料的管理及归档要求
监理资料的管理及归档要求一、监理资料管理的重要性监理资料是监理工作的重要组成部分，它记录了工程项目从设计到竣工的全过程，包括施工图纸、质量验收报告、测试数据、变更设计报告等等。
它能够提供工程质量和工期进展的真实情况，为项目的控制和监督提供依据。
二、监理资料管理及归档的要求1.建立完善的监理资料管理制度：监理单位应根据项目的实际情况制定监理资料管理制度，明确监理资料的范围和要求。
制度应包括监理资料的编制、存档、查阅和销毁等方面的规定。
2.合理划分监理资料的分类：按照资料的性质和用途，分为文件、图纸、记录和报告等不同类别。
每个类别再按照工程阶段、专业、工序等细分，形成清晰的分类体系。
3.统一命名与编号原则：监理资料应采用统一的命名与编号原则，便于查找和归档。
命名应简洁明确，编号应依据编制时间、文件类型和版本号等进行编排。
4.建立专门的监理资料管理库：监理单位应建立专门的监理资料管理库，配备足够的存储空间和设备，以确保资料的安全和可靠性。
同时，需要对存储环境进行管理，如防潮、防尘、温湿度控制等。
5.制定监理资料备份策略：监理单位应制定监理资料备份策略，明确备份的频率和方式。
备份应定期进行，并做好分类、整理和归档，以应对资料丢失或损坏的情况。
6.限制资料的访问权限：监理资料涉及工程项目的重要信息，应严格控制访问权限。
只有经过授权的人员才能查阅和借阅资料，并要求填写借阅登记表，明确借阅目的和时间。
7.定期进行资料审查：监理单位应定期对监理资料进行审查，确保其完整性和准确性。
对发现的问题要及时进行整改和改进。
8.监理资料的销毁管理：监理单位应制定监理资料的销毁管理办法，并与业主单位签订销毁合同。
在销毁前，应进行资料清单的编制，并征得相关方的同意。
三、监理资料管理及归档的措施1.建立资料管理工作流程：明确资料的整理、编制、审查、归档和销毁的流程，确保工作有序进行。
2.培训和管理监理人员：对监理人员进行资料管理方面的培训，提高他们的资料管理水平。
监理文件归档内容及组卷顺序
8
第8卷
见证取样和平行检验文件资料
9
第9卷
工程质量检查报验资料及工程延期文件资料
如无该部分资料，该卷可无，下列卷依次上排。
10
第10卷
工程变更、费用索赔及工期延期文件资料
11
第11卷
工程计量、工程款支付文件资料
监理文件归档内容及组卷顺序（）
序号
卷号
案卷名称
备注
1
第1卷
监理规划、监理实施细则
①可设册；②每册不同专业用彩纸隔开，彩纸不编页号。
2
第2卷
设计交底和图纸会审会议纪要
3
第3卷
施工组织设计或（专项）施工方案报审表、施工进度计划报报审文件资料
①可设册；②每册不同类型内容用彩纸隔开，彩纸不编页号。
B2-4
工程款支付证书
B2-5
费用索赔申请表
B2-6
工地监理协调会议纪要
B2-7
旁站监理方案
B2-8
旁站监理记录表
B2-9
工程材料/构配件/设备监理台账
B2-10
见证取样计划
B2-11
监理巡检抽检记录
B2-12
不合格项处置记录
B2-13
监理日志
B2-14
监理月报
B2-15
监理规划
B2-16
监理实施细则
14
第14卷
监理月报、监理日志、旁站记录
可设册，按时间排序。
15
第15卷
工程质量或安全事故处理文件资料
16
第16卷
工程质量评估报告及竣工验收监理文件资料
监理资料的组卷与归档
监理资料的组卷与归档一监理资料的管理（一）监理资料管理的基本要求：及时整理、真是完整、分类有序（二）总监理工程师应根据监理工程项目的实际情况监理监理管理台帐，如1、工程资料、构配件、设备检验台帐2、隐蔽、分项、分部工程3、工程计量、工程款支付台帐；4、其他台帐（三）专业监理工程师应根据要求认真审核资料，不得接受经涂改的报验资料，并在审核整理后交资料管理人员存放。
（四）在工程监理过程中，监理资料应按单位工程建立案卷盒，分专业存放保管并并编目，以便于跟踪管理。
（五）每个报表后按表要求必须附有相应的附件。
涉及各专业的报表按建筑工程质量验收统一标准中排列顺序依次排序。
（六）监理资料的收发、借阅必须通过资料管理人员履行手续。
（七）监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。
第一册1委托监理合同（实行监理招标的应附监理中标通知书）2施工合同（含各类合同，如分包合同）3建设工程监理报审表4建设工程监理许可证5施工许可证（复印件）6项目监理机构组织形式、人员构成、总监理工程师的书面任命资料及人员变更资料7合同争议处理意见（B2-12）8合同变更资料（B2-13）第二册1勘察设计文件2设计交底与图纸会审会议纪要3工程变更单（B3-2）4工程开工报审表（B1-1）工程暂停令(B2-2)复工报审表（B1-2）5施工组织设计（方案）报审表（B1-3）6分包单位资格报审表(B1-4)7主要施工机械设备报审表（B1-5）8实验室资格报审表（B1-14）第三册1监理规划(B2-7)2监理实施细则(B2-8)3监理月报(B2-9)4工程竣工预验报验单(B1-13)5工程质量评估报告等专题报告(B2-11/B2-14)6监理工作总结（阶段和竣工总结）(B2-16)7监理会议纪要及来往函件(B2-10)8工程质量事故报告单(B1-17)9工程质量事故处理方案报审表(B1-18)10监理工作联系单(B3-1)11监理通知(B2-1)监理工程师通知回复单(B1-9)12工程质量整改通知(B2-4)/监理工程师通知回复单（B1-9）13施工单位申请表(通用)(B1-20)14监理日志(B2-17)第四册1施工测量放线报验单(B1-6)2工程材料/构配件/设备报审表（有见证取样送检资料的附在相应的报审表后）3工程报验单(B1-7)（报验中分项工程涉及见证取样及旁站监理的，在每个报验单后排列见证取样送检资料和旁站监理记录）（B2-18）4砌体/混凝土检验批验收认可通知（涉及旁站监理的附旁站监理记录）第五册1工程计量报审表(B1-15)2工程变更费用报审报(B1-16)3工程款支付申请表(B1-8)4费用索赔报审表(B1-11)5工程款支付证书(B2-3)6施工进度计划（调整计划）(B1-19)7工程临时延期报审表(B1-10)8工程最终延期审批表(B2-5)9工程竣工结算审核意见书（B2-15）第六册1监理台账2收、发文登记表3工程资料的照片及声像资料4其它监理资料（含工程质量保修期的监理资料）监理资料的移交在工程监理中，与工程质量有关的隐蔽工程验收资料、质量验收资料、材料设备的实验检测等资料及进度控制、造价控制等资料，项目监理机构均已随监理工作进展提交给建设单位，故施工阶段监理工作结束时，项目监理机构只需向建设单位提交监理工作总结。
档案馆归档资料、立卷、装订要求
市城建档案馆对归档文件质量、立卷、摆列、编目、装订的要求（2011）1、归档的工程文件应为原件，由于只有原件才具备法律依照。
比如：天富房地产开发企业 51＃小区天富康城静园1＃2＃3＃4＃5＃6＃六栋楼同时动工，工程准备阶段文件（动工前）只有一份原件, 原件应放在 1#楼内，其他五栋楼一定在备考表里写明原件在 1＃楼内 ( 这一点对若干年此后查档案十分重要) 。
2、工程文件的内容一定真切、正确，与工程实质相切合。
3、工程文件应采纳打印或许持久性的书写资料，不得使用易退色的书写资料。
4、工程文件应笔迹清楚，图样清楚，图表整齐，署名盖印手续齐备。
5、工程文件中文字资料幅面尺寸规格应为A4 幅面。
6、工程文件的纸张应采纳能够长久保留的韧力大、持久性强的纸张。
图纸一般采纳蓝晒图，完工图应是新宏图，有些图（如公路完工图）是计算机出图，但一定清楚，但不得交计算机出图的复印件。
7、所有完工图均应加盖完工图章。
完工图章的基本内容应包含：“完工图”字样，施工单位、编制人、审察人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
完工图章示比以下80完工图15 50施工单位7编制人审察人7技术负责编制日期7人监理单位7总监现场监理720202020完工图章尺寸为： 50mm×80mm完工图章应使用不易退色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
利用施工图改绘完工图，一定注明更改改正依照，有重要改变的，应该从头绘制完工图。
不一样幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》一致折叠成 A4 幅面，图标栏一定露在外面。
立卷的原则和方法1、立卷应依照工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保留和利用。
2、一个建设工程由多个单位工程构成时，工程文件应按单位工程组卷。
建设工程项目：经同意依照一个整体设计进行施工，经济上推行一致核算，行政上拥有独立组织形式，推行一致管理的工程基本建设单位。
单位工程：拥有独立的设计文件，完工后能够独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的构成部分。
监理资料组卷归档规定
监理资料组卷、归档规定1．监理资料组卷、归档工作由项目监理部负责。
项目监理部的总监作为第一责任人，应指定专职资料员负责这一工作。
监理中心工程部应支持和协助项目监理部做好监理资料的组卷、归档工作。
2．监理资料组卷的原则及要求（1）组卷的原则：组卷应遵循监理资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和借阅。
（2）监理资料可按建设工程项目、单项工程、单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
（3）案卷不宜过厚，一般不超过40mm；案卷内不应有重份资料；不同载体的资料一般应分别组卷。
（4）案卷内资料的排列：文字资料应按事项、专业顺序排列；图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；既有文字又有图纸的案卷，文字排前图纸排后。
（5）案卷的编目：卷内目录式样见“附录A”，应排在卷内资料首页之前，目录的最后一项非单页时其页号应为XX‐YY形式；卷内备考式样见“附录B”，应排在卷内资料尾页之后；案卷封面式样见“附录C”，应放在目录前。
（6）案卷装订：装订前必须剔除金属物，采用线绳三孔左侧装订，装订结系在案卷背面，装订要整齐、牢固，便于保管和借阅。
（7）案卷装具采用卷盒，其卷盒的外表尺寸为310×220mm，厚度分别为20mm、30mm、40mm。
3．监理资料归档范围“附录D”。
4．归档监理资料的质量要求：（1）归档的监理资料应当为原件。
如卷内有复印资料时，要求复印件字迹清晰，反差效果良好。
（2）监理资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如纯蓝墨水、园珠笔、复写纸、铅笔等。
（3）归档资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。
（4）监理资料中文字资料幅面为 A4（即297×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。
5．监理资料归档的时限向本院资料室归档的监理档案，应在该工程竣工验收后 3 个月内完成归档工作。
6．项目监理部向本院资料室移交监理档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。
资料员实务习题多项选择题(深度美化版) (1)
多选题(管理实务)第一章施工文件档案资料相关概念1.1 建设工程项目与建设程序5、屋面中防水与密封子分部可以划分为（卷材防水层、涂膜防水层）。
7、工程立项阶段的工作包括(项目建议书审批、可行性研究报告审批 )。
1.2 建筑工程施工质量验收2、分部工程质量合格条件是(①分部（子分部）工程所含分项工程的质量均应验收合格②质量控制资料应完整③地基与基础、主体结构和设备安装等分部工程有关安全及功能的检验和抽样检测结果应符合有关规定④观感质量验收应符合要求)。
4、检验批质量验收记录表中“主控项目、一般项目”项的“检查记录”填写方法有(①对有数量可填的项目，直接填写检查获得的数②对定性项目，可根据实际情况填写“符合要求”或“抽样检验合格”等③有混土、砂浆强度等级的检验批，可填写试件编号，待试件试验报告出来后，对检验批进行判定)几种情况。
第二章建设单位工程文件档案资料2.1 建设单位工程文件资料形成2、工程质量竣工验收形成（《工程质量竣工验收报告》、《单位工程质量竣工验收记录》）。
2.2 建设单位工程文件资料组卷与归档1、工程竣工验收及备案文件中仅需建设单位存档，不需城建档案馆归档的是（建设工程竣工档案预验收意见、住宅质量保证书）。
2、属于工程开工文件的是（建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、工程质量监督手续）。
3、属于工程竣工验收及备案文件的是（工程竣工总结、单位（子单位）工程质量验收记录、工程竣工验收报告、建设工程档案预验收意见）。
4、属于决策立项文件的是（项目建议书、可行性研究报告、项目建议书批复文件）。
5、下列属于征占用地文件的是（建设用地规划许可证、土地使用证）。
2.3 建设单位工程文件资料管理1、建设工程竣工备案应提交的资料有(工程竣工验收备案表、工程竣工验收报告、施工单位签署的工程质量保修书、住宅质量保证书和住宅使用说明书)等。
第三章监理工程文件档案资料3.1 监理工程文件资料形成3、施工监理阶段进行合同管理形成的资料有（分包单位资质报审表、工程暂停令、工程费用索赔报审表、延长工期报审表）。
河北省建筑工程资料管理规程
关记录应有公司职能部门盖章；需监理单位法人代表或其授权的委托人参加 的验收，其相关记录应加盖公司公章；其他报验需盖章的施工资料，加盖项 目监理机构章。 （监理资料用表应符合本规程附录B的规定；附录B未规定的，可自行设计表 格并按本规程第五章5.1.1要求归类。） 4.2.3施工资料的填写、编制、审核及审批应符合国家现行有关标准的规定。标 准中规定需施工单位职能部门参加的验收，其相关记录应有公司职能部门盖 章；需施工单位法人代表、单位技术负责人参加的验收，其相关记录应加盖 公司公章；其他需盖章的施工资料加盖项目章。 4.2.4 检测单位出具的检测报告应符合国家现行有关标准的规定，报告中检测、 审核、批准签字应齐全，并加盖检测单位公章。检测报告主要检验类别包括 委托、抽样、监督和对比等。
4工程资料管理
4.1工程资料分类 4.1.1工程资料分为工程准备阶段文件（A）、监理资料（B）、
施工资料（C）、竣工图（D）和工程竣工文件（E）5类。 4.1.2工程准备阶段文件分为决策立项文件、建设用地文件、勘 察设计文件、招投标及合同文件、开工文件商务文件6类。 4.1.3监理资料分为监理管理资料、质量控制资料、进度控制资料、 造价控制资料、合同管理资料和竣工管理资料6类。 4.1.4施工资料分为施工管理资料、施工技术资料、工程主要物 资资料、施工检测报告、施工记录、施工试验及检查记录、施 工质量验收记录、竣工验收记录8类。 4.1.5工程竣工文件分为竣工验收文件、竣工交档文件、竣工总 结文件、竣工结算文件4类。
3. 施工资料顺序编号为同一类施工资料用表的编号，可由分部、
子分部、顺序号3组代号组成，组与组之间应采用横线隔开 C×－××－×× ******************记录 ××－××－ ××× 1 2 3 ④ ⑤ ⑥ 图4.3.3施工资料编号 ①为施工资料类别代号，可按本规程第五章5.0.1的规定执行。 ②为表格分类号，可按本规程第五章5.0.1的规定执行。 ③为顺序号，可按本规程第五章5.0.1的规定执行。 ④为分部工程代号，可按本规程第五章5.0.2的规定执行。 ⑤为 子分部工程代号，可按本规程第五章5.0.2的规定执行。 ⑥为顺序号，可根据相同表格、相同检查项目，按形成时间顺 序填写。
建设工程监理文件资料组卷归档
建设工程监理文件资料组卷归档工程监理文件资料归档内容、组卷方式及工程监理档案验收、移交和管理工作，应根据《建设工程监理规范》GB/T50319-2013、《建设工程文件归档规范》GB/T50328-2014以及工程所在地有关部门规定执行。
1.建设工程监理文件资料编制及归档要求(1)归档的文件资料一般应为原件。
(2)文件资料内容及其深度须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准的要求。
(3)文件资料内容必须真实、准确，与工程实际相符。
(4)文件资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、笔等。
(5)文件资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
(6)文件资料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面，纸张应采用能够长时间保存的韧力大、耐久性强的纸张。
(7)文件资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标(解像力、密度、海波残留量等)要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。
(8)文件资料中的照片及声像档案，要求图像清晰、声音清楚，文字说明或内容准确。
(9)文件资料应采用打印形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能使用原件时应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。
应用计算机辅助管理建设工程监理文件资料时，相关文件和记录经相关负责人签字确定、正式生效并已存入项目监理机构相关资料夹时，信息管理人员应将储存在计算机中的相应文件和记录的属性改为“只读”，并将保存的目录名记录在书面文件上，以便于进行查阅。
在建设工程监理文件资料归档前，不得删除计算机中保存的有效文件和记录。
2.建设工程监理文件资料组卷方法及要求(1)组卷原则及方法1)组卷应遵循监理文件资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用:2)一个建设工程由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷;3)监理文件资料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
监理工程资料保存、归档范围及保管期限规定
工程监理档案资料管理办法1目的为使建设项目（工程）监理档案完整、准确、安全保管并有效利用，按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），结合公司工程监理档案资料的实际情况，制定本办法。
2适用范围2.1监理档案是指从工程中标后开始至监理工作结束全过程中形成的按规定应当归档保存的文件资料。
包括各种具有查证、参考和保存价值的各种形式的原始记录、文函、会议纪要、签证资料、材料和设备证明、图纸、声像材料等。
2.2电网工程按照《国家电网公司三个标准化项目部》手册执行。
3职责3.1公司的监理档案工作实行公司技术负责人负责制；3.2运营管理处负责对档案资料形成过程进行指导；3.3事业部负责对所属监理部档案资料收集整理情况进行监督检查。
3.4各项目监理部的监理档案工作由总监负责，总监办公室具体管理，设专人专岗开展此项工作，各专业应积极配合并明确责任人；3.5工程竣工后监理部负责资料的归档工作，并在竣工1个月内向公司档案室移交归档资料。
3.6向建设单位移交归档资料的工作，具体要求按建设单位的规定执行。
4资料保存、归档范围及保管期限规定4.1《监理工程资料保存、归档范围及保管期限规定》的说明4.1.1本规定是以华联监表（A、B、C）为例进行编写的，因各事业部以及各工程的建设单位要求不同，执行的资料管理标准不一，但资料的大体内容相同，所以如不执行华联监表的工程，参照本规定要求执行。
4.1.2本规定标题栏归档保存单位栏目中：监理部保存资料为施工过程中监理部保存的过程资料，公司档案室保存资料为工程竣工后移交公司档案室的工程档案。
建设单位保存资料为工程竣工后移交建设单位的档案，此栏目仅为参考，具体移交内容以建设单位要求为准。
4.1.3需要移交电子文件的资料，资料的编审批页和盖章页需扫描成JPG格式图片文件。
电子文件夹名称以附件1中资料名称为准。
监理资料归档、组卷规定
监理资料归档随着工程项目的逐渐推进，在工程建设的过程中，各个部分的资料也越来越多，如何将这些资料进行有效的整理和归档已经成为了一个极其重要的问题。
在这个过程中，监理资料是其中极其重要的一个部分，因为它关系到工程的质量、安全以及权益等诸多问题。
因此，对于监理资料的归档，必须十分重视。
归档的意义监理资料是监理单位在工程建设过程中所搜集和整理的资料，它反映了工程建设历程中的各个阶段，对于各个相关方来说，这份资料都极其重要，因为它能够提供一系列关于设计、施工、开工、竣工、验收等方面的详细信息，帮助相关方全面的了解工程项目的建设情况。
得益于监理资料归档的规范化运行，可以提升监理单位的信息管理制度和工作效率，同时，也可以保证监理工作的准确性和可靠性，为相关方提供保障，合理的归档方案不仅可以有效的传递资讯，且也便于监理人员随时查阅资料，指导工程建设工作。
归档内容监理资料主要由设计文件、施工图纸、质量记录、验收记录和工程变更等文件构成，这些文件被存放在监理档案室中，按照时间、地点、部位和性质等不同情况细分，以备随时查看。
设计文件设计文件是各个工程项目的核心，其中包含有合法的施工许可证、各种工程图纸、工程建设的用地规划等一系列的资料，是工程施工的基础档案。
施工图纸施工图纸是指工程项目的硬件、软件、环境等三个方面的具体实现方式，监理人员应该对施工图纸进行详细的审查和监督，确保工程实现的准确性和有效性。
质量记录质量记录是指工程施工过程中的每一个工作环节，都要进行必要的检测和记录，以便在验收的时候进行比对。
只有所有的质量记录均位于监理档案库中，才能适时整理，为工程验收做好必要准备。
验收记录工程项目经过工程的运行、监督和验收后，应该形成全面、客观、可靠的验收记录，这些记录在监理档案库中成为了最后确定工程验收合格的重要依据之一。
工程变更工程建设过程中会有很多原因导致变更，例如资金、物资、技术等因素，如此之类的变更应该有严格的流程管理，并记录存档，以备修改和调整。
监理资料的组卷和方法
监理资料的组卷和⽅法⼀、监理⼯作中应归档的主要资料⽬录及具体归档办法1、总则1.1、为加强⼯程项⽬监理档案的资料的收集、整理、归档⼯作充分发挥⼯程监理档案、资料在项⽬监理⼯作中的作⽤，特制定本办法。
1.2、公司⼯程监理档案⼯作遵循集中统⼀、分级管理的原则、，由总监理⼯程师检查本项⽬监理机构资料，交监理部审阅竣⼯项⽬⼯程监理档案资料后交公司管理部统⼀管理公司各类档案、资料；项⽬监理机构负责⼯程项⽬监理档案、资料的收集、整理、组卷、装订⼯作；1.3、归档的⼯程监理档案应真实可靠、字迹清晰、⼿续齐全，不得⽤易退⾊的材料（包括圆珠笔、铅笔、⽔彩笔、复写纸等）书写、绘制；2、对项⽬监理档案、资料管理的要求2.1、⼯程监理档案、资料是项⽬监理实施过程中直接形成的，具有保存价值的各种形式的原始记录；⼯程监理档案、资料⼯作要与⼯程建设进程同步，从项⽬监理机构进场起即应开始进⾏⽂件资料的记录、整理、审查⼯作，⾄监理合同停⽌或⼯程竣⼯，完成⼯程监理档案、资料的归档⼯作；2.2、项⽬监理机构应由专业⼈员在总监理⼯程师领导下负责⽇常的⼯程监理档案、资料的收集、整理、编⽬和项⽬竣⼯后的组卷、装订⼯作；各种签证单、检验单，各监理⼈员收集后及时交资料管理⼈员保存；2.3、所有监理⽂件资料经资料管理⼈员统⼀收发登记，送总监理⼯程师审阅，核发给监理⼯程师或监理⼈员传阅后，由资料管理⼈员按⽂件种类统⼀编号、分类保存，其编号按照附录⼀《监理⽂件、资料编号系统说明》、附录⼆《监理⽂件、资料编号分类表》、附录四《项⽬监理机构代号编制⽅法》；2.4、⼯程监理资料存放应做到标准化；属档案资料的⽂件⼀律⽤A4纸装订由资料管理⼈员对⽂件统⼀编号后分类设⽂件夹，卷夹上贴标签写上条款名号，⽂件对号⼊座，分门别类存放；2.5、⼯程监理资料借阅应办理借阅⼿续，并按时归还；2.6、在基础、主体结构⼯程等分部⼯程及⼯程竣⼯等各阶段中应及时分阶段做好分类整理⼯作。
监理资料归档组卷目录
附件2监理资料归档组卷目录第一卷：基本资料1、监理合同2、施工合同3、施工许可证4、4监理机构人员、总监任命书5、图纸会审纪要、设计变更文件6、工程开工报审表7、工程暂停令、复工申请表8、竣工验收记录、（基础、主体）分部工程验收记录、竣工报告、评估报告9、质量事故报告及处理意见10、监理工程师通知单及回复（质量控制类）11、工程延期、费用索赔、合同争议、合同变更等报告及处理意见12、监理工作总结注：本卷为监理单位长期保存，应单独装订成册，如资料过多，可将第5项（图纸会审纪要、设计变更文件）相关内容列入第三卷（质量控制资料），第10、11项由总监酌情处理。
第二卷：监理工作资料1、监理规划、细则、旁站方案、监理工作制度2、监理月报3、会议纪要4、监理日记5、工程照片等其他监理资料注：本卷为监理单位短期保存。
如资料过多可分册装订。
第三卷：质量控制资料1、测量报审表及附件2、材料报审表及附件3、工序报验单（验收记录、焊接报告）、砼浇筑申请表4、分部（基础、主体除外）、分项工程验收记录5、施工组织设计、方案报审表及附件6、试块、土壤、环测等检测报告7、节能工程专项资料8、住宅工程质量通病防治及分户验收资料注：本卷中工序报验单、检验批质量验收记录及分部分项工程验收记录为监理单位长期保存，应单独装订成册，其他资料为短期保存，可合并成册，节能专项资料宜单独成册。
第四卷：进度及投资控制、安全管理资料1、工程施工进度计划报审表及附件2、涉及安全监理内容的会议纪要3、安全监理往来函件4、安全检查记录5、安全事故报告及处理意见6、其他注：本卷为短期保存，如资料不多，可与第三卷合并为监理控制资料，或由总监酌情处理。
河北监理资料的组卷归档
第四部分河北监理资料的组卷归档填写要求及示例一、河北监理资料分册（经公司补充）第一册1、委托监理合同（实行监理招标的应附监理中标通知书）2、施工合同（总、分包合同）3、建设工程监理备案表4、建设工程监理单位资质证和营业执照5、施工许可证、规划许可证、验（灰）线单（需以上证件复印件）6、项目监理机构组织形式、人员构成、总监理工程师、总监代表的书面任命书及人员变更资料、见证取样人员委托单7、合同争议处理意见8、合同变更资料第二册1、勘察设计文件2、设计交底与图纸会审会议纪要、施工图纸审查报告(注意以上资料的盖章、签字齐全)3、工程变更单4、工程开工报审表（附件八项内容齐全）、工程暂停令、复工报审表5、施工组织设计（方案）报审表6、分包单位资格报审表（报审内容见第二部分程序图说明）7、主要施工机械设备报审表（附件要齐全）8、试验室资格报审表（附件要齐全）第三册1、监理规划2、监理实施细则3、监理月报4、工程竣工预验报验单5、工程质量评估报告等专题报告6、监理工作总结（阶段和竣工总结）7、监理会议纪要及往来函件（第一次工地会议纪要）8、工程质量事故报告单9、工程质量事故处理方案报审表10、监理工作联系单11、监理通知、监理工程师通知回复单12、工程质量整改通知／监理工程师通知回复单13、施工单位申请表（通用）14、监理日志第四册1、施工测量放线报验单2、工程材料/构配件/设备报审表（附见证取样送检资料）3、工程报验单（附相应的见证取样和旁站记录）4、砌体/混凝土检验批验收认可通知（可附旁站记录）第五册1、工程计量报审表2、工程变更费用报审表3、工程款支付申请表4、费用索赔报审表5、工程款支付证书6、施工进度计划（调整计划）7、工程临时延期报审表8、工程最终延期审批表9、工程竣工结算审核意见书第六册1、监理台帐（包括有关安全、节能等）2、收、发文登记表3、工程资料的照片及声像资料4、其它监理资料（保修期的监理资料）第七册安全分册（依据河北省工程建设标准DB13(J)68-2007建设工程安全监理规程)1、建设工程委托监理合同2、监理规划、安全监理实施细则3、项目经理和专职安全生产管理人员的岗位证书和安全生产考核合格证书复印件及报审资料；特种作业人员岗位操作证书复印件及报审资料4、工程开工安全工作报审资料5、施工单位的施工组织设计、专项施工方案、应急救援预案及报审资料6、安全工作会议纪要7、关于施工安全的工作联系单、监理通知及回复单、工程暂停令及复工审批资料8、关于安全事故隐患、生产安全问题的报告、处理意见等有关文件9、安全监理检查记录及监理日志10、监理月报11、有关安全生产的来往函件和电话记录12、主要施工机械设备报审资料及附件13、安全防护、文明施工措施费用的报审资料14、危险性较大分部分项工程确认及报审资料（见第九部分附表2）15、有关分包单位报审的资料16、有关部门对项目监理机构的检查记录、下达的有关指令等资料17、监理工作总结第八册节能分册（由公司依据《建筑节能工程施工质量验收规范》GB50411-2007补充整理)1、监理规划、节能监理实施细则2、承担建筑节能工程的施工企业相应资质；施工现场的质量管理体系、施工质量控制和检验制度等报审资料3、节能设计变更（当设计变更涉及建筑节能效果时，应经原施工图设计审查机构审查，并经监理或建设单位确认）4、施工技术专项方案报审资料5、建筑节能工程的质量检测报审资料6、有关节能的监理通知及回复单、监理日志7、建筑节能验收资料第九册分户验收分册（河北省住宅工程质量分户验收暂行办法）1、分户验收方案报审资料2、住宅工程质量分户验收检查记录表3、住宅工程质量分户验收汇总表4、住宅工程质量分户验收合格证。
工程监理档案组卷与移交
工程监理档案组卷与移交一、工程监理档案组卷与移交要求工程资料按载体不同分为纸质资料和数字化资料(电子资料)，工程监理/工程咨询/项目管理档案组卷与移交分为纸质档案组卷与移交、电子档案整理与移交。
(一)纸质档案组卷1.监理公司要求的归档资料按保存期限不同可分为三类:第一类即保存期限为长期的资料；第二类即保存期限为5年的资料；第三类即保存期限为2年的资料。
如果工程监理/工程咨询/项目管理合同约定的乙方工作内容包括造价咨询或负责工程造价结算，与工程造价有关的资料应单独组卷，工程结算后移交，保存期限为工程结算后 2年。
2.资料归档时应按上述分类方法分别装盒，尽量将保存期限相同的同类资料装于同一盒内。
并附盒内资料目录，目录格式参考《资料管理规程》DB11/T695-2017，档案盒标签应清晰标注盒内资料明细。
3.档案盒标签上的“共盒第盒”为本工程的第几类中的共几盒第几盒，如:长期保存类共5盒第1盒。
4.资料装盒时应尽量装饱满，以防存放过程中压瘪压坏。
5.如工程规模较小，资料量不大时，可根据现场实际情况进行归档组卷，但档案盒内的目录应细致明确。
(二)电子档案整理与归档1.电子档案数据格式应符合相关的数据标准，以保证数据化资料在格式上的通用性。
2.电子档案分为经计算机生成的电子文档(可转化为PDF格式)和纸质文件电子扫描生成的 PDF 格式文件。
3.工程监理/工程咨询/项目管理工作启动后，就要做好电子档案整理的规划，过程中随时进行电子扫描件的收集整理，避免工程竣工后进行大量的电子扫描工作。
4.电子扫描应清晰可分辨，采用拍照形成电子图片的，图片应周正清晰可分辨，同一个文件的扫描件或图片宜按照顺序编入 WORD 或 WPS 文档中,并转成 PDF 格式便于查阅。
5.电子档案应按照文件的分类分别建文件夹，应对文件和文件夹进行编号，以便于查阅。
6.归档的建设工程电子文件的内容必须与其对应的纸质档案一致，内容应真实和可靠。
监理资料归档和移交规定
监理资料归档和移交规定一、工程监理档案是在工程建设监理活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。
为了规范监理资料的整编归档和移交工作，特制定本规定。
二、公司工程监理部是监理资料归档的归口管理部门，负责对监理资料归档和移交工作进行指导、监督、检查和验收。
三、项目监理资料归档和移交工作由项目总监理工程师负责组织，在在监工程建设项目竣工验收后进行，在项目监理组结束现场监理工作前完成。
四、监理资料归档的范围为：与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理项目主要过程与现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，按本规定整理立卷后归档（具体归档范围见附录A和附录B）。
五、归档监理资料的质量要求：1、归档的监理资料应为原件（特殊情况需要采用复印件的，应注明原件存放处）；2、归档的监理资料内容、深度，必须符合国家有关勘察、设计、施工、监理等技术规范、标准和规定的要求；3、归档的监理资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符；4、归档的监理资料应采用碳素黑墨水书写，字迹清楚，签字盖章手续完备；5、归档监理资料的文字材料幅面尺寸为A4（297mm210mm），图纸应采用国家标准图幅。
七、监理档案卷宗格式及要求1、卷盒：由公司统一制发。
2、卷内文件装钉成册：装钉线在左侧，打三孔线绳装钉。
3、卷内封面：见封面样式附录C。
密级分为绝密、机密、秘密三种，同一案卷内有不同密级文件，应以高密级为本卷密级。
保管期限分为永久、长期、短期三种，永久为永久保存，长期为等于工程的使用寿命，短期为20年以内。
4、卷内目录。
5、卷内备考表（见附录D）6、卷内文件正文。
8、工程音像资料可以与其它文件混合组卷，也可单独组卷。
卷内音像资料应编制目录；并附详细说明；工程照片应用A4幅面的纸粘贴，并说明时间、工程部位、工作内容等。
八、监理档案移交：1、监理档案组卷和移交一般为两套（公司和城建档案馆各一套），除委托监理合同另有约定的外，因在施工过程中已移交建设单位过程控制资料、监理服务资料，则在工程监理资料归档和移交时，不再另行给建设单位编制和移交监理档案。
3-13《工程监理归档资料管理制度》
工程监理资料归档管理制度HYJL-03-13-20091.0总则1.1为了规范工程监理资料的归档管理工作，确保归档资料收集的及时性、完整性和可追溯性，装订的规范性，贮存、保管的科学性和可检索性，特制定本制度。
2.0适用范围本制度适用于本公司的房屋建筑和市政公用工程监理资料的收集、分类整理、归档、贮存、检索及保存期限确定等相关内容。
3.0名词解释和引用文件3.1名词解释3.1.1“三类”是指工程监理资料可分为第Ⅰ类、第Ⅱ类、第Ⅲ类工程监理资料。
其中:第Ⅰ类工程监理资料---是指工程竣工后，应向建设单位移交、归入城市建设档案馆的工程监理资料；第Ⅱ类工程监理资料---是指工程竣工后，应归入公司档案室的工程监理资料。
第Ⅲ类工程监理资料---是指第Ⅰ类、第Ⅱ类之外与工程质量无关，工程竣工后，资料的利用价值自行消失，可由监理部自行处理的工程监理资料。
3.1.2“三档”是指第Ⅱ类工程监理资料分为短期、长期和永久三个档次进行归档管理，其中：第一档---是指永久保存的工程监理资料，即终身责任期限；与建筑物和构筑物同存在。
第二档---是指长期保存的工程监理资料，保存期为20年以上。
第三档---是指短期保存的工程监理资料，保存期为20年以下，至少应保存至质量保修期满。
3.2引用文件①GB50319-2000《建设工程监理规范》；②GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》；③GB50300-2001《建筑工程施工质量验收统一标准》及其配套的专业验收规范。
④江苏省人民政府令第 196 号《江苏省城建档案管理办法》⑤常政发〔2003〕233号《关于颁发常州市城建档案管理实施细则的通知》⑥2008年10月1日起《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》（第四版）4.0职责4.1办公室①是本制度的归口管理部门，工程竣工后的30天内，及时催收第Ⅱ类工程监理资料；②负责对监理部提交的第Ⅱ类工程监理资料按三个档次进行管理。
河北省建筑工程管理规程
3．项目建议书由建设单位编制，其主要内容包括： 1） 项目的必要性； 2） 项目的市场预测； 3） 产品方案； 4） 经济效益与社会效益分析预测； 5） 项目建设宏观投资与项目建设规划。
A1-2 项目建议书审批文件
1．项目审批部门对项目建议书的批准文件。
2．项目建议书应按现行的管理体制、隶属关系，分级 审批。原则上，按隶属关系，经主管部门提出意见， 再由主管部门上报，或与综合部门联合上报或分别上 报等方式审批。
1.0.2 本规程适用于河北省行政区域内投资额在30万元 或建筑面积在300平方米及其以上的新建、改建、扩建 建筑工程的资料管理。
1.0.3本规程规定了建筑工程资料管理的基本要求，未 作规定的应符合国家、河北省现行有关规范、标准等 的规定。
1.0.4 建筑工程资料的编制应使用本规程统一制式表格，
2. 监理资料用表编号可由监理资料类别号、顺序号2组 代号组成，组与组之间应采用横线隔开。
3. 监理资料顺序编号为同一类监理资料用表的时间顺 序号。
B×－×× **********报审表 ×××
4.3.3施工资料编号应符合下列规定：
1. 施工资料编号分为施工资料用表编号和施工资料顺 序编号，分别标注在表格名称左侧和右侧（图4.3.3）。
2 术语
2.0.1建筑工程资料 建筑工程在工程准备阶段、施工阶段以及竣工阶段形
成的各种形式信息记录的统称，简称工程资料。
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监理资料的组卷与归档
第一册：
1、委托监理合同
2、施工合同
3、建设工程监理报审表
4、建设工程监理许可证
5、施工许可证
6、项目监理机构组成形式、人员构成、总监理工程师的书面任命资料及人员变更资料
7、合同争议处理意见
8、合同变更资料
第二册：
1、勘察设计文件
2、设计交底与图纸会审会议纪要
3、工程变更单
4、开工报审表
5、施工组织设计
6、分包单位资格报审表
7、主要施工机械设备报审表
8、实验室资格报审表
第三册：
1、监理规划
2、监理实施细则
3、监理月报
4、工程竣工预验报验单
5、工程质量评估报告等专题报告
6、监理工作总结（阶段和竣工总结）
7、监理会议纪要及往来函件
8、工程质量事故报告单
9、工程质量事故处理方案报审表
10、监理工作联系单
11、监理通知/监理工程师通知回复单
12、工程质量整改通知/监理工程师通知回复单
13、施工单位申请表
14、监理日志
第四册：
1、施工测量放线报验单
2、工程材料/构配件/设备报审表
3、工程报验单
4、砌体/混凝土检验批验收认可通知
第五册：
1、工程计量报审表
2、工程变更费用报审表
3、工程款支付申请表
4、费用索赔报审表
5、工程款支付证书
6、施工进度计划（调整计划）
7、工程临时延期报审表
8、工程最终延期报审表
9、工程竣工结算审核意见书第六册：
1、监理台帐
2、收、发文登记表
3、工程资料的照片及声像资料
4、其他监理资料
监理资料的移交需向档案管理部门提交归档的监理资料：
1、工程开工报审表
2、复工报审表
3、施工测量放线报验单
4、工程临时延期报审表
5、工程材料/构配件/设备报审表
6、工程质量事故报告单
7、工程质量事故处理方案报审表
8、工程暂停令
9、工程质量整改通知
10、工程最终延期审批表
11、监理规划
12、监理实施细则
13、合同争议处理意见
14、合同变更资料
15、工程质量评估报告
16、工程竣工结算审核意见书
17、监理工作总结
18、工程变更单
19、法律、法规所规定的归档资料。