采购支付与结算管理制度

采购支出与结算管理制度
一、目的和适用范围
本规章制度的目的是为了规范企业的采购支出与结算流程，确保采
购活动的合规性、透亮度和效率，适用于本企业全部采购活动的支出
与结算管理。

二、支出流程管理
2.1 采购合同签订
1.采购部门在选择供应商后，应与供应商签订采购合同，明
确产品名称、数量、价格、支出方式等相关条款。

2.采购合同必需经过法务部门审查并获得批准后方可签订。

2.2 订单审批
1.采购部门在确认需要进行采购时，应填写采购订单，并经
过相应主管领导审批后方可提交给供应商。

2.采购订单应包含产品名称、数量、规格、单价等认真信息，
并附上相应的合同、审批文件等。

3.主管领导在审批采购订单时，应核实订单内容的准确性和
合规性，并确保采购行为符合企业的战略目标和财务计划。

4.一旦采购订单获得主管领导的审批，即进入支出环节。

2.3 支出授权与执行
1.财务部门负责支出授权的管理，负责核实采购订单的合规
性和金额的准确性。

2.在支出前，财务部门应核对采购订单与合同的全都性，并
确保支出金额与合同商定相符。

3.支出授权应由财务主管签署，并记录授权人的姓名、日期
和授权金额。

4.支出具体执行由财务部门完成，确保支出方式安全可靠，
并及时完成支出流程。

2.4 支出记录与查询
1.财务部门负责记录全部采购支出的相关信息，包含采购订
单编号、支出金额、付款方式、支出日期等。

2.支出记录应及时更新并妥当保管，以备后续查询和审计之用。

3.各部门可通过财务系统的查询功能，查阅采购支出的认真
信息，确保支出过程的透亮度和可追溯性。

三、结算流程管理
3.1 结算方式确定
1.采购部门与供应商在签订合同时，应明确结算方式，并纳
入合同条款。

2.结算方式可包含预付款、货到付款、月度结算等，具体方
式依据采购情况和供应商信誉进行确定。

3.2 发票验收与处理
1.财务部门负责验收供应商供应的发票，确保发票的真实性
和合规性。

2.采购部门在收到供应商发票后，应核对商品或服务的实际
交付情况，并与采购订单进行比对。

3.如发现发票与采购订单存在差别，采购部门应与供应商联
系沟通，协商解决方案。

3.3 结算授权与执行
1.结算授权由财务主管进行签署，并记录授权人的姓名、日期、结算金额等信息。

2.财务部门依据结算授权，依照发票上的金额进行结算支出。

3.结算支出应经过财务主管的核对和审批，并确保支出金额
与发票金额相符。

3.4 结算记录与查询
1.财务部门负责记录全部结算支出的相关信息，包含发票编号、结算金额、付款方式、支出日期等。

2.结算记录应及时更新并妥当保管，以备后续查询和审计之用。

3.各部门可通过财务系统的查询功能，查阅结算支出的认真
信息，确保结算过程的透亮度和可追溯性。

四、制度执行与监督
4.1 内部培训与沟通
1.企业应对相关员工进行采购支出与结算管理的培训，使其
了解本制度的具体要求与执行流程。

2.相关部门应定期召开会议，就采购支出与结算管理制度进
行沟通与沟通，及时解决实际操作中的问题。

4.2 内部审计与监督
1.内部审计部门应定期对采购支出与结算管理制度的执行情
况进行审计，并向企业高级管理层报告审计结果。

2.监督部门应对采购支出与结算管理的执行情况进行监督，
发现问题及时跟进处理，并向企业高级管理层汇报。

五、附则
1.本制度的解释权归本企业相关部门全部，并有权对本制度
进行修订和解释。

2.本制度自发布之日起生效，对以前的采购支出与结算活动
同样适用。

3.如有未尽事宜，请依照相关法律法规和企业相关规定进行
处理。

以上为《采购支出与结算管理制度》的全部内容，希望各部门遵守执行，确保采购活动的合规性和效率，提升企业的运营管理水平。