公文写作与处理技巧培训

文
眉
首
格
式
培训ppt
22
秘密 特急
党 的
× × × ×文件
机
关 公
× × ×〔2005〕1号
★
文
眉
首
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五、公文格式
2.主体部分。公文的主体，是公文最主 要的部分，其格式包括标题、主送机关、 正文、发至级限、附件、发文机关、印 章和成文日期等内容的规定。
（请看图示）
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识主 ，送 回机 行关 时， 仍标 顶题 格下 。空
2010年2月5日印发
－2－
培训pp4t号半角白体阿拉伯数码
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五、公文格式
（三）值得注意的地方
1.标题。
（1）标题使用中，常见的是文种使用错误。 其中量最大的是把“申请”当作“请示”，把” 汇报”当作”报告”。“申请”和”汇报”不 能作为文种来用;
（2）规章制度类标题，建议《关于印发× × ×通知》，而不是《关于下发× × ×的通 知》;
3期4
30mm
页线距发 码长下文
× × × × × × × × 学院
。均页机 为边关
秘密
× × ×〔200９〕1号
17 20 全
mm mm cm
信
特急
关于× × × × 函
称 。处下
函 式
每为 4 行一 居条处
格
中文为 排武一
式
20mm
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28 线 条
个 字 ， 首 页 不 显 示
)
(
上 细 下 粗 ， 两 条
序化语言。
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四、公文写作基本规则
（2）词语的选择：词语的涵义：截至与 截止、制定与制订、其他与其它、作与 做（作为、做法……）。词语的感情色 彩：以平实庄重为基本格调，以记叙说 明的明确、规范和简洁为特征。领导同 志到会一般为“讲话”，不是“发言”。
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四、公文写作基本规则
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一、公文的概念和作用
（二）作用和重要性
形象比喻公文就是一个企业的脸面，在 公司活动中具有代表公司书面沟通与交 流的作用，可以说是公司整体水平的书 面代表。此外，公文处理的正确与规范 也代表着公司的管理水平，同时也可为 公司创造效益并减少不必要的麻烦。
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二、公文的种类
（一）古代公文文种的种类
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五、公文格式
（一）公文用纸和印装格式
1．公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为 210mm×297mm。
2．公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为 37mm ±1mm；公文用纸订口（左白边）为 28mm±1mm；版心尺寸为156mm×225mm（不含页 码）。
3．文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行， 每行排28个字。
（3）标题一般不加标点符号。
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五、公文格式
2.正文。 （1）正文中提到撰写此文件的依据时，有时
需引用文件，正确引用应为“公司市场经营部 《关于XX的通知》（安徽源牌〔2009〕X 号）”。注意各部分的位置、六角括号的用法， 方括号、圆括号均不正确。 （2）若引用文件标题中还含有文件小标题， 应为《关于转发集团公司<关于XXX的通知>的 通知》，注意使用单书名号。 。
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四、公文写作基本规则
2.下行文的行文规则（通知、通报、批复、决 定……）。
（1）按照职权范围行文。
（2）部门之间应当经过协商一致，方可就有 关问题向下行文。
（3）通知类普发性文件，各主单位排列顺序 应为先外后内，级别先高后低。不同系统间单 位用逗号“，”隔开，系统内单位用顿号“、” 隔开。
2、从公文的行文关系上来划分：上行文、 平行文和下行文。
3、从公文的秘密程度和阅读范围来划分： 秘密文件、普通文件和公布文件。
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三、公文的特点
（一）政策性 （二）规范性 （三）实用性 （四）时限性
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四、公文写作基本规则
（一）公文行文的基本规则 单位关系确定行文关系，行文规则规定
附件：1.× × × × × 2.× × × × × ×
二○○五年四月二十日 （发至× ×级）
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标附 附
识件 件
""
附 件
应 与 公
， 在 正
文文
正下
文空
一1
起行
装左
订空
，2
并字 在标 附识 件。 左
上
角
第
1
行
顶
格 26
单 个 机 关
发 文 的 成
文 日 期 和
印 章 格 式
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4．公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。
（见图示）
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37±1mm 28±1mm 225mm
156mm
210mm
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297mm
公 文 用 纸 格 式
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五、公文格式
（二）结构和要素
1、文头部分（眉首）。 公文的文头， 又称版头，包括文件名称、发文字号、 签发人、紧急程度、秘密等级和份号等 项内容。位于公文首页上端，一般约占 A4型公文纸的1/3或2/5面积。
× × ×〔2005〕1号
签发人： × × ×
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发 字文 文 组件 字 成名 号 。称 左， 空由 一发 格文 ，机 签关 发全 人称 右或 空规 一范 格化 。简
称 后 加 “ 文 件 ” 两
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上 行 文 的 眉 首 格 式
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秘密 特急
× × × ×文件
下
行
× × ×〔2005〕1号
关 盖 印 ； 联 合 下 发 的
× × × × ×。 二○○三年二月五日
（发至××级）
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解正采当
决文取公
。同调文
处整排
一行版
面距后
，、所
不字剩
得距空
采的白
取措处
标施不
识加能
"
此 页 无 正 文
以 解 决 ， 务 使
容 下 印 章 位 置
"
的印时
方章，
法 与3应1
正此 文页 ”错 字误 样，
公 文 标 题 ， 红 色 反 线 下 空 2 行 ， 2 号 小 标 宋 体 字 。
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行公 成 。文 文
如日 有期 附右 注空 ，4 居字 左， 空中 2文 字小 加写 圆。 括 号 标 识 在 成 文 日 期 下 1
×××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××× × × × × × × × × × × × ×。 × × × × × × ×。
了各级单位的行文关系，即各级机关之 间公文的授受关系，它是根据单位的组 织系统、领导关系和职权范围来确定的。
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四、公文写作基本规则
1.上行文的行文规则（请示、报告……）。
总的说来，有这几点需要注意：单头主送，不 多头主送，可采取抄送形式；逐级行文，不要 越级行文；要向机关行文，不要向领导者个人 行文；“请示”应一文一事、只主送一个机关、 不抄送下级机关，“报告”中不得夹带请示事 项。通常有逐级上行文、多级同时上行文和越 级上行文三种方式。
送抄 机送 关机 对关
× × × × ×。
二○○三年二月五日 （发至× ×级）
主题词： × × × × × × ×
抄送：××××××，×××××，××× ××××××××。
×××办公室
2005年4月20日印发
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－2－
公以印 文公发 应文机 标付关 主印左 题的空 词日 1 ，期字 上为， 行准印 文，发 按用日 上阿期 级拉右 机伯空 关数 1 要码字 求标。 标识印 注。发 。日
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四、公文写作基本规则
3.平行文的行文规则。 （1）平级之间不宜使用上行或下行文。 （2）不相隶属机关之间一般用“函”行
文。
4.联合行文的规则。 （1）可以联合行文的主体。 （2）联合行文的要求。
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四、公文写作基本规则
(二) 公文写作基本要则 1．公文格式要规范。 (在下面第五大点专门讨论) 2．语言表述要准确。 （1）语言模式的选择：用书面语言和程
公文写作与处理技巧培训
公文写作与处理技巧培训讲师：谭小琥
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第一篇 公文的写作
一、公文的概念和作用 二、公文的种类 三、公文的特点 四、公文写作基本规则 五、公文格式
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一、公文的概念和作用
（一）概念
公文是公务文书的简称，有广义和狭义之分。
1.狭义公文：是行政机关在行政管理过程中形 成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法 行政和进行公务活动的重要工具。
3
可 用
字 体 字
3
号 仿
× × × ×请示
号
3
楷
号
体
小
宋 体 × × × ×：
2号小标宋体字
字
标 宋
号
字 ×××××××××××××
×××××××××××××
×××××××××××××
体 字 或 黑
×××××××××××××
体
字
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×××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××× × × × × × × × × × × × ×。 × × × × × × ×。
)
(
武 文 线 上 粗 下 细
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般会
格议
式纪
会
相要
× × × ×会议纪要
同不
。加
议
盖 印
纪
章 。
要
其 他
格
要 素
式
与 公
文
的
一
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文
中
00001
3号黑体字 机密★一年
如
特急
有
小
× × × ×文件
标
小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm×15mm（高×宽）
题
× × ×〔2005〕1号 签发人： 王二小
1 行 ， 左 侧 顶 格 用 3 号 仿 宋 体 字 标
00001
机密★一年 特急
× × × ×文件
× × ×〔2005〕1号
签发人： × × ×
× × × ×请示
× × × ×： ××××××××××××× ××××××××××××× ××××××××××××× ×××××××××××××
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2.广义公文：是党政机关、人民团体、企事业 单位在各自的公务活动中，为处理公务而形成 的，具有一定格式的文字材料。
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一、公文的概念和作用
3.企业公文：是企业机关治理企业的重 要工具，也是企业中的各部门共同使用、 企业处理公共事务的书面文字材料。它 担负着传达贯彻党和国家的方针、政策， 请示答复问题，指导商洽工作，汇报沟 通情况，总结交流经验等重要职能。
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四、公文写作基本规则
职务、姓名的表达（全称、多种职务、党内党 外）：①表明人物职务时一般要使用全称，或 使用通用的简称。②表明人物姓名时，要写全 姓和名。③一人担负多种职务时，列出与公文 内容有关的职务即可。④需要列出一个人物的 两个或两个以上职务时，国内的人物按照先党 内后党外，由高到低排序；国外的人物，则尊 重对方习惯或按照双方的需要标明。⑤公文中 需要同时列出若干人物姓名时，要遵循一定标 准，如按照职务高低、姓氏笔画、姓氏字母顺 序等排序。
两
个
机
关
联
合
发
文
的
成
文
日
期
和
印
章
格
式
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成三 文个 日机 期关
和以 印上 章联 格合
式发 文 的
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×
×
×
二○×○九年二月×五日
××× ×
当印章下弧有文字时，采用中套方 式，即印章中心线压在成文日期上。
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公联 文合 ，上 发报 文的 机公 关文 都， 应由 盖主 印办 。机
（3）常用的事物和概念的特殊表达要求： 时间的表达：精确、完整、恰当。空间 的表达 （国外、国内、这里、那里）：
准确、具体地说明有关的单位、处所。 数量的表达（倍数、分数、到、了、以 上、以下）：①要反复核实，表述确切 无误。②要精选数字，切忌过于繁琐。 ③要加强分析，避免零乱堆砌。④要规 范使用，避免产生歧义。
1.上奏文种：上书、奏、疏、状、奏本、题本、 折、序、启、表等；
2.君命文种：策、诏、圣旨、诫、敕等； 3.官署上行文：牒、呈、详等； 4.官署平行文：移、关文、咨、照会（朱笔和
墨笔）等；
5.官署下行文：会、符、谕、札等。
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二、公文的种类
（二）现代公文的种类
1.按公文的来源划分：对外文件、收来 文件和内部文件。
3
附件：1.× × × × ×
号
2.× × × × × ×
仿
宋
体
字
二○○五年四月二十日
（发至× ×级）
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× × × × ×。
二○一○年二月五日
（发至× ×级）
3
号
黑
体
3 主题词： × × × × × × ×
字
号
抄送：××××××，×××××，×××
仿
××××××××。
宋 体 字
×××办公室
（下面请看图示。）
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紧 急 公 文 应 根 据 紧 急 程 度 分 别 标 明 “ 特 急 ” 、 “
只 有 上 行 文 才 需 注 明 签 发 人 。
“
绝 密 ” 、 “ 机 密 ” 级 公 文 应 当 标 明 份 数 序 号 。
急
件
”
000001
机密★一年 特急
× × × ×文件
不 能 使 用 “ 此 页 无
（此页无正文）
二○○三年二月五日 （发至××级）
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五、公文格式
3.文尾部分（版记）。文尾部分包括主 题词、抄送机关、印发机关、印发日期、 附注和页码等内容的规定。
（请看图示）
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齐间抄 ；用送 在逗机 最号关 后隔左 一开空 个， 1 抄回字 送行， 机时后 关与标 后冒全 标号角 句后冒 号的号 。抄；