公司办公用品与设备采购制度

公司办公用品与设备采购制度
1. 目的与适用范围
为规范公司办公用品与设备的采购流程，保证采购过程的透亮、公正、高效，确保公司各部门正常办公所需，订立本制度。

本制度适用于公司内全部部门和员工，包含但不限于办公用品和设
备的采购、领用、维护、报废等相关操作。

2. 采购管理机构和职责
2.1 采购管理部门是公司负责办公用品和设备采购管理的重要职能
部门，负责监督和管理公司内的采购活动，并供应相关咨询和帮助。

2.2 采购管理部门的职责包含但不限于：—订立采购流程和标准，确保采购活动符合公司政策和法律法规要求；—审批采购需求，并
订立采购计划；—引导和帮助各部门进行需求分析、供应商评估和
谈判等工作；—监督采购合同的签订和履行；—跟踪和审计采购
项目进展；—统计和分析采购数据，供应采购决策支持。

3. 采购需求确认与申请
3.1 各部门需提前计划并确认所需办公用品和设备的种类、规格、
数量、用途、预算等信息。

3.2 部门负责人向采购管理部门提交采购申请，包含：—办公用
品和设备明细表；—需要采购的具体数量；—预算估算；—提
交采购原因和紧急程度说明。

3.3 采购管理部门收到采购申请后，将进行审批并依据公司采购流
程进行后续处理。

4. 供应商评估与谈判
4.1 采购管理部门负责建立和维护供应商数据库，并进行定期评估
和更新。

4.2 采购管理部门会依据采购需求，选择适当的供应商，并邀请供
应商参加谈判。

4.3 谈判重要内容包含但不限于：—产品价格与质量；—交货期；—售后服务支持；—合作条款和条件。

4.4 谈判结果应以书面形式进行记录，包含采购合同的重要内容和双方确认签字，一式两份，分别由供应商和采购管理部门保管备案。

5. 采购合同签订与履行
5.1 采购管理部门负责采购合同的起草、审批和签订。

5.2 采购合同应明确规定产品的品名、规格、数量、单价、总价、交货期、付款条件、质量标准和验收方式等内容。

5.3 采购合同的履行由采购管理部门负责监督和验收。

5.4 如发现供应商未按合同履行义务，采购管理部门应及时采取措施，并将违约行为记录在供应商数据库中，以便今后采购评估和选择供应商时参考。

6. 办公用品和设备的领用与管理
6.1 部门负责人应依据员工实际需求，提出领用或更换办公用品和设备的申请，并报告给采购管理部门。

6.2 采购管理部门依据申请情况进行评估，并布置办公用品和设备的分发或更换。

6.3 部门负责人应紧密关注所领用或更换的办公用品和设备的合理使用情况，并保证维护和修理和维护工作到位。

6.4 办公用品和设备的报废由采购管理部门进行管理，部门负责人应及时上报报废申请，待审批通过后，依照公司规定进行处理。

7. 采购数据统计与分析
7.1 采购管理部门负责收集、整理和分析公司的采购数据，以便供应决策支持。

7.2 采购数据的内容应包含但不限于：—采购金额；—采购种类和数量；—供应商的评价和排名；—采购周期和效率等。

7.3 采购管理部门应定期向公司相关部门和管理层报告采购数据和分析结果，以供决策参考。

8. 附则
8.1 本制度的解释权归公司管理层全部，并进行必需的调整与更新，以适应实际运营情况。

8.2 全部员工应严格遵守本制度的规定，如有违反，应依据公司相
关规定进行相应的纪律处分。

8.3 本制度生效后，替代之前相关的制度和规定，其他未尽事宜，
由公司管理层进行解释和处理。

以上为公司办公用品与设备采购制度，希望各部门和员工遵守执行，确保公司的正常办公和生产工作顺利进行。