会务会议工作流程清单

会议负责人
与会人员 会议议程 确定酒店
流程制定
制定流程 准备会议 明确人员分工
资料
准备与收集
会议通知
撰写通知
回执收集
确定参会人员信息 确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式 整理通讯录 与会人员通讯录和会务组人员通讯录 制定专人收集讲师的课件；如需要述职，提前收 集述职材料；会议签到表；人员通讯录；房间温 馨提示卡；会场指示牌；电子版资料，包括会议 议程、会议指引（外部）、回执、会议使用流程 （Word/Excel/PPT等） 确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到 一定的文件夹，并告知相关人员；确定会议所需 的几台电脑，并制定专人保管 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋，并准备笔和本 签到的时候发放到参会人员手中 联系酒店，确定房间类型及个数，安排人员住宿 的房间号，询问酒店是否包括早餐 确定到达时间，地点，人员姓名和电话 预订车辆和司机 公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员；注明 就餐人数，就餐性质
摄影把关 摄影 现场抓拍
检查会场情况 场内负责人 设备就绪
茶水
茶水供给到位
会中准备
会场收拾
清洁整理会场
提神饮料的准备
准备咖啡
水果 场外负责人 食品
紧急事件
专家会议指引 专家会议 麦克风 Nhomakorabea会议地点指引 会议记录 麦克风传递 就餐地点指引
指引与会人员到会议地点参加会议 录音笔录音，人员现场记录 若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人 带领与会人员到制定地点就餐，提起和主持人沟 通，以整齐的队伍排列进入就餐地点。 会务组人员安排人员就餐，并确定有无饭菜不足 等现象；参与人员离开后，会务组人员用20-30分 钟轮班就餐。 会议后尽早整理会议纪要 经领导审阅后通过邮件发布
物料负责人
药品
防暑，感冒，肚子痛，划伤等 会议期间需要的提神饮料，咖啡和可乐；会议期 间的水果和小食品 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、 座位牌、茶水 提前确定条幅内容和制作条幅；桌椅摆放；文具 摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否 到位 专家级讲师需要留下清晰的影像资料，需要提起 联系外面专业人士；公司的摄像机要保持能够正 常使用； 会议现场抓拍用 确定回程人员姓名，部门，回程时间，制定责任 人订票
食品 会议室预订 会场负责人 会场布置
摄影负责人
摄影联系 自备数码相机
回程安排
回程预订
会议会务工作流程清单 环节 工作模块 礼品 工作任务 会议礼品预订 具体内容 若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系 总办协助 联系活动场所，车辆预订 制定报道地点，并确定部门报道负责人，每个集 团军一名内勤和一名会务组人员负责 包括会议材料等 责任人 时间节点 是否完成
准备与收集
资料对接人
储存 打印 装订 发放
住宿负责人
酒店预订
接机
接机
会议前期准备 餐饮负责人
就餐形式、地点确 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、 车辆预订、酒水准备 定 茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业 人员安排茶点摆放处 文具准备及领取 准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板 纸、激光笔、录音笔、代表证
午餐 就餐服务 纪要整理 邮件发布
会议纪要
会务费用结账报销 对会务期间发生的费用进行结账报销 会议后期工作 后续工作跟进 会务工作总结 组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程 中出色之处及不足之处
工作任务跟踪管理 针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理
会议会务工作流程清单 环节 工作模块 工作任务 会议名称 会议时间 会议地点 会议室预订 会议确认 会议事由确定 具体内容 和领导确认会议的主题 根据会议时间确定人员报道时间 根据掌握的信息搜取3－5个场地，提取详细信息 同领导进行沟通确定场地 根据会议形式及人数预订会议室 确定会议主要负责人1名，副负责人1-2名，根据 会议大小，确定会务组人员；主要负责人出现在 现场不达90%，调换指派其他负责人 确定与会人员类别 明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等 根据会议情况，确定住宿的酒店；根据与会人员 的类别确定房间预订的类型，确定后和事业部总 监确定安排，谁和谁住等；提前致电酒店人员做 好准备 制定详细的会议流程，并明确责任人和会务组人 员 将具体人员分工填入此表 制定专人收集讲师的课件；如需要述职，提前收 集述职材料；会议签到表；人员通讯录；房间温 馨提示卡；会场指示牌；电子版资料，包括会议 议程、会议指引（外部）、回执、会议使用流程 （Word/Excel/PPT等） 附：资料（参见上一行） 责任人 时间节点 是否完成
会后活动安排
活动地点及人数 人员报到 资料发放
人员报到
会议会务工作流程清单 环节 工作模块 工作任务 设备就绪 具体内容 检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线 等是否就绪 责任人 时间节点 是否完成
设备
笔记本电脑使用协 查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器， 助 网线等,通知物业管理处接待人员协助 设备就绪 每次会议开始前10分钟设备复查 与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把 关 用自备数码相机抓拍会场情况 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌 、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位 每次会议开始前10分钟会场重新整理布置 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位；由专人负 责领导席和讲师的茶水 恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏