SEAS75产品技术方案白皮书

东软综合档案管理系统Neusoft SEAS7.5
技术方案
目录一．应用背景2
1.1信息技术的发展对档案的影响2
1.2电子档案管理的目标2
1.3电子档案管理系统解决的问题3
二．产品概述4
2.1逻辑构架4
2.2硬件部署5
2.3系统特点7
三．系统功能介绍12
3.1信息收集12
3.2管理保存16
3.3信息利用20
3.4业务维护21
3.5系统设置22
3.6安全设计23
四．选配功能26
4.1全文检索组件26
4.2OCR组件27
4.3流媒体服务组件27
4.4安全策略管理29
4.5工作流引擎29
五．解决方案31
5.1档案馆解决方案31
5.2企事业单位解决方案32
六．典型用户33
七．东软介绍36
7.1东软集团简介36
7.2参与国家标准制定37
八．荣誉资质38
九．联系方式44
一．应用背景
1.1 信息技术的发展对档案的影响
20世纪90年代以来，以信息技术应用为核心的信息化浪潮席卷全球，已成为世界新经济发展的强大推动力，成为当代最先进、最活跃的生产力。

在信息技术迅猛发展的浪潮下，企、事业单位加大力度开展信息化建设，力图通过信息技术改造来提升传统产业，以信息化带动工业化和现代化。

随着信息技术的发展和企、事业单位信息化建设的逐步深入，给档案管理带来了巨大的挑战。

面对通讯、网络、多媒体、存储等信息技术的快速发展，如何充分利用信息化技术，加快档案信息化建设，更快、更好的提供服务是摆在我们面前的紧迫任务。

1.2电子档案管理的目标
知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是企业信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。

档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理中最基础部分。

档案作为重要的信息资源，大量凝结了组织发展过程中获得的认识、体会、经验和教训，是承载组织记忆及知识的重要容器，其间蕴涵了大量知识财产。

因此做好电子档案的管理，对于企、事业单位来说尤为重要。

结合先进的信息化技术，改变传统的重保管、轻利用的观念，充分发挥电子档案的价值，使其成为领导决策的依据，为员工学习掌握岗位工作知识提供途径，成为新产品研究中的重要参考资料。

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1.3 电子档案管理系统解决的问题
1．适应对电子文件的管理：电子档案管理模式下管理和利用的对象为电子文件，电子文件具有文件与载体分离、易更改、依赖应用环境等特性，这与传统的实物档案管理存在很大的不同。

电子档案管理系统要能够实现对实体档案和电子档案的有效管理，同时应根据用户单位的特点，结合电子文件管理的相关标准和理论，积极探索对电子文件的长期保存及完整性、真实性方面的研究。

2．实现档案业务的全面管理：提供信息收集、整理、归档、统计、编研、鉴定、销毁、检索、借阅、库房管理等档案业务功能，实现对档案信息的全过程的高效管理。

3．实现档案信息的共享和利用：对电子档案信息进行有效组织，充分利用网络优势，在确保信息安全的同时，使企业员工可以在局域网或互联网上方便快捷的获取到档案信息资源。

4．实现文档一体化管理：与企、事业单位中已建立的办公自动化（OA）、管理信息系统（MIS）、企业资源计划（ERP）等业务系统进行无缝的衔接。

通过有效的技术手段，使业务系统中产生的有价值的电子文件能够自动、完整、规X的归档到电子档案管理系统中。

充分利用企、事业单位中的信息资源，减少人工操作，提高工作效率。

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二．产品概述
2.1 逻辑构架
1．系统支撑层：
是系统运行的底层支撑平台，它为保证系统正常运行提供了最佳保障。

系统支撑层由网络、服务器、存储、系统软件组成。

网络：为系统提供信息传输平台。

服务器：为系统提供信息处理平台。

存储：为系统数据提供存储平台。

系统软件：为硬件设备和应用系统提供软件支持。

2．资源层：
是整体系统的数据资源层，为上层提供数据源。

其组成包含档案管理系统的应用数据、电子文件、用户信息以及存在于业务系统中的数据。

上层可以通过各种访问协议（如：JDBC、FTP、LDAP）获取存储在数据库或磁盘上的数据。

业务系统（如：OA、MIS等）可以通过系统提供的应用程序接口进行数据的归档、查询、单点登录及界面整合，实现档案管理系统和业务系统的集成。

3．基础应用层：
提供系统基础的应用功能，为业务应用提供支撑。

其组成包括记录管理、电子文件管理、存储管理、消息管理、任务管理等。

4．业务应用层：
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实现所有的档案管理业务逻辑。

包括了档案的所有业务功能，包含信息的收集、整理、归档、管理、保管、利用等。

5．展示层：
是系统展示给用户的图形界面，用户使用笔记本电脑、工作站、PDA、智能手机等设备，通过浏览器访问应用系统。

2.2 硬件部署
东软综合档案管理系统的正常运行基于一定的网络和硬件环境，主要负责档案信息的收集、存储、备份以及输出利用等，用户可根据本单位的实际情况选择配备。

2.2.1 输入/输出设备
1）高速扫描仪：用于普通幅面文件、档案（B5、A4、A3等幅面）的扫描录入。

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2）工程扫描仪：用于大幅面图纸(A0幅面)的扫描输入。

3）数码相机：用于实体档案拍照、数码照片的录入。

4）普通打印机：用于档案目录的打印输出。

5）绘图仪：用于大幅面图纸的打印输出。

6）光盘刻录机：用于电子档案的刻录、存储及备份。

2.2.2存储、备份设备
1)磁盘阵列：大容量、安全性高的专业存储设备，可以解决大数据量的存储问题。

2)磁带机：用于电子档案数据的脱机备份。

2.2.3服务器
提供档案管理系统的WEB应用服务、流媒体服务、数据存储等。

这些服务既可以集中在一台高性能服务器上也可以分别部署在独立的服务器上，同时WEB应用服务器可以采用集群技术分担到两个或多个服务器上，以提高性能。

建议将WEB应用服务、流媒体服务和数据库使用独立的服务器部署。

服务器硬件配置如下：
CUP：双核CPU主频2.0GHz以上
内存：2G以上
网卡：千兆网卡
硬盘：空间足够大（结合存储数据量考虑）。

2.2.4 PC机
需根据实际情况，配置若干用于档案数据的录入、输出、查询、利用的终端办公电脑。

建议硬件配置如下：
CUP：P4 主频2.0GHz以上
内存：1G以上
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2.2.5操作系统及数据库
1）服务器端：
操作系统：Windows 2000/2003 Server；Linux
数据库：Microsoft Sql Server2000 /2005；Oracle 9i/10G
中间件：Tomcat 4.1/5.2；Weblogic 9/10
2）客户端：
操作系统：Windows XP/2003/7
浏览器：Internet Explorer 6.0/7.0/8.0
2.3系统特点
东软综合档案管理系统为用户提供了一个安全、灵活、高效的“档案管理平台”。

系统提供了安全控制功能对权限、数据和用户进行控制，以确保系统的“数据安全”。

信息采集、档案管理和信息利用实现了档案管理过程中的所有业务功能，同时用户通过业务管理功能可以对文档库结构和功能模块进行“灵活配置”。

另外系统可与全文检索、OCR、流媒体、工作流引擎等服务组件进行集成。

用户可以在东软综合档案管理系统平台上建立起适合本单位的电子档案管理系统。

系统适用于：
（1）综合档案室：对企、事业、各级政府本单位的综合档案进行管理。

（2）综合档案馆：各级档案馆，接收并管理所属立档单位的档案。

（3）集团式管理：集团单位对分布在不同地点的下级单位进行集团化的档案管理，结合集团的实际情况，可以采用集中式或分布式的管理方案。

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（4）行业应用:根据行业的特点和标准，利用东软综合档案管理平台实现对行业档案的管理，如:
●结合制造业的特点，实现对产品图纸的档案管理;
●结合电力企业的标准、规X，实现对项目档案管理；
●结合学校的管理，实现对教学、科研档案管理；
●结合检察院、法院的要求，实现对诉讼档案管理；
●结合房产局业务，实现对房产交易档案管理；
……
2.3.1数据结构自定义
东软综合档案管理系统提供了灵活的数据结构自定义功能，用户可以结合实际的业务情况定义文件库、预归档库和档案库的结构及功能，并且能够在自身需求、管理模式上发生变化时随需应变。

●库结构管理
用户可以根据本单位管理的文件和档案种类，如收文、发文、文书档案、科技档案、基建档案、会计档案、光盘档案、录像档案、录音档案、设备档案、实物档案、照片档案、图书档案等，自由的设置文件库、预归档库和档案库的结构。

同时系统中还提供了节点管理功能，对于档案馆或集团集中管理时可以将不同立档单位、不同下级单位的数据分别建立在不同的节点下区分管理。

●数据结构管理
对于不同种类文件和档案以及在移交、归档、借阅、保管、销毁等业务操作中产生的数据，系统提供大量的文档库数据结构模板，用户可以利用模板方便的建立文档库。

同时可以对建立后的文档库可以通过修改文档类型进行增加、删除、修改字段名称、字段长度、字段类型等属性。

●流水号规则设置
通过修改文档类型功能可以对流水号字段的生成规则进行设置，如档案号、盒号、件号、案卷号、卷内顺序号等常用流水号的规则均可设置。

可以设置生成的组合字段，如档案号由年度+保管期限+流水号组成，也可以设置依赖字段如件号依赖年度形成流水，那么系统会根据不同的年度生成由1到N的流水号。

在新增记录时可以自动提取流水号，或者使用编号功
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能统一生成流水号。

●自动维护表达式
系统中内置了常用的表达式，利用表达式可以获取当前时间、用户名、所属部门；计算起止日期、页数、件数等。

通过修改文档类型功能可以设置字段的默认值使用表达式获取，在数据发生变化时系统会自动进行表达式的维护，如当案卷内增加了一个新文件时，系统会对案卷的件数字段进行自动的维护计算。

●数据分类导航设置
系统中提供了分类导航设置功能，可以设置文档库中的数据按某一个或多个字段组合进行分类导航。

例如对于案卷可以设置按年度、分类号两级分类导航或者按年度、保管期限、密级三级分类导航；对于文件可以设置按年度、文件移交状态两级分类导航。

用户可以结合业务需要进行自由调整，利用分类导航可以方便、快捷的查找到某一类数据。

●功能模块配置
系统中提供了对功能模块的配置功能，可以按照用户的业务需要对功能模块进行增加、删除、更名操作。

对于有个性化需求和功能模块，还可以进行配置。

●报表模板管理
系统内置大量规X的档案报表模板，报表模板利用EXCEL进行制作，用户可以对模板中的字体、打印内容、排序方式等进行调整。

2.3.2档案业务管理
系统提供档案的数据录入、移交、归档、借阅、统计、编研、销毁、脱机保管、库房管理、报表输出、检索查询的完整功能，在此可以实现档案业务的高效、自动管理。

2.3.3电子文件管理
●版本管理
系统提供版本管理功能，可以对电子文件的各个版本进行维护。

支持对电子文件的检入和检出，并记录检出、检入的原因及人员信息；可以指定检入部门或人员，只有指定的检入人可以进行修改；检入后系统自动保留旧版本，生成新版本。

系统提供对多种格式文件的不同版本进行比较,包括AutoCAD文件,BMP文件等。

●电子文件浏览
系统内置的浏览器支持文本文件、图像文件、HTML文件、Office文件、CAD文件等各
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种格式的电子文件200多种，并支持放大、缩小、翻页、旋转等各种操作；同时，系统自动
对下载到计算机上的临时文件进行安全保护，防止用户非法复制和打印。

2.3.4安全防护平台
信息安全是档案信息利用的基础，系统提供权限管理、离线控制、数据加密、日志审计、用户监控等完整的安全防护体系，确保信息资源能够安全存储和利用。

2.3.5集成服务组件
系统可以集成全文检索、OCR、流媒体服务以及工作流引擎等。

通过集成系统能够实
现对档案内容的高效检索、扫描文件信息的自动提取、以及音视频档案的网络点播和流程
管理等功能。

2.3.6应用程序接口
随着信息化建设，各单位逐渐建立起OA、MIS、ERP等系统（统称业务系统），这些
系统中产生的大量有价值的信息都需要归档。

东软综合档案管理系统提供了完善的应用程
序接口，可以进行数据归档查询、统一用户信息实现与业务系统之间的信息交互。

●统一用户信息
如果用户已在业务系统中建立了本单位的组织机构和用户XX，或采用LDAP（轻量级
目录访问协议）建立了单位的目录服务。

系统提供了一套组织机构接口，能够读取业务系
统中的组织机构和用户信息。

通过组织机构接口不仅能够完成用户身份认证，还可以利用
这套接口构建组织机构树，并在档案管理系统中进行授权。

采用接口读取的方式可以在业
务系统用户信息发生变化时，如增加、删除、修改用户信息，实时的读取到变化后的信息，确保了档案管理系统与业务系统中的组织机构信息同步。

●数据归档查询
系统中提供一套数据交互的接口，业务系统可以调用接口实现数据的归档和查询。

数
据交互的格式采用XML描述，内容可以包括描述信息、正文、附件及处理单，以及其它
需要归档的信息。

系统提供的接口分为Java开发包和Web Services两种方式，对于采用Java
语言开发的系统可以调用Java开发包，对于其它语言开发的系统可以调用Web Services。

●应用集成
利用系统中的JavaScript接口可以实现与业务系统的应用集成。

通过应用集成后用户
既可以直接访问档案管理系统查询数据，也可以在业务系统中增加查询档案的，结合用户权限控制可以直接在业务系统中查询档案信息。

三．系统功能介绍
东软综合档案管理系统根据电子档案的收集、管理和利用的管理流程，提供了建库、数据录入、原件扫描采集、移交归档、数据导入导出、报表打印、统计、档案编研、档案销毁、库房实体管理、脱机保管、实物借阅、在线借阅、监控报警以及电子档案浏览、下载、打印等完整、高效、安全、易用的档案管理基本功能，还提供选配功能提高系统录入、查询效率并保证系统安全。

下面从档案管理的业务角度进行信息收集、管理、保存、信息利用、业务维护、系统设置和安全设置进行介绍：
3.1 信息收集
信息收集图
信息收集部分包含建立文档库、接口录入、数据录入、导入导出、移交归档等功能。

接收不同来源的档案数据：可以通过接口接收其他系统的数据；通过控件直接录入档案数据；通过扫描设备等直接录入电子文件；通过导入、导出功能实现历史数据的导入；通过
移交归档实现临时档案到正式档案的归档。

3.1.1建立文档库
综合档案管理系统以文档库的方式存储数据，从业务过程上分为文件库、预归档库和档
案库三大类。

1）文件库下的文档库主要用于收集和管理数据文件，包括上级机关下发的文件、单位发出的文件以及从OA系统中收集到的数据。

此分类下包括收文库、发文库、移交记录库等数据库。

收集到的数据文件可以移交到预归档库中对应的文档库中进行整理，也可以不移交，保留在当前库中。

2）预归档库下的文档库主要用于接收和管理由文件库移交过来的文件和资料，包括待归档文件和不归档文件以及退回的文件。

数据整理后，可以归档到档案库中保存。

此分类下包括：传统文书、新文书、科技、基建、会计、光盘、录音、录像、设备、实物、照片、图书以及用户自定义的文档库。

3）档案库下的文档库主要用于保管正式档案信息。

此分类下包括：传统文书、新文书、科技、基建、会计、光盘、录音、录像、设备、实物、照片、图书以及用户自定义的文档库。

由于数据信息来源不同，数据的多元化以及客户的特殊需求，使得文档库结构需要根据实际情况进行灵活多样的变化。

综合档案管理系统提供两种建立文档库的方式：新建文档库和定制文档库，以及合理化规X数据库的新建节点功能。

3.1.1.1建立文档库
系统提供固定的库模板，包括收文库、发文库、传统文书、新文书、科技、基建、会计、光盘、录音、录像、设备、实物、照片、图书等档案专用库模板，便于用户快捷建立文档库。

3.1.1.2定制文档库
定制文档库是根据用户实际需求建立新库。

根据定制的代码表、数据结构，灵活建立适应客户需求的文档库。

3.1.1.3建立节点
节点用于对文档库进行分类，可以根据实际需要进行建立，将属于同一类型的文档库建立在一个节点下。

节点下可以再建立节点，没有数量限制。

通过节点把文档库组织起来以目录树的形式友好的展示给用户。

3.1.2数据录入
3.1.2.1目录著录
用户使用此功能进行案卷、卷内、文件等信息条目的录入工作。

系统提供两种录入形式（表格、分页）、代码选择、信息复制、流水号提取、信息自动提取、查重（支持关联查重）、批量修改等操作，提高录入的工作效率，减少录入的工作强度。

1）录入形式
系统提供表格和分页两种录入形式。

表格形式可以在同一页面同时增加修改多个条目信息，便于用户使用进行数据的比较录入。

分页形式每页显示一个条目信息，用户可以像书签翻页一样有针对性一页一页录入条目信息。

2）代码选择
系统将有规律的字段信息形成代码列表和代码树（例如：保管期限），在录入页面中，此类字段会自动产生下拉列表和下列树，供用户选择录入。

3）信息复制
系统可以根据表达式设置获得当前记录其他字段信息或其他库中记录的指定字段值。

4）流水号提取
系统根据规则自动或手动提取流水号，生成件号、档号等。

5）信息自动提取
系统根据规则生成主题词、档号、创建时间、页数等字段对应的信息。

系统通过识别图片自动提取图片中文字信息，添加到对应字段上。

系统直接提取CAD图纸文件中的信息，添加到对应字段上。

6）查重
系统提供自动查重功能，如果有重复信息，系统会给出记录重复提示。

除了标准条目查重外，系统还提供关联查重，可以根据设置检查字段间的关联唯一性，重复会给出友好提示。

7）批量修改
系统可对用户选择的一批数据进行统一修改，即用户根据自己实际需要使用批量修改功能统一自动修改条目内容（包括加前缀、后缀、替换中间内容等）。

3.1.2.2文件扫描
系统提供文件扫描功能对文件进行扫描录入，支持批量扫描和单页扫描，支持单双面扫描，并根据设置的前缀信息自动生成文件名称。

3.1.2.3电子文件挂接
1）单个电子文件上传
在录入记录时，选择电子文件直接上传到服务器，并建立与记录之间的对应关系。

2）批量上载挂接
系统提供批量上载挂接功能，将多个电子文件上传到服务器生成记录，并根据文件命
名规则，建立与父记录的挂接关系。

3）条码识别挂接
条码识别挂接功能是在对纸质文件进行扫描时自动识别纸质文件上的条码，根据条码
系统自动将扫描的电子文件挂接到对应的条目下。

3.1.2.4版本管理
版本管理记录数据变更信息，形成历史记录。

便于用户追溯历史信息。

版本管理功能
还提供检出、检入、取消检出、查看版本记录功能，用于维护版本记录。

3.1.3移交归档
移交归档是档案管理重要的操作流程。

兼职档案管理员收集整理数据后，将需要移交
的数据移交到预归档库。

档案管理员整理预归档库中的数据记录，不合格文件退回到文件库，合格的数据进行保管期限划分、组卷、编号等数据整理，将数据归档到正式档案库，
形成正式档案。

用户可以根据权限查看档案记录。

3.1.4整理组卷
3.1.
4.1编号
用户通过手工调整案卷号、件号等信息后，系统自动根据年度、保管期限、分类、件号等信息进行排序显示。

用户可以通过编号功能，生成档号或其他所需的案卷流水号信息。

3.1.
4.2组卷、拆卷
1）手工组卷
用户使用手工组卷功能，可以将文件记录插入到指定案卷下，形成卷内目录。

在没有案卷记录的情况下，用户可以选择文件后直接进行立卷，添加案卷信息后，文件自动添加到案卷下形成卷内目录。

2）自动组卷
系统提供自动组卷功能，根据用户设置的组卷条件，将文件记录自动添加到案卷下，形成卷内目录。

3）拆卷
用户可以选择案卷进行拆卷操作，将卷内目录拆离开，以便进行重新组卷。

3.1.
4.3数据导入、导出
1）数据导入
将外部数据按照规则导入到综合档案管理系统中。

导入功能支持导入xml、txt、mdb、xls、dbf、ods等多种文件格式。

数据导入功能支持将其他数据库中的数据导入到当前系统中。

系统根据设置的对应关系，使不同结构的数据之间可以相互转换。

数据导入时，支持覆盖导入和生成新记录两种方式。

2）数据导出
将系统中的数据按一定规则导出，导出的数据格式为国家档案局规定的标准格式以及xml、xls、ods、txt、mdb、dbf等。

数据导出时，支持覆盖导出。

3.1.5报表打印
系统提供制作好的报表模板，用户根据需要选择对应封面、全引目录、备考表等报表模板进行打印。

此功能提供打印预览、打印和生成文档三个功能。

打印预览可以预览打印结果。

打印和生成文档支持多模板批量打印和生成文档。

3.2管理保存
3.2.1借阅管理
1）实物借阅登记
档案管理员检索到允许借阅的案卷或文件，对借阅的案卷或文件进行登记，登记借阅者、借阅目的、借阅日期、利用天数、借出数量等信息。

允许一次性借出多条案卷或文件，逐一进
2）借阅归还
档案管理员在借阅库中检索欲归还的案卷或文件记录，对案卷或文件进行登记，更改登记状态为已归还并记录归还日期。

3）借阅催还
档案管理员可以对“已到期”的借阅记录进行催还，催还方式分为、手机短信、系统消息和打印催还单四种，可以同时选择多种催还方式通知借阅者归还借阅的案卷或文件。

4）借阅设置
借阅设置用于设置案卷或文件允许借阅的期限，默认为1个月，可以根据用户的实际借阅期限在此进行设置。

超过设置借阅期限的记录，系统会自动将其设置为“已到期”状态，由档案管理员执行催还操作。

5）借阅统计
系统提供多种统计方案，系统管理员可以根据需要进行统计，并打印统计结果，下载统计图表（图表支持2d、3d的柱图、饼图、曲线图等）。

针对借阅，统计方案如下：
●按借阅人统计：统计借阅者在某一时间段内借阅档案的个数。

可以指定借阅人进行统
计。

●按时间统计：统计在某一时间段内被借阅的所有档案个数，以及各自档案的个数。

●按档案统计：统计某一时间段内某个档案被借阅的情况，包括档案被借阅人借阅的次
数。

●按借阅目的统计：统计某一时间段内被借阅的所有档案各自对应不同目的的累计次数,
这样可以统计出档案的用途，测评档案的实际应用利用率。

●按借阅频率统计：统计某一时间段内被借阅的所有档案各自的累计次数,这样可以评测
档案利用价值的高低。

●按操作者统计：统计某一时间段内借阅管理员共借出的档案个数。

除了固定方案之外，档案管理员还可以根据实际需要设置统计条件进行统计。

3.2.2档案保管
对档案的实体进行保管，包括鉴定销毁、升级保管、重新归档、销毁还原、清除、统计等。