会计电算化-账务处理系统概述
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第三章 账务处理系统
通过本章的学习，使学生理解会计软件中总账 系统的基本功能，熟练掌握总账系统的初始化、 日常会计处理、出纳管理、账簿管理及期末处 理的各项操作。
会计电算化
基本内容框架
概述 初始设置
期末处理
账务处理系统
日常处理
出纳管理
会计电算化
第一节 账务处理系统概述
一、账务处理系统概述 账务处理系统是整个会计核算软件的核心，它 以会计凭证为原始数据，通过凭证的输入和处 理，完成记账、算账、对账、转账、结账、账 簿查询及数据管理等功能。 （一）总账系统功能概述 用友 V8.50总账系统适用于各类企事业单位进 行凭证管理、账簿处理、个人往来款管理、部 门管理、项目核算、出纳管理和期末处理等账 务处理。
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（5）作废凭证仍保留凭证内容及编号，显示“作 废”字样。 （6）作废凭证不能修改，不能审核。 （7）在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则 月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相 当于一张空凭证。 （8）如果作废凭证不想保留时，则可以通过[凭 证删除／整理]功能，其彻底删除，并对未记账凭 证重新编号。
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（二）录入个人往来科目余额 如果某科目涉及个人往来辅助核算，则需在系统 打开的“个人往来期初”对话框中输入相关信息。 （三）录入项目科目余额 如果某科目涉及项目辅助核算，则需在系统打开 的“项目参照”对话框中输入相关的信息。
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（四）录入单位往来科目余额 如果某科目涉及客户供应商辅助核算，则需在系 统打开的“客户往来期初”或“供应商往来期初” 对话框中输入相关的信息。
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（四）作废及删除凭证 日常操作过程，若遇到非法凭证需要作废时，可 以使用“作废/恢复”功能，将这些凭证作废。 【说明】 （1）账簿查询时，找不到作废凭证的数据。 （2）若当前凭证已作废，可单击“制单”菜单中 的“作废/恢复”选项，取消作废标志，并将当前 凭证恢复为有效凭证。 （3）只能对未记账的凭证作凭证整理。 （4）已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，再 作凭证整理。
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（三）总账系统的操作流程 1、新用户操作流程 2、老用户操作流程
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第二节 账务处理系统初始设置
一、总账系统启用 （一）根据单位的具体情况，采用不同应用解决 方案 1、对于业务较小的小型企业 2、对于业务较复杂的企业 3、对于机构设置较复杂的企业 4、对于往来业务较多的企业
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注意： （1）如果某科目为数量、外币核算，应录入期初 数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再 录入数量外币余额。 （2）非末级会计科目余额不用录入，系统将根据 其下级明细科目自动汇总计算填入，其数据栏为 黄色。 （3）出现红字余额用负号输入。 （4）修改余额时，直接输入正确数据即可，然后 单击“刷新”按钮进行刷新。 （5）凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不 能再修改。
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（五）调整余额方向 在录入会计科目余额时，系统提供了调整余额方 向的功能，即在还未录入会计科目余额时如果发 现会计科目的余额方向与系统设置的方向不一致 时可以将期初方向调整。
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（六）试算平衡 期初余额及累计发生额输入完成后，必须依据 “资产=负债+所有者权益+收入-成本费用”的原 则进行试算平衡。校验工作由计算机自动完成。
会计电பைடு நூலகம்化
二、审核凭证 审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照会计 制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性 检查。其目的是防止错误及舞弊。 屏幕审核时，可直接根据原始凭证，对屏幕上显 示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证，发 出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名字。
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（一）录入基本科目余额 在开始使用总账系统时，应先将各账户启用月份 的月初余额和年初到该月的借贷方累计发生额计 算清楚，并输入到总账系统中。 如果是年初建账，可以直接录入年初余额；如果 是在年中建账，则可录入启用当月（如4月）的期 初余额及年初未用的月份（即1月至3月）的借、 贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。
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数据权限分配包括：记录权限分配和字段权限分 配。前者是指对具体业务对象进行权限分配。使 用前提：在“数据权限控制设置”中选择控制至 少一个记录级业务对象。后者是对单据中包含的 字段进行权限分配。
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四、金额权限分配 本功能用于设置用户可使用的金额级别，对业务 对象提供金额级权限设置：采购订单的金额审核 额度、科目的制单金额审核制度。在设置这两个 金额权限之前必须先设定对应的金额级别。对如 下业务对象提供金额级权限设置：采购订单的金 额审核制度、科目的制单金额额度在设置这两个 金额权限之前必须先设定对应的金额级别。在 “总账系统”界面，单击“设置”/“金额权限分 配”，单击“增加”，输入用户编码，用户名称， 级别，输入完毕单击“保存”。
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第三节 日常账务处理
在总账管理系统中，当初始化设置完成后，就可 以开始进行日常账务处理了。本章以一般的会计 业务流程为线索，结合具体业务介绍日常会计业 务处理的各项基本操作。 日常业务处理的任务是通过输入和处理各种记账 凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭 证、日记账、明细账和总分类账，进行月末对账 和结账，最终生成和输出各种常用报表等。
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（二）修改凭证 为更正错误，可以通过系统提供的修改功能对错 误凭证进行修改。 注意： （1）若已采用制单序时控制，则在修改制单日期 时，不能在上一张凭证的制单日期之前。 （2）若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证 权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。 （3）如果涉及银行科目的分录已录入支票信息， 并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响 “支票登记簿”中的内容。 （4）外部系统传递来的凭证不能在总账系统中修 改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。
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（一）增加凭证 记账凭证一般包括两部分：一是凭证头部分，包 括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等； 二是凭证正文部分，包括摘要、科目、借贷方向 和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求， 则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有 多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的 有关内容。
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（二）总账系统的启用 单击“开始”/“程序”/“用友ERP－U8”/“财务会 计”/“总账”，进入“总账”注册界面，输入操 作员，选择账套和操作日期，单击“确定”。
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二、系统参数设置 总账初始化时首先进行业务处理控制参数设置， 它决定了系统的数据输入、处理、输出的内容和 形式。 在总账初始化中需要设置业务控制参数包括：制 单控制、凭证控制、外币核算、预算控制、账簿 打印格式控制、会计日历控制以及其他参数控制。 企业应根据实际情况，在建立账套之前正确选择 适合于本企业的各种参数，以达到会计核算和财 务管理的目的。
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2、输入凭证正文部分 企业应根据具体经济业务内容，采用不同的方式 填制凭证，而且每张凭证要求借贷平衡。 （1）正文中不同行的摘要可以相同也可以不同， 但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明 细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回车 键，系统将摘要自动复制到下一分录行。 （2）会计科目可通过科目编码或助记码输入。 （3）科目编码必须是末级的科目编码。 （4）金额不能为“零”，红字以“－”号表示。 如果方向不符，可按空格键调整金额方向，按<=> 键可根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。
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审核 总账 科目余额 发生额文件 输入 临时凭证文件 记账 正式凭证 明细账 输出 输出
文件
银行日记账 未达账项文件
银行存款 余额调节表 输入 对账单文件 银行 对账
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一、填制凭证 记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一 数据源，填制凭证也是最基础和频繁的工作。在 实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整 完全依赖于记账凭证，因而在实际工作中，必须 确保准确完整地输入记账凭证。 产生记账凭证的途径有三种：一是根据审核无误 的原始凭证直接在计算机上编制记账凭证；二是 先由人工编制记账凭证，再输入计算机；三是计 算机自动生成的机制凭证。 凭证输入采用键盘输入、软盘引入、网络传输和 自动生成机制凭证四种方式，键盘输入是最常用 的形式。
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（三）冲销凭证 若已记账的凭证发现有错，不允许直接修改。针 对此类凭证的修改，会计制度要求留下审计线索， 可以采用“红字凭证冲销法”或者“补充凭证法” 进行更正,即有痕迹修改。错误凭证的有痕迹修改 是指留下曾经修改的线索和痕迹，通过保留错误 凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹的。 如果需要冲销某张已记账的凭证，可以采用“制 单”中的“冲销凭证”命令制作红字冲销凭证。 【提示】制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后， 需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。 【说明】通过红字冲销法增加的凭证，应视同正 常凭证进行保存和管理。
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3、输入辅助核算信息 当输入具有辅助核算的科目时，要求输入相应的 辅助信息。 （1）当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑 该人姓名及其他资料。在录入个人信息时，若不 输入“部门名称”只输“个人名称”时，系统将 根据所输入个人名称自动输入其所属的部门。 （2）其他辅助核算科目可以参照录入。
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（一）凭证选项设置 （二）账簿选项设置 （三）会计日历 （四）其他选项
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三、数据权限分配 在“总账系统”界面，单击“设置”/“数据权限 分配”，选定欲设置权限的用户，单击“授权”， 选择相关的会计科目，输入完毕单击“保存’。 【提示】必须在系统管理中定义角色或用户，并 分配完功能级权限后才能在这里进行“数据权限 分配”。
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（二）总账系统与其他系统的主要关系 [总账管理]系统是U8系列产品的核心产品，可 单独使用，也可与U8系列其他产品模块同时使 用，如下图所示： 总账系统接收应收、应付系统、存货核算、固 定资产、工资管理系统、成本核算系统生成的 凭证；向报表、决策支持系统、财务分析系统 提供财务数据生成财务报表及其他财务分析表； 财务分析系统向系统提供预算数，对总账系统 中的填制凭证进行预算控制。
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（5）错误凭证的“无痕迹”修改 无痕迹修改是指不留下任何曾经修改的线索和痕 迹。下列两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修 改： ①对已经输入但未审核的机内记账凭证可通过凭 证的编辑输入功能直接进行修改或删除(但操作员 只能修改自己填制的凭证，且凭证编号不能修改)。 ②已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改， 如果软件有取消审核的功能，先通过凭证审核功 能取消审核后，再通过凭证的编辑输入功能进行 直接修改。
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五、期初余额录入 为了保证会计数据连续完整，并与手工账簿数据 衔接，账务系统第一次投入使用前还需要将各种 基础数据录入系统。这些基础数据主要是各明细 科目的年初余额和系统启用前各月的发生额。其 上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总。 在输入期初数据时，如果某一科目设置了辅助核 算类别，还应输入辅助核算类别的有关初始余额。
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1、输入凭证头部分 填制记账凭证时，应先完成凭证头部分的录入。 此项操作对于录入各种类型的凭证，其操作步骤 都是类似的。 （1）由于系统默认凭证保存时，不按凭证号顺序 排列而按日期顺序排列，如不按序时制单将出现 “凭证假丢失”现象。如有特殊需要可将其改为 不按序时制单，则在制单时凭证号必须按日期顺 序排列。 （2）在“附单据数”处可以按Enter键通过，也 可以输入单据数量。 （3）凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不 能修改。
通过本章的学习，使学生理解会计软件中总账 系统的基本功能，熟练掌握总账系统的初始化、 日常会计处理、出纳管理、账簿管理及期末处 理的各项操作。
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基本内容框架
概述 初始设置
期末处理
账务处理系统
日常处理
出纳管理
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第一节 账务处理系统概述
一、账务处理系统概述 账务处理系统是整个会计核算软件的核心，它 以会计凭证为原始数据，通过凭证的输入和处 理，完成记账、算账、对账、转账、结账、账 簿查询及数据管理等功能。 （一）总账系统功能概述 用友 V8.50总账系统适用于各类企事业单位进 行凭证管理、账簿处理、个人往来款管理、部 门管理、项目核算、出纳管理和期末处理等账 务处理。
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（5）作废凭证仍保留凭证内容及编号，显示“作 废”字样。 （6）作废凭证不能修改，不能审核。 （7）在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则 月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相 当于一张空凭证。 （8）如果作废凭证不想保留时，则可以通过[凭 证删除／整理]功能，其彻底删除，并对未记账凭 证重新编号。
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（二）录入个人往来科目余额 如果某科目涉及个人往来辅助核算，则需在系统 打开的“个人往来期初”对话框中输入相关信息。 （三）录入项目科目余额 如果某科目涉及项目辅助核算，则需在系统打开 的“项目参照”对话框中输入相关的信息。
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（四）录入单位往来科目余额 如果某科目涉及客户供应商辅助核算，则需在系 统打开的“客户往来期初”或“供应商往来期初” 对话框中输入相关的信息。
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（四）作废及删除凭证 日常操作过程，若遇到非法凭证需要作废时，可 以使用“作废/恢复”功能，将这些凭证作废。 【说明】 （1）账簿查询时，找不到作废凭证的数据。 （2）若当前凭证已作废，可单击“制单”菜单中 的“作废/恢复”选项，取消作废标志，并将当前 凭证恢复为有效凭证。 （3）只能对未记账的凭证作凭证整理。 （4）已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，再 作凭证整理。
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（三）总账系统的操作流程 1、新用户操作流程 2、老用户操作流程
会计电算化
会计电算化
第二节 账务处理系统初始设置
一、总账系统启用 （一）根据单位的具体情况，采用不同应用解决 方案 1、对于业务较小的小型企业 2、对于业务较复杂的企业 3、对于机构设置较复杂的企业 4、对于往来业务较多的企业
会计电算化
注意： （1）如果某科目为数量、外币核算，应录入期初 数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再 录入数量外币余额。 （2）非末级会计科目余额不用录入，系统将根据 其下级明细科目自动汇总计算填入，其数据栏为 黄色。 （3）出现红字余额用负号输入。 （4）修改余额时，直接输入正确数据即可，然后 单击“刷新”按钮进行刷新。 （5）凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不 能再修改。
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（五）调整余额方向 在录入会计科目余额时，系统提供了调整余额方 向的功能，即在还未录入会计科目余额时如果发 现会计科目的余额方向与系统设置的方向不一致 时可以将期初方向调整。
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（六）试算平衡 期初余额及累计发生额输入完成后，必须依据 “资产=负债+所有者权益+收入-成本费用”的原 则进行试算平衡。校验工作由计算机自动完成。
会计电பைடு நூலகம்化
二、审核凭证 审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照会计 制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性 检查。其目的是防止错误及舞弊。 屏幕审核时，可直接根据原始凭证，对屏幕上显 示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证，发 出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名字。
会计电算化
（一）录入基本科目余额 在开始使用总账系统时，应先将各账户启用月份 的月初余额和年初到该月的借贷方累计发生额计 算清楚，并输入到总账系统中。 如果是年初建账，可以直接录入年初余额；如果 是在年中建账，则可录入启用当月（如4月）的期 初余额及年初未用的月份（即1月至3月）的借、 贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。
会计电算化
数据权限分配包括：记录权限分配和字段权限分 配。前者是指对具体业务对象进行权限分配。使 用前提：在“数据权限控制设置”中选择控制至 少一个记录级业务对象。后者是对单据中包含的 字段进行权限分配。
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四、金额权限分配 本功能用于设置用户可使用的金额级别，对业务 对象提供金额级权限设置：采购订单的金额审核 额度、科目的制单金额审核制度。在设置这两个 金额权限之前必须先设定对应的金额级别。对如 下业务对象提供金额级权限设置：采购订单的金 额审核制度、科目的制单金额额度在设置这两个 金额权限之前必须先设定对应的金额级别。在 “总账系统”界面，单击“设置”/“金额权限分 配”，单击“增加”，输入用户编码，用户名称， 级别，输入完毕单击“保存”。
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第三节 日常账务处理
在总账管理系统中，当初始化设置完成后，就可 以开始进行日常账务处理了。本章以一般的会计 业务流程为线索，结合具体业务介绍日常会计业 务处理的各项基本操作。 日常业务处理的任务是通过输入和处理各种记账 凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭 证、日记账、明细账和总分类账，进行月末对账 和结账，最终生成和输出各种常用报表等。
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（二）修改凭证 为更正错误，可以通过系统提供的修改功能对错 误凭证进行修改。 注意： （1）若已采用制单序时控制，则在修改制单日期 时，不能在上一张凭证的制单日期之前。 （2）若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证 权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。 （3）如果涉及银行科目的分录已录入支票信息， 并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响 “支票登记簿”中的内容。 （4）外部系统传递来的凭证不能在总账系统中修 改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。
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（一）增加凭证 记账凭证一般包括两部分：一是凭证头部分，包 括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等； 二是凭证正文部分，包括摘要、科目、借贷方向 和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求， 则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有 多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的 有关内容。
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（二）总账系统的启用 单击“开始”/“程序”/“用友ERP－U8”/“财务会 计”/“总账”，进入“总账”注册界面，输入操 作员，选择账套和操作日期，单击“确定”。
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二、系统参数设置 总账初始化时首先进行业务处理控制参数设置， 它决定了系统的数据输入、处理、输出的内容和 形式。 在总账初始化中需要设置业务控制参数包括：制 单控制、凭证控制、外币核算、预算控制、账簿 打印格式控制、会计日历控制以及其他参数控制。 企业应根据实际情况，在建立账套之前正确选择 适合于本企业的各种参数，以达到会计核算和财 务管理的目的。
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2、输入凭证正文部分 企业应根据具体经济业务内容，采用不同的方式 填制凭证，而且每张凭证要求借贷平衡。 （1）正文中不同行的摘要可以相同也可以不同， 但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明 细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回车 键，系统将摘要自动复制到下一分录行。 （2）会计科目可通过科目编码或助记码输入。 （3）科目编码必须是末级的科目编码。 （4）金额不能为“零”，红字以“－”号表示。 如果方向不符，可按空格键调整金额方向，按<=> 键可根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。
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审核 总账 科目余额 发生额文件 输入 临时凭证文件 记账 正式凭证 明细账 输出 输出
文件
银行日记账 未达账项文件
银行存款 余额调节表 输入 对账单文件 银行 对账
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一、填制凭证 记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一 数据源，填制凭证也是最基础和频繁的工作。在 实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整 完全依赖于记账凭证，因而在实际工作中，必须 确保准确完整地输入记账凭证。 产生记账凭证的途径有三种：一是根据审核无误 的原始凭证直接在计算机上编制记账凭证；二是 先由人工编制记账凭证，再输入计算机；三是计 算机自动生成的机制凭证。 凭证输入采用键盘输入、软盘引入、网络传输和 自动生成机制凭证四种方式，键盘输入是最常用 的形式。
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（三）冲销凭证 若已记账的凭证发现有错，不允许直接修改。针 对此类凭证的修改，会计制度要求留下审计线索， 可以采用“红字凭证冲销法”或者“补充凭证法” 进行更正,即有痕迹修改。错误凭证的有痕迹修改 是指留下曾经修改的线索和痕迹，通过保留错误 凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹的。 如果需要冲销某张已记账的凭证，可以采用“制 单”中的“冲销凭证”命令制作红字冲销凭证。 【提示】制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后， 需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。 【说明】通过红字冲销法增加的凭证，应视同正 常凭证进行保存和管理。
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3、输入辅助核算信息 当输入具有辅助核算的科目时，要求输入相应的 辅助信息。 （1）当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑 该人姓名及其他资料。在录入个人信息时，若不 输入“部门名称”只输“个人名称”时，系统将 根据所输入个人名称自动输入其所属的部门。 （2）其他辅助核算科目可以参照录入。
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（一）凭证选项设置 （二）账簿选项设置 （三）会计日历 （四）其他选项
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三、数据权限分配 在“总账系统”界面，单击“设置”/“数据权限 分配”，选定欲设置权限的用户，单击“授权”， 选择相关的会计科目，输入完毕单击“保存’。 【提示】必须在系统管理中定义角色或用户，并 分配完功能级权限后才能在这里进行“数据权限 分配”。
会计电算化
（二）总账系统与其他系统的主要关系 [总账管理]系统是U8系列产品的核心产品，可 单独使用，也可与U8系列其他产品模块同时使 用，如下图所示： 总账系统接收应收、应付系统、存货核算、固 定资产、工资管理系统、成本核算系统生成的 凭证；向报表、决策支持系统、财务分析系统 提供财务数据生成财务报表及其他财务分析表； 财务分析系统向系统提供预算数，对总账系统 中的填制凭证进行预算控制。
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（5）错误凭证的“无痕迹”修改 无痕迹修改是指不留下任何曾经修改的线索和痕 迹。下列两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修 改： ①对已经输入但未审核的机内记账凭证可通过凭 证的编辑输入功能直接进行修改或删除(但操作员 只能修改自己填制的凭证，且凭证编号不能修改)。 ②已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改， 如果软件有取消审核的功能，先通过凭证审核功 能取消审核后，再通过凭证的编辑输入功能进行 直接修改。
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五、期初余额录入 为了保证会计数据连续完整，并与手工账簿数据 衔接，账务系统第一次投入使用前还需要将各种 基础数据录入系统。这些基础数据主要是各明细 科目的年初余额和系统启用前各月的发生额。其 上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总。 在输入期初数据时，如果某一科目设置了辅助核 算类别，还应输入辅助核算类别的有关初始余额。
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1、输入凭证头部分 填制记账凭证时，应先完成凭证头部分的录入。 此项操作对于录入各种类型的凭证，其操作步骤 都是类似的。 （1）由于系统默认凭证保存时，不按凭证号顺序 排列而按日期顺序排列，如不按序时制单将出现 “凭证假丢失”现象。如有特殊需要可将其改为 不按序时制单，则在制单时凭证号必须按日期顺 序排列。 （2）在“附单据数”处可以按Enter键通过，也 可以输入单据数量。 （3）凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不 能修改。