国际化数据平台建立 百威英博-供应商发票管理-Success Story

平均单张发票处理效率大幅提升
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新的应付流程带来的收益
n n
基于角色，权责明晰 集团和采购等多个部⻔门联动参 与 员工精简 员工工作内容结构性提升
n n
标准化和自动化 无纸化处理 工作流降低对账时间
n n
组织
结果: 高效运营
流程
n
降低财务运营成本 改善供应商关系

实施阶段
让有经验的人员完成用户而验收测试 变更管理: 如果必要，则需要整理并修正蓝图中的差异部分
上线，推广 & 上线后
做好准备，确定每一个涉及到的人员和部门都清楚了解。组织上线准备会议，得到每
一个所涉及到的人员和组织的上线确定
避免关键时期的业务，一步一步的推广，让用户习惯并保持运行
扫描后获取的发票信息
•
功能:
– 发票处理工工作流 多级别审批 – 异常解决 数据缺失，数量差异，价格差异 – 数据统计和图表 – 监控和多维度分析报告
工工作流 注释 分析、监控和报表 SAP VIM
ERP (FI/ AP)
异常解决
•
好处:
– 处理状态透明 – 大大量减少手手工工处理 – 便于考核KPI
n 2008 n 2007 n 2006
SAP 和 Open Text 签订 《Open Text 的 SAP 发票 管理软件转销协议》
IXOS 与 Open Text 合并 Content 集成到 SAP NetWeaver Portal SAP R/3 Web 技术
§ 共同开发获 DoD 5015.2 认证的 记录管理软件 § Open Text 的组合应用程序获得 SAP xApps 认证
自自动核对并入入账 SAP 发票管理
付款
寄送纸质 发票
BSC扫描员扫描和提交纸质发 票信息
SAP (FI/AP)
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应用自动三单匹配后的流程
开始
SAP 系统
发送PO、GR信息 至至供应商⻔门户
生生成电子子发票信息
接收扫描发票 信息并检查
三单 匹配？
Yes
发票入入账 自自动步骤
供应商⻔门户
更新PO、GR 详细信息和状态
支持应计利润项 目的审计
SAP 功能完全可 用
通过供应商，总 账和目标成本评 估债务
解决方方案组成部分之四：影印文文件存储和展示示
• 功能:
– – – – – 集中保存 扫描件直接和SAP凭证关联 直接通过SAP GUI展现 快速搜索 版本控制，访问控制
• 好处:
– 安全存储 – 便捷使用用 – 随时查看
单键“批 准”或“拒绝”
数量差异处理
处理界面面 异常情况处理－价格差异
一一键访问支支持信 息
基于角角色色的过程 选项
异常情况处理的 最佳做法
基于角角色色的透明 路径
处理过程历史
预制的PO发票异常处理工工作流
DP107: DP111: DP105: DP132: DP152: DP106: DP154: DP243: DP155: DP103: DP345: DP912: DP914: DP916: IE1: IE2: 供应商不一致 税率不一致 疑似重复发票 需要供应商审计 供应商维护 采购订单没有释放 不能匹配采购订单行项目 服务项需要填写 货币不一致 计量单位不一致 在发票上有运费 处理采购订单发票– 替代收款人 处理采购订单发票– 多个银行账户. 处理采购订单发票– 首付款 价格差异 数量差异 发票过账了但是因为价格差异，付款被冻结 发票过账了但是因为数量差异，付款被冻结 指定的供应商发票于采购订单上的供应商不一致 多张发票对应一张收货单，货物税率不一致 发票或者付款通知疑似已经处理过的发票或者是已经处理过的付款通知 从指定的供应商所开的发票不能自动过账，付款人必须在过账前审核. 必须更新供应商主数据当有新信息的时候 (例如. 新地址) 在发票上的PO没有被释放或未完成 在发票上的行项目多过采购订单上的行项目 采购订单是一个服务性订单并且在过账时需要填写服务项 指定在发票上的货币跟采购订单上的不一致 发票上的计量单位跟采购订单上的不一致 发票上的运费超出预先设定的限制
扫描 收集
光学文文字辨识 验证
• 好处:
– 降低复制和递送成本 – 通用用性，各种发票 – 高高识别率，减少大大量人人工工识别作业 理论值：80%以上
增值税发票的中文文识别
解决方方案组成部分之三：SAP VIM
电子子发票信息
可处理基于PO发票 和非PO发票
发票处理 付款
供应商⻔门户
EDI
Paper 单独服务器 可选模块 ERP (FI/ AP)
纸质发票
Email
ERP Add on
文文档归档和查看模块
单独服务器，可选模块
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解决方方案组成部分之一一：供应商⻔门户（可选）
功能：
信息发布，某制造业客户按供应商展示示： • • • 采购订单 收货情况 发票处理状态
信息收集，供应商在发送纸质发票前维护： • • • 发票包含的采购订单 发票包含的收货 发票号
异常情况处理
审核
付款
扫描 归档
光学文文字辨识
UMWANDLUNG
注释 分析、监控和报表
发票过账
验证
自自动对账和发送
纸质发票 传真 电子子数据交换 电子子邮件
SAP ERP
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与百威英博中国团队合作的本地化解决方案
供应商
发货 PO&GR 酒厂厂
ABInBev
发票 流程
付款
供应商⻔门户⺴网网站
提交电子子发票信息
案例分享– 百威英博中国业务服务中心三 单匹配项目
助力力全球最好的啤酒酿造公司提升供应商发票处理流程
11. 2012
百威英博简介
百威英博是全球领先的酿酒制造商 世界五大消费品公司之一 世界前十名最热销啤酒品牌中有四个属于百威英博 业务覆盖30多个国家 在20多个市场处于第一或第二的位置 在全世界大约有12万名员工 Euronext上市，股票交际代码为ABI 2011营业收入: 约390亿美元
n n
不连贯且低效 基于纸张，劳动密集 缺乏标准化
组织
结果： 高企的财务成本 低效的处理过程 不良的供应商关系
流程
n
n
AP流程无法控制 (合规⻛风险) 短期债务情况不可⻅见 无法了解流程瓶颈
控制
技术
n n
n n
缺乏工作流和数据管理 无法和其它模块集成或者拓 展
7
Agenda
I.
ABInBev Introduction
II. 供应商发票自动处理项目分析 III. 实施合作伙伴介绍
8
SAP标准解决方案架构
收件箱 （收到的 邮件/传真） 发票识别 发票核查 协作与监测 发票完成 付款
Prüfung und
制作
转换
验证和 Vervollständigung 完成 触发流程
发票 预匹配
发票发送至 本地财务 手工处理
本地财务
发票发送至 共享服务中心
发票抵扣联采集
本地税务
VAT 发票 认证
No
共享服务团队
发票 接收
发票匹配
Match?
Yes
发票过账
SAP
发票由快递公司递送
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应付部门面临的挑战
n n n
不良供应商关系 较高的单张发票处理成本 难以结算应计收益
n n n
多项性能指标和趋势分析 规则驱动的异常处理 集中化的流程管理
控制
技术
n n n
系统和流程集成 统一支持和升级 SAP标准技术
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最佳实践& 经验获得
蓝图阶段
蓝图要清晰明确和完整，她定义了项目的成功 包含正确的业务群组 填写功能分析文档，明确签署 （范围冻结）
链接GR和库存 信息至至SAP
No
在供应商⻔门户中提交 发票号码和发票日日期
供应商
查询未清GR 寄送 发票
BSC扫描员
BSC 共享服务团队
发票扫描和 信息验证
结束 只有2个手手 工工步骤
异常处理
发票入入账
(采购到付款)
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自动三单匹配的项目时间表预览
四月 五月 六月 七月 八八月 九月 十十月 十十一一月
去进行标准化， 这是一个最完美的时刻
跨地域和功能 通过重复使用这个模版，在第一次推广中建立 关注共性，而非差异
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当前解决方案组成部分
电子子发票信息 用用户访问 SAP GUI
供应商⻔门户
SAP
发票识别模块
EDI
发票处理模块
付款
FAX
文文档扫描 e.g. SAP 归档企业扫描
sapvim付款sapvim发票处理供应商户erpfiapedi电发票信息扫描后获取的发票信息注释异常解决分析监控和报表可处理基于po发票和非po发票发票和po发票处理作流多级别审批异常解决数据缺失数量差异价格差异便于考核kpi异常处理验证元数据检查是否重复应用业务规则付款创建sap凭证过账sap凭证异常处理异常处理异常处理文档处理工作流信息缺失po暂存发票工作流nonpo暂存发票工po冻结发票工作流linheadnonpo发票批准工作流dp工作流ie工作流发票处理工作流和异常解决扫描纸质发票或者导入电子发票捕捉发票元数据保存到归档服务器原始数据捕捉元数据捕捉ia工作流熟悉的sap外观格早期和自动副联检测自动或人工输入即时数据验证发票信息确认和补充可在网式企业sapgui操作单键批准或拒绝便捷授权输入账目信息批准历史一览一键查看附加信简明信息即时数据确认带科目分配信息的发票批准数量差异处理处理界异常情况处理价格差异键访问持信处理过程历史基于的过程选项异常情况处理的最佳做法基于的透明路径预制的po发票异常处理作流dp107
数据集中存储和管理
Agenda
I.
ABInBev Introduction and 项目背景 Overview
II. 供应商发票自动处理项目分析 III. 实施合作伙伴介绍
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德莱维咨询 SAP 概述 与Open
Text的⻓长期合作
SAP 和 Open Text 签订 《Open Text 的 SAP Archiving 和 SAP 文档 访问软件转销协议》
⺫目目的：
提供供应商和某制造业客户的交互平台，供应商提交电子子发票信息，为后期自自动三单匹配提供基础
解决方方案组成部分之一一：供应商⻔门户（可选）
解决方方案组成部分之二二：扫描识别（可选）
• 功能:
发票识别
– – – –
文档
纸质发票
收集各种类型和来源的发票并直接归档到服务器 OCR识别并取出发票数据 人人工工验证并补全 保存多种发票格式和取数字段，并带有自自我学习 功能 – 与SAP主数据集成，验证发票是否可以进一一步处 理
对于每个发票异常，都可以自自由确定： 操作人人员， 可能的操作， 操作执行行时间
分析和监控
使用超过50种不 同维度指标分析
使用SAP 图形 分析KPI
自主选择报告用 货币种类
全部处理状况一 览
无缝访问SAP标 准功能
单击查看发票明 细
全部已处理发票 概览
通过债务报告计算出的准确应计利润
为准确计算应计 利润，分析债务 情况
IA 工作流 Non PO 发票批准工作流
@
Non PO 暂存发票工 作流
发票信息确认和补充
熟悉的 SAP 外观⻛风格
自动或人工输入
即时数据验证 早期和自动副联 检测 带科目分配信息的发票批准
可在网⻚页式企业 ⻔门户或 SAPGUI操作
一键查看附加信 息
简明信息
便捷授权输入账 目信息
即时数据确认 批准历史一览
上线一个月后的项目获益
一个月内的发票总额 : 66,000,000 CNY 扫描识别率 : 97.3 %
(在扫描系统中无人工干预情况)
发票自动入账率 : 97.9%
(在SAP系统中无人工干预情况)
全体自动化比率: 95.3%
(无任何人工干预情况)

FTE(全职员工) 节省比率: 60 %
百威英博拥有七百年的酿造历史，并在不断创新中…
百威英博目前在全球啤酒市场上拥有近300个品牌
全球消费品行业领军企业
Agenda
I.
项目背景
II. 供应商发票自动处理项目分析 III. 实施合作伙伴介绍
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共享服务中心，应付团队：人力成本巨大， 重复低附加值劳动
供应商
发票 送出
采购
发票 接收
发票和PO 1对1,1对N,N对1
发票处理工作流和异常解决
原始数据捕捉 元数据捕捉 创建SAP凭证 过账SAP凭证
扫描纸质发 票或者导入 电子发票
捕捉发票 元数据
验证元数据
检查是否 重复
应用业务规则
付款
保存到归档 服务器
异常处理
异常处理 DP 工作流 文档处理工作流 （信息缺失）
异常处理
异常处理 IE 工作流 PO 暂存发票工作流 PO 冻结发票工作流 (Lin + Head)
n 2005 n 2004 n 2003
§ 成为首个由 SAP NetWeaver 支持的 独立软件开发商 （ISV）
扫描蓝图阶段 扫描实施阶段 扫描单元测试 供应商⻔门户蓝图阶段 供应商⻔门户实施阶段 供应商⻔门户单元测试 VIM蓝图阶段 VIM实施阶段 VIM单元测试 系统集成测试 上线准备及上线 上线支支持及推干广广 项⺫目目团队组织 里里程碑和成果 1. 启动会议：2012年4月9日日 @ 厦⻔门 2. 蓝图签署 : 2012年5月18日日 @ 厦⻔门 3. 实施和用用户验收测试签署: 2012年8月3日日 @ 厦⻔门 4. 上线决策会议 : 2012年8月7日日 @ 厦⻔门 5. 上线 : 2012年8月10日日 @ 厦⻔门 6. 推干广广决策会议 : 2012年8月22日日 @ 厦⻔门 12 维护团队组织