档案数字化服务投标技术方案(纯方案,128页)

档案数字化服务投标技术方案
目录
1. 项目背景 (8)
1.1. 项目背景及意义 (8)
1.2. 档案数字化建设现状 (9)
1.3. 档案数字化管理主要内容 (11)
2. 档案数字化解决方案 (11)
2.1. 档案数字化 (11)
2.2. 档案数字化工作 (12)
2.3. 档案数字化服务 (14)
2.4. 档案数字化标准 (16)
2.5. 档案数字化加工标准 (17)
2.6. 档案数字化流程 (19)
3. 档案数字化服务方案 (22)
3.1. 服务概述 (22)
3.2. 单位数字化建设现状 (23)
3.3. 系统建设目标 (23)
3.4. 系统建设方案 (24)
3.4.1. 基础设施建设 (24)
3.4.2. 档案信息数据库建设 (25)
3.4.3. 数字档案信息综合管理系统 (26)
3.4.4. 数字档案馆理论、标准及操作规程建设 (27)
3.4.5. 数据安全建设 (28)
3.4.6. 人才队伍建设 (28)
3.5. 数字档案系统关键技术解决方案 (29)
3.5.1. 数据库选择 (29)
3.5.2. 服务器选择 (29)
3.5.3. 全文数据信息存储服务器选择 (29)
3.5.4. 扫描设备选择 (29)
3.5.5. 文档在线利用 (30)
3.6. 项目实施步骤 (30)
3.6.1. 数字化建设需求分析 (31)
3.6.2. 确定数字化建设方案 (32)
3.6.3. 软硬件设备选购、人员配置 (32)
3.6.4. 建设数字化建设标准和规范 (33)
3.6.5. 建立数字化加工中心 (33)
3.6.6. 建立数字化加工制度和操作规范 (35)
3.6.7. 人员培训和试运行 (35)
3.6.8. 项目稳定运行 (35)
3.6.9. 项目验收 (35)
3.6.10. 项目总结 (36)
4. 档案数字化加工方案 (36)
4.1. 需求分析与总结 (36)
4.2. 参考的国家标准及技术规范 (36)
4.3. 数字化加工实施细则 (37)
4.3.1. 本项的扫描加工流程 (37)
4.3.2. 生产流程步骤组成 (37)
4.3.3. 档案整理 (38)
4.3.4. 著录标引 (39)
4.3.5. 纸件扫描 (40)
4.3.6. 图像处理 (41)
4.3.7. 档案还原装订 (42)
4.3.8. 档案电子数据与XXXXXX烟草档案系统的无缝挂接 (44)
4.3.9. 确保完美无缝挂接 (44)
4.3.10. 项目所采用的OCR处理技术介绍 (44)
4.4. XXXXXX档案数字化服务特点 (46)
4.4.1. 自动化程度高 (46)
4.4.2. 标准化程度高 (46)
4.4.3. 严格的质量控制 (47)
4.4.4. 文档安全性高 (47)
4.4.5. 标准的格式 (47)
4.4.6. 方便存储与管理 (47)
5. 馆藏档案扫描、数字化加工整体解决方案 (47)
5.1. 数字化加工作业前期准备 (47)
5.1.1. 数字化工作人员准备 (47)
5.1.2. 数字化工作软、硬件准备 (49)
5.1.3. 确定数字化内容、数量及用户需求 (50)
5.2. 数字化加工流程及主要技术方案 (51)
5.2.1. 入库提卷、拆卷 (51)
5.2.2. 标引著录 (52)
5.2.3. 档案扫描 (53)
5.2.4. 图像处理 (55)
5.2.5. 全文识别（OCR）及生成双层pdf、版式还原及格式转换 (55)
5.2.6. 总质检 (56)
5.2.7. 批量挂接 (57)
5.2.8. 还卷及数据备份提交 (57)
5.3. 质量控制方案和保证措施 (58)
5.3.1. 加工质量保障措施 (58)
5.3.2. 多环节，多层次的质量检查体系 (58)
5.3.3. 阶段性验收与终验相结合的严格验收程序是质量控制的终极保障
59
5.4. 安全保密控制 (61)
5.5. 售后服务 (61)
6. 档案数字化的组织与实施 (62)
6.1. 项目工作组织结构 (62)
6.1.1. 工作领导小组 (62)
6.1.2. 工作施工小组 (62)
6.2. 数字化工作人员准备 (62)
6.2.1. 中心人员 (62)
6.2.2. 我方人员 (63)
6.3. 数字化扫描加工的软、硬件准备 (64)
6.3.1. 软件系统的准备 (64)
6.3.2. 硬件的准备 (64)
6.4. 确定数字化内容、数量及用户需求 (65)
6.4.1. 数据范围 (65)
6.4.2. 数量评估 (65)
6.4.3. 质量评估 (65)
6.5. 制定服务周期与计划 (66)
6.6. 确定扫描工作流程 (68)
6.6.1. 档案出库 (68)
6.6.2. 档案整理 (69)
6.6.3. 档案扫描 (69)
6.6.4. 档案还原 (71)
6.6.5. 档案还库 (71)
6.6.6. 安装插件 (71)
6.6.7. 测试插件 (72)
6.6.8. 支取档案扫描流程 (73)
6.6.9. 贷款档案扫描流程 (75)
7. 档案数字化管理系统的设计与实现 (78)
7.1. 相关技术介绍 (78)
7.1.1. J2EE体系概述 (78)
7.1.2. B/S体系结构 (78)
7.1.3. MVC架构体系 (80)
7.1.4. 面向对象程序设计 (81)
7.2. 需求分析 (85)
7.2.1. 系统可行性分析 (85)
7.2.2. 系统总体需求分析 (86)
7.2.3. 系统功能性需求分析 (87)
7.2.4. 系统非功能性需求分析 (91)
7.3. 系统设计 (93)
7.3.1. 系统的总体设计目标 (93)
7.3.2. 系统架构设计 (94)
7.3.3. 系统功能模块划分 (96)
7.3.4. 用户管理模块 (97)
7.3.5. 档案管理模块 (99)
7.3.6. 档案统计管理模块 (105)
7.3.7. 后台数据库链接 (107)
7.3.8. 系统安全管理模块 (109)
7.3.9. 数据库的设计 (112)
7.4. 系统的实现与测试 (117)
7.4.1. 系统运行环境 (117)
7.4.2. 界面设计原则 (117)
7.4.3. 系统登录主界面 (118)
7.4.4. 系统用户管理模块的实现 (119)
7.4.5. 系统档案管理功能模块的实现 (121)
7.4.6. 系统档案统计管理模块的实现 (123)
7.4.7. 系统测试 (124)
随着全国文化信息资源共享工程与中国数字图书馆工程的起动，信息化已成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。

信息资源建设的重点是电子文献、各类数据库、网络资源、电子档案、电子图书等新型数字化信息资源的建设。

在数字化信息资源建设中，很大的一个需求是将现有的纸介质印刷品数字化，使之成为能够用计算机阅读、理解、查询、检索的电子文件，最终将其应用于数据库存储，或通过CD-ROM、Internet网进行出版，或上传数字档案馆供用户使用。

以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。

而将纸介质文件信息进行电子化处理，保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文件库房占地，节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询。

因此，将档案、期刊、文件等资料通过扫描仪，扫描成图像文件，再通过处理转换成电子文档，建立目录和索引，制作成电子文件，已是当务之急。

档案数字化管理系统是将档案管理与计算机信息技术相结合的产物，在使用计算机之前，档案的管理都是由工作人员进行人工存档调档操作的。

当前，随着计算机技术的普及，利用计算机来对档案进行管理能够大大提高档案管理的效率和准确性。

随着科学技术尤其是当前互联网技术的快速发展，世界各国都在积极提倡政府信息化管理。

而政府信息化的建设同样带来了新的问题，即政府大量电子信息文件的管理，因此，亟需开发一种满足当前政府档案信息化管理需求的系统，来解决政府信息化过程中所面临的问题。

本文主要根据xxx档案管理的具体情况，设计和开发了该档案数字化管理系统。

该系统主要包括用户管理、档案管理、档案统计管理、后台数据库管理以及系统安全管理模块等五大功能模块及其子模块。

本文的主要工作：（1）分析了档案管理系统的研究背景及国内外研究现状。

（2）对该档案管理系统的设计和实现过程中所用到的相关软件开发技术进行介绍和分析。

（3）根据xxx管理的实际情况，对该档案管理系统进行详细的
需求分析和系统设计，确定了系统的实际需求，并使用UML建模工具对系统进行设计，构建了系统的功能架构，详细设计了系统的功能模块及其界面。

并对系统的数据库进行了设计。

（4）对系统的各功能模块进行实现，并对系统进行了功能性方面的测试。

测试结果表明系统达到了预期效果，基本实现了各功能模块的基本功能，可以较好的满足xxx管理的实际需求。

档案数字化管理是一种先进的管理技术，对于xxxx这类事业单位而言，档案数字化管理是建设局管理中的重中之重。

通过本文所设计和开发的xxx数字化管理系统，能够很好的将信息技术应用到档案管理中，大大提高了档案管理的效率及档案的安全。

1.项目背景
1.1.项目背景及意义
在信息技术飞速发展的今天，信息逐渐成为未来最重要的国家经济资源，在信息经济成为当代世界经济新的动力和增长点的同时，如何运用信息技术以及资源共享变成各国迈向新世纪的发展关键。

档案是人类活动的重要记录，作为一类重要信息，需要利用信息技术使其得到准确的收集、科学的管理和高效的利用。

xxx档案数字化管理系统对于xxx的决策和管理是至关重要的，档案数字化管理系统能够提供充足的信息和快捷的查询手段。

原有的传统的，以纸质为主要存储介质，靠人工的查询方式，靠人工登记的方式进行档案入库，档案借阅，档案归还的档案管理方式已经远远不能满足于当前档案管理方式的要求，急需要以信息化管理为基础的档案管理方式的出现。

随着档案管理的复杂化和网络技术的发展，基于J2EE的档案数字化管理系统具有很大的使用价值。

研究档案数字化管理系统软件，提出其设计开发标准的规范化建议，是为了促进档案系统软件开发设计的规范化与标准化，避免盲目设计与开发，节省研制成本，减少经济损失，扩大软件适用规模，达到档案管理的自动化、统一化，提高档案工作效率，保证档案管理安全性、通用性、可靠性，进而促进档案信息化的发展。

使用计算机对档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的有点，如：检索迅速，查找方便，可靠性高，存储量大，保密性好，寿命长，成本低等，这些优点能够极大地提高档案管理的效率，也是提高教学科学化，管理正规化的重要条件。

结合自己实际的工作情况，传统的档案管理方式主要存在以下问题：
（1）工作效率低下。

查询档案时，档案管理员需要人工的查询档案存放记
录单，根据档案存放记录单查找档案所在的位置，有的档案层次分的比较多，此时就需要档案管理员一层一层的在档案目录中寻找档案所在的具体位置。

这种查询方式是完全靠人眼进行档案识别，但是遇到存在大量的与需要查询的档案文件类似的记录时，档案管理员只能一条一条的查询记录，由于视觉疲劳可能需要查找几遍才能查询到需要的档案记录，这种方式无形中加重了档案管理员的负担。

（2）统计复杂。

档案的借阅和归还都是通过记录单进行登记的。

一旦发现有档案被修改或者毁坏时不利于查找此档案的借阅历史，以便找到肇事者。

同时这种借阅和归还的管理方式，也不利用对档案借阅历史、超期归还记录进行统计。

（3）档案安全。

纸质档案长时间保存，档案的纸张，字迹容易褪色，霉变，已经不适合查询，翻阅的要求，对这部分档案进行直接查询，所造成的破坏将是无可补救的。

（4）档案资料信息更改复杂。

由于资料的变动，以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。

一旦出现此类问题，就有可能将大量的档案从新整理，牵涉大量的人力和物力。

（5）权限混乱。

由于档案都是整卷归档的，有时某些档案资料对于部分查询人员来说是保密，即只能查看部分的档案资料，但难免将一些不应查阅的内容被阅览。

档案数字化管理是一种先进的管理技术，档案资料是一个部门或者一个企业生存发展中一个重要的环节，尤其对于xxx这类事业单位而言，档案数字化管理是建设局管理中的重中之重。

将信息技术应用到档案管理中是势在必行的。

将信息技术应用与档案管理过程中，对于提高档案管理的效率及档案的安全具有重要的现实意义。

因此，根据以上实际档案管理工作中出现的情况，本文提出了基于J2EE的xxx档案数字化管理系统的设计与实现。

1.2.档案数字化建设现状
我国的档案管理系统发展经历了如下的几个阶段，首先是传统的手工处理阶段，此时，人们进行档案的相关处理所依靠和凭借的是档案人员的个人经验，所有的工作都是手工进行的，管理方式相对较原始和落后，管理也没有任何的规范，没有科学依据；接下来的是第二个阶段，在该时期，管理档案经过了第一时期的发展，已经初具规模，形成了一定的科学管理方式和模式，这一时期也被称为科
学的管理阶段；随后就是档案管理的第三个阶段，在这一时候，计算机出现了，传统的手工劳动被计算机所取代，同时伴随着网络及信息技术的发展，档案管理系统发生了质的变化，计算机在档案管理工作中应用得越来越多，这不仅改变了传统档案管理方法的不足之处，同时还使得档案管理更具规范化。

在传统的档案管理工作中，由于所有的工作都是手工来进行的，在面对大量的档案资料管理的时候，往往工作效率低下，而且还容易出现资料记录和整理错误的现象，这样不仅耗费了大量的人力和物力，同时还达不到应有的效果和作用；而计算机在档案管理工作中的应用，使得档案工作人员从大量繁杂的重复劳动中解脱出来，专注于档案质量的提高，同时，档案管理工作的效率也得到极大的提高，规范了档案管理工作的流程，使得档案管理更科学。

可以通过对档案划分关键词的方式，对档案进行科学的整理和归纳，实现高速度的检索和查阅，通过科学地对档案资料进行分类，规范档案处理流程，同时通过对档案进行相关的密码管理和资料备份，提高档案的安全性。

计算机档案管理已经成为了现代档案管理的重要方法，为了统一档案管理相关的流程和工作，我国也相继出台了一些档案管理工作规范，很多企业都利用相同的档案管理信息系统进行相关的档案管理工作，这使得档案管理工作更统一，人们在需要的时候可以很方便地查询到相关的档案和数据信息，企业内无论是相同部门还是不同部门之间进行文件传递和检索的时候也更轻松，能高效地实现资源的共享。

尽管计算机档案管理方式已经在我国发展了多年，但是通过笔者实地调查所得出的结论，目前我国很多企事业单位档案管理水平都还处在后两个阶段，虽然计算机已经成为了一种档案管理的主要工具，但是实际上，其并没有真正地实现档案信息化管理，资源也没有得到及时真正的共享，相关的档案管理人员工作过程中，也只是机械地将档案内容进行整理和目录输入，在信息化高度发展的今天，这一方式并不具有明显的效果，整体的管理水平也不高。

而相比于我国来说，外国的档案管理软件相关的研究较为先进，这是由于多方面的原因引起的，计算机在外国发展和应用也比中国早，因此，档案信息化也就开始得比中国早，同时有很多的研究成果。

但是无论外国的档案管理系统有多先进，它毕竟是根据外国的企业需求来制定的，而且都是英文版本的，对于我国的一些企业来说，由于实际情况的不同，外国的档案管理软件也不一定都是最好
的，我们应该奉行“合适的就是最好的”理念，不能盲目的跟风都利用外国的档案管理软件。

1.3.档案数字化管理主要内容
本文根据xxx档案管理的具体情况，设计和开发了该档案数字化管理系统，在开发的过程中采用了J2EE的相关开发技术，同时用了面向对象的设计思想。

系统采用的是B/S模式，在数据库端采用的是SQL Server 2005 数据库管理软件来对系统的数据进行管理。

本文的首先对xxx档案管理的实际工作情况进行调查分析，提出了系统的具体需求，然后对系统的数字化建设架构进行了详细的设计，最后对xxx档案数字化管理系统的各功能模块进行了实现与测试。

具体的研究内容如下几点：
1、阐述了xxx档案数字化管理系统的开发目的和意义。

总结分析了国内外档案管理系统的发展现状及动态。

2、确定xxx档案数字化管理系统的功能需求。

在确定需求分析之前需要对对目前的档案管理系统的实际情况进行调研，对xxx的档案管理具体业务进行描述，画出业务流程图；分析总结系统各参与角色，对其角色进行分类及职责划分，在完成可行性研究后，最终确定该系统的设计方案。

3、采用UML包图、类图、时序图、活动图完成系统功能架构设计和系统功能模块设计。

分析系统各参与实体及其关系，给出系统主要实体关系图及主要表结构设计，完成系统数据库设计。

4、对系统进行界面设计、实现并测试各功能模块。

设计系统使用者易于接受的操作界面，满足xxx档案管理的业务需求，为建设局提高档案管理效率，提供最基本的技术支持。

同时在方便管理者对系统管理的基础上，保证该系统的可扩展性和安全性需求。

2.档案数字化解决方案
2.1.档案数字化
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，
以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

内容：
档案数字化管理：
数字化干部人事档案管理系统是对传统干部人事档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。

按照干部档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。

系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服务的水平和质量，实现干部档案由管理向干部信息研究与利用的质的转变。

档案数字化采集：
从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。

档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。

然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。

为档案的利用提供准确可靠的数据信息。

在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。

档案数字化查阅：
以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。

系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

2.2.档案数字化工作
什么是档案数字化工作？所谓档案数字化加工就是用我们的专业人员、专门设备，到用户驻地进行文档扫描加工、档案索引建立、档案目录打印并刻成光盘等全过程工作。

一、拆卷
1、检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确；
2、拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线；
3、将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意；
4、取掉案卷中金属物；
5、注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。

对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理。

二、扫描
1、严格按照规定命名方式对影像文件进行命名。

并根据数据交换规则设置扫描影像的输出存放位置；
2、对于封面、内页、手写体或是发票等各类不同资料，需用不同的比例或是扫描方法进行扫描；
3、扫描影像与档案原件的内容要吻合、顺序正确，影像清晰效果达到档案实体一样。

并将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫、顺序颠倒扫。

4、采用规定的格式扫描，确保案卷的清晰度。

同时影像歪斜不超过正负2度、黑边不大于2毫米。

三、影像处理
1、采用软件及人工结合方法，对影像优化处理，使影像效果达到或超过实体效果；
2、对因扫描原因造成的黑边、歪斜等特殊影像进行处理；
3、对非正常格式、容量文件进行检查处理；
4、对案卷中漏编的页面进行科学处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。

四、还原卷
1、经过扫描和影像处理后，严格质检没有问题的档案进行装订还原；
2、注意还原档案归类和归还，保持档案加工室的整洁。

2.3.档案数字化服务
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

档案数字化流程图
档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。

档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

优势
档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：
一、提高经济效益
过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。

而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的
档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

二、提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。

以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。

然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。

与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。

由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

三、增强档案原件保护
将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。

尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

内容
档案数字化管理：
数字化干部人事档案管理系统是对传统干部人事档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。

按照干部档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。

系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服务的水平和质量，实现干部档案由管理向干部信息研究与利用的质的转变。

档案数字化采集：
从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。

档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。

然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。

为档案的利用提供准确可靠的数据信息。

在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线。