文书档案立卷说明说明文书

文书档案立卷说明
1．归档文件齐全、完整
各个部门工作中形成的文件材料，能够反映本单位本学年各项工作的完成情况。

2．组卷正确
（1）组卷方法是按“年度----组织机构”的形成组卷。

（2）组卷以问题为主，同类问题组成一卷，专门问题可组专卷（如职评工作、调阅工作等）。

（3）上级来文与本单位形成的文件材料一般应分别组卷。

3．卷内文件排列清楚
卷内文件应按事情的来龙去脉有次序地排列，保证文件之间有条理、有联系。

排列方法如下：
（1）重要材料在前面，一般材料在后面。

（2）按形成的时间顺序排列。

（3）按问题排列。

（4）同一问题的文件存本在前，定稿在后；批复在前，请求在后；主件在前，附件在后；问文在前，复文在后；结论在前，依据材料在后。

（5）经过多次草稿形成的重要文件，最后定稿在前，其他几稿依次排列。

1．拆除针、钉，编写页号
（1）归档案卷应去掉金属物。

（2）编页号：左侧装订，编号在正面的右上角，背面的左上角；上边装订，编号在下边中间；折叠页编在外边；号码不要编在字迹上。

（3）如卷内只有一份文件，并已在页码，可不再编号。

空白页不编号。

（4）立入卷内的便条、有价值的信封等，逐张编号。

2．卷内目录
卷内目录置于卷首，要求字迹清楚，逐件填写，作者和日期不祥的文件应尽量考证清楚，会议记录要写明会议时间、次数和议题。

卷内目录一式两份，一份置于卷首，一份写成“全引目录”装订成册。

3．备考表
卷内需要说明的情况，应填写在备考表上，立卷人、检查人都要在表上签字，以示负责。

4．案卷封面（二封）
（1）案卷封面应用毛笔或铅笔书写，字迹要工整清晰。

（2）封面上第一空栏填写全宗名称。

（3）封面上第二空栏内，填写组织机构（如校长室、党总支、教学处等）或问题名称。

（4）封面第三空栏内，填写案卷标题：拟写案卷标题，要能简明确切地反映案卷内容。

一般应由文件的作者、问题、名称三部分组成（如某某中学
有关调资问题的统计表）
（5）封面第四、第五空栏内，起止时间、案卷内的页数、保管期限、案卷号均应填写清楚。

5．装订
卷内文件有破损的要裱糊；装订线上有文字的要镶边；大于一般公文纸的要折叠；小于公文纸的要裱糊；字迹已扩散的要复制；把文件底边和装订所对侧面戳齐（左、下齐）；用棉线三孔装订，线头结在背后，做到不掉页、不压字、
不损坏文件、不妨碍阅读。

9．案卷编号
每本案卷编一个流水号，编在封面右下角卷号栏内。

每个卷内应统一编永久、长期、短期三个流水号。

流水号中按部门顺序往下排[如永久卷---党总支（会议记录2、ΧΧΧ3、ΧΧΧ）校长室（会议记录5、ΧΧΧ）]
10．索引
索引必须有案卷目录、全引目录。

案卷目录：能反映全宗共有多少卷、有哪些方面的内容。

全引目录：能反映三个流水案卷内容的全部。

1．统一管理
学校档案室应负责接收并统一管理本单位形成的全面部档案。

由各部门负责立卷，每年按时（教学、教务11月底，其余次年2月底）向学校档案室移交档案及全引目录。

档案室于3月底之前将一个学年度的档案卷收齐并编制案卷目录、全引目录。

任何部门不得以任何借口不向学校档案室归档。

如本部门仍需使用，可在学校归档后，再行借阅。

各部门如（教学处、学生处等）在向学校档案室移交档案时应办理交接手续，填写案卷、目录一式两份，交接双方签字，一份由本部门保存，一份存档案室备查。

分档案室要向主档案室报送全引目录。