关于进一步规范公司公文处理工作的通知

关于进一步规范公司公文处理工作的通知
关于规范公司公文处理工作的通知
各部门、子公司：
根据《国家行政机关公文格式》、《贵州省国家行政机关公文处理实施细则》的有关规定，为使公司各部门、子公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据工作需要，对公文处理工作作如下规范通知。

一、公文的种类
在日常工作中公司涉及的主要有请示、报告、决定、批复、通知、通报、意见、函、会议纪要等9种。

为了便于大家在工作中准确地使用公文种类，现将9种公文的适用范围介绍如下：（一）请示：适用于向上级机构请示指示、批准。

（二）报告：适用于向上级机关或管理部门汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（三）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消机关不适当的决定事项。

（四）批复：适用于上级答复下级的请示事项。

（五）通知：适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达建议下级办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

“意见”可用于上行文、下行文和平行文。

此类公文主要针对上级机关或管理部门、公司下属各部门或子公司、公司投资的其他股份制企业等来文咨询意见的回复。

（八）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

其他专用公文有：项目申报、情况汇报、协议书、合同书、各种工作报告、请谏、贺词、启事等。

在工作中涉及使用其余公文种类时，可上网查询《贵州省国家行政机关公文处理实施细则》了解其主要适用范围。

二、公文的格式
公文的格式具体按照《国家行政机关公文格式》要求办理，以下主要介绍公文组成部分的主要内容：
（一）发文机关标识：应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文主办机关排列在前。

除各子公司自行行文外，我公司发文机构标识为：“贵州盘县盘兴能源开发投资有限公司文件”；各子公司行文的发文机关标识为：“XX公司文件”。

（二）发文字号：包括公司代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办机构发文字号。

公司各部门发文字号一般性规定如下：
1. 行政部：主要草拟对外行文和公司口径对下行文。

（1）请示：盘兴能投司请〔20xx〕xx号；
（2）报告：盘兴能投司报〔20xx〕xx号；
（3）决定：盘兴能投司决〔20xx〕xx号；
（4）批复：盘兴能投司复〔20xx〕xx号；
（5）通知：盘兴能投司通〔20xx〕xx号；
（6）通报：盘兴能投司通报〔20xx〕xx号；
（7）意见：盘兴能投司意见〔20xx〕xx号；
（8）函：盘兴能投司函〔20xx〕xx号；盘兴能投司复函〔20xx〕xx号；
（9）会议纪要：行政部组织的公司主要会议有总经理办公会、部门经理办公会议和各类行政专题会议的会议纪要。

发文字号如下：总经理办公会：盘兴能投司总办会纪〔20xx〕xx号；
部门经理办公会议：盘兴能投司部办会纪〔20xx〕xx号；
专题会议纪要：按照主办部门的不同，行文发文字号有所差别，一般按部门名称缩写后参照以下格式拟写发文字号：行政部主办：盘兴能投司行政专纪〔20xx〕xx号；
工会主办：盘兴能投司工会专纪〔20xx〕xx号；
党支部主办：盘兴能投司党支专纪〔20xx〕xx号；
人力资源部主办：盘兴能投司人资专纪〔20xx〕xx号；
……
2. 人力资源部：主要草拟人事管理相关的上、下行文。

（1）请示：盘兴能投司人资请〔20xx〕xx号；
（2）报告：盘兴能投司人资报〔20xx〕xx号；
（3）决定：盘兴能投司人资决〔20xx〕xx号；
（4）批复：盘兴能投司人资复〔20xx〕xx号；
（5）通知：一般地，涉及人力资源管理的各种人事任免、调动等的通知，按照行文主题拟写发文字号，如盘兴能投司任免〔20xx〕xx 号，盘兴能投司人调〔20xx〕xx号；
其他日常事务性通知涉及发文字号的，可通用盘兴能投司人资通〔20xx〕xx号；
（6）通报：盘兴能投司人资通报〔20xx〕xx号；
（7）意见：盘兴能投司人资意见〔20xx〕xx号；
（8）函：盘兴能投司人资函〔20xx〕xx号；盘兴能投司人资复函〔20xx〕xx号；
（9）会议纪要：人力资源部涉及的会议纪要主要为人事管理专题的会议纪要和部门内部会议的会议记录等。

人事管理专题的发文字号一般为：盘兴能投司人资专会纪〔20xx〕xx号；
3. 其他各部门行文，不涉及以公司名义行文的一般性事务公文的行文，如信息、资料收集的通知、工作报告和其他日常事务行文等的发文机构标识可以省略。

（三）上行文应当注明签发人或会签人姓名。

“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（附注的位置在成文日期和印章之下，版记之上）
（四）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，可标明发文机构。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，
一般不用标点符号。

示例：
关于印发《XX文件》的通知；关于XXX的通知；关于XXX 等同志工作调动（任免）的通知等。

（五）公文中如有附件，应当注明附件顺序和名称，附件后不适用标点符号。

（六）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（七）公文应当标注主题词。

上行文按照上级机构的建议标注主题词。

三、行文规则
结合公司实际，作如下5个方面规定：
（一）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，除重大紧急情况外，一般不得越级请示和报告。

（二）向下级机构或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机构。

（三）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机构，需要同时送其他机构（部门、子公司）的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机构。

“报告”不得夹带请示事项。

（四）除公司党委、总经理室直接交办的事项或特殊情况外，不得以部门名义向对外单位报送“请示”、“意见”和“报告”。

凡对外或上级行政和业务主管部门呈报的上行文，均应以公司名义正式行文后才可上报。

行文的内容由主办部门拟写完成后，交行政部以正式公文的形式成文，交由行文主办部门递交相关机构和单位。

各部门、子公司向公司总经理室、党支部递交的“请示”、“意见”和“报告”等，经各部门、子公司负责人签署办理意见后上报，行文格式按第二项的规定执行。

（五）行文注意事项：可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量；减少联合行文，避免联合签审过程中时间延误和扯皮；行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担；不准越级行文。

四、收发文办理
在《贵州省国家行政机关公文处理实施细则》中明确了14条收发文的内容，结合我公司实际，对发文处理程序和收文处理办法作如下规定：
（一）行文处理程序
1. 公司对外行文处理程序：
（1）拟稿。

由具体承办人员起草，并由行文部门或子公司负责人审核。

草拟公文应当做到：符合国家的法律、法规及其他有关规定；情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确；文种应当根据行文目的、发文机构的职权和与主送机构的关系确定；引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日；结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”（注意1后用“.”而不是“、”），第四层为“（1）”；使用国家法定的计量单位；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（2）核稿。

由具体承办人员根据各部门、子公司负责人审核意见进行修改，送行政部把文字关，拟稿完毕后填写发文稿，一并送公司分管领导审核，发文稿必须规范填写。

（3）签发。

①向上级行政和业务主管部门呈报的上行文，主要包括请示、报告、意见等，按“请示”、“报告”、“意见”的行文标准由公司党委、总经理室按分管职权签发。

需要联合行文的必须由公司党委、总经理室主要领导按分管职权签发，特殊情况可经电话请示公司党委、总经理室主要领导同意后先行印发，事后及时完善签发程序。

②对外单位或企业的平行文，主要包括通报、函（复函）、意见等，核稿完成后，由党委、总经理室成员按分管职权签发。

③公司对各部门、子公司或各部门、子公司对下级营业单位的下
行文，主要包括决定、批复、通知、通报、会纪纪要等，由公司党委、总经理室主要领导按分管职权签发。

④有关领导审核签发，要明确签署意见、姓名、日期。

（4）编号。

以公司名义签发的各类公文，由公司行政部按照发文稿审核规范后，由专人统一编排发文字号。

以部门、子公司名义发文的，按照公文的格式的规定，编排发文字号（如房地产开发公司下发的通知：盘兴能源房开通〔20xx〕xx 号）。

（5）缮印、校对。

所有以公司名义起草的文件、汇报材料由相关部门、子公司安排本部门、子公司人员负责文字输入、规范编辑排版、校对、印刷、装订，送公司行政部缮印；重要文件必须经多人两次以上校对；急件应立即处理；保密件应由专人打印；打印后的校样、废纸等应妥善处理。

以部门、子公司名义起草的文件、汇报材料由相关部门、子公司安排本部门、子公司人员负责文字输入、规范编辑排版、校对、印刷、装订、缮印；
（6）盖章、发文登记。

以公司名义发文的，行文部门缮制完成后，由行政部专人负责在校对完毕无误、规范的文件上统一盖印，并做好发文登记。

以部门、子公司名义发文的，由相关部门、子公司人员校对完毕无误、规范的文件上统一盖印，并做好发文登记。

（7）封发、留存归档。

文件签发后，存档工作由各相关部门、子公司的档案管理人员负责存档管理。

2. 对内行文处理程序：参照对外行文处理程序执行。

3. 汇报材料、项目申报：综合性、业务性总结及汇报材料、项目申报由相关部门、子公司负责起草校核，报公司党委、总经理室审核（审批）或提交公司总经理办公会讨论后上报。

（二）收文处理办法
1. 签收、登记。

一切外来信件、电报、传真，统一由行政部专人签收，在收件登记簿上填写登记；写明各部门或个人收启的分送单位。

2．拟办、批办。

公司行政部根据公文性质、建议，确定具体阅办和阅批对象，填写公文处理笺并根据领导分工提出拟办意见后，送公司相关领导签批，急件必须在规定时间内送达或联系领导。

3. 分发。

公司行政部按公司领导的批办意见，作好登记后，分发传阅文件，将文件交分管领导、承办部门、子公司及承办人，作好文件去向登记。

4. 传阅、承办。

对传阅性文件，有关领导、部门、子公司要及时传阅，不得压文延误时间；承办人或承办部门、子公司必须按照主要领导、分管领导批示建议，及时办理，并签署姓名、时间或拟办意见。

需要报送的材料必须提前2－3天报分管领导，分管领导必须提前2天送主要领导，如需上会研究的按上会时间建议办理。

5. 催办、结办。

公司行政部必须按领导批示对承办部门、子公司及人员进行催办督办。

文件传递完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办，行政部文件管理人员汇总处理意见，妥善保管。

6. 公文的立卷、归档与销毁。

按档案管理有关建议办理。

本办法自印发之日起执行，凡与本规定不符的以本规定为准。

附件：1. 公司公文格式建议
2. 公司行文《通知》的标准文本示例
3. 公司会议纪要的标准文本格式示例
附件1：
贵州盘县盘兴能源开发投资有限公司
公文格式具体规定
一、公文用纸幅面及版面尺寸
（一）公文用纸：公文用纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸。

（二）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心（即用于打印文字部分）尺寸为：156mm×225mm。

二、公文中图文的颜色
除发文单位（机构）标识（即版头，红头）为红色外，图文的颜色均为黑色。

三、排版规格
一级小标题二号宋体加粗；按语三号黑体；正文用3号仿宋体字；一般每页排20行，每行排28个字（即页边距为：上3.7cm,下3.5cm,左2.8cm,右2.6cm）。

特殊情况下，为防止出现“此页无正文”字样，调整行距、字距时，每页既可增加（或减少）1行，每行可增加（或减少）1-2字。

四、装订建议
（一）十页用纸内事务性材料应在左上2.0cm×2.0cm处左侧斜订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。

（二）行政公文或十页用纸以上事务性材料应左侧两钉装订，不掉页。

订位为两钉钉锯外订眼距书芯（即页面）上下各1/4处。

平订钉锯与书脊间的距离为3mm—5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固，无毛茬或缺损。

五、公文中各要素标识规则
公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

（一）眉首
1. 公文份数序号：带有密级的公文应当标识公文份数序号。

如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。

2. 秘密等级和保密期限：如需标识秘密等级，下行文和平行文用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级两字之间不空格，和保密期限之间用“★”隔开。

上行文秘密等级和保密期限标识在发文单位（机构）上空2行版心右上角。

3. 紧急程度：如需标识紧急程度，下行文和平行文用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第
一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。

上行文紧急程度标识在发文单位（机构）上空2行版心右上角。

4. 发文单位（机构）标识（版头，红头）：由发文单位（机构）全称或规范化简称后加“文件”两字组成或者加括号标明文种组成，用红色标识，括号内文种用二号楷体标注；对一些特定的公文可只标识发文单位（机构）全称或规范化简称。

5. 发文字号：发文字号由发文单位（机构）代字、年份和序号组成。

在发文单位（机构）标识（版头，红头）下空1行，用3号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称（例如：2005不能简写为05），用六角括号〔〕括入，不能用[ ]号；序号不编虚位（即1不编为001)，不加“第”字。

发文字号之下4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。

6. 签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文单位（机构）顺序依次顺排。

（二）主体
1. 公文标题：红色反线下空2行, 一般由发文单位（机构）名称、公文主题和文种组成。

用22磅小标宋体，一行或多行居中排布。

多行标题排列为正宝塔、倒宝塔或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形，每行词意完整，长
度适宜，字距恰当。

多个发文单位（机构）名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。

副标题中的人名，两个字的中间加开2个字，三个字的中间各加开1个字。

“（送审稿）”、“（代拟稿）”等字间距为半个字。

2. 主送单位（机构）：即主要受理公文的单位（机构），应用全称或规范化简称，在标题下空1行，用17磅仿宋体，与正文标题空开2个小4号字，左侧顶格排，回行时仍顶格，最后一个主送单位（机构）名称后标全角冒号。

3. 公文正文：在主送单位（机构）名称下一行，用3号仿宋字，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

段首前空2个
字，段尾单字不成行。

段落之间一般不空行，特殊情况为划分层次，段落间空1行。

一级标题17磅黑体字，二级标题用17磅楷体字，二级以下用17磅仿宋体加粗字，正文用17磅仿宋体字。

正文中的结构层次序数应准确把握和使用，即：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“ 1.”，第四层为“（1）”。

常见的错误有：①第一层用“（一）”，第三层的“ 1.”写成了“1、”，把小圆点写成了顿号。

②第一层用“一、”，第二层用“（1）”，跳跃了两级。

在正文层次不多的情况下，第一级用“一、”，第二级可用“1.”，但不能用“（1）”。

为简化层次，正文尽量不用多层次结构。

正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级用黑体字排印，第二级用楷体字排印；有多级小标题的，第一级用小标
宋体字排印，第二级用黑体字排印，第三级用楷体字排印，第四级用仿宋体字排印。

4. 附件说明：用17磅仿宋体，位于正文和发文单位（机构）署名之间，与正文空开1行，“附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1. ××××”。

5. 发文单位（机构）署名：用17磅仿宋体，居右排，后空2个字，上空1行。

两个以上单位（机构）联合发文，发文单位（机构）名称上下并排，等距撑开，长度相同。

6. 成文日期：用17磅仿宋体，首字比发文单位（机构）首字右移2个字，如长于发文单位（机构），居右排时后空2个字。

成文日期用阿拉伯数字。

7. 附件：“附件”用17磅黑体，在附件正文左上角顶格排，有序号时应加序号。

附件应排在版记之前，与正文一起装订。

附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空2行。

附件与文件正文不能一起装订时，应在“附件”之前标明文件发文字号。

转发通知类的文件，文件正文用17磅楷体，转发文件正文用仿宋体，转发文件另起一页，大标题上空2行。

8. 印章：
（1）单一发文印章
单一单位（机构）制发的公文在落款处不署发文单位（机构）的名称，只标识成文时间。

成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

（2）联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办单位（机构）印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位（机构）名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。

主办单位（机构）印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

9. 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

10. 附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

（三）版记
1. 主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字。

2. 抄送：公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字，用3号仿
宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位（机构）间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位（机构）对齐。

3. 印发单位（机构）和印发时间：用3号仿宋体字，印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（四）页码
用4号半角宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

空白页和空白以后的页不标识页码。

六、公文中的表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双贾码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

七、公文的特定格式
（一）信函式格式
发文单位（机构）名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文单位（机构）酌定；发文单位（机构）全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm 处为一条武文线（上细下粗），两条线长均为170mm。

每行距中排28个字。

发文单位（机构）名称及双线均印红色。

两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。

（二）命令格式
命令标识由发文单位（机构）名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文单位（机构）酌定。

命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。

在签发人名章下一行右空2字标识成文时间。

分送单位（机构）标识方法同抄
送单位（机构）。

其他从本标准相关要素说明。

附件2. 公司行文《通知》的标准文本示例
（公司★一年）
（紧急）
盘兴能投通字〔20XX〕XX号
关于XXX的通知
公司各部门、子公司：
正文……
附件：……
20XX年XX月XX日。