基础提高培训讲义

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Word部分 (4)
第一章模板 (4)
1. 1 使用模板 (4)
1.1.1 模板的作用 (4)
1.1.2 模板的分类 (4)
1.1.3 模板的应用 (4)
案例使用系统提供的模板快速创建备忘录 (4)
1.1.4 创建新模板 (4)
案例直接新建模板文件 (5)
1.1.5 修改“模板”文档 (5)
第二章设置页眉页脚 (5)
2.1 普通页眉页脚的设置 (5)
2.2 分页与分节 (7)
2. 3 页眉页脚的高级设置 (7)
第三章样式的应用 (9)
3.1 Word中样式的特点 (9)
3. 2 “样式”的分类 (10)
3. 3 “样式”的应用 (10)
案例用格式工具栏中的“样式”框应用样式 (10)
案例使用“样式和格式”任务窗格应用样式 (10)
3.4 更改“样式” (12)
案例使用“样式和格式”任务窗格更改样式 (12)
案例实现段落样式的自动更新 (12)
3. 5 新建“样式” (12)
案例利用样式列表框新建“样式” (12)
案例利用“样式和格式”任务窗格新建样式 (12)
案例创建“级别样式” (12)
案例新建表格样式 (12)
3.6 样式的管理 (12)
3.7 格式的管理 (13)
第四章高级查找和替换 (13)
2.4 设置搜索选项 (13)
2.5 带格式的查找和替换 (13)
2.3.3 特殊字符的查找和替换 (13)
第五章批注和修订 (13)
5.1 插入批注 (14)
案例在审阅文档时插入批注 (14)
5.2 查看批注 (14)
5.3 编辑批注 (14)
5.4 删除批注 (14)
5.5 编辑时标记修订 (14)
案例保护文档中的批注或者修订 (15)
5.6 标志与设置修订 (16)
案例接受或拒绝修订 (16)
第六章表格的高级设置 (18)
6.1 绘制斜线表头 (18)
案例制作斜线表头效果 (18)
6.2 标题行重复 (18)
案例4-5 制作跨页长表格 (19)
6.3 拆分、合并表格 (19)
6.4 文字与表格的相互转换 (20)
案例4-6 将普通文本转化为表格 (20)
Excel部分 (22)
第一章操作技巧 (22)
1.1 基本输入 (22)
案例：员工名单表 (22)
1.2 不同类型数据的输入 (22)
案例：新员工信息 (22)
案例1-4：营运项目简表 (23)
1.3 自动填充 (26)
案例：固定资产表 (26)
案例：工作计划表 (26)
第二章数据有效性 (28)
案例：员工信息表 (28)
第三章数据运算 (30)
3.1输入公式 (30)
3.1.1 简单公式 (30)
案例: 客户群与营运项目分析 (30)
3.1.2 复杂公式 (30)
3.2 使用函数 (32)
3.2.1 工作表函数 (32)
3.2.2 常用函数 (33)
案例: 第一季度办公费用 (34)
案例：销售一部一月份的奖金 (34)
3.2.4 函数的嵌套 (34)
案例3-6 销售提成1 (34)
第四章图表分析 (34)
4.1 创建图表 (35)
4.1.1 图表向导 (35)
4.1.2 确定图表类型 (35)
4.2 图表编辑 (35)
4.3图表修饰 (35)
案例：复合饼图 (36)
4.4 利用图表分析数据 (36)
案例：分析第四季度营业额 (36)
第五章数据分析 (36)
5.1 数据清单 (36)
5.1.2 清单格式准则 (37)
5.2数据排序 (38)
5.2.1 简单排序 (38)
5.2.2 复杂排序 (38)
5.3 数据筛选 (38)
5.3.1 自动筛选 (38)
5.3.2 高级筛选 (38)
5.4 分类汇总 (38)
5.5 数据透视图表 (38)
PowerPoint 部分 (39)
第一章演示文稿与幻灯片 (39)
第二章创建幻灯片 (40)
第三章PPT中的动画 (41)
3.1 动画显示文本和对象 (41)
3.2 动画显示图表 (41)
3.3 动作路径的设置 (41)
第四章幻灯片放映 (41)
4.1 创建交互式演示文稿 (42)
4.1.1 动作设置 (42)
4.1.2插入超链接 (42)
Outlook网络化办公 (43)
第一章Outlook 2003邮箱配置 (43)
1.1 配置Exchange Server上的内部邮箱 (43)
1.2 配置Internet上的邮箱 (43)
第二章邮件管理 (43)
4.1 分类查看邮件 (43)
4.2 个人文件夹 (43)
4.3 邮件规则 (43)
4.3.1按发件人分检邮件 (44)
4.3.2 分检带附件的大邮件 (44)
第三章日历 (44)
5.1 约会 (44)
5.2 会议 (44)
5.3 事件 (44)
5.4 日历设置 (44)
第四章任务 (44)
第五章导入导出 (45)
7.1 导出 (45)
7.2 导入 (45)
Word部分
第一章模板
1. 1 使用模板
1.1.1 模板的作用
“模板”是一种特殊的文档，每种模板文件中一般包含适用于某种场合的公文的固定文档格式。

借助不同“模板”文件的功能，用户可以采用填空的方式快速制作出标准的文档。

其方式类似于填写表格。

但是又不仅仅只是像填表那样事先确定文字的位置，还可以事先确定段落的格式等多种内容。

模板使规范的写作编排工作变得轻松自如。

事实上，任何Word文档都是以模板为基础的。

模板决定着文档的基本结构和文档设置，例如字体、快捷键指定方案、菜单、页面布局、特殊格式和样式，及相应的快捷键。

它是针对某种应用（如：传真文件）而预先定义好的，包含了必要格式的特殊Word文档。

其文件扩展名为.dot。

Word中提供了大量现成的模板供选择。

如果经常应用某种特别的模板，而系统提供的现有模板又不合适，也可以根据自己的需要定制模板。

利用模板建立文档时，可以只关心文字的内容，而不必考虑格式设置的问题。

1.1.2 模板的分类
根据模板文件作用的范围不同，可以将模板分成两种基本类型：即公用模板和文档模板。

●公用模板
●文档模板
1.1.3 模板的应用
word中提供了许多现成的文档模板，适用于办公室中的各种不同场合，用户可以利用这些模板快速建立具有规范格式的文档。

案例使用系统提供的模板快速创建备忘录
目标：掌握应用系统预设模板的方法，体会模板文件的作用
作全部由模板文件自动提供。

1.1.4 创建新模板
虽然word提供了许多现成的文档模板，但在不满足工作需要时，也可以在现有模板的基础上进行修改，或者将自己常用的文档格式创建成新的文档模板，以便在今后的工作中重复利用，从而进一步提高工作效率。

在Word中创建新模板一般有三种方式：
根据已有文档创建新模板
根据已有模板创建新模板
直接创建新模板
直接创建新模板文件的过程与创建一个普通文档的过程非常类似，只是在一开始选择新建“模板”文件命令即可。

案例直接新建模板文件
1.1.5 修改“模板”文档
对于不满意的“模板”文档可以进行修改，但是要注意不能在Windows的资源管理器中找到模板文件图标后直接双击，因为这样只能基于该模板创建一个新的.doc文档，而不能打开原模板文档进行修改。

修改模板文件的步骤：
1.在Word中，单击“文件”菜单中的“打开”命令，然后找到并打开要修改的模板。

如果“打开”对话框中没有列出任何模板，需单击“文件类型”框中的“文档模板”。

2.根据需要对模板进行相应的修改，单击“保存”按钮。

此外，在word中单击“工具”菜单中的“模板和加载项”命令也可以加载自己的文档模板为公用模板，以影响所有的Word文档。

单击该对话框中的“添加”按钮即可进行公用模板的加载。

第二章设置页眉页脚
2.1 普通页眉页脚的设置
页眉页脚的设置
在制作比较长的文档时，往往会遇到这样的一种情况，希望在每一页的顶端显示这篇文档的名字，在每一页的下方打印每一页的页码。

如果按照传统的方法，直接在每一页中进行输入当然是可以的，但是这种方法既麻烦，又不具有灵活性。

比如一开始的文档有5页，但是后来发现其中少了一些内容，于是需要进行更改。

则此时所有的页码都要手动一页一页更改，非常麻烦。

页眉页脚的作用就是在这种情况下，帮助用户在最大程度上节约时间，用户在页眉页脚中输入的内容一般会在整篇文档的每页相同位置自动重复出现。

案例普通页眉页脚的设置
目标：在文档中插入页眉页脚，掌握基本页眉页脚的设置方法
步骤：
1.打开待设置页眉页脚的案例文档，单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。

Word 将自动切换到“页眉页脚”视图，如图2-1所示。

图2-1 页眉页脚视图
提示：
页眉页脚必须在页面视图中才可以显示出来，如果此时不是页面视图，则Word会自动切换到页面视图。

在页眉页脚视图中，正文部分会以
浅灰色的状态来显示。

页眉页脚中的文字内容以普通的状态来显示。

2.切换到页眉页脚视图之后，屏幕上会出现页眉或者页脚的编辑区，并出现一个“页眉和页脚”工具栏，如图2-2所示。

在整个页眉页脚编辑的过程中，利用这个工具栏可以方便地进行各种控制。

图2-2 “页眉和页脚”工具栏
3.首先设置页眉，在页眉区域中输入文字内容，例如：安装和卸载程序。

如图2-3所示。

图2-3 在页眉区域输入文字
提示：
输入完文字之后，可以单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮
，退出页眉页脚编辑状态。

然后尝试拖动滚动条，看一下是不是在每一页的相同位置都出现了刚才输入的页眉。

4.如果不希望显示正文的内容，可以单击“页眉和页脚”工具栏上的“显示/隐藏文档文字”按钮来显示或者是隐藏正文的文字内容。

5.设置完页眉之后，单击“在页眉和页脚之间切换”按钮，切换到页脚部分，如图2-4所示。

图2-4 页脚区域
6.然后可以直接在页脚中直接输入文字，所有的文字同样会像在页眉中的文字一样，显示在每一页的相同的位置，一般在页脚区中经常需要插入的是页码。

插入页码
页码是常常被放置于页眉页脚部分一个对象，因为，对于一篇文章而言，习惯上在每一页中都会有页码的显示。

所以一般都会将页码放置在页眉或者页脚区中。

需要注意的是，所谓的页码并不是说直接在页眉或者是页脚区域输入数字1、2、3、4……，如果那样的话会发现，所输入的文字会直接出现在每一页上，而不是按照实际的页码来进行编码。

这样的数字对于用户来说是没有任何意义的。

2.2 分页与分节
在介绍有关页眉页脚的高级设置功能之前，首先来区分一下Word中的两个非常重要的概念：页与节。

在Word中，“页”一般是指打印时的单位。

因为在文档打印时，所有的内容一定是以一页一页的形式打印出来的。

而“节”是Word中一个非常重要却常常会被人产生误解的一个对象。

传统的观念中，人们经常将一段或几段文字称之为“一节”。

但是在Word中，“节”的概念与这种传统的概念有着本质的不同。

在Word中，“一节”是指的使用分节符分隔的一段或者多段文字。

事实上，在使用Word进行排版和编辑时最小的单位是“字符”，用户可以根据需要对文档中的每个字符进行不同的格式设置。

多个字符在一起，再加上一个段落标记，则组成一个段落，对于段落而言，可以直接设置段落的对齐方式、段落间距等的特殊格式。

一个或者多个段落在一起，再加上一个分节符，则成为一节。

对于每一节而言，其中的页面设置、页眉页脚都是独立的，不受其他节的影响。

因而，就可以在同一篇文章的不同节中直接设置不同的纸型、不同的页眉页脚等等。

2. 3 页眉页脚的高级设置
分节符的使用
对于页眉页脚而言，有时候用户会提出更高的要求。

例如，如果是一个书稿、一篇论文、一个报告的话，在整片文档中一般会有多个不同的章节。

如果按照上节中介绍的方法，是无法在一片文档中设置多个不同的页眉或者页脚的，于是，就需要用到分节符。

在Word中，分节符一共有4种类型，最常用的就是“下一页”类型的分节符。

用这种分节符后，分节符无论是在文档中的任何位置，其后面的内容都会在下一页开始处进行显示。

如果使用“奇数页”分节符，分节符后面的一页则一定是奇数页，也就是说，如果在第3页后面插入一个“奇数页”分节符，则原本第3页后面应该是第4页，但是现在会变为第5页。

这在一些特殊的稿件的排版中经常使用，例如，在一本书中，每一个新章节的第1页一般都是从奇数页开始的。

这时，就可以使用“奇数页”分节符，是排版更加清晰。

“偶数页”分节符与“奇数页”分节符非常相似，只是其后面的一页必然是偶数页。

“连续”分节符则不会改变文档的排版结构，而是直接在文档中的任意位置将文档分为两节。

使用分节符将文档分为多节之后，就可以方便地为每一节设置不同的页眉页脚。

案例页眉页脚的高级设置
目标：设置多个不同的页眉页脚，体会分节的作用
页码格式的设置
页码是页眉和页脚中最常用的对象之一，对于页码除了可以进行像普通的文本一样的设置之外，它还具有一些特殊的属性设置。

1. 切换到页眉页脚视图，单击“页码”按钮，在页脚中插入一个页码。

2. 单击“页码格式设置”按钮，会出现“页码格式”对话框，如图2-8所示。

图2-8 “页码格式”对话框
3. 在此对话框中可以选择编码使得不同格式，只要单击“数字格式”后面箭头，然后在下拉式列表框中进行选择就可以了，如图2-9所示。

图2-9 “数字格式”下拉式列表框
4. 在“数字格式”下放还可以选择是否在页码旁边包含章节号。

另外，如果这一页不是从页码1开始编号的话，可以在对话框下方的“页码编排”中选择“起始页码”，然后输入第一页所需的页码，后面的页码会自动依次排列。

第三章样式的应用
长文档是word能够处理的几种典型文档之一。

在制作页数较多的长篇巨著时，除了需要综合运用前面所介绍的制作普通文档的方法之外，要想更方便，更高效地组织管理长文档，可以使用word中提供的各种长文档的有效处理工具。

在制作长文档的过程中经常会遇到以下的这些麻烦和问题：
1.在文档页数较多的情况下，应该如何快速、方便地在文档中定位插入点；
2.如何快速、方便地调整由文章的各级标题组织而成的文档结构；
3.在长文档中如何迅速完成同类文本的格式设置；
4.如何快速、方便地为文档添加目录；
5.如果文档的页数很多（如，三、四百页以上），Word处理起来会很吃力，文档的处理速度会急剧下降，文档的稳定性也会降低。

此时，应采取何种方法以减轻Word的负担，并使我们能够快速、方便地工作；
6.对于由多人共同编写的长文档，如何方便快捷地协同工作并组织管理好这个文档。

在下面的介绍中，将以一篇页数较多的长文档为例，逐一介绍解决这些问题的方法。

以帮助工作人员高效率、高质量地处理日常的文档处理工作。

图3-1 案例要求实现的基本文档结构
快速完成相应的操作，同时又不降低文档的质量是办公文档处理过程中最基本的目标。

而“样式”功能则是实现这一基本目标的最有效手段。

3.1 Word中样式的特点
所谓“样式”，实际上就是应用于文档中的预先定义好的一组格式的集合（包括字符格式、段落格式、表格格式及列表相关的格式）。

在处理长文档时，可以利用“样式”加快文字及段落的格式设置，快速改变文本的外观。

“样式”命令可以批量对同类段落、表格或者列表的整体修饰，是提高工作效率的主要手段。

在应用“样式”时，只需执行一步操作就可完成一系列格式设置的工作。

例如，如果希望报告中的标题醒目一些，不必分三步设置标题格式（即把字号设置为三号；字体设置为黑体；并使其居中），只需应用“标题”样式即可取得同样的效果。

对于一篇文章，通常需要多种不同的“样式”来表现其结构。

如：一至三级标题样式、正文样式，以及其他的“段落样式”、“表格样式”及“列表样式”等。

由于“正文”类段落在文档中使用最多，所以，Word将此类段落的相关格式（即“正文”样式）作为默认情
况下的样式，以避免重复修饰。

在Word 中不仅提供了多种不同的样式类型以适用于文本、段落、表格及列表等不同对象，同时在更改样式的操作中，也相对旧版本的Word进行了改进，用户不仅可以更改单一的样式，也可以更改所有不同类型的样式。

此外，用户也可以根据需要在文档中进行格式一致性的检查工作。

3. 2 “样式”的分类
字符样式
段落样式
●正文样式
●大纲级别样式
表格样式
列表样式
3. 3 “样式”的应用
用格式工具栏应用“样式”
案例用格式工具栏中的“样式”框应用样式
目标：掌握应用样式的基本方法，体会样式的作用和优势
2.选定要修改格式的段落，例如：选中“第二章幻灯片编辑”所在的段落。

3.单击“格式”工具栏中的“样式”列表框的（），显示“样式”名称列表。

单击选择需要的段落样式即可，例如“标题一”。

4.使用同样的方法分别对二级标题应用“标题二”样式，三级标题应用“标题三”样式。

表“样式”列表中格式的预览效果
属性说明
样式名的效果显示对应样式的一组格式的效果
（带下划线的字母a）代表字符样式类型
（段落标记）代表段落样式类型
代表表格样式类型
代表列表样式类型
使用“样式和格式”任务窗格应用样式
案例使用“样式和格式”任务窗格应用样式
自定义“样式和格式”任务窗格显示的样式列表
操作步骤：
1.在“样式和格式”任务窗格底部的“显示”列表中选择“自定义”，屏幕显示如图3-2所示的“格式设置”对话框。

图3-2 “格式设置”对话框
2.首先可以在“类别”列表框中选择需要显示的样式的类别，如图3-3所示。

其中，“用户定义的样式”可以只显示用户新建的样式。

而“不显示样式”则可以将所有样式在显示列表中隐藏起来。

图3-3 选择需要显示的“样式”的类别
3.除了可以规定显示的样式类别之外，也可以在“可见样式”列表中针对每个类别继续设置哪些样式显示，哪些样式隐藏，例如：希望在选择“所有样式”类别时，隐藏一些几乎从不选择的内置样式，则可以在“可见样式”列表中取消对对应样式的选择，如图6-15所示，就是取消了与网页制作有关的样式的显示。

也可以单击“全部显示”按钮或者“全部隐藏”按钮显示或隐藏所有的样式。

图3-4 “可见样式”列表
4.在“格式设置”对话框中还提供了其他一些选项，例如：是否始终显示“标题1到标题3”样式，是否显示“清除格式”选项等。

5.如果希望将相关的设置保存在模板中，可以选中“将设置保存到模板”选项。

3.4 更改“样式”
使用“样式和格式”任务窗格更改样式
案例使用“样式和格式”任务窗格更改样式
案例实现段落样式的自动更新
3. 5 新建“样式”
在Word中，如果找不到包含所需一组格式的样式，用户可根据需要新建“样式”，然后再应用。

例如：需要段落包括一组特殊格式，而现有样式中又不包括这些格式（例如，具有加粗、倾斜的黑体字体的居中标题1），就可以新建段落样式。

要使某些特定类型的文本具有相同的格式，但已有的样式中又不存在这种格式，就可以新建字符样式。

此外，也可以新建包含特殊表格或者列表格式的表格样式及列表样式。

在建立新的样式时，必须考虑要建立的样式是哪一种类型。

新建段落样式及字符样式
案例利用样式列表框新建“样式”
目标：掌握利用样式列表框新建样式的方法，注意样式类型的选择，及为样式定义快捷键的方式。

案例利用“样式和格式”任务窗格新建样式
目标：掌握利用“样式和格式”任务窗格新建样式的方法
通过为样式设置快捷键，可以在修饰美化文档时充分利用快捷键达到快速、高效的目的。

当我们熟练掌握此功能后，甚至可以一边编辑，一边完成对特殊段落的即时修饰，不过就是在键盘输入的过程中，多敲几下功能键罢了。

如此操作将意味着：文档内容编辑完了，对此篇文章修饰美化的工作也将随之结束。

在实际新建样式时，用户一般是在开始写作之前，先定义好相应的样式，然后在编辑修改文档的过程中，充分利用快捷键，完成文档的美化工作。

在处理长文档时，为了保证整个文档结构的清晰，也为了能够方便地调整文档结构，一般应事先新建一组带有大纲级别的段落样式，并分别应用于不同级别的标题中，从而为后续文档结构的调整工作及目录的生成打好基础。

案例创建“级别样式”
案例新建表格样式
目标：掌握表格样式应用、修改及新建的方式
3.6 样式的管理
一旦学会使用“样式”功能后，会对“样式”的管理提出一些具体的要求，其中包括“样式”的增删，文档间样式的传递等等。

删除样式
重命名样式
在文档之间传递“样式”
3.7 格式的管理
除了可以利用样式快速完成文本的格式化工作之外，也可以通过重新应用格式及格式一致性检查功能快速设置修改格式。

重新应用格式
检查格式一致性
若要使Word 删除蓝色波形下划线但不更正格式不一致，可单击“忽略一次”。

若要忽略所有的格式不一致，可单击“全部忽略”。

第四章高级查找和替换
在前面我们学习了如何使用查找和替换的功能快速查找和替换文档中的指定文本。

本节将学习如何使用查找和替换的高级功能，进行更精确的查找和替换操作。

2.4 设置搜索选项
确定搜索范围
选定搜索条件
2.5 带格式的查找和替换
案例将正文中的指定文本统一格式
目标：掌握带格式的查找和替换的方法
2.3.3 特殊字符的查找和替换
在文档中，除了我们常用的字符之外，还有一些很重要的特殊字符（如人工换行符、段落标记符），同样可以对它们进行查找和替换的操作。

查找和替换特殊字符的方法与查找、替换普通字符的过程相同，这里不再赘述，只介绍如何在“查找内容”或“替换为”输入框中输入特殊字符：
第五章批注和修订
在Word中与多人协作有关的功能很多，借助这些功能，可以与其他人共同编辑修改一篇文章，体会到与他人共享信息的优势。

例如：别人做好了一篇文档，请我们发表意见时，可以使用批注。

所谓批注实际上是作者或审阅者给文章添加的注释或注解，用于对文章内容进行文字说明，Word将批注内容显示在文档的页边距的气球中或审阅窗格中。

通过批注，无须打开一个单独的窗口，就可以方便地联机查看或审阅其他人的批注。

5.1插入批注
案例在审阅文档时插入批注
目标：掌握插入批注的方法，体会批注在审阅文档时的作用
操作步骤：
5.2查看批注
5.3编辑批注
5.4删除批注
如果有一份文档想请别人帮忙修改，就可以使用“修订”功能。

为了便于联机审阅，Word允许在文档中快速创建和查看修订。

为了保留文档的版式，Word 在文档的文本中显示一些修订标记元素，借助“修订标记”（即用来显示文档中所做的诸如删除、插入或其他编辑修改的位置的标记）可以了解此人是如何帮助修改文章的，可以参考别人的修订意见，并且可以由自己决定哪些修改的内容可以保留（即接受修订），哪些可以放弃（即拒绝修订）。

如果文档交给多个人审阅，在文档审阅完毕之后，也可以方便地区分出不同审阅者所做的修订，因为不同审阅者的修订是用不同颜色进行标记的。

5.5编辑时标记修订
案例在审阅文档时标注修订
目标：掌握编辑时标注修订的方法，体会修订在审阅文档时的作用
步骤：
1.打开需要修订的案例文档，如图5-1所示。

图5-1 修订前的文档
2.单击“工具”菜单中的“修订”，即可进入修订状态。

提示：
在启动修订功能时，文档底部的状态栏会显示修订。

当关闭修订时，修订就会变暗。

3.此时，编辑文档时插入、删除或移动文字或图形等修改，及对格式的更改都可以在文档中标记出来，如图5-2所示。