会计电算化教程(第二版)-19第九章采购业务处理(一)

发票上正、负金额合计必须为正；负发票上正、 负金额合计必须为负。 《采购发票》和入库单可以分次结算，也就是 入库单的一条记录可以多次和《采购发票》结算。
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三、发票复核
发票在保存以后，还必须要经过复
核处理。复核以前还没有付款的发票，
在经过复核处理以后，票上的货款会
被确认为有效的应付款，然后传送到
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注意
只有使用“拷贝订单”功能，才能建立起 《采购订单》和《采购入库单》之间的链接， 才能在《采购订单》的《执行统计表》中查 询这份订单的执行情况。
在《采购入库单》的单据体上右击弹出快 捷菜单，单击快捷菜单上的“查看现存量” 会弹出“现存量查询”窗口，在“现存量查 询”窗口输入查询条件后单击［刷新］按钮， 可以查看货物的现存数量返。回
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注意
如果要取消现付，可以在发票界面上右击，在弹 出的菜单中单击“取消现付”。已经制单的“现付” 操作不能取消；已经经过复核操作登记了应付账的 《采购发票》不能进行“现付”；记账以后，已经 “现付”的《采购发票》，不能取消现付。
“现付”功能支持外币现付。现付的汇率以发票 上的汇率为准。
无论是不是已经做了采购结算都可以进行现付操 作。
一张发票支持多种结算方式。可以全部现付；
也可以部分现付。部分现付的时候，余款在审核
以后记作应付款。“现付”也可以用于《采购发
票》的货款结算。
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休 息
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现付的操作
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我们可以发现，现付处理的发票经过审核以后， 发票上并没有出现带红色方框的“已审核”标志； 而不作现付处理的发票，在“复核”以后会打上 带红色方框的“已审核”标志。这是因为：审核 的作用是把发票上的金额记入应付款，而现付以 后的发票，就不能再作为应付款入账了。不过， “现付”的发票还是要审核的，不然的话，在 “核算”系统中对这笔业务进行制单处理的时候， 会找不到这张发票；因为“审核”操作的另一个 作用就是把发票传递到“核算”系统当中。
一、录入采购入库单
录入《采购入库单》的操作在“采购”系 统中进行。
《采购入库单》可以用键盘直接录入，也 可以利用《采购订单》来生成。我们在第八 章第3节已经结合《期初暂估入库单》的录 入，向大家介绍了通过键盘录入《采购入库 单》的具体方法，这里向大家介绍利用《采 购订单》生成《采购入库单》的方法。
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注意
如果企业要按部门进行采购考核， 必须输入部门；如果企业要按业务员 进行采购业务考核，必须在“业务员 “栏输入业务员名称或编码。
已经审核和已经关闭的订单不能修 改和删除。
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二、采购订单审核
《采购订单》的审核可以在以下三种情况 下进行：
1．输入计算机以后，经过供货单位确认 的订单；
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付款核销的操作
【例题9－6】 1月12日，从工行月球支行开出转账支 票一张（票号201006）交给桂花种植场， 金额58500元，用来支付1000千克桂花 的货款和税款。请输入《付款单》并且 完成核销。
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八、审核采购入库单
审核《采购入库单》要在“库存”子系 统里进行。
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注 意(续)
当以全月平均法、移动平均法或者计划价 /售价法核算的红字出库单上没有出库成本 的时候，单据记账处理方式和蓝字出库单相 同。
对于出库单，如果用户在“单价”栏和
“金额”栏中输入了零，系统会认为是零成
本出库，如配送件等，将不再计算这批存货
的出库成本。
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注 意(续)
当以先进先出法或者后进先出法（现已 不用）核算成本的时候，如果出库单记账的 时候是零出库，系统会自动按用户设置的零 成本出库方式计算出库成本；如果用户选择 手工输入，那就需要用户自己输入出库单价； 如果不输入，将不能记账。
《采购订单》不能完全代替采购合同。在会计 核算软件“采购”模块的业务流程中，它也不是 必须的环节，操作人员可以按照实际业务情况， 决定是否执行《采购订单》的录入。
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一、采购订单录入
【例题9－1】 1月4日，采购部向桂花种植场订购桂花
1000千克，每千克50元，总价50000元； 增值税税率17%，税额8500元。请录入 《采购订单》。
会计电算化教程（第二版）
主 讲：
第九章 采购业务处理 第1节 采购订单
《采购订单》是企业和供应商双方签订的一种 协议。它可以是采购合同当中有关货物部分的明 细内容，也可以是一种订货的意向。《采购订单》 的内容主要包括采购的货物名称、采购数量、供 货单位，到货日期、到货地点、运输方式、价格、 运费等项信息。供应商根据采购订单组织货源； 企业对采购订单的执行情况进行跟踪控制。
当以移动平均方式核算成本的时候，如 果出库单记账的时候移动单价为零或者负数， 需要用户自己输入出库单价；如果不输入， 将不能记账。
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关于取消记账
如果发现记账操作有错误，可 以取消记账，恢复到记账以前的 状态：
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注意
本月已经生成凭证的单据不能取消记账。 如果在最后一张已经生成凭证的单据之前， 有未生成凭证的单据，那么这些单据也不能 取消记账。如果想取消记账，必须先删除由 单据生成的凭证。
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本节小结：
录入《采购订单》是处理采购 业务的第一环节。这个环节是可 选的，可以不做。《采购订单》 录入以后需要经过审核。
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第2 节
单货同到采购业务的处理
采购业务分单货同到、暂估和在 途三种情况。“单货同到”是指发 票和货物同时收到的情况；“暂估” 是指货物已到，发票未到，先按暂 估价格入库的情况；“在途”是指 发票已到，货物未到的情况。这一 节，我们先向大家介绍“单货同到” 业务的处理方法。
二、生成采购发票
《采购发票》是指供应商开具给购 货企业的《增值税专用发票》、《采 购普通发票》以及附带的清单，还有 货物的《运费发票》等原始采购票据。 《采购发票》可以通过键盘直接输入， 也可以由《采购订单》或者《采购入 库单》生成。
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我们在第八章第3节的期初在途实 例中已经学过发票的键盘输入方法， 这里向大家介绍由入库单生成发票 的操作技巧。
“核算”系统中生成凭证，最后以凭
证的形式把数据传送到“总账”系统
中。
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注意
发票复核操作要由同时具有“公 用目录设置”下“采购发票查询”、 “采购发票审核”以及“应付管理” 下“单据记账”权限的操作员来做。 三项权限缺一不可。
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四、运费发票
企业在货物运输过程中取得的《运费 发票》上面的运输费用数据，以及按照 国家有关《会计制度》可以摊入采购成 本的某些费用数据，都应该作为《运输 发票》输入系统；也可以在货物发票中 直接输入费用项目；可以进行增值税抵 扣的，还必须输入税率，才能保证系统 只把税后金额摊入采购成本。
请注意成发票的时候，系统会 自动把供货单位、存货名称相同的入库单汇总生成 一张发票。
如果开票的数量、单价、金额和《采购入库单》 上的不一致，可以在“采购发票”界面进行修改。
如果生成的发票上不需要填写入库单上的某几种 货物，可以在发票界面，依次把光标移到相应行上， 单击［删行］按钮删除这几行的数据。
在“采购”系统中录入的《采购入库单》
会被系统传送到“库存”系统中。仓库管
理人员对《采购入库单》和实际入库的实
物进行核对，确认无误以后对《采购入库
单》进行审核，才能确认入库。如果仓库
管理人员发现入库货物在数量或者规格上
与入库单上的数据不符，就不对这份《采
购入库单》执行审核。
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审核采购入库单的操作
【例题9－7】
请审核在例题9－3中录入的 《采购入库单》。
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九、核算记账
“核算记账”是把用户所输入的各种单 据登记到《存货明细账》、《差异明细账》 或者《差价明细账》、《受托代销商品明 细账》、《受托代销商品差价账》等账簿 中。
【例题9－8】请完成1000千克桂花入库 的核算记账处理。记账日期2009年1月12 日。
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【例题9－4】
采购的1000千克桂花的运费300 元，已经用现金在货到之日（1月 12日）当场付清。请输入《运费发 票》。 （运费税款由承运单位负担）
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注意
《运费发票》的“存货编码”、 “存货名称”栏目下，只能输入 存货档案当中带“应税劳务”属 性的应税劳务编码和名称。
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五、现付
“现付”是指在取得所采购货物的同时（在本例 是指从承运单位取得运输发票的同时）向对方支 付货币资金，实现货款两讫。“现付”操作要在 《运费发票》保存以后，复核以前进行。如果在 还没有进行现付处理的情况下进行了复核操作， 就会把发票上的款项确认为应付款了。已经记应 付账的发票是不能够再做现付处理的。
2．如果订单是由专职录入员输入的，由 订单的经办业务员进行数据审核；
3．经过采购主管批准了的订单。
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【例题9－2】
审核在例题9－1实验中录入的 《采购订单》。
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注意
审核过的订单不能修改。除非取消审核。 订单的审核不具备数据修改功能。如果在审
核过程中发现订单数据有错，可以在单击［修改］ 按钮以后对订单进行修改；修改以后单击［保存］ 按钮，然后再完成订单审核。 如果需要修改审核过的订单，可以在找到这 张订单以后单击［弃审］按钮，把订单从已审核 状态恢复到未审核状态，然后再进行订单修改。 修改以后要重新审核。
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【例题9－3】
2009年1月12日，收到1 月4日向桂花 种植场订购的桂花1000千克，每千克 50元，总价50000元；税额8500元。 货和发票都已收到。请完成这笔业务的 处理。
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单货同到业务的处理流程
单货同到业务的处理流程是：输入 《采购入库单》－输入（生成）《采 购发票》－审核《采购发票》（形成 应付款）－输入《运费发票》（现付） －采购结算（分摊费用，计算成本） －付款核销－审核《采购入库单》 （验收入库）－记账－制作凭证。
已被“库存”系统记账的已结算《采购入 库单》不能删除；已在“库存”系统经过 “暂估处理”的先“暂估”再结算的入库单 也不返能回 删除。
七、付款核销
到现在为止，采购1000千克桂花这笔 业务，入库单和发票都已经输入系统， 并且经过分摊结算得出了这批原料的入 库成本，但是我们还没有向供应商付清 货款。现在，就向大家介绍付款核销的 操作方法。
现付的制单在“核算“系统中进行。发票经过审 核记账以后才能够制单。
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六、采购结算
“采购结算”也称“采购报账”，是指采 购核算人员根据《采购入库单》、《采购发 票》以及《运费发票》等单据，来核算采购 入库成本的操作。采购结算完成以后产生 《采购结算单》。
采购结算的操作分为自动结算和手工结算 两种方式。这里向大家介绍手工结算的操作。
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注意
当以实际价格核算的入库单上没有入库成本的时 候，系统会根据您在“选项”中设置的入库成本计 算方式进行处理，如果选择参照手工输入，系统会 不允许记账，显示颜色为蓝色；如果选择其它方式， 如上次入库成本，系统会参照上次入库成本进行记 账。
当以先进先出或者后进先出法（现已不用）核算 的红字出库单上没有出库成本的时候，系统会根据 您在选项中设置的成本计算方式进行处理，如果您 选择参照手工输入，系统会不允许记账，显示颜色 为蓝色；如果您选择其它方式，如上次入库成本， 系统会参照上次入库成本进行记账。
如果发票上需要填写《采购入库单》中没有的货 物，可以在发票界面，单击［增行］按钮增加一个 空行，然后输入这项货物的相关数据。 下一张
注意
只能选择还没有结算的《采购入库单》来生成 发票。
也可以根据《采购订单》填制发票。负数（红 字）发票也同样可以用这种方法输入。
在同一张发票上可以输入相同的存货。 在一张发票上可以同时输入正、负数金额。正
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采购结算的操作
【例题9－5】
2009年1月12日，把1000千克桂花采 购业务中的300元运费分摊到货物（桂 花）的成本里面。请完成采购结算。
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注意
运费和桂花分属不同存货分类，在“条件输 入”对话中，不要输入“存货分类”条件； 如果输入了“存货分类”条件，属于另外的 存货分类的发票就不能在“入库单和发票选 择”窗口显示。