公司销售合同存放规定

公司销售合同存放规定
一、总则
1. 为规范公司销售合同的存放管理，确保合同安全、完整、可追溯，特制定本规定。

2. 公司所有销售合同必须遵循本规定进行存放管理，违反规定者将按照公司相关管理制度进行处理。

二、合同归档原则
1. 所有销售合同应当在签订后的三个工作日内交由档案管理部门统一归档。

2. 合同归档应保证资料的完整性，包括合同正本、附件以及相关的补充协议等。

3. 每份销售合同应有明确的档案编号，便于检索和管理。

三、合同存放要求
1. 合同原件应存放在防火、防潮的安全柜中，并确保环境干燥、通风良好。

2. 电子版合同应备份在公司服务器上，同时应有外部云存储的备份。

3. 合同存放地点应有严格的出入登记制度，非授权人员不得随意查阅。

四、合同借阅管理
1. 需要借阅合同的人员应提前向档案管理部门提出申请，并说明借阅理由和期限。

2. 借阅合同时应填写借阅登记表，注明借阅人、借阅日期及预计归还日期。

3. 借阅人应妥善保管借阅的合同，不得擅自复制、外泄或用于非授权用途。

五、合同作废处理
1. 如合同因故作废，应及时通知档案管理部门进行标记，并在系统中更新状态。

2. 作废的合同原件应在档案管理人员监督下销毁，并记录销毁时间和方式。

3. 作废合同的相关记录应保留一定期限，以备后续可能的审计或核查。

六、责任与处罚
1. 对于未按规定存放、借阅或作废处理合同的行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分。

2. 如因个人疏忽导致合同丢失、损坏或信息泄露，相关责任人应承担相应的经济和法律责任。

七、附则
1. 本规定自发布之日起生效，由公司法务部负责解释。

2. 如有与国家法律法规相抵触的地方，以国家法律法规为准。