文档管理

概念
文档管理：Document Management 指文档、电子表格、图形和影象扫描文档等的分类、 存储和检索。 每个文档应具有一个类似于索引卡的记录，记录了 诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序 类型之类的信息。 这些文档一般用档案袋归档，必要时电子文档应归 档在可读写的光盘上。 文档的状态包含草稿、正式、签发、归档、作废、 删除等 。
文件与档案管理
主要内容
文档管理的基本概念 文档管理发展史 文档管理流程 文档管理要求 文档管理技巧 文档保存期限 电子文档和邮件管理
File isn’t Pile
文档类型
报告专案 规定文件 剪报信息 名片 目录 杂志 照片 音像 。。。。。。
文档的重要功能
(1)处理业务的参考 (2)执行业务的依据 (3)可作为了解公司历史的参考 (4)可作为研究时的参考 (5)工作绩效得确认
分存单
日期： 文号： 收件人： 主题： 原文存放处：
文档保存期限
永久保存 特定性質,特定期限 政府及公司規定之保存年限 业务參考有效期限
建立文件保存年限表
列出文件名称 设立保留时间 制做保存期限表 相关主管批准 实施保存期限办法
文档保存年限
案 稱 檔 名
司 程 組 公 章 、 織 營 業 稅 務 應 ／ 付 款 收 應 帳 查 帳 記 錄 採 購 訂 單 客 戶 合 約 銷 售 記 錄 專 利 商 標 有 關 法 令 其 它
所有案卷集中一處，由專業檔案管理人統一管理，依各部門的需要 可隨時申請調閱
分散管理制
將案卷分由各業務部門個別管理、調閱
混合管理制
常用或當年度之案卷由各部門自行管理、不常用並需保存長久的舊 案則集中管理
文档管理的目的
分门別类 整理排列 归档保存
在需用时， 可立即找出 参考
文档分类方法
(1)时间分类法 (2)年度分类法 (3)时期分类法 (4)组织机构分类法 (5)作者分类法 (6)通讯分类法 (7)技术分类法 (8)文书分类法 (9)媒体分类法 (10)文件种类分类法 (11)形状规格分类法 (12)载体形态分类法
档案分类整理方法﹝2﹞
地区別整理方法
將往來客戶依其所在地地區分類。分類單位以 洲、國、縣、市或更小單位，視實際情形而定。 各單位內的檔案則依筆劃／字母排列。
档案分类整理方法﹝3﹞
主题別整理方法
以文件內容的主題為依據而歸檔。將企業的業 務大致區分，在每一種區分下再予以細分。
档案分类整理方法﹝4﹞
行事曆 通訊錄 記事 待辦事項 電子郵件 旅費管理
名片分类整理法
笔划／字母 行业別 地区別 主题別
PDA
哈電族
实例：個人生活資料檔
理財/保險 收據/證明 健康紀錄 待辦事項 各種證件 食譜/運動/插花
谢谢！ 谢谢！
工作安排
待办事项单 （To do list） 待办文件夹（Pending folder） 日历，行事历 （Calendar） 追踪/提醒文件夹（Follow-up folder） 电子记事簿（Microsoft Outlook / Lotus Note / PDA）
PDA/Microsoft Outlook
有效率的档案管理
将未处理及已处理文件分区放置 固定归档时间 养成用完文档隨手歸位习惯 善用 “未決箱〞〝待归档〞文件夾等 按時清理、移轉、销毁檔案 隨時记录有用資料加以分类处理
专案档
隔頁紙分类
供应商档案
一、分序分类排列。 供应商可按地区分类（如电脑软件中本身有供应商编号，可按供应商编号排序）， 打孔后用大活页夹夹上，在活页夹外侧注上编号xxx号-YYY号，方便查找。需要 更改供应商信息时，及时将各部门核准更改后的供应商信息卡替换或在原活页夹 中增加该供应商页。 日常文件分类，夹在透明百页文件夹中，按周清理。 二、及时清理。 对于供应商信息卡，可在一两年后，将老资料按顺序装订归档。 对于日常文件，在失效后，如无保存价值，及时清理作废。如有保存价值，定期 装订归档。 三、建立查询制度 用一专门文件簿，对于来借阅资料、文件的人员，签字确认（注明借阅日期、借 阅文件、借阅者、归还日期） 分类编码排序，有助管理。
文档管理 就是 记录管理
(Records Management)
(1)文档的收集、鉴定 (2)文档的整理、保管 (3)文档的统计及利用
文档处理流程
收件 整理 分类 做备注 迁移 登記 阅读
建索引卡 统计处理
检索目录 作废 销毁
文档整理
緊急 (immediate attention) 簽字/核准 (approval/signature) 一般業務 (normal/routine action) 閱讀/參考 (information/reading)
文档管理的原则
1.集中管理原则：企业档案为企业集体所有,任 何人不得占为己有,因此应集中管理档案 2.共同分享原则：尽量减少档案的复印份数及 保管场所,提高档案的保密系数和安全性,同时 降低管理成本 3.分类归档原则：及时分类、整理、编辑与传 递,科学归档保管,提高管理质量与效率
文档管理的制度Leabharlann 集中管理制文档迁移
BOX#： 箱號 RECORD NAME： 檔案名稱 RECORD DATE: 檔案日期 DATE to be DESTROYED： 應銷毀日期
电子文档管理
针对现代化办公（无纸化办公）这样就在 电脑上存积大量的文档，这些文档散落在 电脑里，很不方便查找，针对这一难题的 解决方案。
分類, 註明日期 善用檔案總管功能 按時清理, 移轉 備份
基本文档分类法
ALPHABETIC （笔划） GEOGRAPHIC （地区） SUBJECT （主题） NUMERIC （数字） CHRONOLOGICAL （日期）
档案分类整理方法﹝1﹞
字母／笔划別整理方法
依客戶姓名或廠商名稱第一個字的字母或筆劃 順序排列 *依客戶英文姓名時,姓(sir name)放在最前面 Jackson, Michael
存 門 保 年 保 部 存 限 存 方 檔 式
政 行 會 計 會 計 會 計 購 採 法 務 務 業 法 務 務 法 法 務 遠 永 五 年 三 年 十 年 年 三 到 後 年 期 十 五 年 期 十 到 後 年 到 後 年 期 六 遠 永 二 年 Ｐ Ｐ Ｅ Ｅ Ｅ Ｐ Ｅ Ｐ Ｐ Ｐ Ｐ
P - Paper E - Electronic
电子邮件 E-Mail
不需保存的信件立刻刪除 收件匣 (in-box)：待閱/待處理文件 处理完畢立刻归档 卷宗夾 (folder)：分类暫時存放 檔案夾 (archive): 長期儲存區
需長久保存信件由 folder 轉移至 archive 儲存或另存 新檔或印出歸檔
來路不明的郵件要小心以免病毒毀掉所有資料
〝未決箱〞 未決箱〞
將无法決定是否需归档的文件暂存在这 法決定是否需归档的文件暂存在这 归档的文件 个紙箱中，過3-6個月之后再決定归档或 個月之后 紙箱中， 個月之 再決定归 销毁。 销毁。
文档调阅单
编号： 编号： 主题： 主题： 归档日期： 归档日期： 归档人： 归档人：
调阅人： 调阅人： 调阅日期： 调阅日期： 拟归还日期： 拟归还日期：
数字別整理方法
是一種間接整理法不直接標示名稱或標題而以數 字代表來排列的方式。在文件歸檔前先要將檔案 分類、分別編上數字號碼。再製一索引卡，跟據 索引歸、調檔案。
档案分类整理方法﹝5﹞
日期別整理方法
將文件依日期先後排列。 可作為參考用流水檔
档案检索
信息量在文化和职场政策的刺激下急速增长！对文档进行科学分类作为 一种逻辑方法，其原理是不变的，“致用性”是最高原则。 爱因斯坦认为：“西方科学的发展，是以两个伟大的成就为基础，那就 是：西方哲学家发明的“形式逻辑体系”（在欧几里得几何学中），以 及通过系统的实验发现，有可能找出事件的因果关系（在文艺复兴时 期）”。分类是形式逻辑范畴，科学的逻辑分类法则具有唯一性 。 法则是不可更改的必须遵循的科学规律，规则可以是人为办法 。 列举分类 中国古代目录学 ：经史子集 美国国会图书分类法：用22个大写字母作为大类代号 逻辑分类 国际图书集成分类法：形式逻辑7级检索表
国际图书集成分类 法
编目(分类索引)
董事會 員工資料 固定資產 公司章程 薪资、津貼 預算 經營計劃 流動資產 招聘、訓練 工會 應收帳款 福利、保險 管理規則 應付帳款 1.经营行政 1-1 董事會 1-2 公司章程 1-3 經營計劃 1-4 管理規則 1-M 其他行政 2.财务 2-1 固定資產 2-2 流動資產 2-3 預算 2-4 應收帳款 2-5 應付帳款 2-M 其他財務 3.人事 3-1 員工資料 3-2 薪资、津貼 3-3 招聘、训练 3-M其他人事