软件公司投标、签定合同实施细则

北京***软件技术有限公司
投标、签定合同管理细则
一、获取项目信息
1、通过招标信息网等公开平台获得项目招标信息；
2、通过代理商、合作伙伴以及其他销售网络资源获得招标信息。

二、项目调查分析
1、由销售部门对项目单位情况进行调查。

2、将项目调查分析的情况填制《基本情况调查表》，必要时，应附带补充说明材料，形成相应的调查分析报告，上报公司总经理。

三、项目启动
1、由公司销售部根据投标时间节点，形成工作计划，报公司总经理。

2、公司总经理决定是否参与投标。

3、决定参与投标后，总经理决定或其委托人签发工作计划。

4、由销售部负责牵头在规定的期限内，完成工作计划启动期间的主要任务和工作内容。

四、投标报名
1、资格预审。

2、购买资格预审文件。

3、与公司相关部门（人力资源部或业务部门）合拟本招标工程的主要管理人员（应按中标后确保人员能够就位的原则，确定拟任项目经理及相应的主要管理人员）。

4、编制资格预审文件。

5、递交资格预审文件，评审通过。

五、编制投标文件及审核
1、购买招标文件。

2、熟悉招标文件。

3、客户需求分析。

4、标前会
①公司销售部负责做投标策划时，应会同公司投标风险小组（财务部、人力资源部或企业发展部），根据项目调查分析、投标评审等内容，评估项目实施风险，确定项目风险等级。

②通过实施风险的评估，填写《项目风险评估表》，投标风险小组认为风险等级过高不适合投标的，应及时报公司总经理。

③公司销售部投标前，组织相关部门根据招标文件中有关保证金、预付款、尾款等规定以及项目成本和进度安排，分析项目现金流量，制定相应的投标策略及实施策略。

5、公司销售部编制投标文件后，必须将投标预算的依据、预算的金额报公司总经理，由公司总经理审核或总经理组织召开项目评审小组审核。

6、投标预算审核通过后，经装订、盖章、密封，在规定时限内送达招标单位。

六、开标
由公司销售部指定专人对口招标单位，参加开标、答辩、获取评标结果等各项工作。

七、投标总结
1、项目开标后，公司销售部收集汇总开标信息，分析总结项目投标情况。

对中标及未中标项目均应进行总结分析，填制《投标总结表》，建立并完善投标信息数据库。

2、中标。

①领取中标通知书；
②做好合同谈判准备。

八、合同谈判前
1、公司销售部牵头，会同财务部、行政管理部等，共议合同谈判策划。

2、公司销售部汇总并填写《合同谈判计划书》，报总经理或总经理委托人审核。

九、合同谈判、签定
1、公司销售部负责会同项目部，根据《合同谈判计划书》的谈判重点，选
择谈判时机，控制谈判进程，保证合同谈判达到预期目标。

2、由公司销售部负责将签定的合同送到公司行政管理部登记备案。

3、由公司行政管理部将合同复印件分发给各相关部门签收。

十、合同责任分解
1、各职能部门对应各自的责职，对合同责任进行分解，制定相应措施和计划。

2、销售部在合同签订后五个工作日内，会同项目部（项目经理）对合同内容进行责任分解，并根据分解结果填制《合同责任分解表》。

3、项目部（项目经理）根据合同内容制定《项目部实施计划》和《岗位设置、人员配备申请》，报总经理审核。

十一、注意事项
1、前期工作阶段在获取项目信息后，应及时与项目单位取得联系，通过各种渠道向其展示本企业的实力，搞好关系，让项目单位在编制资格预审文件和招标文件评分办法时，尽量倾向于本企业。

2、资格预审阶段编制资格预审申请书时，一定要针对资格预审文件的要求进行编制。

本阶段仍要与项目单位加强联系、沟通，更加清晰了解其意向。

3、编制投标文件阶段在领取招标文件后，要立即组织有关人员熟悉、研究招标文件，对疑问要进行记录、收集，以便在标前会上向招标方提问。

同时对评分办法也要仔细研究，若发现有显失公平且对己不利的地方，要及时向招标方、招标办及主管部门提出，或者联合其他兄弟单位一起联名上书，争取消除不利因素。

4、根据评分办法，若是无标底招标，那么预算编制人员一定要认真、仔细地预测、核算本企业成本。

除了解、掌握、核算本企业的成本外；若是有标底招标，那么就要按照招标文件规定的定额和费率预算成本，要和招标标底计算保持一致。

预算书编制完成以后一定要互相检查、审核，尽可能使预算造价精确。

5、编写预算方案时，不要照搬照抄，要分析该项目的特点，重点需求，确保项目计划要有针对性、可行性、科学性、合理性。

6、编制投标文件资料时：
①一定要严格按照招标文件要求的顺序、内容、评分办法实施，因为评委是严格按照招标文件及评分办法来评标的。

②一定要区分清楚商务标和技术标内容，因为不同的地方、不同的招标人对此要求不一样，稍一疏忽就会导致废标或少分。

③一定要按照招标文件的要求准备投标文件的份数，并按要求对其进行签署、装订、密封。

④明确投标保证金交纳的截至时间，要在指定的时间和方式范围内递交，防止废标。

7、在领取招标文件、开标前会时，要了解、掌握有哪些其他投标单位或竞争对手。

搞清楚有哪些竞争对手后，根据评分办法，可以逐一查清这些企业的硬件分以及相互之间有无联合串标、围标情况。

8、在做投标报价决策时：
①一定要根据评分办法，做好测算和分析工作。

要测算标底，分析本企业的实力、预算，分析竞争对手情况以及竞争对手会做出怎样的报价决策，然后根据不同的测算和分析情况，结合历史经验及商业情报，择优做出最终报价决策。

②一定要做好保密工作，否则商业秘密被竞争对手窃取，就会前功尽弃，一败涂地。

9、投标文件一定要提前送达，以保证留有足够时间。

要派两人或两人以上送交标书，以备突发事件发生时，一人处理突发事件，另一人可以继续将标书送达。

10、开标阶段开标之前，要根据招标文件要求及评分办法，将须核验的原件（授权委托书，法人资格证明、投标保证金函等相关文件）备齐；若要求答辩，事先要准备好答辩大纲。

若公布出来的评分结果与本企业所测算的结果有误差，要勇敢地提出来，进行质疑。

11、后期工作阶段若未中标，要及时将投标保证金从招标人处要回，尽量减少损失。

若中标，要随时和招标人保持联系，及时知道中标结果在公示期间有无质疑；若有，要及时作出处理，想尽办法安全地拿到中标通知书。