新时代档案馆安全风险的防范化解——以惠州市城建档案馆为例

新时代档案馆安全风险的防范化解——
以惠州市城建档案馆为例
摘要：城建档案是伴随城市化进程的推进而逐渐完善和充实的，担负着图表、影像等城建资料的储存任务，作为重要的记录者和见证者，它不仅蕴藏着浓厚的历史文化内涵，更能为未来城建提供依据、奠定基础，因此预先对城建档案管理风险进行剖析，并采取相应化解策略是非常有必要的。

本文基于惠州市城建档案馆安全风险化解实例，对新时代档案馆风险因素及应对途径进行了展开探讨。

关键词：新时代；档案馆；安全风险防范
前言：城市化推进是区域经济水平提升，民生质量持续改善的结果，但随着道路、建筑规模的不断扩张，有关建设工艺、方案规划等城建资料的体量也日益庞大，城建档案管理面临压力与日俱增。

在众多潜在影响因素中，安全风险可能造成的后果与损失最为惨重，只有加强风险分析，建立常态化防范机制，才能适应新时代城建档案管理形势，使之充分发挥指向、依据的作用。

一、新时代档案馆安全风险因素分析
（一）环境风险因素
档案管理概念在我国由来已久，纸质档案是其最原始的管理形势，具有翻阅直观，编制简便等优势，但其本身具有较高的脆弱性特质，火灾、污水浸泡、紫外线辐射、有害生物啃食等都有可能导致纸质档案的损坏，安全性能受环境制约及较大。

同时，由于部分档案馆建设时间较早，门禁系统尚不完善，双路供电也尚未实现，基础设施环境的缺陷，给档案馆带来了一定的防盗风险。

此外，即使当前档案信息化趋势逐渐明朗，现代管理系统稳步推行，但软硬件存储、管理应用能力仍有待考察，环境中电磁干扰、静电耦合等情况很容易造成网络系统故障。

（二）管理风险因素
档案馆管理风险主要集中在管理机构、规范的缺失上，体现为工作流程不明，人员业务技能参差以及权责混乱等方面，具有较大的差异化特征。

以惠州城建档案馆为例，由于交接规范不明，二期馆竣工图纸、地质报告等发生缺失和遗漏，给查验工作带来极大困难；其次，由于馆所早期对档案密级标识管理不严，很多密级档案历史遗留问题较多，登记偏差情况普遍存在。

此外，馆所内风险管控体系也处于缺位状态，常态化建设进程缓慢，对档案失窃、火灾等特殊紧急状况并未建立起系统的应急预案，容易导致响应缓慢、灾害扩大的问题。

（三）技术风险因素
档案馆技术层面风险因素主要可以从两个维度分析，一是面向传统纸质、录音、录像带等档案形式的保护及恢复处理技术，主要功能为防霉、去污、字迹重现等，当前修复工作受馆所技术水平制约较大，很多馆所的褪变、破损档案修补仍旧无法达到标准要求[1]。

二是面向新时代信息化档案的安全保护技术，主要表现为信息化进程较慢，备份及访问控制等建设较为落后。

以惠州市城建档案馆为例，数字档案馆尚未彻底建成，无法满足特藏档案定位追踪需求，档案资源异地备份也尚未实现。

二、新时代档案馆安全风险防范与化解措施
（一）促进档案管理安全意识的内化
档案安全风险管理应当具备常态化和全员化特征，要从意识角度出发逐渐渗透和筑牢安全理念，督促全体员工参与到安全管理中来。

在新时代背景下，以网络门户为代表的新媒体环境扩大了交流渠道，加快了沟通速度，档案馆应当充分关注其在宣传教育中的功能价值，统一线上线下战线，提升档案安全管理理念的普及度和影响力。

以惠州市城建档案馆为例，其一方面紧抓国际档案日、国家宪法日等节点契机，面向内部开展了众多主题突出的档案安全宣传活动，在电子显示屏投放档案安全宣传公益广告的同时，还利用档案馆空间设置了展览长廊，宣传档案安全管理先进事例。

另一方面，城建档案馆方也积极开拓了线上宣传教育平台，通过微信公众号、电视广播等载体向市民及工作人员普及了档案安全管理理念。

此外，针对当前丰富多元的媒体传播环境，有条件的城建档案馆还可以与
出版社等媒体企业建立联系，通过文献出版、纪录片拍摄等方式促进档案安全管理意识的内化。

（二）完善馆内风险评估与排查制度
针对新时代档案馆面对的环境、管理风险，国家专门制定出台了《档案馆安全风险评估指标体系》，强调了安全风险评估的重要性。

档案馆应当以此法规为基点，对档案实体、信息安全状况进行系统评估，建立风险因素台账[2]，清晰划分权责关系，通过细化的风险预警指标，提升员工对风险苗头的识别能力。

在风险因素台账的建立中，还应做好分级分类工作，根据风险导致后果、影响机制等进行划分，为后续排查周期、风险防范措施等的制定提供依据。

具体可以围绕以下几个要点展开分析：一是涉密档案柜、电子档案机房等高风险区域，要采用重点看护举措，加强巡逻管理，对网络终端设备实行账号密码登录管理模式，定期升级防火墙，进行病毒查杀。

二是归档、调取、传送等环节高风险环节，通过系统培训，帮助业务人员梳理工作流程，规避操作不当造成的丢失和泄露风险。

三是档案外包等管理薄弱领域，加强对新兴档案管理项目的研究，制定行之有效的管理举措。

以惠州市城建档案馆为例，在安全管理中其加强了对档案开放鉴定的管控，严格遵守“粤档发〔2007〕32号”中的要求，对涉密档案进行完全封闭管理，对开放档案则采取逐页再鉴定举措，风险评估水平显著提升。

（三）提升档案馆风险防范技术水平
物质与技术是档案馆风险防范的有力手段，在风险防范化解中要做好针对性分析，库房设计环节应当将防水、抗震、防火等性能纳入考量，采取科学的施工技术，设置合理的功能布局，严格按照消防标准进行验收。

面向管理人员加强档案去酸、防霉等技术培训，同时正视档案丢失风险，在监控系统的基础上，加装自动报警系统，实行门禁门卡或指纹识别技术，加大巡视管理力度。

其次，针对当前档案管理信息化趋势，档案馆还应加快数字化进程，建立异地档案备份，借助专业技术设备提升机房抗干扰性能。

当前惠州市城建档案馆数字化档案已经占到了70%的比重，要注意数字化与安全管理的同步性，及时做好备份和加密。

（四）建立档案馆安全风险应急预案
应急预案是一种事后风险管控措施，与风险评估、事中管控共同构成闭环结构，主要面向火灾、失窃等紧急事故的处理。

在应急管理中，首先要编制具有针对性的细化应急举措，对不同类型的紧急事故进行差异化分析，关注到安全事故可能造成的严重破坏，坚持高标准、严要求的准则，尽量提升应急预案的适用性。

其次是要以应急预案为基础，周期性开展预防演练，保障事故来临时，管理人员能以最快速度进行相应和控制，减少财产损失，规避法律风险。

最后还应建立联防联控措施，借助信息化平台与消防、气象等部门建立实时联系，提高紧急时态处理能力。

结论：综上所述，新时代发展阶段档案馆面临的存储、管理形势日益复杂，档案资源体量日益庞大，环境、管理以及技术因素均有可能给城建档案带来不安全因素，导致信息泄露、载体损坏等事故状况。

各档案馆应当正视新时代背景下的风险作用机制，积极促进档案安全管理意识的内化，完善风险评估与排查制度，加大信息化安全建设力度，建立起系统的风险应急预案，保障城建档案的安全。

参考文献：
[1]李红梅. 城建档案安全体系建设问题探讨[J]. 办公室业务,2019(12):107,141.
[2]雷雅娜. 城建档案安全保护工作的思考[J]. 卷宗,2019,9(8):131.。