档案管理概论

档案管理概论
档案管理概论
2、目次
3、序言或说明
4、简称表
5、案卷目录表
6、备考表
第五节档号
以字符形式赋予档案的一组代码
一、档号的功能
1、固定档案分类排列的顺序，反映档案的整理体系和实体位置，如实地、具体地显示档案间的联系和区别
2、使档案馆藏达到系统化、个别化，便于档案的检索利用
3、便于档案的保管和统计
4、档号将档案实体结构体系用代码方式表现出来，有利于计算机自动处理档案信息，便于档案的现代化管理。

二、档号的编制原则
唯一性、合理性、稳定性、可延性、简洁性
三、档号的结构及编制方法
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（一）档号的结构（3种）（短横相隔）
1、全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页号
2、全宗号—类别号—案卷号—件、页号
3、类别号—项目号—案卷号—件、页号
（二）全宗号的编制（四位代码标识）
（三）案卷目录号的编制（三位数为宜）
（四）项目号的编制
（五）类别号的编制“.”
（六）案卷号的编制（三位阿拉伯数字标识，流水编号，不空号）
（七）件号的编制
（八）页号的编制
第六节案卷整理工作改革
2000年起，改卷为件的整理方法
一、档案整理改革的适用范围
1、必须是办理完毕的文件
2、仅针对文书文件，不包括文书文件以外的科技文件、会计文件、司法文件等，并不适用所有文书文件。

3、主要很对纸质文件的整理
4、主要适用于OA环境下，需要计算机辅助。

二、归档文件的整理原则和质量要求
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（一）归档文件的整理原则
1、保持文件之间的有机联系
2、区分不同价值
3、便于保管和利用
（二）归档文件的质量要求
1、归档文件应齐全完整。

2、已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制
3、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

三、归档文件整理工作的程序和基本内容
（一）装订以件为单位，复文在前，来文在后
（二）分类
（三）排列
（四）编号
（五）编目来文与复文作为一件时，只对复文编目
（六）装盒
第六章档案的鉴定
一、档案鉴定工作的内容
二、档案鉴定工作的意义
1、档案不断产生，价值各异，应对不同价值的档案区别对
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待。

2、档案鉴定工作是使馆藏精炼，保证珍贵的、有价值的档案充分发挥作用的有效手段。

第二节档案鉴定工作的原则和标准
一、档案鉴定工作的原则
1、全面的观点
2、历史的观点
3、发展的观点
二、鉴定档案价值的依据和标准
（一）档案的来源
（二）档案的内容
（三）档案的时间
（四）档案的形式
（五）档案的相对价值
（六）档案的运行情况
（七）档案的利用情况
第三节档案保管期限表
表册
一、含义和作用
（一）含义：档案保管期限表，是以表册的形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性、标准性文件。

（二）档案保管期限表的作用
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1、为档案价值的鉴定提供统一的标准。

2、提高工作效率，加快工作速度。

3、立卷人员可根据保管期限表容易地区分档案的不同价值，将具有不同保存价值的文件分别组卷。

二、档案保管期限表的类型
1、通用档案保管期限表
2、专门档案保管期限表
3、同系统机关档案保管期限表
4、同类型机关档案保管期限表
5、单位档案保管期限表
（不能缩短，可以延长）
三、档案保管期限表结构划分
四、机关文件归档范围的调整和文书档案保管期限的改革
1、将1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件合成一个文件，并上升为行政规章。

2、改革文书档案保管期限的划分方法。

3、突出立档单位的主体地位
4、条款细化、覆盖面扩大
5、加大了行政管理力度
第四节档案鉴定工作制度
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基本内容：
1、档案鉴定标准的制订和执行
2、档案鉴定工作的组织领导
3、销毁档案的批准制度和监销制度
（2人）
第七章档案的保管
第一节档案保管工作的内容、任务和要求
一、档案保管工作的内容
1、档案的入库存放
2、档案的库房管理
3、档案在利用过程中的保护
4、档案的安全防护和应急管理
二、档案保管工作的任务：档案保管工作的根本任务是维护档案完整与安全，捍卫档案真实性。

三、档案保管的要求
1、建立科学的档案管理制度，实现档案保管的规范化和标准化；
2、配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施。

3、档案实行分等级管理
4、根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术
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设备。

第二节档案的库房管理
一、档案库房编号（顺序号；方位号）
二、档案装具的排列和编号
三、全宗的排列和档案上架（分类排架法、流水排架法）
四、档案存放位置索引（表册或卡片）1、指明档案存放处所
2、指明各档案库房保管档案情况
五、档案代理卡
六、全总卷
第三节档案在利用过程中的保护
一、档案在利用过程中的保护制度
1、档案使用登记和交接制度
2、档案利用行为规范制度
二、档案在利用过程中的保护措施
1、数量与顺序的控制
2、对档案利用行为的监督和指导
3、档案利用方式及利用场所
4、珍贵性档案利用过程中的保护性措施
第四节档案安全防护和应急管理
一、人员进出库制度
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二、库房温湿度控制（温度14-24；相对湿度45%-60%）
三、库房“八防”措施（防火、防水、防潮、防霉、
防虫、防光、防尘、防盗）
四、定期检查、清点档案
五、档案应急管理（2008.10月）
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