矿井建设档案管理

矿井建设档案管理措施研究
【摘要】：矿井建设项目前期工作量大、项目单位工程多,因此,在工程项目建设进程中,如果不能及时地将前期资料积累、收集、整理并归档,必将造成档案内在质量不高,以及档案不完整、不齐全和不系统。

如何管理好这些档案资料，是我们当前档案管理工作的新课题。

本文就此问题谈谈自己的看法。

【关键词】:矿井建设档案管理措施
1、引言
随着矿井企业的发展,矿井重点建设项目日益增多,矿井重点建设项目规模大、数量多,但矿井重点工程项目档案管理比较薄弱,总体水平低。

矿井建设重点工程档案是煤矿建设的历史记录,是重点工程的真实写照,是企业管理的重要组成部分。

从工程项目的立项、审批、设计到开工建设,形成的各种资料都要进行备案，因此就要制定一个具有成套性的工程建设档案资料归档制度。

2、矿井建设档案管理特点
矿井建设档案管理的特点为管理周期长,施工资料形成的单位多,档案集中统一管理与资料分散容易散失的矛盾大，还有档案的成套性强、专业性强等特点。

3、矿井建设档案管理存在的问题
3.1档案人员对项目工程档案重视程度不高,归档意识不强。

主要表现在重设计、‘轻档案的思想影响项目工程档案工作的正常开展,领导把精力放在跑项目,要资金上,而技术人员则更注重工程勘测的进度与效益回报,对一些重要的设计过程材料和质量记录、依据性的材料归档不全。

比如说项目工程的往来函件、立项批复、前期准备、设计变更记录等科技文件材料在使用过程中没有专人管理、收集难度大、导致归档不全。

3.2矿井建设档案管理制度不健全
没有及时制定一套符合矿井单位实际情况的档案管理规章制度。

普遍存在文件材料散失，收集不全；归档滞后，验收前突击整理，接收审查把关不严；档案内容不准确、缺项，由变更、图纸版本、数据改变引起的图实不符；存在缺原件、签字、盖章手续不完备等无效文件；档案载体不符合要求，图纸污损，字迹不清；忽视录音、录像、照片、光片等非纸质档案；忽视档案内容，片面追求装订形式。

3.3矿井档案管理没有与矿井建设同步。

有些矿井单位对工程档案的管理没有与建设同步进行。

矿井工程既有主体工程，又有附属工程；既有土建工程，又有机械设备安装工程等等。

参加工程建设的单位多，因而工程建设中形成的档案种类繁多、数量浩大，而且整套矿井工程档案的构成也较复杂。

整个矿井建设中没有与建设主管部门和档案管理部门一起协调解决，对所形成的档案往往会束手无策，或干脆听之任之，各阶段、各部门、各施工单位形成的档案都自行保管，久而久之，等到工程竣工后要求备案时，再想到动手对如此庞大而又复杂的档案资料进行收集和整理时，往往会造成档案的遗失和不完整
3.4矿井的档案管理人员素质有待提高。

大部分人员未经过培训和指导,不知道哪些文件属于档案资料应该归档,只对红头文件和图纸资料进行收集,对动态的会议纪要、各项记录、各种协议、合同、财务数据、图片、照片、录音、录象、光盘等原始资料和信息无意识丢失3.5档案室硬件环境设施不齐全
因资金有限，有不少矿井档案硬件环境设施跟不上，档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、设备不配
套，引起档案潮湿、霉变等，保管条件恶劣，严重不符档案管理“八防”要求4、加强矿井建设档案管理的措施
4.1提高项目档案的归档意识,增强建设单位领导的重视程度。

矿井单位主要领导要全面负责，对矿井项目建设从前期准备到竣工验收实行全过程、全方位管理。

初期就建立档案室，配备专职档案管理人员；确立档案工作在矿井建设中的作用和地位。

将档案工作纳入矿井建设管理程序;建立档案工作领导责任制和岗位责任制；经常定期或不定期召开档案工作例会、协调会。

同时纳入合同管理,合同条款中明确档案责任；在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,设立了专门条款.明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任及违约处罚。

参与支付控制,设立档案抵押金,明确规定没有档案部门的签字不得付款，为档案工作打好基础，开好头
4.2 建立健全档案工作的规章制度
要建立各种机构和管理网络,使档案人员做好项目档案资料的全面收集和管理工作。

健全各种规章制度不仅对档案人员自身行为有所约束,更为重要的是维护了档案人员的权力和职责,为工程档案的完整、系统和准确提供有力的组织保证.
4.3重点加强管理机制
一个好的体制机制是加强管理的重要前提，所以加强管理机制。

一个项目是由参与这个工程的各方人员共同来完成的，矿井建设的档案工作虽然也是这样，但也有自身的一些特点，从文件的收集、整理、审核到归档、移交整个环节需要建设、设计、施工、监理、采购等这些单位合作配合来完成，缺少任何一个环节都会使得相关的文档不够完善。

所以，要做好矿井建设档案的相关工作，必须要
明确职责，完善机制体制，各部门、各单位互相配合。

因此，可以在每个工程项目管理部下面设立一个专职的档案管理员，它的具体工作就是负责该项工程的档案工作，将工程档案的编制职责交到项目管理部门，同时要工程项目和档案工作同时进行，这样可以获得更加准确的资料。

档案室负责对项目管理部的档案工作进行督促、检查等工作，同时把档案管理工作由一级管理变成两级管理。

档案管理工作变成二级管理的好处有以下几个方面：一是有利于加强工作的重心，使得分工明确，权力下放，这样就保证了档案能够及时地得到收集和归档，它很好地解决了矿井建设档案编制工作不完善、不到位的问题；二是档案工作得到了进一步的增强，当这样一种考核体制形成后，项目管理部不论是管理人员还是一般的工作人员都会受到制约，都能够很好地完成自己的本职工作，自觉地做好文件材料的收集,及时交给档案员。

而在项目各个子过程结束时,项目管理部都能积极地组织工程档案的验收，为整个工程项目档案的按时验收提供了重要保证；三是分工明确有利于促进档案人员自身的素质建设，提高自己相关的专业知识水平，为以后进一步做好本职工作打下基础和保证；四是更好的了解和掌握相关的项目竣工图变更情况，保证项目竣工图的编制质量。

4.4矿井建设档案的信息化、完整化、系统化
矿井建设档案要实现预期的价值，必须使它具有完整性和系统化。

加强管理要牢牢抓住两个环节：收集齐全，材料系统。

档案系统的前提必须要保持归档文件的完整性，这是很重要的工作环节。

由于矿井建设档案数量很多，来源很广，周期也长，这些都给收集工作带来很多的困难。

收集工作不能太过形式，要从平时就做好相关工作，阶段工作完成后要对归档文件进行完整性检查，检查相关资料是否完整。

档案人员只有全面了解工程项目建设情况，才能在工作中有的放矢，
做到既不重复也不遗漏，因为现在的很多的市政档案除了一些纸质的之外，更多的是电子文件，要做到具体问题具体分析。

5、结束语
当今现代化社会已经高速发展到信息化阶段，顺应时代发展建立矿井建设档案，使矿井建设档案能更快捷、更方便的为矿井建设提供了一个新的操纵平台。

因此，理顺机制，明确职责，保持各环节的有效衔接，是做好矿井建设档案工作的基本保障。

总之，只有提高思想认识，加强责任意识，建立一套完整的、科学的矿井建设档案管理模式和机制，才能更好地为城市发展和和谐做出更大的贡献。

【参考文献】
[1] 《矿井建设档案管理》郭国语煤炭工业出版社
[2] 《档案管理》李培清张锡田档案出版社
[3] 《档案管理》赵嘉庆档案出版社。