合同的存档与记录要求

合同的存档与记录要求
本合同的存档与记录要求（以下简称"要求"）旨在确保合同文件的安全性、准
确性和完整性，并为双方合同执行过程中的争议解决提供依据。

一、合同存档要求
1.1 双方同意在合同签订后的五个工作日内，将合同文件以电子形式存档备份，并同时将纸质原件进行归档。

电子存档应采用常规的电子文档格式（如PDF）保存，并确保文件无法篡改或损坏。

1.2 归档的纸质合同原件应存放在安全可靠的场所，确保防火、防水、防盗和
防损等措施的实施，以避免合同文件的丢失或损毁。

二、合同记录要求
2.1 双方同意在与本合同相关的商务活动和交易记录中，明确标注合同的参考
编号，并在文件中体现合同的重要内容和关键条款。

2.2 双方应妥善保存与合同履行相关的书面通信、邮件、传真等文件，并确保
这些文件能够完整、准确地反映合同履行的各个环节。

2.3 双方同意在合同履行过程中及时记录重要的沟通和协商事项，包括但不限
于电话沟通、会议纪要等，并将这些记录文件妥善保存，并在需要的时候提供给对方。

三、合同存档与记录的保密性
3.1 双方应将存档和记录过程中的合同信息、商业机密和商业秘密予以保密，
并采取必要的安全措施，防止不当泄露或使用。

3.2 对于存档和记录所产生的物理文件和电子文件，双方承诺不向未经授权的
第三方提供或披露，并采取以合理方式保护这些文件免遭未经授权的访问和使用。

3.3 双方同意合作遵守相关的法律法规，特别是数据保护法规，并采取适当的
技术和组织措施，以确保存档和记录的合规性和安全性。

四、合同存档与记录的期限
4.1 除非双方另有约定，合同的存档期限应持续至合同履行完毕之日起，长达
合同约定的保修期和保障期，或双方约定的其他期限。

4.2 存档期限届满后，若没有争议或纠纷，双方可以根据实际情况协商确定是
否继续保留存档文件，并及时通知对方作出决定。

五、违约责任
5.1 如果一方未按照上述要求履行合同的存档或记录义务，导致对方无法查阅
或使用有效的合同文件或记录，应承担相应的违约责任，包括但不限于承担对方由此产生的损失和费用。

5.2 违约方应在收到守约方的书面通知后，尽快补救违约，并赔偿守约方因此
受到的损失。

六、争议解决
6.1 双方同意，对于因存档与记录问题而导致的争议，应通过友好协商进行解决。

6.2 如果协商不能解决争议，争议应提交至所在地有管辖权的仲裁机构进行仲裁，根据仲裁协议的规定进行处理。

以上即是《合同的存档与记录要求》的内容要求。

双方应遵守并执行上述要求，以确保合同文件和相关记录的安全、准确、完整和保密。

任何违约行为应承担相应的法律责任。

为了双方的共同利益，合同的存档与记录应得到高度重视和遵守。