酒店各部门标准与程序文件SOP - 55 - 钥匙管理程序

一、送交保安部掌管的各部门备用钥匙都必须编上序号放在酒店监控室。所有编号都列入钥匙登记簿中，登记簿与各部门的备用钥匙一起存放在监控室的备用钥匙箱里。日常营业部位钥匙存放在员工出入口保安值班处，具体如下：
监控室
当值监控员
双锁管理的备用钥匙非紧急情况不予启用。任何启用备用钥匙和将封好的、装有备用钥匙的信封打开前，必须征得保安经理的同意。
3、各部门根据工作需要指定人员在每天工作开始之前，到员工出入口保安值班处领取营业钥匙；只有名单所列员工，着工装、带工牌，且是本部门批准的班次当班人员，才有权利领取本部门所需钥匙。必要时各部门要随时更新领取钥匙的员工名单，并及时报至安保部。各岗位钥匙必须在工作结束后或者根据实际情况及时归还至保安部。
4、如有钥匙丢失或者损坏情况，责任部门人员应立即报告保安部，本部门主管级以上人员写出事件报告，报至保安部当值主管或保安班次负责人，并协助进行调查且立刻采取预防措施，以保证相关区域的安全，或者立即按有关要求更换锁具。此类事件应记入保安部工作日志，并通知保安经理以及酒店值班经理进行跟进。
2、保险箱的钥匙将被封在另一个信封内，由保安部经理骑缝签字保存在监控室的备用钥匙柜里。原则上只有保安部经理一人有权从监控室取出保险箱钥匙，紧急情况下，必须征得保安部经理或者酒店值班经理的批准，才可以让其他人行使此权利。
3、如果承租商想检查他们存放在保险柜中用信封封存的钥匙时，可以允许他们检查信封和打开封条。当保安部经理打开保险箱后，必须有前厅部经理/行政管家、保安部当班主管/经理和承租商在场才可以打开信封。此经过要在存放于保险柜中的《承租商备用钥匙管理记录表》（附件4）上做好记录，包括日期、时间、承租商检查当事人以及见证人要签字。
前厅部
宾客服务经理
同上。
员工通道保安值班处（日常营业部位钥匙）
当值保安
从员工出入口处拿取钥匙，必须在钥匙调遣日志中进行登记。只有各部门批准同意的当班员工才可以拿取各自营业点的钥匙。
员工通道保安值班处掌管的日常营业用各部位钥匙，由当值保安班次负责人负责。各部门要列出指定领取钥匙的“员工名单”，只有名单上的员工才可以领取钥匙；保安部当班员工在交出钥匙之前完成必要的签字登记。未在名单之列的员工不允许领取钥匙。特殊情况要有相关部门总监、经理或酒店值班经理的签字批准。
1、各自营业部位所有钥匙的领取，都必须在《钥匙登记表》中进行登记(附件1)并由被认可的钥匙领取者签字确认。钟点工、实习生及承包商不允许拿取任何部位钥匙，除非得到保安经理的批准，保安经理不在店时，由酒店更高一级管理层或酒店值班经理批准。
2、注意：
保安部每班次交接时，班次负责人都要进行钥匙核查，清点清楚，对检查结果签字确认；发现有未归还钥匙情况要及时跟进并做好记录。
火灾
洪水重大灾Leabharlann 或修缮违反或终止承租商协议
6、承租部位若换锁需将备用钥匙交于保安部，酒店有权要求取得现有锁具的复制钥匙。如不遵守，保安部经理将与财务总监沟通，向承租商提出书面声明，进而拆除其锁具以确保承租商遵循钥匙管理程序。所有相关费用及后果将由承租商承担，并在酒店承租商协议中注明。
7、若酒店急需进入承租商的商店或办公室，当班保安部主管必须先征得保安经理的同意并通知承租商。但如果承租商不能到场且情况紧急，要报告总经理/副总经理/值班经理，在财务总监、值班经理、前厅经理/行政管家必须在场的情况下，方可进入承租商区域。
B.承租商户钥匙管理
1、酒店承租商户要提前与酒店保安部沟通，可以自行购买安装符合酒店标准的锁具。但任何商店或办公区域，都必须在与承租商户签订协议之初，酒店财务部总监应当代表商户，将备用钥匙交于保安部，且承租商户现场确认：保安部经理在财务总监、行政管家、前厅经理的见证下将此备用钥匙封入信封；同时，保安部经理、财务总监、行政管家、前厅经理骑缝签名。此信封将被保存在前厅部办公室的保险箱内。
8、通常情况下，在打开承租商钥匙信封之前，保安部经理和相关的承租商必须被告知取用原因且必须在场。保安部班次负责人/保安主管或保安部经理要在承租商、前厅经理/行政管家或者值班经理在场的情况下，从保险箱中取出信封拿出承租商钥匙，并只能取用相关的商店或办公室的钥匙。
9、承租商钥匙的每次使用详细事由，都必须记入承租商备用钥匙登记表中。
10、每一次打开信封取用承租商钥匙，都必须履行存放保险柜和备用钥匙柜的相关程序。
11、如果酒店方需对承租区域封锁，财务总监将通知保安部经理，并陪同保安部经理一起到场挂锁。保安部经理挂锁并保存钥匙，当财务总监/总经理批准时方可去掉。
5、破损的钥匙或锁具要保管好并报至保安部，保安部检查核实后，使用部门按规定填写锁具申请单，由总经理批准。蓄意破坏锁具、钥匙人员，核实后将根据事态的严重性给予违纪处分或交司法机关处理。
6、严禁未经批准私自复制酒店钥匙或私自安装锁具，一旦发现将受到违纪处分，造成损失和严重影响的立即开除或交司法机关处理。
4、每季度的最后一周，保安部经理与前厅经理检查各承租商户的商店及办公室的备用钥匙和锁具情况。检查情况要记录在《承租商备用钥匙管理记录表》中。任何差错都要做好记录并立刻与承租商共同解决，同时汇报酒店管理层。
5、在酒店总经理批准的情况下，以下四种情况酒店方可以立即启用承租商备用钥匙，不经承租商同意进入他们的办公室。此免责声明必须在承租商协议中详细说明：
A.酒店各部门钥匙管理
各部门总监、经理要确保钥匙管理程序在本部门作出明确解释，以便使本部门钥匙的使用和记录正常进行。
如果部门没有按规定将相关钥匙交到保安部管理或保存，则本部门负责人对其房间、橱柜内的所有物品负全责。
任何违反酒店钥匙管理程序政策的情况都要立刻报告给保安部经理或其助手以实行适当的跟进措施和调查。保安部经理将向总经理做书面报告，以便记录和采取措施。
相关政策
1、制定程序以便正确控制由保安部负责管理的酒店各办公室、仓库、橱柜、承租商户以及营业点工作用钥匙。保安部经理总体负责酒店钥匙的管理工作并行使职权。
2、酒店保安经理不在店时，其助手代替履行职责
3、各部门负责人和员工有责任确保此程序严格执行，并在各负责范围内每月进行盘点检查，更正不规范操作。
操作程序