莫让流程流于形式

管理批判丨MANAGEMENT CRITICISM
莫让流程流于形式
文/曹华先
■关键词：内部控制流程建设信息责任化节点责任三化
2019年10月，国务院国资委印 发《关于加强中央企业内部控制体系建设与监督工作的实施意见》（国 资发监督规〔20丨9〕101号）。

意见 指出“进一步树立和强化管理制度化、制度流程化、流程信息化的内控理念，通过‘强监管、严问责’和加强信息化管理，严格落实各项规章制度，将风险管理和合规管理要求嵌人业务流程，促使企业依法合规开展各项经营活动，实现‘强 内控、防风险、促合规’的管控目标，形成全面、全员、全过程、全体系 的风险防控机制，切实全面提升内控体系有效性，加快实现高质量发展。

”当前，“管理制度化、制度流程化、流程信息化”（简称“三化”）已经成为企业内控管理的共识。

但 是，近年来不论是巡视巡查还是审计等监督检查，都揭示出企业存在内控管理问题，有些问题非常明显。

一、流于形式的所谓审核
查阅南粤清风网的巡视巡查反馈意见，其中披露了某些企业存在
以下问题：“违规接待”“违规公务
接待”“公务接待管理不严格”“会
议接待差旅超标准”“违规列支接待
费”“接待审批把关不严”“虚构名
义套取现金”“私设‘小金库’瓜分
国有资产”“接待审批把关不严、违
规报账、违规发放奖励补贴补助等
违反中央八项规定精神问题比较突
出”，等等。

较为典型的是中铁建2012年“8
亿天价招待费事件”，国务院国资委
纪委组织专项核查，指出“中国铁
建业务招待费支出总体上是符合规
定的，但也确实存在发票开具不规
范、报销程序不严格、会计科目使
用不当等一些问题”。

这些企业发生招待费和差旅费
等日常费用报销问题，许多人因此
受了处分。

当事人受处分理所应当，
但是有的人仅仅是签了个名也受处
分，觉得很委屈，似乎很冤。

其实
不冤，处分是有依据的，因为签名
也必须承担相应的g任。

客观来说,
国有企业普遍非常重视内控管理，
重视制度建设、流程建设和信息化
建设，但是为什么在这些日常费用
报销方面的管理问题层出不穷？关
键是“流程流于形式”“内控管理形
同虚设”，使得很多明显的内控问题
得以畅通无阻地通过流程当中众多
节点的所谓审核。

二、核心问题是“责任不落实”
从经办人（流程发起人）来说，
其面临的客观情况及其自身的主观
动机不一而足，如违法违规等，另
当别论。

按照内控管理要求，从流
程后续各环节的审核人来说，则存
在许多不同的主观或者客观因素：
—是“老好人”思想。

有的人
明知有问题，但是怕得罪人，更怕
得罪领导，多一事不如少一事，睁
只眼闭只眼就审核通过了。

二是“法不责众”心理。

有的
人明知有问题，但是自认为仅仅是
其中的一个审核节点，别人都审核
通过了，有问题也不在自己，所以
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MANAGEMENT C RITICISM|管理批判
不管不顾、不闻不问，也审核通过了。

三是“随大流’’惰性。

有的人根本不把自己负责的节点审核当回事，只是流程按规定“流”了过来，只要前面审核通过，到了自己这个环节，基本上不看内容，闭着眼睛就审核通过了。

四是“不学无术”缺陷。

参与费用报销审核的人员，许多都不是财务经济专业的，也没有学习相关知识；有的人根本不知道自己应该审核哪方面的内容，对有关规定和要求也不清楚。

这类人稀里糊涂地进行审核，轻易就通过了，没有能力发现问题。

五是"信息化”副作用。

网上办公之后，信息化审核太过“方便”，加快了审核速度，流程各节点的审核都是在电脑或手机上点一下就完成了，存在的问题稍不留神就会溜过去。

有的企业为了方便领导，甚 至在报销系统为领导定制“批处理”功能，一键即可“完成”批量项目的审批；这种设计的前提是默认没有问题存在，领导仅仅是流程规定的、权力象征性的节点而已，根本 不需要审核把关。

六是“节点针对性不强”缺陷。

有的企业一个流程管了许多不同性质的事项，节点都一
样；有的企业设计流程
时随意扩大化，节点过
多，把一些不相干的部
门或人员也纳人审批流
程。

这些情况都会造成
部分节点的审核内容和
审核责任不明确，既降
低了审批效率，又使得审批的严肃性降低，让人觉得是“认
认真真走过场”，进而影响审核人员
的责任心，发现不了问题。

由于参与流程各节点的审核人
不同程度地存在或者面临上述一个
或多个因素，这些可以归结为“责
任不落实”的核心问题,因此导致“流
程流于形式”成为一个较为普遍的
问题。

三、事前、事中、事后落实责任
解决“流程流于形式”问题，
关键在于解决“责任不落实”的核
心问题，必须明确内部控制应以落
实责任为核心。

具体做法上，可以
从事前、事中、事后三个环节加强
管理。

1.事前—
—强化“落实责任”的
内控理念，建设好“把责任嵌入流程”
的内控制度
莫让“流程流于形式”，关键在
于“把责任嵌人流程”，明确规定流
程当中所有节点应负的责任；只有
明确了责任，才能使流程各节点的
责任人都认真把关，才能避免“流
程流于形式”。

因此，可以把“三化”
改为“四化”，增加“信息责任化”，
以此强化“落实责任”的内控理念。

该理念的要义是，只要系统留下了
节点审核信息，不论是哪个节点的
责任人都要承担相应的责任。

只有
这样，内部控制才能得到真正的落
实。

把理念反映到制度建设当中，
可以表述为“进一步树立和强化管
理制度化、制度流程化、流程信息化、
信息责任化的内控理念”“将风险管
理、合规管理和责任要求嵌人业务
流程”。

在强化“落实责任”内控理念
的同时，也要注意营造良好的内控
文化氛围。

企业的内控管理，不仅
要嵌人制度规定的、可问责的硬责
任，还要嵌人文化倡导的、道德约
束的软责任。

康德说过：“责任乃一
切道德价值之唯一源泉。

”克鲁格曼
说过：“目前，道德风险乃经济制度
唯一无能解决者。

”乔治•布什2002
年在华尔街说过：“美国最大之经济
需求乃更高的道德标准：由严格的
法律强化、相关企业责任人支持的
道德标准。

”因此，树立正确的道德
价值观是一个企业文化的精髓所在，
要善于把道德价值观嵌人到内控体
系的文化建设之中。

流程设计时，应紧紧围绕“落
实责任”，把责任明明白白地嵌人流
程当中。

首先要进行责任分析，其
次要进行责任分工，然后设计流程
表招待费报销审核规定
节点编号责任部门责任人负责审核的主要内容
1
经办人所在部门经办人对招待事项、开支金额及票据的真实性负责
2负责人负责审核招待事项的必要性和真实性3归□管理部门负责人负责审核招待事项的合规性
4
财务部门主管人员负责审核票据的真实性、有效性及预算控制的合规性
5负责人负责审核招待费报销相关财税管理的合规性
6
公司.分管领导负责综合审核，并按权限审批是否同意报销
7主要领导负责综合审核，并按权限审批是否同意报销
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管理批判丨 M a n a g e m e n t C r i t i c i s m
表或流程图，把负有相关管理责任 的部门与人员设计为流程节点，并 且明确规定各节点负责的审核内容。

以招待费报销为例，流程可设计如 表所示。

2.事中一严格按照流程节点责
任开展审核
(1 )明确要求。

制度和流程制 定后，要组织宣贯与培训，让所有 参与审核的节点责任人都明白负责 审核的内容与责任，并且进行签名 确认。

只有经过培训并签名确认的 人员，才具有“审核资格”。

具有审 核资格、明白自己应该承担审核责 任的人员，更有可能按照制度规定
审核人关注自己负责审核的内容、 要求及所承担的责任，审核人一旦 意识到要承担责任，就会认真审核。

(3)
领导带头。

制度和流程制 定后，企业领导要带头执行，认真 履行自己的审核责任，并对审核过 程中发现的问题予以实时反馈和回 退，让大家知道“领导在认真审核”， 这样上行下效会得到事半功倍的成 效，更有利于共同防止“流程流于 形式”问题。

(4)
信息化辅助审核。

应用好
信息化手段，引人一些辅助审核工 具，可以达到事半功倍的效果。

嵌人预算控制辅助审核。

预算
时刻提醒审核人关注
自己负责审核的内 容、要求及所承担的 责任，审核人一旦意 识到要承担责任，就 会认真审核
认真开展审核。

(2)流程提醒。

可以利用“信 息化”速度快这一特点的正向作用， 各节点均设置两道选项。

第一道是 “本人承诺：本人知悉审核的内容与 要求，愿意承担本次审核相应的责 任。

”只有在这道选项确认之后，才 能进人第二道选项“是否同意”的 审核。

这样做的好处是，时刻提醒
控制可设计为年度、季度、月度， 或者单项限额，或者项目分阶段限 额等。

具体到招待费的报销的流程， 可以嵌人是否超预算的信息化比 对，让超预算的费用报销“显形”， 或者不能报销，或者只能走特殊报 销流程。

嵌人票据比对功能。

针对重点 管控的费用开支项目，在票据录人
时应录人开票时间和票据编号等票 据信息，防止大额发票分拆报销、 回避审批权限限制等问题。

因为这
种违规操作明显的特征就是拆分的
发票大部分是连号的，开票时间也 大都在同一天，借助票据比对功能， 可以轻松发现问题。

“责任”就可以 明确追溯到经办人所在部门的经办 人和负责人，财务审核人员也不必 为以前备受责难的一句“审核不严” 而叫屈不已。

设置检查清单。

针对流程上不
同节点的审核人，可将应审核的所 有要点与要求，以检查清单（check list )的形式列示出来，便于审核人 根据统一的标准完成审核内容，避 免疏忽。

3.事后——
严格按照制度进行监
督检查并开展责任追究
强监管、严问责，动员千遍不 如问责一次。

不论是巡视巡查还是 审计等相关监督检查以及责任追究， 都应该紧紧围绕着“制度”这个中 心来开展工作。

首先，检查企业的
内控制度是否“把责任嵌人流程”， 是否明确规定流程当中各节点应负 的责任；然后，针对检查发现的问 题，具体查找是哪个节点存在问题； 最后，对问题节点根据流程规定的
审核责任进行责任追究，只有这样， 监督检查和责任追究才能有的放矢， 真正发挥作用；也只有这样，受到 责任追究的人才不至于有“受委屈” 的冤枉情结。

■作者单位
广东省人民政府国有资产监督管理委员会
栏目主编王黎
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女
沒
2020
年第五期。