大型集团公司档案管理制度范文

大型集团公司档案管理制度范文
档案管理制度
一、总则
为规范大型集团公司的档案管理工作，保障信息安全和便捷查阅，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于大型集团公司的所有部门和员工，包括纸质档案和电子档案管理。

三、档案管理部门
1. 设立专门的档案管理部门负责公司档案的归档、管理和维护工作。

2. 档案管理部门应有合适的办公场所和档案设施，能够有效保管公司的档案，并保证安全和方便检索。

四、档案归档
1. 公司所有的文件、资料、合同等档案应按照一定规则进行归档。

2. 档案归档应按照文件类型、年度或其他相关因素进行分类，建立起清晰的档案目录和检索体系。

3. 档案归档应标注背书，包括文件名称、文件编号、归档日期等基本信息，并制作归档清单。

五、档案管理
1. 档案管理部门负责档案的借阅和归还，员工需提前申请借阅档案，并遵守归还期限。

2. 借阅档案需填写借阅单并经过主管的书面同意，未经同意不得擅自借阅档案。

3. 借阅档案期限一般不得超过一个月，如需要延期，需提出申请并经过批准。

六、档案保管
1. 档案保管应建立相应的安全措施，包括门禁、防火、防潮、防霉等。

2. 档案保管区域应定期巡视和清理，确保档案的完整和安全。

3. 档案应定期备份和存档，确保档案的可靠性和完整性。

七、档案销毁
1. 档案管理部门应定期对已归档的过期档案进行审查，按照规定进行销毁。

2. 档案销毁应经过合规程序，包括书面申请、组织审批和专人执行。

3. 档案销毁后应制作销毁清单和销毁证明，确保销毁工作的可追溯性。

八、档案安全
1. 公司档案属于重要资产，员工应加强档案安全意识，不得擅自泄露、篡改或丢失档案资料。

2. 档案管理部门应设立访问权限，对员工的档案访问进行管控。

3. 档案管理部门应定期进行档案安全检查和风险评估，及时发现和解决问题。

九、法律责任
对于违反档案管理制度、泄露档案信息、故意篡改档案等行为，将依法追究相应责任，如构成犯罪的，将移交司法机关处理。

十、附则
本制度由档案管理部门负责解释和修订，自公布之日起生效。

如有后续修改，将进行公告或通知。