联想业务支持部工作流程汇编

联想业务支持部工作流程汇编
业务支持部工作流程汇编21 目录传真发送流程图1 会议室、洽谈室工作流程2 电话接听工作流程6 发送信件工作流程1 传真件收取流程图2 来宾接待工作流程4 名片制作流程图6 生日礼品发放流程7 信函收取工作流程2 卫生、保洁管理流程8 办公家具维修调整流程9 办公区调整流程（办公区及公位）10 电话维修流程11 电力设施维护维修流程12 员工午餐管理流程13 安全保卫工作流程14 购置流程15 临时培训、开发环境搭建流程16 绿化、饮水管理工作流程17 外埠员工、客户住宿申办流程18 办公家具申购流程19 携物物出门审查流程20 用电设施维护流程21 传真发送流程图开始急件！机密！ CEO！《传真发送工作规定》确认、分类确认后先发送市内长途长途登记按来件顺
序发送登记发送签字、确认原件是否保存 Y N 保存/归还当
事人归还当事人/销毁费用汇总、分摊、上报结束传真件收取流程图开始《传真收件工作规定》可根据内容判断收到传
真，判断是否有收件人名。

N Y Y N 盖章、登记送各部门判别
Y 急件分部门放置于文件分类架中机密件 CEO 立刻！每15分钟一次 N 登记、编号说明情况送相关部门接口人或当事人存档签收费用统计、分摊、汇总上报结束分部门放置于暂放加发
送信件工作流程
1、部门确认
2、每月25号汇总
3、负责分摊表每月分摊表留档查看报费用核对员费用统计补充封装材料检查无误联系发送分检封装需求人确认需求分类办理发送登记需求有误重新填写
1、本市件
2、外埠件
3、国际件
1、EMS
2、市内速递
3、挂号函
4、平信
5、包裹发送登记本需求发生 Y 《信件收发管理规定》 N 发送结束信函收取工作流程收取信件发生
1、EMS
2、市内速递
3、挂号函
4、包裹单
5、汇款单分检收发信件管理规定
1、收件地址
2、收件人核对 Y 办理退信手续有误 N 检验无误分类登记投送收件登记本接收人签字收取结束电话接听工作流
程 N Y 无人接听电话记录《前台接听程序规范》被访问人暂离座位位前台接听辨别需求是否正当结束来电发生
1、员工语音信箱
2、代为转达联系方式礼貌谢绝恢复待命转接完成二次转接迅速转接来宾接待工作流程来访需求来宾接待程序规范问明需求是否正当，作出反应保卫人员协助阻拦 N Y 电话联系被访问者礼貌请其离去需在休息区会见参观拍照需求 N 请示领导批准放行 Y 需要进入办公区来宾登记本请来宾在休息区等候办理登记发放来宾卡办理登记发放来宾卡会见完毕目送客人离去保卫人员视卡放行保卫人员视卡放行访问结束访问结束有关部门员工全程跟随会议室、洽谈室工作流程开始通知申请部门暂时无法满足，建议重新安排部门申请、预定 N Ｙ会务登记：部门、时间、人数、所需服务在会务情况一览板上标出“已预定”“ 布置会场，服务准备使用时间未延长时间延长在会务情况一览表上标出“使用” 通知会务人员提前30分钟通知会务人员通知卫生人员清扫更改会务登记表会务人员通知下一个单位在会务情况一览表上标出“空闲” 重新安排会议预定结束名片制作流程图员工将人名及相关信息交至部门秘书秘书检查是否正确正确有误退回更改 N Y 秘书将人名及相关信息交至行政管理员管理员检查是否有误退回更改 Y N 传真至印刷厂N 底样分部门存档电话询问及确定时间电告有关部门查收名片检查是否有误印方有误供稿有误退回重印通知部门更改送达
部门签收 N 电告有关部门送达员工手中（科贸及希格玛）登记员工生日结束签字登记记录意见领导签字撰写生日卡生日礼品发放流程协助购买或补充更改卫生、保洁管理流程开始检查记录每日检查有记录不能现场解决问题立即通知保洁公司协商解决发现问题现场纠正当时解决每月工作情况同保洁公司负责人交换意见经常出现问题，多次协商不能解决使办公区保洁用品带到公司整体要求更换保洁公司更换保洁员结束办公家具维修调整流程开始现场检查并对问题进行判断问题较大需专业修理维修、调整到位回应解决方案及承诺时间部门确认方案和费用认可联系厂家或维修人员不满意部门验收结果不认可满意费用分摊至使用部门追踪结果征求用户意见接到维修、调整申请小修立即解决结束办公区调整流程（办公区及公位）开始部门提出需求，填写需求报告事业部总经理批准暂时无法解决物业支持部提出方案可以解决无意见有意见部门验收所发生费用分摊至部门一周内询查征求意见调整修改使用部门确认方案结束电话维修流程开始《通讯系统维护管理办法》通讯维护员工报修定期检查巡视，每天一次当日给予答复，小修当日解决发现问题及时修理未批准提交报告申请费用一天不能解决的问题须做出书面报告维修费用，公共部分摊入所在区域部门，部门区域内摊入所在部门领导批准作分摊表部门签字确认实施转资产管理部办理设备报废结果通知部门询查维修后效果结束验收部门需求24小时内予以答复大修当
日提出解决方案急修24小时解决小修当日解决查找问题、确定方案每日巡检，发现问题或部门报修开始电力设施维护维修流程参照〈电力设施设备维修办法〉不合格合格通知有关人员验收、使用小修当月分摊、部门专项费用一次记入部门、公共费用按所在办公区分摊费用分摊至使用部门检查结果，跟踪使用情况结束员工午餐管理流程 Y Y N 希格玛办公区填写领用申请并领用领用餐卷领用餐卡结束费用根据登记分摊至使用部门每月底将下月费用打入卡内每月初对食堂费用审核结算每月底业务支持部为员工办理续卡工作到北图食堂就餐到地下餐厅用餐午餐时到前台领取餐卷报道时到业务支持部领取饭卡是否是新员工科贸办公区开始早7：30开门，准备好打卡机
切断电源，保留消防电源及照明发现问题立即解决，重大问题迅速向主管上报门、窗检查关闭；财务室检查；电源、火源检查
巡查：下班后1小时加班需要签字备案，不得留宿任何人员每小时巡查一次门口须有人值班门口须有人值班作好巡查记录，携物得有出门条工作时间8小时以外安全保卫工作流程结束符合要求客户进入办公区须签字每天巡查外部两次，及时发现问题午餐时办公区巡视，加强防范工作下班前准备好打卡机18：00时前开始检查各处死角、纸篓，杜绝非正常火源〈保安员岗位职责〉开始保安员向来宾介绍签字要求 N Y 资产购置流程参照《IT类个人固定资产领用标准》
1、填写《固定资产收货单》
2、资产卡片上签字确认。

申请部门办理领用手续时间：3个工作日负责人：林鹏业务支持部按申请采购调整《部门剩余额度》 Y Y Y 参照《部门剩余额度》填写采购申请单结束 N 企划办审批提交额度增补报告 N 是否有采购额度 N 修改设备配置配置是否符合规定开始结束完成时间费用标准配套设施不符合要求结束追踪使用效果，记录反馈意见符合要求，投入使用配套方案交部门接口人确认后执行。

1、不带装修一周完成
2、简易装修两周完成
3、整体装修30-40天完成
4、（电力增容及外部因素具体商议）支付部门验收数量、品质时间、费用接口人面积家具设备电力网络交通落实需求物业部接收申请核对需求部门报汽化办总经理批准经部门总经理审核签字批准申请部门提交需求报告开始临时培训、开发环境搭建流程参加《办公区装修申请\执行\管理办法》结束对合理要求，进行调整补充每周征求员工意见参照《绿化管理办法》《饮水管理办法》厂家按时提供水源验证证明水制检查：每半年一次，达到用水标准饮水断水一次后更换供应商饮水：不断水、不空桶绿化解决不了提出警告三次后更换供应商绿化问题：发现后一周内解决。

出现问题绿化、饮水管理工作流程开始绿化每天检查一次饮水每小时巡查一次结束公司同意支付费用的，客户退房后统一办理总经理审批电话、传真通知协议单位符合条件，2小时内反馈《住宿管理办法》核查费用标准填写住宿申请表部门提出申请开始外埠员工、客户住宿申办流程确认住宿饭店时间、天数是否符合条件不符合条件员工入住费用自理公司支付费用的客户开始办公家具申购流程提出正规书面申请提出需求申请申请部门总经理审批参照《部门剩余额度》是否有采购额度企划办审批神州集团相关部门审批通知申请部门签字提货，办理领用手续办理固资申购手续固定资产资产管理员核查归属范围低值易耗结束费用分摊至使用部门资产管理员备案、采购放行作好记录发现情况要求填写出门条开始携物物出门审查流程保安员24小时值班无故不填写重新填写出门条数量、物品不符核查物品、数量重新核查通过问题不清劝阻不得出门结束结束修理完毕及时反馈处理结果3日内修复（无配件情况另仪）较大故障争取当日处理小问题当时解决与维修人员联系空调系统照明、办公用电发现问题与科贸物业联系发现问题科贸办公区希格玛办公区保安员每小时巡查一次与希格玛物业联系小问题当时解决较大故障争取当日处理《巡检记录》每日对办公区进行巡检，作好记录开始用电设施维护流程
1、照明设施
2、办公用电
3、管道空调。