报表系统

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• 一、报表管理系统功能简介 • (一)报表模板功能 • UFO报表系统提供了多个行业的标准财务报表模板，同时还可以根据用
户的实际需要制定模板。 • (二)文件管理功能 • UFO报表系统可以对报表文件的创建、读取、保存和备份进行管理，
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• 8.关键字 • UFO报表系统是一个三维立体的报表系统，它的特点是在二
维表的基础上引入表页的概念，一个结构相同的报表文件可 以管理若干张表页。这种情况下，要在结构相同的多张表页 中准确地确定某张表，对其进行定位，就需要为每张表页设 立一个定位标志，在UFO报表系统中，这个定位的标志称为 关键字。 • 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，其作用在于能够 惟一标识一个表页，可用于在大量表页中快速选择表页。 UFO报表系统提供了六种关键字：单位名称、单位编号、年、 季、月、日。除此之外，UFO报表系统还增加了一个自定义 关键字，当定义名称为 “周”和 “旬”时，可以用于业务 函数中代表取数日期。
• UFO报表管理系统中的单元类型包括数值单元、字符单元和表样单元三 种。
• 数值单元用于存放报表的数据，在数据状态下输入。数值单元必须是数 字，可以直接输入，也可以由单元中存放的单元公式运算生成。建立一 个新表时，所有单元的类型均默认为数值型。
• 字符单元也是报表的数据，也在数据状态下输入。字符单元的内容可以 是汉字、字母、数字及各种键盘输入的符号组成的一串字符。字符单元 的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。
☆具备在会计电算化环境下的报表业务处理 能力

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内容概览
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• 第一节 报表管理系统概述 • 第二节 报表管理系统的基础设置 • 第三节 报表系统数据处理 • 第四节 会计报表输出

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• 2．单元及其属性
• 单元是指由行和列交错而确定的方格，单元是组成报表的最小单位。单 元名称有所在行、列的行号及列号标识。行号由1—9999表示，列标用字 母A—IU表示。如A5表示的是第1列和第5行相交处的单元格。单元属性 包括：单元类型、对齐方式、字体颜色、表格边框等。
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第八章 报表管理系统
湖北国土资源职业学院工商管理系
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教学目标
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☆了解UFO报表的功能及有关基本概念
☆掌握报表的格式设计，并制作有关的财务 报表
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• (五)图表功能 • UFO报表系统可采用“图文混合”方式，方便地进行图形
数据处理，制作包括直方图、立体图等多种图式的分析图表， 可(六)打印功能 • 在UFO报表系统中，可以打印输出报表和图形，并提供 “打印预览”功能，可随时观看报表或图形的打印效果。 • (七)二次开发功能 • UFO报表系统的二次开发功能为用户提供了批命令和自定 义菜单，在自动记录命令窗中输入多个命令，可将有规律性 的操作过程编制成批命令文件。自定义菜单功能可综合利用 批命令，在短时间内开发出适合本企业的专用系统。 • 二、报表管理系统业务流程 • 会计报表的编制有很强的规律性。利用计算机编制报表的 工作流程可分4个步骤进行。
• 会计报表管理系统的主要任务就是设计报表的格式和编制公式，从总 账管理系统或其他系统中取得有关会计信息，自动编制会计报表，并 对会计报表进行审核、汇总，生成各种分析图表，并按预定格式输出 各种会计报表。
• 用友软件的UFO报表系统提供了一些固定的财务报表，以便用户查询， 但如果用户需要一些特殊格式的报表，而软件中已有的报表格式又无 法满足用户要求时，用户可以通过用友的UFO报表系统来自定义所需 要的报表格式。UFO报表系统是用友软件提供给用户的一个开放式的 报表编制系统。利用它可以编制出用户所需的报表，可以在报表数据 的基础上生成其他相关图表，使结果更加直观形象。
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• 6．二维表和三维表
• 确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上 填入一个数，这个数的位置可通过行（X轴）和列（Y轴） 即二维来描述，那么这个表就是二维表。
• 如果将多个相同格式的二维表页放在一起，这时要查找某一 数据就需要增加一个表页号（Z轴）。这一叠表称为一个三 维表。
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第二节 报表管理系统的基础设置
• 一、报表格式设计 • 报表的格式设计在格式状态下进行，报表格式对报表文件
中的所有表页都有效。 • （一）设置表尺寸 • 进入UFO报表系统，打开“格式”菜单，选择“表尺寸”
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• 三、报表管理系统的有关概念
• (一)报表的结构 • 按照报表结构的复杂性，可将报表分为简单表和复合表两类。简单表是
规则的二维表，由若干行和列组成。复合表可以由简单表嵌套而成，也 可由多个简单表拼合而成。大多数的会计报表如资产负债表、利润表等 都是简单表。 • 简单表的格式一般由标题、表头、表体和表尾四个基本要素组成。 • 1．标题是用来描述报表的名称。报表的标题可能不止一行，有时会有 副标题、修饰线等内容。 • 2．表头是用来描述报表的编制单位名称、日期等辅助信息和报表栏目。 • 3．表体是报表的核心，决定报表的核心内容。它是报表数据的表现区 域，是报表的主体。表体从纵向上看，是由若干行组成，这些行称为表 行；表体从横向上看，每个表行又由若干个栏目组成，这些栏目称为表 列。 • 4．表尾是指表体以下进行辅助说明的部分以及编制人、审核人等内容。
• 若将多个不同的三维表放在一起，要从多个三维表中查找一 个数据，就又需增加一个要素，即表名。所以在UFO报表管 理系统中，确定某个数据的所有位置要素包括<表名>、<列>、 <行>、<表页>，三维表的表间操作即称为“思维运算”。如 要查找资产负责表的第5行的B9单元的数据，则可表示为： “资产负债表” B9@5。
UFO报表系统的数据文件还能转换为不同文件格式，如文本文件、 *.MDB文件、*.DBF文件、EXCEL文件、LOTUS文件等。能支持多个窗 口同时显示和处理，可同时打开40多个文件和图形窗口。能提供标准财 务数据的“导入”和“导出”，可以实现和其他流行财务软件之间的数 据交换。 • (三)格式管理功能 • UFO报表系统提供了丰富的格式设计功能，如组合单元、画表格线(包 括斜线)、调整行高和列宽等等，能够满足各种表格的制作。 • (四)数据处理功能 • UFO报表系统能将最多达99999张相同格式的报表统一在一个报表格式 文件中管理，并且在每张表页之间建立有机的联系，使数据查找方便而 迅速。UFO报表系统提供了排序、审核、舍位平衡、汇总功能，并提供 了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式， UFO报表系统还提供了种类丰富的函数，可以从总账管理系统及其他系 统中提取数据，生成财务报表。
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• (二)报表管理系统的有关概念 • 1．格式状态和数据状态 • UFO报表系统将报表处理过程分为报表格式及公式定义工作和报表数据
处理工作两个阶段。这两个阶段的工作是在不同的状态下进行的，实现 状态切换的是一个特别重要的“格式／数据”切换按钮，点取这个按钮 可以在格式状态和数据状态之间切换。 • (1)格式状态 • 在格式状态下进行有关报表格式设计的操作和公式的定义工作。进行有 关报表格式设计的操作即为设定表样，如设置表尺寸、行高列宽、单元 属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区等。报表公式的定义(如单 元公式、审核公式、舍位平衡公式的定义)也在格式状态下进行。 • 在格式状态下所做的操作对该报表文件中的所有表页都发生作用。该状 态下不能进行数据的录入、计算等操作。 • (2)数据状态 • 在数据状态下进行报表的数据处理工作，如输入数据、增加或删除表页、 执行审核和舍位平衡操作、图形操作、汇总与合并报表等。数据状态下 所做的操作只对本表页有效，该状态下不能修改报表的格式，但可以看 到报表的全部内容(包括格式和数据)。
同一种单元类型(数值、字符、表样)，UFO报表管理系统在处理报表时 将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用该区域的名称或区域 中的任一单元的名称来表示。如把A1到A3定义为一个组合单元，那么这 个组合单元可以用“A1：A3”或“A1”或“A3”表示均可。 • 4．区域 • 区域是指由一张表页上的一组相邻的单元组成的矩形块，自起点单元到 终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO报表管理系统中区域是二维 的，最大的区域是一个二维表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一 个单元。区域表示时是将起点单元和终点单元用“：”连接起来，如从 B5到H6的长方形区域表示为“B5：H6”。 • 5．表页 • 表页是由若干行和若干列组成的一个二维表，每一张表页是由许多单元 组成的。 • 一个相同格式的报表会产生不同的数据，在UFO报表系统中可以将格式 相同而数据不同的报表用表页的形式加以管理，把不同的数据存放在不 同的表页里。一张报表最多可容纳99999张表页。 • 表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。
• 表样单元是报表的格式，是在格式状态下输入的所有文字、符号或数字。 表样单元对所有表页都有效。表样单元在格式状态下输入和修改，在数 据状态下只能显示而无法修改。
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• 3．组合单元 • 组合单元是指由相邻的两个或更多的单元组成的区域，这些单元必须是
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第一节
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报表管理系统概述
• 在会计核算中，企业通过总账管理系统和其他系统的记账、核算工作， 把各项经济业务分类地登记在会计账簿中，以反映企业的经营业绩。 在账簿中记录的会计信息，虽然比会计凭证反映的信息更加条理化、 系统化，但就某一会计期间的经济活动而言，其所能提供的仍然是分 散的、部分的会计信息，而不能集中地反映该会计期间经营活动和财 务收支的全貌。
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• 7.固定区及可变区 • 固定区是指组成一个区域的行数和列数是固定的。
在固定区域内，其单元总数一经设定后是不变的。 • 可变区是指组成一个区域的行数和列数是不固定的。
可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定 的，且在一个报表中只能设置一个可变区，或是行 可变区或是列可变区。行可变区是指可变区中的行 数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变 的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或 第一列，其他可变行或列隐藏在表体内。以后操作 时，可变行数、列数可以随着需要而增减。 • 有可变区的报表称为可变表；没有可变区的报表称 为固定表。